Sử dụng email trong giao tiếp ngày nay được xem là điều bắt buộc, nhất là trong công việc yêu cầu giao tiếp quốc tế. Vì vậy, sở hữu kỹ năng soạn email chuyên nghiệp luôn được rất nhiều ứng viên quan tâm. Bài viết hôm nay, TalentBold sẽ tổng hợp 10 điều bắt buộc cần biết để viết một email chuyên nghiệp gửi đến các bạn ứng viên.
I. Tầm quan trọng của một email chuyên nghiệp
Gửi email là một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến. Khi ngừi nhận đọc email, không có người soạn mail ở bên cạnh, cũng không biết được cảm xúc, thái độ của người soạn mail ra sao.
Tất cả những gì người đọc hiểu, cảm nhận, đánh giá đều thông qua câu chữ, văn phong được thể hiện trong email. Chính vì vậy, việc chăm chút xây dựng một email chuyên nghiệp có tầm quan trọng rất lớn, điển hình:
-
Thể hiện sự tôn trọng của người gửi
-
Cung cấp nội dung ngắn gọn, súc tích nhưng phải đúng trọng tâm
-
Đảm bảo thông tin phản hồi từ người đọc đúng với kỳ vọng, định hướng mà người gửi đưa ra
- Tác động đến hiệu quả công việc của cả một tập thể, đặc biệt là trong những dự án lớn…
II. Tổng hợp 10 điều bắt buộc không thể thiếu trong email chuyên nghiệp
Một email chuyên nghiệp trước hết cần thể hiện đầy đủ 10 nội dung quan trọng sau:
1. Tiêu đề email
Nội dung này thể hiện ở mục Subject, nếu để trống, hệ thống sẽ tự động hỏi bạn trước khi gửi.
Với một người viết email chuyên nghiệp, mục này không những không được để trống mà còn phải súc tích nội dung hiệu quả. Bởi lẽ, người đọc sẽ theo đọc tiêu đề trước để đánh giá sơ bộ tầm quan trọng của email và quyết định mở ra, đọc tiếp nội dung email hay không.
2. Gửi đúng người đọc
Đầu phần thân email sẽ là lời chào gửi đến người đọc email. Người viết nên cố gắng tìm được tên người đọc mail, hoặc người tiếp nhận email để gửi lời chào, như vậy người đọc sẽ cảm thấy hài lòng hơn về sự chu đáo của bạn.
Ngoài ra, tùy theo cấp bậc, chức vụ, độ tuổi… người viết mail nên linh hoạt lựa chọn câu chào phù hợp. Ví dụ : Kính gửi Ông/ Bà….., Kính chào Anh / Chị…, Chào bạn ….
>>>> Xem thêm: Cách gửi email từ chối nhận việc tới nhà tuyển dụng
3. Súc tích trọng tâm email trong câu mở đầu
Người đọc email luôn muốn nhanh chóng nắm bắt vấn đề, vì vậy, ngay câu đầu tiên sau lời chào, người viết email nên súc tích trọng tâm vấn đề muốn gửi đến người đọc thông qua email. Độ dài từ 2-3 dòng là phù hợp cho mục phần nội dung này.
4. Hạn chế hoặc không sử dụng từ viết tắt
Những từ viết tắt đôi khi gây trở ngại cho người đọc, trừ khi đó là thuật ngữ chuyên môn quá quen thuộc và bạn biết chắc người đọc sẽ hiểu được ý nghĩa từ viết tắt đó. Nếu không chắc chắn, hãy để nguyên từ nguyên văn hoặc ghi kèm theo từ viết tắt.
5. Đảm bảo không sai chính tả
Độ dài của email không quá nhiều, chúng ta lại còn có thể kiểm tra trước khi gửi. Vì vậy, một email chuyên nghiệp tuyệt đối không thể xuất hiện lỗi chính tả dù là bạn viết bằng tiếng Việt hay ngoại ngữ nào khác. Vì khi người đọc thấy nhiều lỗi chính tả, họ sẽ cảm thấy người viết thiếu tôn trọng họ.
6. Văn phong chuyên nghiệp
Văn phong sử dụng trong email chuyên nghiệp phải đảm bảo độ chuẩn mực, nghiêm túc và thể hiện rõ ý định bạn mong muốn nhận được từ người đọc.
Nếu không chắc, bạn có thể nhờ đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hoặc quản lý trực tiếp kiểm tra lại nội dung trước khi gửi đi.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Xin nghỉ việc thì viết email như thế nào cho khéo léo và tinh tế?
7. Thể hiện sự tôn trọng người đọc
Những kính ngữ trong ngôn ngữ sử dụng viết email cần được quan tâm lựa chọn.
Ví dụ :
8. Không kèm những biểu tượng hài hước
Những biểu tượng (icon) ngộ nghĩnh, hài hước được tích hợp trong mục soạn thảo email sẽ không phù hợp với một email chuyên nghiệp. Bạn chỉ nên thêm biểu tượng cho những email thân mật với người thân thiết, đảm bảo người nhận không phiền lòng.
9. Chia nhỏ bố cục để dễ theo dõi
Nội dung thân mail sẽ được chia thành nhiều phần khác nhau, mỗi phần là một chủ đề riêng, ví dụ:
Như vậy, người đọc dễ theo dõi từng nội dung. Đồng thời, hình thức email cũng rõ ràng, rành mạch.
10. Ghi đầy đủ thông tin liên lạc
Kết thúc email bằng phần chữ ký và thông tin liên lạc của bạn để người đọc thuận tiện gắn kết khi cần. Những thông tin nên đề cập gồm : họ tên đầy đủ, điện thoại bàn, điện thoại di động/zalo, email….
>>>> Bạn nên xem: Cách viết Mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh
III. Mẫu email chuyên nghiệp được đánh giá cao
Để giúp bạn đọc dễ dàng nắm bắt 10 điều quan trọng của một email chuyên nghiệp, TalentBold sẽ gửi đến bạn một mẫu email hội tụ đầy đủ, chất lượng 10 yếu tố trên
Tiêu đề : THƯ XIN VIỆC – Vị trí : Nhân viên kế toán - Ứng viên : Nguyễn Thị Bình
Kính gửi : Chị Trâm Anh – chuyên viên tuyển dụng công ty TNHH ABC
Tôi tên là Nguyễn Thị Bình
Sinh ngày : …/…/…
Qua thông tin trên trang tuyển dụng HRchannels.com, tôi được biết quý công ty đang tìm kiếm nhân sự. Hôm nay, tôi gửi thư này xin ứng tuyển vào vị trí Nhân viên kế toán.
Tôi đã tốt nghiệp đại học Kinh tế chuyên ngành Tài chính kế toán – xếp loại giỏi. Tôi có chứng chỉ kế toán trưởng, cùng những chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công ty đặt ra.
Về kinh nghiệm làm việc, tôi có hơn 3 năm làm việc tại vị trí nhân viên kế toán chuyên về tiền lương. Ngoài ra, tôi còn tham gia đứng lớp nghiệp vụ kế toán tại trung tâm đào tạo kế toán XYZ.
Tôi nhận thấy năng lực bản thân hoàn toàn phù hợp yêu cầu mà vị trí tuyển dụng đặt ra nên đã tự tin ứng tuyển với mong muốn trở thành thành viên của công ty ABC.
Tôi rất mong sớm nhận được hồi âm về một buổi phỏng vấn trực tiếp để có thể giới thiệu nhiều hơn về năng lực của bản thân.
Chân thành cảm ơn Chị và công ty đã dành thời gian cho hồ sơ của tôi. Kính chúc tập thể công ty ABC nhiều sức khỏe, công tác tốt.
Trân trọng !
Nguyễn Thị Bình
Điện thoại / Zalo : 090...
Email : binh.nguyenthi@gmail.com
Với 10 điều bắt buộc cần biết để viết một email chuyên nghiệp mà TalentBold vừa chia sẻ, chắc chắn việc soạn thảo một email gửi đến đối tác không còn là nỗi lo của chúng ta nữa. Ngày nay, kỹ năng soạn thảo email đã được rất nhiều trường đại học, cao đẳng chú trọng đào tạo, cho thấy tầm quan trọng và tính thực tiễn lâu dài mà kỹ năng này mang lại.
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
Nguồn ảnh: internet
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
