Phần mềm quản lý nhân sự excel hỗ trợ rất nhiều cho những nhà quản lý chuyên nghiệp, chúng đem lại nhiều lợi ích đến với người dùng. Dưới đây là bài viết tổng quát về phần mềm này và cách hướng dẫn chi tiết.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng excel:

Đầu tiên phải kể đến, tính năng đối chiếu, so sánh kết quả, xuất dữ liệu, báo cáo một cách dễ dàng, giúp người dùng kiểm soát tốt hơn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng LinkedIn hiệu quả từ A đến Z

Bên cạnh đó, phần mềm này còn có nhiều dạng biểu mẫu cho bạn lựa chọn, tùy theo nhu cầu sử dụng và tính chất của doanh nghiệp. Việc quản lý nhân sự bằng excel giúp bộ phận kế toán tiết kiệm được thời gian, công sức tổng hợp thông tin, làm bảng theo dõi nhân sự nhanh chóng, chính xác hơn thủ công rất nhiều.

Ngoài ra, hồ sơ lưu trữ bằng excel sẽ có những tính  năng độc đáo, hữu ích, bổ trợ cho việc quản lý nhân sự.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng excel:

Dù có nhiều điểm lợi thế so với phương pháp thủ công nhưng phương pháp quản lý nhân sự bằng phần mềm excel cũng tồn đọng một số hạn chế nhất định:

Khả năng quản lý thấp:

File excel chỉ có tối đa 65000 dòng nên đối với các đơn vị có nhân viên lên đến hàng nghìn người thì việc quản lý bằng excel sẽ có hạn chế. Bạn phải tách thông tin ra thành các sheet/file khác nhau để lưu trữ đầy đủ nhân sự. Điều này làm giảm bớt tính năng tìm kiếm thông tin vốn có của phần mềm excel.

Dễ gặp sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo: 

Công việc xuất thông tin báo cáo sẽ trở nên khó khăn, dễ nhầm lẫn nếu bạn không am hiểu về excel, dẫn đến tình trạng thiếu dữ liệu, sai báo cáo.

Tính năng bảo mật thấp:

Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel có 2 dạng là tập trung và phân tán. Cũng bởi thiếu đồng bộ trong quản lý nên người làm không thể kiểm soát được độ chính xác số liệu, tốn thời gian chỉnh sửa sai sót. Thông tin cá nhân cũng có nguy cơ bị ảnh hưởng nếu máy tính xảy ra các sự cố. Cách lập file quản lý nhân sự excel này được sáng tạo từ lâu nên dễ gặp những vấn đề, hạn chế trong quá trình dùng.

Biện pháp khắc phục lỗ hổng này là phải tách các phần mềm quản lý nhân sự thành các chức năng riêng, phân cho mỗi người thực hiện một công việc cụ thể ứng với chức năng trên phần mềm, như vậy sẽ giải quyết được sai sót, nhầm lẫn, thiếu đồng bộ trong việc quản lý nhân sự bằng excel.

>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay

Hướng dẫn phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

Sử dụng thanh cuộn ở DashBoard (bảng điều khiển) để cuộn dữ liệu theo dõi nhân sự. Chọn nhân sự tương ứng trong DashBoard rồi tạo nút “Quản lý nhân sự”.

Bước 1: Chọn chế độ trong excel (options):

Open excel -> Chọn security -> Macro security -> Medium -> Ok.

Bước 2: Nếu muốn sửa nội dung trong file thì mở tập tin đó lên trong hộp thoại Security Warning -> chọn Enable macro -> Mở/đóng protect sheet.

Khi xây dựng file Excel quản lý nhân sự bạn phải hình dung được cấu trúc file cần thông tin gì để tạo cột, dòng. Các cột phát sinh những gì? Công thức tính toán cho bảng dữ liệu cho cả kỳ, cả năm như thế nào để không phải thay đổi số cột cố định. File master và sheet staff là sheet nguồn bao gồm toàn bộ nội dung, thông tin nhân viên.

Người quản lý dữ liệu dựa trên mã nhân viên (tùy vào yêu cầu của mỗi công ty) ví dụ kí hiệu cột C: STT, cột mã chấm công để tiện sử dụng công thức link giữa bảng lương và bảng chấm công vân tay.

Tiếp theo cột EF bạn ghi theo cách sắp xếp của mình. Cột họ và tên có thể dùng tính năng của Unikey; Dạng ngày tháng để Date U.K cho dễ dùng; Cột 1: vị trí làm việc có list chọn bởi cột B sheet Code. Khi thêm vào cột B thì cột 11 sẽ tự động chọn list.

 Cột 2: Nhập dữ liệu địa điểm làm việc vào cột Q sheet code -> Cột 3: Tô màu các ngày quá hạn, đến gần hạn.

Thao tác tương tự như cột có list, bạn thấy sheet code nằm ở cột nào thì thêm bớt thông tin ở cột đó.

Hàm tách chuỗi ký tự

Cột 4: Nhập theo cấu trúc: Họ và tên-giới tính-năm sinh. Sau khi hoàn thiện bộ dữ liệu trong sheet staff, bạn kết xuất gì thì xem lại sheet đã tạo. Ví dụ: danh sách nghỉ việc, bạn đánh x vào cột 70 sheet staff và ấn nút StopW, nó sẽ tự động chuyển người đó sang sheet Stop và nằm ở dòng cuối cùng.

Sheet sinh nhật, bạn chọn tháng ở ô E6. Xuất danh sách hết hạn hợp đồng: Chọn điều kiện trong ô D8 và F8.

Trên đây là bài viết tổng quát, chia sẻ thông tin về phần mềm quản lý nhân sự bằng excel giúp bạn có thêm hiểu biết về phần mềm này, hỗ trợ rút ngắn thời gian quản lý nhân sự. Phương pháp quản lý nhân sự với phần mềm excel đem lại nhiều ưu điểm nhưng vẫn có hạn chế nhất định, do đó bạn hãy cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.