Áp dụng quy tắc 1-3-5 để mỗi ngày đi làm là một ngày vui

Lên kế hoạch làm việc là yếu tố quan trọng giúp cho việc hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả. Nhưng liệu có thể vừa hoàn thành công việc tốt, lại vừa có tâm trạng vui vẻ, tích cực hay không? Hoàn toàn có thế, áp dụng quy tắc 1-3-5 để mỗi ngày đi làm là một ngày vui chính là nội dung quân sư TalentBold sắp gửi đến bạn.

MỤC LỤC
1 - Quy tắc 1-3-5 là gì?      
2 - Cách áp dụng quy tắc 1-3-5
3 - Lưu ý giúp nâng cao hiệu quả áp dụng quy tắc 1-3-5

1 - Quy tắc 1-3-5 là gì?           

Quy tắc 1-3-5 là được tạo thành từ chia sẻ cách thức quản lý danh sách công việc của chủ tịch Alex Cavoulacos, người đồng sáng lập The Muse - trang tư vấn nghề nghiệp và công cụ tìm kiếm việc làm phát triển thần tốc tại Mỹ. 

Theo đó, trong một ngày, thay vì lên một lượng lớn công việc để hoàn thành trong ngày thì mỗi người chúng ta chỉ cần chọn ra 09 việc và cam kết thực hiện trọn vẹn 09 việc này. Trong đó sẽ có:

• 01 nhiệm vụ chính có mức độ quan trọng cao, bạn bắt buộc phải hoàn thành sớm nhất.

• 03 nhiệm vụ cần thiết có mức độ quan trọng ít hơn nhiệm vụ chính, nhưng vẫn thuộc ưu tiên phải triển khai sớm nhất có thể.

• 05 nhiệm vụ nhỏ cũng cần hoàn thành trong ngày hôm đó, nhưng không bó hẹp về thời gian, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh theo tình hình làm việc thực tế. Đó có thể là cuộc gặp với bạn bè, sinh nhật thành viên trong gia đình…

2 - Cách áp dụng quy tắc 1-3-5 

Với quy tắc 1-3-5, chủ tịch Alex Cavoulacos đã có thể hoàn thành lượng lớn công việc trong nhiều ngày mà không ảnh hưởng chất lượng, hiệu quả cũng như tiến độ. Dưới đây là cách áp dụng quy tắc 1-3-5:

2.1. Nhiệm vụ chính - Điều mà bạn cần ưu tiên hoàn thành trước nhất.

Trong ngày, nhiệm vụ chính chỉ có một nhưng lại có mức quan trọng cao nhất, thời gian hoàn thành cũng lâu nhất (thường từ 3 – 4 tiếng), nên đây là điều mà bạn cần ưu tiên hoàn thành trước nhất. Hãy đặt nhiệm vụ chính ngay đầu danh sách công việc trong ngày, bạn có thể dùng bút highlight để khiến nhiệm vụ nổi bật hơn, đảm bảo rằng bạn sẽ luôn nhìn thấy nội dung nhiệm vụ chính và bản thân luôn được nhắc nhở phải ưu tiên thực hiện.

2.1.1. Thực hiện khi năng lượng làm việc dồi dào nhất

Tốt nhất vào thời điểm đầu ngày, khi mà năng lượng làm việc cao nhất, bạn nên bắt tay ngay vào xử lý nhiệm vụ chính. Như vậy, tốc độ và sự linh hoạt xử lý công việc sẽ cao hơn. Thêm vào đó, khoảng thời gian còn lại trong ngày cũng nhiều hơn, hạn chế tình trạng thiếu thời lượng cho việc hoàn thành.

2.1.2. Xen kẽ nhiệm vụ cần thiết nhưng phải luôn chú tâm nhiệm vụ chính

Có một thực tế là không hẳn điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên sẽ luôn có đầy đủ đầu tiên. Mà có thể những điều kiện đó sẽ được tổng hợp dần trong ngày, ở mỗi thời điểm bạn chỉ có thể hoàn thành một phần nhỏ của nhiệm vụ chính.

Vì vậy, triển khai các nhiệm vụ cần thiết và việc nhỏ sẽ được xen kẽ. Việc đặt nhiệm vụ chính đầu bảng danh sách cũng vì vậy mà được xem như lời nhắc nhở luôn hiện diện trước mắt của bạn như muốn nói rằng có đủ điều kiện là phải làm ngay, phải gác lại mọi việc khác nếu không sẽ bị trễ tiến độ.

2.1.3. Luôn ưu tiên hoàn thành xong nhiệm vụ chính trong mọi thời điềm

Khi hoàn thành xong nhiệm vụ chính đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn rồi, tâm trạng bạn sẽ cảm thấy rất an tâm, không lo bị trễ nải việc quan trọng nữa. Lúc này những nhiệm vụ cần thiết hay việc nhỏ còn dang dở sẽ thong thả được linh hoạt sắp xếp hoàn thành với tâm trạng tích cực, tràn đầy động lực.

2.2. Nhiệm vụ cần thiết - Điều bạn cần phải hoàn thành sau nhiệm vụ ưu tiên nhất

Tiếp đến là 03 nhiệm vụ cần thiết, điều bạn cần phải hoàn thành sau nhiệm vụ ưu tiên nhất. Đây thường là 03 nhiệm vụ khác tính chất, nhưng có mức độ ưu tiên phải hoàn thành trong ngày. Mặc dù độ khó không cao, giải quyết nhanh, tốn ít công sức, thời gian cũng khoảng 1 - 2 tiếng đồng hồ thôi nhưng đây vẫn sẽ là phần việc được ưu tiên triển khai sau nhiệm vụ chính.

2.2.1. Ưu tiên thiết lập khung thời gian riêng cho nhiệm vụ cần thiết

Nếu có thể bố trí 03 nhiệm vụ cần thiết vào những khung thời gian hoàn thành riêng thì vẫn tốt hơn. Vì khi đó, mức độ tập trung và chuyên tâm của bạn cho nội dung nhiệm vụ cần thiết sẽ được nâng cao. Không bị phân tâm bởi nhiệm vụ chính hay những nhiệm vụ nhỏ nên tốc độ hoàn thành nhanh hơn, mức độ chuẩn xác cao hơn, chất lượng đạt được cũng tốt hơn.

2.2.2. Xen kẽ triển khai cùng nhiệm vụ chính

Như đã nói ở trên, do điều kiện hoàn thành nhiệm vụ chính có thể không có ngay một lúc, do đó, 03 nhiệm vụ cần thiết nên được tính toán, sắp xếp xen kẽ trong thời gian chờ đợi triển khai bước tiếp theo của nhiệm vụ chính. Như vậy, chúng ta sẽ không lãng phí thời gian trống, tốc độ hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên trong ngày cũng được đẩy lên cao.

2.2.3. Đẩy nhanh tốc độ hoàn thành

Hoàn thành nhiệm vụ cần thiết sớm trong lúc chờ đợi cũng là tạo thêm nguồn lực (thời gian, công sức, chi phí) để bạn tập trung cao độ cho quá trình hoàn thành nhiệm vụ chính khi điều kiện thực hiện bước tiếp theo của nhiệm vụ chính được hội tụ đủ.

2.3. Nhiệm vụ nhỏ - Những mong muốn bạn muốn hoàn thành trong ngày

Thời gian để triển khai nhiệm vụ nhỏ là ngắn nhất, chỉ khoảng 30 phút đến 01 tiếng đồng hồ. Ngoài ra, nội dung nhiệm vụ nhỏ không nhất thiết là trong công việc, mà có thể mở rộng ra những khía cạnh khác của cuộc sống nên có thể linh hoạt lịch trình hoàn thành trong ngày

2.3.1. Xen kẽ theo lượng thời gian chờ

Khi nhiệm vụ chính hoặc nhiệm vụ cần thiết phát sinh những thời gian chờ ngắt quãng trong quá trình triển khai. Bạn có thể cân nhắc để đưa nhiệm vụ nhỏ vào để thực hiện. Thực tế, hoàn thành nhiệm vụ nhỏ không tốn nhiều công sức, cũng không đòi hỏi phải suy nghĩ nhiều nên việc triển khai khá thư thái, thoải mái, không gây tâm lý nặng nề trong lúc chờ đợi điều kiện để triển khai tiếp nhiệm vụ chính hay nhiệm vụ cần thiết.

2.3.2. Điều chỉnh lại thời gian, ưu tiên nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cần thiết

Trường hợp lượng thời gian giải quyết nhiệm vụ chính hoặc nhiệm vụ cần thiết kéo dài hơn so với dự kiến, chúng ta hãy linh hoạt điều chỉnh thời gian triển khai nhiệm vụ nhỏ để bổ sung lượng thời gian thiếu hụt.

Phải luôn tâm niệm rằng, chưa xong nhiệm vụ chính coi như chưa thể về nhà, chưa xong nhiệm vụ cần thiết coi như chưa hoàn thành ngày làm việc. Do đó 05 nhiệm vụ nhỏ đều cần là những việc có khả năng linh hoạt thời gian, chẳng hạn lùi giờ đi cafe cùng bạn bè, dời lại suất xem phim trễ hơn, tập thể dục ở nhà thay vì ra công viên hay đến phòng tập… Như vậy bạn sẽ an tâm đủ khả năng sắp xếp cho 05 nhiệm vụ nhỏ một cách linh hoạt.

3 - Lưu ý giúp nâng cao hiệu quả áp dụng quy tắc 1-3-5 

Quy tắc 1-3-5 giúp chúng ta giải quyết được nhiều việc hơn trong nhịp sống bận rộn từ việc công ty đến việc cá nhân. Cách thức áp dụng quy tắc đã có, tuy nhiên, để sớm vận dụng thành công quy tắc này vào công việc cũng như cuộc sống thường nhật của bạn, quân sư có một vài lưu ý nhỏ sau:

3.1. Không nhất thiết ôm mọi việc

Tự tay làm mọi công việc, bạn sẽ cực kỳ an tâm về chất lượng nhưng liệu thời gian, sức lực có cho phép không. Vì vậy, khi áp dụng quy tắc 1-3-5, bạn nên liệt kê tổng thể các việc cần làm trong tuần hoặc trong tháng ra giấy (đừng chỉ nhớ trong đầu) trước khi phân bổ theo ngày.

Qua đó, bạn sẽ phát hiện những việc không quá quan trọng, có thể ủy thác cho người khác làm thay. Chẳng hạn, để vợ/chồng đi chợ thay, chuyển tài liệu cho đồng nghiệp đánh máy hộ… Như vậy, bạn có thể tập trung giải quyết những việc có tầm quan trọng cao, tầm cỡ nhiệm vụ chính hay nhiệm vụ cần thiết.

3.2. Cố gắng duy trì chỉ 09 nhiệm vụ trong ngày

Khi có nhiệm vụ mới phát sinh ngoài 09 nhiệm vụ đã lên kế hoạch, bạn nên cố gắng điều chuyển nhiệm vụ đó sang ngày mai hoặc một ngày xa hơn. Cố gắng duy trì kế hoạch 09 nhiệm vụ trong ngày để đảm bảo tiến độ hoàn thành trọn vẹn, thành công tạo thói quen cùng quy tắc 1-3-5

3.3. Dự phòng thời gian hoàn thành lâu hơn

Thời gian hoàn thành nhiều hơn so với dự kiến là điều rất thường xảy ra, vì vậy, đừng đặt lịch trình quá sát nhau, cần có những khoảng thời gian trống dự phòng. Cần sử dụng thì không lo bị động, không cần sử dụng thì hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn.

Điều quan trọng, bạn cần kiên định với mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ chính trước, rồi đến nhiệm vụ cần thiết. Linh hoạt thời gian hoàn thành nhiệm vụ nhỏ, hoặc nếu có sự cố phát sinh ngoài kế hoạch trong nhiệm vụ chính/ nhiệm vụ cần thiết thì bạn vẫn có thể an tâm chuyển một số nhiệm vụ nhỏ sang một ngày khác.

Dù chỉ mới được biên tập viên Alyse Kalish của The Muse tóm tắt lại và chia sẻ trong thời gian gần đây nhưng kỳ vọng áp dụng quy tắc 1-3-5 để mỗi ngày đi làm là một ngày vui đã được rất nhiều người hiện thực hóa. Với khả năng giảm sự quá tải công việc, phân chia theo mức độ ưu tiên hợp lý, quân sư TalentBold tin chắc thời gian và chất lượng công việc yêu cầu sẽ không còn là áp lực nặng nề với chúng ta nữa. Bạn hãy thử áp dụng và cho quân sư biết kết quả nhé!
 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam