Bản mô tả công việc nhân viên mua hàng

Tối đa lợi nhuận,tối thiểu chi phí là mục tiêu các doanh nghiệp đang hướng đến nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thương trường. Muốn vậy, ngay từ khâu mua hàng hóa, mua nguyên phụ liệu sản xuất, doanh nghiệp đã phải chú trọng về nguồn nhân lực triển khai. Đó là lý do bản mô tả công việc nhân viên mua hàng được tìm hiểu rất kỹ trước khi hoàn thiện đưa vào áp dụng. Và hôm nay, quân sư TalentBold sẽ gửi đến quý doanh nghiệp mẫu bản mô tả chuẩn nhất, áp dụng phù hợp cho mọi ngành nghề cần đến vị trí nhân viên mua hàng.

1. Vai trò của nhân viên mua hàng

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là nhân sự chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, cung cấp hàng hóa chất lượng, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức diễn ra suông sẻ, thu về lợi nhuận lớn, quay vòng vốn nhanh.

Ngoài việc đảm bảo chất lượng mua hàng, những vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng, đàm phán giá thành… đều do nhân viên mua hàng trực tiếp đảm nhận hoặc cùng tham gia với đội ngũ mua hàng của doanh nghiệp.

Có thể nói, tìm được nguồn hàng tốt, giá tốt, cung cấp đúng thời hạn, đủ số lượng, đặc biệt đối tác phải uy tín, đáng tin cậy chính là những vai trò trọng điểm mà bất cứ nhân viên mua hàng nào cũng được kỳ vọng hoàn thành.

2. Mẫu bản mô tả công việc chuẩn cho vị trí nhân viên mua hàng

>>> Bạn biết gì về vị trí nhân viên thu mua?
Công ty …. 

Địa chỉ : …

....., ngày....tháng...năm ....

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Những việc làm hấp dẫn Nhân viên Mua Sắm Đà nẵng Chủ Quản Mua Hàng Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Kho vận, Vận Chuyển/Giao Nhận, Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng [HCM]TRƯỞNG NHÓM CHỨNG TỪ XUẤT CƯỚC TP.HCM Nhân Viên Văn Phòng Hà nội, Hà Nam, Nam Định CNTT-Phần mềm , Hành chánh/Thư ký KẾ TOÁN NỘI BỘ/ THU MUA TP.HCM Hành chánh/Thư ký , Nhân sự Người thiết lập	Người kiểm soát	Người phê duyệt
Họ tên:................................ Chức vụ: Chuyên viên hành chính nhân sự Ngày:................................. (ký tên)	Họ tên:............................. Chức vụ:  Trưởng phòng thu mua Ngày:............................. (ký tên)	Họ tên:................................ Chức vụ: Giám đốc Ngày:................................ (ký tên)
Chức danh công việc:  Nhân viên mua hàng		Cấp bậc:  Nhân viên
Khối: Văn phòng	Phòng: Thu mua	Bộ phận: Mua hàng (nguyên phụ liệu/ vật tư…)
Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty
Cấp trên trực tiếp:  Trưởng phòng thu mua

2.1. Mục đích công việc

Tìm kiếm nguồn hàng/nguồn nguyên vật liệu giá tốt, chất lượng đạt yêu cầu

Tìm kiếm đối tác uy tín, hợp tác lâu dài hiệu quả

Đảm bảo đủ số lượng, đạt chất lượng, đáp ứng kịp tiến độ sản xuất kinh doanh

2.2. Nhiệm vụ đảm nhận

2.2.1. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

>>> Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn

Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng

Trình trưởng phòng thu mua hồ sơ nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí hàng hóa cần mua

Tiếp nhận ý kiến xem xét, phê duyệt nhà cung cấp của trưởng phòng

Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)

Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty

2.2.2. Khảo sát giá mua hàng trên thị trường

Định kỳ phối hợp bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Marketing để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu

Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng thu mua

Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế.

So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát

Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn : tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.

2.2.3. Triển khai mua hàng theo kế hoạch

Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty

Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật…

Lập kế hoạch thu mua theo yêu cầu, trình trưởng phòng thu mua phê duyệt

Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa

Đưa mẫu hàng hóa cho phòng ban cần mua hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt

Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt.

Liên hệ phòng tài vụ làm đề nghị tạm ứng mua hàng

Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng.

Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu.

Thông báo cho trưởng phòng thu mua ngay lập tức nếu có sai sót tiêu cực về số lượng, chất lượng hàng khi giao.

Tiếp nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng của nhà cung cấp, chuyển cho kế toán mua hàng của công ty

Gửi thông tin nhập hàng đến các phòng ban liên quan

Triển khai tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định.

Định kỳ hàng tháng ghi nhận phản hồi chất lượng sử dụng hàng hóa từ phòng ban sử dụng

Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp


>>> Bản mô tả công việc nhân viên marketing

2.2.4. Triển khai mua hàng phát sinh

Trực tiếp mua phát sinh các mặt hàng cần thiết trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp tốt, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng không kịp giao hàng.

Lập báo cáo trình trưởng phòng thu mua các trường hợp mua phát sinh

Đề xuất hướng giải quyết lâu dài sau khi đã hoàn tất tình huống mua phát sinh

Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu nhà cung cấp đã ký hợp đồng bồi thường thiệt hại do không giao kịp hoặc không giao hàng theo hợp đồng.

Phối hợp cùng bộ phận pháp lý công ty nếu xảy ra kiện tụng bồi thường.

2.2.5. Các công việc khác theo sắp xếp của quản lý

Nhập tên nhà cung cấp, thông tin biên lai hàng hóa vào hệ thống phần mềm nội bộ

Phối hợp phòng kho vận theo dõi lượng hàng tồn kho, đề xuất bổ sung khi cần thiết.

Phối hợp phòng Marketing theo dõi sát xao giá bán hàng hóa/ nguyên vật liệu đặc thù khó tìm nhà cung cấp, dễ biến động giá.

Chủ động cập nhật giá bán thành phẩm của đối thủ cạnh tranh để dự đoán mức giá mua hàng của họ…


>>> Bản mô tả công việc nhân viên kế toán

2.3. Quyền hạn của nhân viên mua hàng

Trực tiếp liên hệ các phòng ban, kiểm tra độ chuẩn xác của thông tin yêu cầu mua hàng.

Đề xuất, đóng góp ý kiến xây dựng chiến lược, quy trình mua hàng an toàn, hiệu quả

Chủ động xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn cho phép

Đề xuất kinh phí hỗ trợ công tác tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng

Trực tiếp đàm phán giá với nhà cung cấp dựa trên tham khảo giá thị trường

Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng thu mua

2.4. Các cá nhân/ phòng ban cần liên lạc trong quá trình làm việc

STT	Họ và tên	Chức vụ
1	Mr. / Ms. ….	Trưởng phòng thu mua
2	Mr. / Ms. ….	Kế toán thu mua
……….	……….	……….

 

2.5. Điều kiện làm việc

- Địa điểm làm việc

• Văn phòng công ty số … đường

• Thị trường bên ngoài công ty

- Thời gian làm việc

Từ thứ 2 đến thứ 6 hằng tuần (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

Thời gian làm việc trong ngày :

• Sáng : 8h00 – 12h00

• Chiều : 13h30 – 17h30

- Cơ sở vật chất làm việc :

• Điện thoại bàn,máy tính bàn

• Máy văn phòng : photo, in , fax, scan

• Bàn ghế, không gian làm việc riêng…

- Quyền lợi và phúc lợi khi làm việc

• Lương tháng theo thỏa thuận

• Thưởng theo tỷ lệ tiết kiệm chi phí trên mỗi hợp đồng ký kết mua hàng

• Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết

• Bảo hiểm đầy đủ theo luật lao động và luật bảo hiểm

• Khám sức khỏe định kỳ 01 lần / năm

• Du lịch thường niên 01 lần / năm

• Hỗ trợ tiền cơm trưa / chiều, tiền gửi xe

• Hỗ trợ tiền điện thoại, tiền xăng xe, tiền công tác phí…

2.6. Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc

Mức độ đáp ứng đúng thời hạn yêu cầu mua hàng từ các phòng ban

Số lượng nhà cung cấp tiềm năng tìm mới

Tỷ lệ chênh lệch giá ký kết hợp đồng so với cùng kỳ năm ngoái/ so với giá thị trường đã khảo sát

Mức độ hài lòng của các phòng ban về chất lượng hàng hóa/ nguyên vật liệu

Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng mua đúng tiến độ…

2.7. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên bán hàng

• Độ tuổi : 22 – 40 tuổi

• Giới tính : Nam / Nữ

• Kinh nghiệm : 0 – 1 năm , ưu tiên kinh nghiệm mua hàng cùng ngành

• Trình độ chuyên môn :

  • Tốt nghiệp trung cấp trở lên các ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, tiếp thị …

  • Ưu tiên có kiến thức về dòng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp

• Trình độ ngoại ngữ : Tiếng Anh TOEIC 400 trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ

• Trình độ tin học : Thành thạo tin học văn phòng, có kiến thức về phần mềm quản lý mua hàng

• Kỹ năng, tố chất phục vụ công việc :

  • Khả năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, linh hoạt

  • Kỹ năng đàm phán, thuyết phục hiệu quả

  • Khả năng phân tích, dự đoán biến động giá thị trường

  • Kỹ năng làm việc độc lập / phối hợp nhóm hiệu quả

  • Chịu khó học hỏi, chủ động tìm kiếm, tra cứu thông tin

  • Cẩn thận, tỉ mỉ, nhạy bén.

  • Sức khỏe tốt, chấp nhận đi công tác khi cần

Người nhận việc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý nội dung trong bản mô tả công việc

Thị trường cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu cho sản xuất, kinh doanh rất đa dạng, trải rộng khắp mọi nơi. Để có thể tìm đúng hàng, đúng chất lượng đã khó, để có được giá tốt lại càng khó hơn, do vậy, theo quân sư TalentBold, một bản mô tả công việc nhân viên mua hàng không chỉ thể hiện nhiệm vụ, mà còn phải có tác dụng khích lệ tinh thần làm việc, cống hiến của đội ngũ nhân sự sau khi trúng tuyển. Tổng hợp tốt hai yếu tố này, doanh nghiệp mới thật sự sở hữu một bản mô tả công việc mua hàng chất lượng.  

-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet