- 420k
- 1k
- 870
Yêu cầu chất lượng chăm sóc, hỗ trợ khách hàng của đội ngũ kinh doanh ngày nay đã được bổ sung rất nhiều nhiệm vụ. Bên cạnh việc giao tiếp trao đổi công việc thì những thủ tục pháp lý, hỗ trợ thông tin luôn được khách hàng đặt ra. Nhằm giúp đội ngũ kinh doanh trực tiếp tập trung nâng cao doanh số, đồng thời giữ chân khách hàng hiệu quả, đội ngũ hỗ trợ đã ra đời, đó là những nhân viên Sales admin. Bản mô tả công việc nhân viên Sales admin của quân sư TalentBold sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ mà vị trí này sẽ đảm nhận.
MỤC LỤC:
1- Sale Admin là gì?
2- Công việc của vị trí Sale Admin
3. Đặc điểm công việc của nhân viên Sales admin
4- Kỹ năng cần có của một Sale Admin
5- Mức lương của Sale Admin
6- Lộ trình thăng tiến của Sale Admin
7. Bản mô tả công việc phù hợp cho vị trí nhân viên Sales admin
8- Tìm việc Sales Admin ở đâu?
>>> Xem thêm: Việc làm lương cao
Sale Admin – là viết tắt của Sales Administrator – tạm dịch Thư ký phòng kinh doanh, người đảm nhận vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục, giấy tờ, liên lạc, chăm sóc khách hàng, thiết lập báo cáo… hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của phòng ban.
Mỗi nhân sự Sale Admin thường sẽ được phân công hỗ trợ công việc của một vài nhân sự Sale hoặc của một bộ phận Sale riêng biệt. Họ sẽ trực tiếp báo cáo với Trưởng bộ phận Sale Admin hoặc Trưởng phòng kinh doanh, giúp cấp quản lý có cái nhìn sát thực về tình hình hoạt động kinh doanh chung trước khi đưa ra quyết sách mới.
Dù đảm nhận công việc ở bộ phận hay đội nhóm nào thì tất cả Sale Admin trong quá trình làm việc đều phải thực hiện thêm các nhiệm vụ:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng dựa trên thông tin đội ngũ Sale cung cấp
Nhập thông tin đơn hàng lên hệ thống phần mềm
Soạn thảo, cập nhật, điều chỉnh, gửi / nhận các văn bản kinh doanh
Lưu trữ, bảo mật thông tin kinh doanh chung và thông tin kinh doanh của từng nhân sự Sale được phân công hỗ trợ
Kiểm tra, giám sát và xử lý các đơn hàng nhập / xuất đúng quy trình, thủ tục
Quản lý hồ sơ khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp nguyên phụ liệu…
Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, đối tác
Chủ động hồi đáp, giải thích, tư vấn dịch vụ trong phạm vi quyền hạn trách nhiệm
Soạn thảo hợp đồng dựa trên thông tin nhân sự Sale cung cấp
Ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác theo sự ủy quyền
Nhận thanh toán và cung cấp phiếu thu cho khách hàng, đối tác
Thay mặt đội ngũ Sale gọi điện thăm hỏi, đến tận nơi tặng quà khách hàng, đối tác
Nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ, thanh toán công nợ…
Lên lịch hẹn gặp khách hàng mới cho các nhân sự Sale …
Đề xuất xây dựng chương trình ưu đãi, tặng quà, chính sách chăm sóc khách hàng phù hợp
Hỗ trợ trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, CEO xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh
Theo dõi tiến độ, kịp thời báo cáo kết quả triển khai, đảm bảo đúng tiến độ và đạt hiệu quả
Gi ám sát, đốc thúc bộ phận Sale đẩy mạnh hiệu quả làm việc, hoàn thành chỉ tiêu doanh số
Lập báo cáo doanh số kinh doanh định kỳ tuần / tháng / quý của từng nhân viên Sale và của cả bộ phận Sale mà mình phụ trách
Sales Admin - tạm dịch là thư ký phòng kinh doanh - chịu trách nhiệm người hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của bộ phận. Vị trí này không chịu áp lực về doanh số, các bạn chủ yếu tập trung vấn đề hậu cần, pháp lý, hành chính cho bộ phận kinh doanh, hoặc cho một vài nhân viên kinh doanh cụ thể.
Thu nhập của nhân viên Sales admin có thể cố định, hoặc sẽ tăng theo doanh số mà những nhân viên kinh doanh (được phân công Sales admin hỗ trợ riêng) mang về cho doanh nghiệp. Đó là lý do mà nhiều nhân viên Sales admin có mức thu nhập khá cao, có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng.
Đội ngũ nhân viên Sales admin sẽ báo cáo trực tiếp với trưởng phòng kinh doanh. Thời gian làm việc vẫn theo giờ hành chính, trừ khi có những sự vụ cần hỗ trợ gấp thì mới làm thêm ngoài giờ. Tính chất công việc Sales admin cũng rất năng động, linh hoạt, thu nhập tốt nhưng không chịu áp lực doanh số, vì vậy thu hút khá đông ứng viên lựa chọn.
>>>> Xem thêm: Top 10 kỹ năng mềm bắt buộc của ngành bán hàng
Để trở thành một Sale Admin giỏi, có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp và cải thiện thu nhập, các bạn ứng viên cần rèn luyện, trau dồi cho bản thân những yếu tố sau:
Mặc dù không trực tiếp tìm nguồn khách hàng như các nhân viên Sale nhưng quá trình làm việc của Sale Admin vẫn yêu cầu cao về khả năng giao tiếp trong việc chăm sóc khách hàng, đàm phán, thương lượng, tư vấn dịch vụ… và cả việc tư vấn, tham mưu cho các cấp quản lý nữa.
Do đó, nếu kỹ năng giao tiếp, thuyết phục không tốt, việc trình bày, diễn giải sẽ khó hiểu, có thể gây hiểu lầm làm phát sinh những mâu thuẫn không đáng có. Để rèn luyện kỹ năng này, bạn cần thực hành giao tiếp càng nhiều càng tốt, không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống. Quá trình này sẽ giúp bản thân nâng cao vốn từ vựng và khả năng diễn đạt, hoạt ngôn hơn, tự tin giao tiếp hơn.
Một Sale Admin sẽ gắn kết công việc với nhiều nhân viên kinh doanh, ngoài ra còn có phòng nhân sự, phòng sản xuất, phòng vật tư, phòng kho vận… để điều phối đơn hàng đúng và nhanh. Chính vì vậy, yêu cầu năng lực làm việc nhóm linh hoạt, hòa nhã luôn được đặt ra. Bạn phải tiếp nhận thông tin chuẩn xác, phối hợp làm việc nhịp nhàng cùng đội nhóm trong suốt quá trình làm việc.
Cách hiệu quả để phát triển kỹ năng này, trước hết phải nắm rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của bản thân trong công việc. Kế đến là có thông tin liên lạc và làm việc với các cộng sự liên quan. Ngoài ra, đừng bỏ lỡ những cơ hội gặp nói chuyện trực tiếp với cộng sự bạn nhé.
Một mình phải quản lý lượng công việc lớn liên quan đến cả nhân viên Sale, quản lý, khách hàng, đối tác sẽ khiến bản thân luôn đối mặt với áp lực cả về số lượng và chất lượng. Kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn giảm bớt những khó khăn trong vấn đề này. Bạn có thể tự lập thời gian biểu làm việc mỗi ngày cho riêng mình hoặc sử dụng các ứng dụng thiết lập lịch trình làm việc trực tuyến miễn phí.
Những vấn đề phát sinh muôn hình vạn trạng, vì vậy, muốn giải quyết tốt, Sale Admin phải có khả năng tích lũy dữ liệu, kiến thức, nghiệp vụ và linh hoạt phối hợp theo mỗi tình huống phát sinh. Bạn nên ưu tiên giải quyết những vấn đề khó vào buổi sáng, khung giờ mà năng lượng làm việc cao nhất. Bên cạnh đó, hãy chuẩn bị cho mình những nguồn hỗ trợ hữu hiệu từ đồng nghiệp, từ Sếp hay từ bạn bè khác ngành.
Từ tin học văn phòng đến các phần mềm ứng dụng chuyên nghiệp dành cho vị trí Sale Admin, bạn đều cần sử dụng thành thạo vì thông qua đó, lượng thời gian xử lý công việc sẽ được giảm thiểu đáng kể. Đồng nghĩa, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm chút cho những việc quan trọng, nâng cao chất lượng công việc.
Nhiệm vụ Sale Admin gắn liền với con số, với báo cáo, với số liệu thống kê, do đó, tính cẩn thận và sự tỉ mỉ là tố chất cần được phát huy cao độ. Trong quá trình làm việc, nếu phát hiện vấn đề bất thường phải báo cáo ngay, đừng làm đại hoặc làm nhanh cho xong, đến khi sửa lại còn mệt mỏi và mất nhiều thời gian hơn. Chưa kể, những con số còn liên quan đến kết quả báo cáo theo nhiều khía cạnh, sai một ly có thể đi cả trăm dặm.
Vị trí hỗ trợ kinh doanh không phải làm việc bên ngoài nhiều như vị trí kinh doanh (Sale) nhưng tốc độ hoàn thành công việc tại văn phòng, cộng với những lần phải hỗ trợ Sale đi gặp khách hàng cũng đủ khiến sức khỏe hao mòn. Bạn cần chú ý rèn luyện để có thể đi đường dài và thăng tiến trong sự nghiệp.
Khi làm việc ở công ty thì cứ sau khoảng 01 tiếng làm việc, bạn nên ngồi dậy, xoay nhẹ người vài cái hoặc đi tới đi lui cho xương khớp thư giãn. Sáng hoặc chiều sau khi tan ca, nên tập thể dục đều đặn 30 phút mỗi ngày.
Sale Admin cũng giống như vị trí Sale, họ sẽ có lương cố định và lương theo kết quả công việc. Bên cạnh đó là các khoản phúc lợi, phụ cấp tùy theo quy định riêng của mỗi doanh nghiệp.
Lương cố định thì Sale Admin hiện nay nhận khoảng 8 – 15 triệu đồng / tháng dựa trên số lượng đầu việc sẽ đảm nhận và kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
>>> Bạn có thể quan tâm: Kỹ năng chăm sóc khách hàng - kỹ năng hàng đầu của mọi Sales
Công việc của Sale Admin bao trùm cả phần việc văn phòng và các nhiệm vụ giao tiếp, đàm phán với khách hàng nên có nhiều cơ hội thăng tiến. Bạn có thể dựa theo lộ trình sau để lập kế hoạch phát triển sự nghiệp cho riêng mình:
Kinh nghiệm 1 – 3 năm lên vị trí giám sát bán hàng (Sales Supervisor) quản lý một đội nhóm Sale Admin
Kinh nghiệm 3 – 5 năm lên vị trí Quản lý Sale Admin phụ trách chỉ đạo và giám sát mọi hoạt động của bộ phận Sale Admin, trực tiếp tham mưu, hỗ trợ giám độc kinh doanh.
Kinh nghiệm trên 5 năm, bạn đã có thể ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh, chịu trách nhiệm lên chiến lược các hoạt động kinh doanh của tổ chức, quản lý cả đội ngũ Sale Admin và Sale.
Kinh nghiệm trên 10 năm, tại những tập đoàn lớn, bạn đã có đủ năng lực để chinh phục vị trí Tổng giám đốc kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh khu vực (Đông Nam Á, Châu Âu…). Phạm vi quản lý mở rộng ở nhiều quốc gia, với số lượng nhân sự dưới quyền lên đến còn số hàng nghìn.
Một bản mô tả công việc chuẩn cần thể hiện rõ những mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu đặt ra cho công việc. Đảm bảo không chỉ ứng viên mà cả nhà tuyển dụng khi nhìn vào có thể dễ dàng định hướng triển khai các bước nhiệm vụ công việc của mình. Dưới đây là một trong những mẫu bản mô tả công việc được đánh giá cao dành cho vị trí Sales admin, khả thi áp dụng trong mọi loại hình doanh nghiệp,mọi ngành nghề kinh doanh
Công ty :
Địa chỉ :
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh : Nhân viên Sales admin
Cấp bậc : Nhân viên
Khối : Văn phòng
Phòng ban : Kinh doanh tiêu thụ
Bộ phận : Hỗ trợ kinh doanh
Địa điểm làm việc : Văn phòng công ty
Cấp trên trực tiếp : Trưởng phòng kinh doanh
Hỗ trợ bộ phận kinh doanh
Nâng cao doanh số bán hàng
Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh, bộ phận kinh doanh về hành chính, pháp lý, chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ…
Thiết lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh trên cơ sở nền tảng định hướng của phòng ban và công ty
Theo dõi, xử lý các tình huống phát sinh, báo cáo kịp thời đến các cấp lãnh đạo.
Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các văn bản và giấy tờ, hồ sơ, hợp đổng, thư từ… của phòng kinh doanh và khách hàng/ đối tác
Tiếp nhận các thông tin, cập nhật dữ liệu, tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh chính xác, đầy đủ.
Lưu trữ thông tin liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh lên hệ thống, tạo nguồn dữ liệu tổng hợp phục vụ nhu cầu trích xuất sau này
Liên hệ với các nhà cung ứng, đối tác, khách hàng; trực tiếp hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động kinh doanh.
Báo cáo doanh số theo tuần / tháng / quý / năm cho trưởng phòng kinh doanh
Cập nhật dữ liệu bán hàng, lập báo cáo bán hàng chi tiết, doanh thu, công nợ chưa thu / nợ xấu của từng nhân viên kinh doanh
Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh triển khai các công việc hành chính
Liên hệ và xây dựng mối quan quan hệ với khách hàng mới theo data của công ty hoặc tự khai thác từ các kênh khác
Giải đáp thắc mắc của khách hàng; chăm sóc những khách hàng đang sử dụng dịch vụ
Triển khai thực hiện hợp đồng với khách hàng,
Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ…
Phối hợp với phòng Marketing lên kế hoạch chương trình ưu đãi vào các dịp đặc biệt ( tri ân khách hàng, các dịp lễ, Tết, giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới…)
Bảo mật thông tin kinh doanh
>>>> Xem thêm: Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh
Đề xuất, tham mưu ý kiến trong các cuộc họp phòng kinh doanh
Tham gia các khóa tập huấn về sản phẩm, chuyên môn và những chính sách cải tiến mới trong kinh doanh
Chủ động xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn cho phép
Tìm kiếm, khai thác khách hàng do nhân viên Sales admin tìm được, hoa hồng doanh số tương đương nhân viên kinh doanh.
Được quyền báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp
Hoàn thành chỉ tiêu KPI doanh số theo nhóm kinh doanh phụ trách
Hiệu quả công việc (doanh thu, doanh số, lượng khách hàng…) tăng so với cùng kỳ năm ngoái
Thang điểm đánh giá từ các nhân viên kinh doanh do Sales admin phụ trách về tinh thần, chất lượng hỗ trợ
Thang điểm đánh giá từ trưởng phòng kinh doanh về thái độ hợp tác, tính kỷ luật, khả năng linh hoạt xử lý công việc…
Tỷ lệ lượng phản hồi tiêu cực / tích cực từ khách hàng / đối tác
Tỷ lệ khách hàng do Sales admin phụ trách tiếp tục quay lại lựa chọn sản phẩm của công ty…
Tốt nghiệp chuyên ngành về kinh doanh, kinh tế, marketing, truyền thông
Có kiến thức nhất định về lĩnh vực, chuyên môn công ty đang hoạt động (bất động sản / chứng khoán / thực phẩm…)
Ngoại ngữ giao tiếp tiếng Anh thành thạo, ưu tiên biết nhiều ngoại ngữ
Thành thạo tin học văn phòng, mạng xã hội, phần mềm chuyên ngành…
Kinh nghiệm : 0 – 1 năm, ưu tiên có kinh nghiệm ở cùng vị trí hoặc từng làm nhân viên kinh doanh trực tiếp
Kỹ năng cần thiết:
Khả năng đàm phán, thương lượng tốt
Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình khéo léo, linh hoạt, điềm tĩnh
Khả năng làm việc nhóm hiệu quả, khả năng phối hợp nhạy bén
Chịu áp lực cao trong công việc
Cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động cao trong xử lý tình huống
>>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn
- Làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7 (nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật)
- Thời gian làm việc trong ngày:
Sáng : 08 giờ đến 12 giờ
Chiều : 13 giờ 30 đến 17 giờ 30
- Trang thiết bị phục vụ công việc do công ty cung cấp:
Máy tính bàn, điện thoại bàn
Máy văn phòng : in, photo, fax, scan…
Văn phòng phẩm
Bàn ghế, không gian làm việc riêng
- Quyền lợi và phúc lợi
Đầy đủ chính sách bảo hiểm theo luật lao động
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ 01 lần / năm
Du lịch thường niên 1 - 2 lần / năm
Lương tháng 13, thưởng vượt KPI, thưởng tăng doanh số…
Xét tăng lương cơ bản mỗi năm
Hỗ trợ tiền điện thoại, tiền gửi xe, tiền cơm trưa …
Người thiết lập |
Người kiểm soát |
Người phê duyệt |
Họ tên:................................ Chức vụ: Chuyên viên nhân sự Ngày:................................. (ký tên) |
Họ tên:............................. Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh Ngày:............................. (ký tên) |
Họ tên:................................ Chức vụ: Giám đốc nhân sự Ngày:................................ (ký tên) |
…, ngày … tháng … năm…
Người nhận việc
(Ký và ghi rõ họ tên)
Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý nội dung bản mô tả công việc
Nhanh, đa dạng và miễn phí vẫn là các trang web tuyển dụng trực tuyến. Nếu tìm kiếm vị trí nhân viên hoặc chuyên viên thì tất cả trang tuyển dụng trực tuyến đều có lượng lớn nhu cầu tuyển dụng. Còn nếu bạn đã có nhiều kinh nghiệm, muốn tìm việc ở cấp quản lý, lương tốt, cơ hội làm việc cho những doanh nghiệp lớn thì nên chọn Vietnamworks.com, HRchannels.com, Careerbuilder.vn, TopCV.vn, …
Nếu bạn đang làm việc tại một trong các cấp bậc Sale Admin ở doanh nghiệp hiện tại, chưa có ý định rời đi nhưng cũng sẵn sàng đón nhận những cơ hội thăng tiến mới thì bạn nên thiết lập tài khoản trên các trang web tuyển dụng trực tuyến uy tín. Sau đó đăng tải hồ sơ của mình lên, nhà tuyển dụng sẽ tự tìm hiểu và chủ động liên hệ bạn khi phù hợp. Đây là một cách ứng tuyển thụ động, tiết kiệm nhiều thời gian tìm kiếm nhà tuyển dụng.
Các doanh nghiệp quy mô lớn như tập đoàn đa quốc gia đều có mục “Tuyển dụng” trên trang web chính thức. Đôi khi họ chỉ đăng tin tuyển dụng trên đó mà không chọn các nguồn cung ứng viên khác, đây là lợi thế mà chỉ doanh nghiệp lớn mới có. Để ứng tuyển, bạn cần theo dõi web thường xuyên, giống như săn tin tuyển dụng vậy, khi nào xuất hiện nhu cầu tuyển dụng Sale Admin thì nộp hồ sơ ứng tuyển trực tuyến cho nhà tuyển dụng.
Bản mô tả công việc nhân viên Sales admin ở mọi ngành nghề có nét tương đồng khá lớn, vì vậy, mẫu mà quân sư TalentBold lựa chọn có thể áp dụng khả thi trong nhiều doanh nghiệp khác nhau. Theo yêu cầu đặc biệt của đơn vị, doanh nghiệp có thể chi tiết hóa hoặc bổ sung thêm những nhiệm vụ đặc thù là đã có ngay một bản mô tả công việc chất lượng.
-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Nguồn ảnh: internet