Bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Hoạt động logistics giúp việc lưu thông hàng hóa toàn cầu thuận lợi, mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu, nâng cao lợi nhuận. Để mọi quy trình vận hành suôn sẻ, đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu luôn là lực lượng chủ lực. Công việc mang tính chất toàn cầu nên bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu cần thể hiện rõ kỳ vọng của doanh nghiệp đối với vị trí này, ở cả đối nội và đối ngoại. Cụ thể nội dung bản mô tả công việc thế ra sao, trình tự trình bày chuyên nghiệp thế nào… quân sư TalentBold sẽ chia sẻ ngay sau đây.

1. Khái quát đặc thù công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên xuất nhập khẩu là nhân sự trực tiếp triển khai và chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả thủ tục, nghiệp vụ hải quan, đảm bảo hàng hóa xuất đi / nhập về từ nước ngoài đáp ứng tối đa mọi yêu cầu về chất lượng, thời gian, giá cả…

Thời gian làm việc, cũng như môi trường tác nghiệp của nhân viên xuất nhập khẩu không cố định, đa phần tùy thuộc theo lịch trình của các hãng vận chuyển như hãng tàu, hãng hàng không, lúc thì ở văn phòng khai hải quan trực tuyến, lúc phải có mặt ở kho hàng đảm bảo hàng nhập kho thuận lợi.

Tính chất công việc vô cùng năng động, linh hoạt, mặc dù áp lực công việc khá cao, nhưng thu nhập vị trí nhân viên xuất nhấp khẩu luôn ở mức tốt, phát triển nhanh kỹ năng giao tiếp, cùng cơ hội việc làm luôn hiện hữu ở mọi ngành nghề.


>>>> Xem thêm: Tất cả thông tin về vị trí nhân viên xuất nhập khẩu

2. Mẫu bản mô tả công việc chuẩn cho vị trí nhân viên xuất nhập khẩu

Công ty …. 

Địa chỉ : …

....., ngày....tháng...năm ....

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Những việc làm hấp dẫn Logistics Manager (EPE, Manufacturing) TP.HCM, Long An, Tây Ninh Vận Chuyển/Giao Nhận, Xuất nhập khẩu Sales Executive (LCL Freight Forwarding) Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Vận Chuyển/Giao Nhận, Sales Logistic Senior Sales Logistics (Consol) Hải Phòng Vận Chuyển/Giao Nhận, Bán hàng (Khác) Sales Leader/Supervisor (Logistics) TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Vận Chuyển/Giao Nhận, Bán hàng (Khác), Sales Logistic Sales Leader/Supervisor (Logistics) TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Vận Chuyển/Giao Nhận, Sales Logistic Người thiết lập	Người kiểm soát	Người phê duyệt
Họ tên:................................ Chức vụ: Chuyên viên nhân sự Ngày:................................. (ký tên)	Họ tên:............................. Chức vụ: Trưởng phòng xuất nhập khẩu Ngày:............................. (ký tên)	Họ tên:................................ Chức vụ:  Giám đốc Ngày:................................ (ký tên)
Chức danh công việc:  Nhân viên xuất nhập khẩu		Cấp bậc:  Nhân viên
Khối: Văn phòng	Phòng: Xuất nhập khẩu	Bộ phận: Xuất / nhập khẩu
Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty, kho bãi, cảng biển/cảng hàng không
Cấp trên trực tiếp:  Trưởng phòng xuất nhập khẩu

2.1. Mục đích công việc

Hoàn tất các thủ tục, quy định đảm bảo hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu thông quan thuận lợi.

Kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa, lưu trữ mọi bằng chứng chứng minh trách nhiệm phía công ty đã hoàn thành trọn vẹn

Tham mưu cho ban lãnh đạo hoàn thiện quy trình xuất nhập khẩu, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.

2.2. Nhiệm vụ đảm nhận

2.2.1. Tìm kiếm đối tác xuất nhập khẩu

Tìm kiếm thông tin đối tác xuất nhập khẩu trong/ ngoài nước

Kiểm tra mức độ kinh doanh uy tín, đáng tin cậy của đối tác

Sàng lọc đối tác tiềm năng, trình trưởng phòng phê duyệt.

Lên kế hoạch xuất nhập khẩu hàng hóa, trình trưởng phòng và ban giám đốc phê duyệt

Soạn thảo hợp đồng, trao đổi thống nhất với phía đối tác các điều khoản

Ký kết hợp đồng, kiểm soát quá trình nhập hàng theo đúng kế hoạch đã thỏa thuận.

Kịp thời liên hệ xử lý các phát sinh trước, trong và sau khi hàng được vận chuyển.

Cập nhật các văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực, hàng hóa xuất nhập khẩu.

Chăm sóc khách hàng/ đối tác trong và ngoài nước, giữ mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.

2.2.2. Thông quan hàng hóa

Tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu thông tin hàng hóa với số lượng thực tế được kiểm soát tại cửa khẩu

Liên hệ đối tác để nhận bộ chứng từ nhập khẩu, kiểm tra tính chuẩn xác của bộ chứng từ

Trực tiếp hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu : Hợp đồng, Invoice, Packing List, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), vận đơn ….

Xác định HS code cho các mặt hàng mà công ty xuất/nhập khẩu.

Khai báo thủ tục hải quan.

Lưu trữ chứng từ giấy tờ liên quan theo đúng quy định của công ty

Theo dõi tiến độ tàu đến và đi, đảm bảo an toàn về chất lượng và số lượng


>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách phỏng vấn ứng viên ngành Xuất nhập khẩu

2.2.3. Quản lý chi phí, công nợ

Tổng hợp các chi phí xuất nhập khẩu, trình phòng tài vụ để được hoàn lại chi phí hoặc cấn trừ khoản tạm ứng

Giữ liên lạc với bên vận chuyển hàng hóa, cập nhật liên tục lịch trình hàng đến/ đi để sắp xếp nhận hàng hoặc thông báo cho đối tác biết, hạn chế phát sinh phí lưu bãi, lưu kho.

Tập hợp chứng từ, hồ sơ thanh toán phí dịch vụ cho bên vận chuyển để hàng xuất đi được “thả hàng” kịp thời cho phía đối tác.

Thanh toán các phí khác liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu như phí kéo container, phí lưu bãi/ lưu kho, phí chạy điện cho container lạnh…

Phối hợp với phòng tài vụ theo dõi, đốc thúc các loại công nợ khách hàng

2.2.4. Thiết lập báo cáo định kỳ / đột xuất

Báo cáo hoàn thành kế hoạch xuất nhập khẩu

Báo cáo chi phí hoàn thành kế hoạch

Báo cáo nguyên nhân xảy ra sai sót, chậm trễ trong quy trình xuất nhập khấu

Báo cáo mức độ hài lòng của khách hàng /đối tác

Báo cáo đề xuất, kiến nghị với ban lãnh đạo cải tiến quy trình xuất nhập khẩu

Báo cáo tiến độ thu hồi công nợ đối với những khách hàng lớn (thanh toán theo năm, được gối đầu hàng hóa…)

2.2.5. Nhiệm vụ hành chính

Phiên dịch tài liệu tiếng Anh liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu

Chủ động theo dõi thị trường, cập nhật những cải tiến hữu hiệu trong hoạt động xuất nhập khẩu ngành

Lưu trữ số liệu, thông tin khách hàng/ đối tác, đơn hàng, tình huống phát sinh và hướng xử lý… vào kho dữ liệu xuất nhập khẩu nội bộ.

Các công việc khác theo yêu cầu từ quản lý trực tiếp.

2.3. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ

Trực tiếp liên hệ các phòng ban để yêu cầu cung cấp giấy tờ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu

Chủ động xử lý mọi vấn đề phát sinh trong phạm vi quyền hạn cho phép.

Tham mưu, đóng góp ý kiến cho các chiến lược xuất nhập khẩu của công ty

Không cần phải bấm thẻ chấm công khi cần xử lý nghiệp vụ gấp

Đại diện công ty thương thảo, đàm phán giải quyết các vấn đề liên quan đến thông quan hàng hóa.

2.4. Điều kiện làm việc

Làm việc 05 ngày / tuần ( thứ 2 đến thứ 6, nghỉ thứ 7 và chủ nhật) trừ khi có công tác đột xuất

Thời gian làm việc trong ngày:

• Sáng : 08h00 đến 12h00

• Chiều : 13h30 đến 17h30

Cơ sở vật chất được công ty trang bị:

• Điện thoại bàn, laptop / máy vi tính bàn cài sẵn phần mềm khai báo hải quan

• Văn phòng phẩm, máy văn phòng (fax, photo, scan…)

• Thẻ taxi, giấy giới thiệu liên hệ công việc

• Bàn ghế, không gian làm việc riêng

Quyền lợi khi làm việc

• Lương tháng theo thỏa thuận

• Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết, thưởng hoàn thành kế hoạch, thưởng thành tích đột xuất…

• Xét tăng lương hằng năm

• Chính sách bảo hiểm đầy đủ theo luật lao động và luật bảo hiểm

Phúc lợi khác theo chính sách công ty

• Hỗ trợ tiền điện thoại, tiền xăng xe, tiền cơm trưa, tiền gửi xe…

• Công tác phí khi tiến hành thủ tục thông quan

• Tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ (miễn phí, được hỗ trợ học phí)

• Khám sức khỏe định kỳ 01 lần /năm

Du lịch thường niên 01 lần / năm


>>>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn​​

2.5. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu

Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp cao đẳng/ đại học chuyên ngành Kinh tế, quản trị kinh doanh, thương mại Quốc tế, hải quan, ngân hàng hoặc ngành nghề có liên quan

• Chứng chỉ nghiệp vụ xuất nhập khẩu

• Có kiến thức về quy trình, thủ tục, điều khoản xuất nhập khẩu

Kinh nghiệm làm việc: 0 – 1  năm, ưu tiên ứng viên kinh nghiệm cùng ngành nghề

Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh TOEIC 400 trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ

Trình độ tin học:

• Thành thạo tin học văn phòng

• Có kiến thức phần mềm xuất nhập khẩu, khai báo hải quan trực tuyến sẽ được ưu tiên

Kỹ năng, tố chất:

• Kỹ năng giao tiếp linh hoạt

• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

• Kỹ năng phân tích, xử lý vấn đề nhạy bén

• Chịu khó học hỏi, cập nhật những trình tự mới trong thực tế làm việc

• Cẩn thận, tỉ mỉ, năng động, trung thực

• Sức khỏe tốt

Người nhận việc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các nội dung bản mô tả công việc

Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu sẽ được điều chỉnh nội dung nhiệm vụ khác nhau. Thông thường, những doanh nghiệp nhỏ, khối lượng việc chưa nhiều, bản mô tả công việc sẽ bao hàm tất cả nhiệm vụ mà quân sư TalentBold đã chia sẻ trên đây. Còn với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, nhân viên sẽ tập trung vào một vài nhiệm vụ cụ thể, nâng cao chất lượng công việc theo hướng chuyên môn hóa.

 ------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet