Các mẹo lập kế hoạch cá nhân hiệu quả

Muốn lập kế hoạch cá nhân nhanh, chuẩn và có độ khả thi cao thì bên cạnh việc tuân thủ trình tự thiết lập kế hoạch cá nhân mà quân sư TalentBold đã giới thiệu trong bài trước, còn có các mẹo lập kế hoạch cá nhân hiệu quả được đúc kết từ những người giàu kinh nghiệm lập kế hoạch thành công. Bài viết hôm nay chính là không gian để quân sư TalentBold bật mí những bí mật này.

MỤC LỤC
1 - Kế hoạch cá nhân là gì
2 - Ưu và nhược điểm của việc lập kế hoạch cá nhân
3 - Các mẹo lập kế hoạch cá nhân
    3.1. Mục tiêu rõ ràng, phù hợp mức độ năng lực
    3.2. Chia nhỏ các mục tiêu
    3.3. Thiết lập kế hoạch ngắn hạn
    3.4. Ưu tiên các công việc quan trọng
    3.5. Sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ

1 - Kế hoạch cá nhân là gì 

Kế hoạch cá nhân là lịch trình triển khai những công việc mà cá nhân đó cần thực hiện, trong một ngày, một tuần, một tháng, thậm chí là một năm. Nhiều người có thói quen nhớ và sắp xếp trình tự công việc trong đầu nhưng khi công việc tăng cao, hay đang phải bối rối giải quyết vấn đề gấp, một vài nhiệm vụ quan trọng có thể vô tình bị lãng quên, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu suất làm việc.

Với bản kế hoạch cá nhân, khả năng tổng quát tất tần tật mọi việc từ lớn đến bé, từ việc công ty đến việc gia đình đều sẽ được hiển thị và quản lý sát xao theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp. Có bản kế hoạch cá nhân chất lượng, chúng ta sẽ không lo bị bỏ sót công việc, não bộ bớt đi gánh nặng, toàn tâm toàn ý tập trung nâng cao chất lượng hoàn thành từng mục tiêu.

2 - Ưu và nhược điểm của việc lập kế hoạch cá nhân 

Việc hình thành thói quen lập kế hoạch cá nhân luôn nổi bật những ưu điểm, nhưng bất cứ vấn đề gì trong cuộc sống cũng sẽ có hai mặt tốt và chưa tốt. Hiểu rõ ưu nhược điểm của việc lập kế hoạch cá nhân chính là nền tảng quan trọng giúp chúng ta linh hoạt kiến tạo những bản kế hoạch mang đến lợi ích cao nhất:

2.1. Ưu điểm lập kế hoạch cá nhân

2.1.1. Biết được thứ tự ưu tiên công việc

Việc phát sinh sau đôi khi lại quan trọng hơn việc đã lên kế hoạch trước. Nếu cứ theo thứ tự xuất hiện, rất dễ xảy ra tình trạng “chạy có cờ” cho kịp deadline. Nhờ có bản kế hoạch cá nhân, thứ tự ưu tiên được sắp xếp chuẩn xác, nhìn vào là biết thời điểm tiếp theo sẽ dành cho phần việc nào.

2.1.2. Không chồng chéo nhưng lại có thể lồng ghép

Nhiều nhiệm vụ phát sinh cùng lúc sẽ khiến bạn bị rối, đang làm việc này thì việc kia lại bị hối thúc, dẫn đến sự căng thẳng mệt mỏi do tình trạng chồng chéo. Một cái lợi rất lớn của kế hoạch cá nhân chính là khả năng lồng ghép nhiều phần việc vào với nhau. Thời gian chờ để hoàn tất việc này sẽ là thời gian hành động cho một bước ở một việc khác. Đan xen nhưng không chồng chéo sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả, mà vẫn kiểm soát tốt mọi phần việc.

2.1.3. Theo sát tiến độ công việc

Thời gian càng ít thì mỗi đầu việc càng cần theo đúng tiến độ đã thiết lập. Nếu không ghi ra trong bản kế hoạch cá nhân, tình trạng bị lố thời gian, trễ tiến độ rất dễ xảy ra do bạn không thể nhớ để mà theo sát thường xuyên. Ngược lại, sở hữu bản kế hoạch công việc chất lượng, bạn theo sát tiến độ dễ dàng. Thậm chí nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch cá nhân còn hiển thị tỉ lệ % tiến độ đang triển khai, như một công cụ báo động hữu ích.

2.1.4. Phân bổ nguồn lực hợp lý

Nguồn lực dễ thấy nhất chính là thời gian, tiếp theo chính là nhân lực, tài chính… Nhìn vào bản kế hoạch bạn sẽ thấy được nguồn lực cho các phần việc liệu đã phù hợp hay chưa, có vượt quá khả năng cho phép hay không

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Sales Manager (Garment)

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Bán hàng (Khác), Bán hàng (May mặc/Phụ kiện)

  

  Account Manager (B2B, English & Chinese Speaking)

  Hà nội, Bắc Giang, Bắc Ninh Bán hàng kỹ thuật, Bán hàng (Khác)

  

  Account Manager (B2B, English & Chinese Speaking)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Bán hàng kỹ thuật, Người nước ngoài/Việt Kiều

  

  Account Manager (Manufacturing)

  Hà nội, Hải Phòng, Hải Dương Dịch vụ khách hàng , Nghiên cứu phát triển sản phẩm

  

  Packaging Materials Supervisor/Manager

  TP.HCM, Vũng Tàu, Đồng Nai Sản Xuất

  Nếu vượt quá thì phải giảm bớt ở một nhiệm vụ không quá quan trọng, hoặc nhờ sự hỗ trợ từ các cộng sự. Chấp nhận kết quả bớt hoàn hảo một chút nhưng bù lại những phần việc quan trọng được đảm bảo đầy đủ nguồn lực hoàn thành.

• Nếu dư dả thì có thể thêm ít công việc ở ngày hôm sau lên, hoặc sẽ dùng như thời gian dự phòng cho tình huống khẩn cấp…

2.1.5. Quản trị rủi ro hiệu quả

Lịch trình thế nào, mục tiêu ra sao, phương án giải quyết tốt nhất là gì… tất cả đều có trong kế hoạch cá nhân. Nhờ có những tiêu chuẩn rõ ràng nên nếu điều kiện thực tế có những thay đổi hoặc những biến động bất lợi, bạn có thể so sánh, nhận biết ngay và điều chỉnh kịp thời.

2.2. Nhược điểm lập kế hoạch cá nhân

2.2.1. Điều tiết kế hoạch cần nhiều thời gian

Định hình là mỗi phần việc bao nhiêu đây thời gian nhưng khi phối hợp lại với nhau lại xuất hiện sự trùng lặp, buộc bạn phải điều chỉnh lại kế hoạch một hoặc nhiều lần nữa. Thời gian đã hạn hẹp nên mới phải lên kế hoạch cá nhân nhưng tình huống này lại chiếm của bạn thêm một lượng thời gian nữa.

May thay, công nghệ đã góp phần giúp chúng ta khắc phục trọn vẹn bất cập này. Nhiều phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân tích hợp tính năng thông minh, tự động điều chỉnh lượng thời gian hợp lý theo lịch trình công việc mà cá nhân nhập vào hệ thống. Bạn sẽ không mất nhiều thời gian suy tư nữa, và tuyệt hơn nữa là những phần mềm này đều có phiên bản miễn phí.

2.2.2. Kế hoạch kém khả thi dễ gây nản chí

Lập kế hoạch cá nhân mang đến nhiều lợi ích nhưng có mấy ai có thể duy trì để hình thành cho mình thói quen hữu ích này. Nguyên nhân do sự thất vọng từ những lần lập kế hoạch không thành công, khiến bản thân nản chí và lại để “dòng đời đưa đẩy” khi triển khai các nhiệm vụ.

Đây cũng là lý do mà quân sư TalentBold luôn chú trọng nhấn mạnh tính khả thi của kế hoạch cá nhân. ự việc chọn mục tiêu đến thiết lập lịch trình mục tiêu đều cần dựa vào đánh giá năng lực cá nhân một cách khách quan nhất. Cách khắc phục nhược điểm này sẽ được chia sẻ cụ thể trong phần tiếp theo của bải viết.

3 - Các mẹo lập kế hoạch cá nhân 

Đây chắc hẳn là nội dung mà bạn đọc quan tâm nhiều nhất, các mẹo lập kế hoạch cá nhân hiệu quả. Vận dụng tốt những kinh nghiệm này, giá trị bản kế hoạch cá nhân mang lại ngày càng được cải thiện

3.1. Mục tiêu rõ ràng, phù hợp mức độ năng lực 

“Nhất nghệ tinh, nhất thân vinh”, một con cá leo cây sẽ không nhanh bằng con khỉ, nhưng khi ở dưới nước thì khỉ chắc chắn không đối thủ bơi đua với cá. Vì lẽ đó, mục tiêu cần đặt đúng môi trường năng lực của mỗi người trước khi đưa vào bản kế hoạch cá nhân để triển khai. Có như vậy, khi hành động bạn sẽ luôn cảm thấy năng lượng tích cực nâng cao mỗi ngày chứ không phải là sự gắng gượng, mệt mỏi níu kéo.

3.2. Chia nhỏ các mục tiêu 

Đặt một mục tiêu dài hơi sẽ đơn giản và nhanh chóng, nhưng lại khiến bản thân dễ nản lòng, bởi lẽ hàng loạt câu hỏi sẽ xuất hiện:

• Đi hoài mà sao chưa đến đích?

• Mình đang ở khúc nào của chặng đường chinh phục?

• Lố thời gian hoàn thành theo kế hoạch mất rồi, thôi bỏ vậy?

Những trăn trở này sẽ không xuất hiện nếu bạn chia mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ. Mỗi mục tiêu nhỏ có thời gian ngắn hơn, dễ thấy thành công hơn, nhận định tiến độ rõ ràng hơn. Có thể vì một lý do nào đó bạn phải tạm dừng một chút (ví dụ phải theo lớp đào tạo nâng cao, phải đi công tác xa, phải chi tiêu khoản tiền để đầu tư gấp…) khiến hành trình chinh phục mục tiêu lớn bị kéo dài hơn. Nhưng bạn sẽ không bị cảm giác bỏ cuộc xâm lấn vì bạn biết mình đã đi được đến chặng nào rồi, tạm dừng một chút, rồi lại bước tiếp, trễ một chút nhưng không bỏ cuộc.

3.3. Thiết lập kế hoạch ngắn hạn 

Nhiều bạn nghĩ đỡ mất thời gian nên lập kế hoạch chi tiết khoảng 2 – 3 năm cho tiện. Tuy nhiên, kế hoạch cá nhân chỉ là dự kiến. Những nguồn lực giúp bạn hoàn thành mục tiêu ở hiện tại chưa chắc vẫn còn phù hợp trong tương lai. Lập kế hoạch cá nhân quá dài, đến lúc không còn hợp thời, bạn lại phải lập lại, rất lãng phí thời gian, công sức. Do đó, hiệu quả nhất, chúng ta chỉ nên lập kế hoạch cá nhân chi tiết tối đa 01 năm.

3.4. Ưu tiên các công việc quan trọng 

Việc quan trọng có thể phát sinh sau việc đã lên kế hoạch, nhưng phải ưu tiên việc quan trọng trước. Vì những việc ít quan trọng hơn có thể chờ bạn, còn việc quan trọng thì không. Giải quyết việc quan trọng kém hiệu quả, có thể nguồn lực giúp bạn giải quyết những việc còn lại cũng bị giảm sút. Vì vậy, một bản kế hoạch không bao giờ bất biến, chúng luôn cần sự theo sát và điều chỉnh hợp lý theo từng thời điểm.

3.5. Sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ 

Những công cụ hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân hiệu quả có tích hợp phần mềm đã được quân sư chia sẻ trong bài viết trước. Công nghệ giúp cuộc sống chúng ta trở nên dễ dàng hơn, kế hoạch cá nhân giúp chất lượng cuộc sống chúng ta nâng cao hơn. Vậy tại sao ta không kết hợp hai nền tảng này lại cùng nhau để gấp đôi lợi ích cho chính mình.

Sử dụng công cụ phần mềm tiết kiệm lượng lớn thời gian lập kế hoạch khoa học, tương thích nhiều thiết bị ngoại vi nên có thể kiểm soát trực tuyến 24/7 thuận lợi, có rất nhiều phiên bản miễn phí nên có thể nói “nhất cử, tam tứ tiện” luôn. 

Danh sách các mẹo lập kế hoạch cá nhân hiệu quả, quân sư TalentBold đã liệt kê trên đây, nhưng để nhận được giá trị cao nhất từ những mẹo này, trước hết mỗi cá nhân cần có sự thực hành liên tục qua quá trình triển khai kế hoạch. Thời gian đầu có thể còn vài bất cập tồn đọng, nhưng theo thời gian, bản kế hoạch cá nhân chắc chắn sẽ được hoàn thiện nhờ vào sự đúc kết bài học thực tế, biết được hướng giải quyết phù hợp cho từng vấn đề, cùng với khả năng sử dụng thuần thục các công cụ hỗ trợ. 
 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam