Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu không thể thiếu trong đời sống công sở. Trong đó tin học văn phòng được xem là năng lực tự có mà mỗi nhân viên phải tự trang bị, doanh nghiệp sẽ không đào tạo lại. Do đó, chúng ta cần áp dụng ngay những cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất mà quân sư TalentBold tổng hợp trong bài viết này để nâng cao khả năng thích ứng tốt mọi loại hình công việc.
MỤC LỤC
1 - Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
2 - Tại sao cần cải thiện kỹ năng tin học văn phòng?
2.1. Phạm vi ứng dụng rộng rãi
2.2. Tiết kiệm nguồn lực triển khai công việc
2.3. Xu hướng phát triển của thế giới
2.4. Nhà tuyển dụng không đào tạo
3 - Các cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất
1 - Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng là sự hội tụ của nhiều kỹ năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho việc xử lý các công việc văn phòng hiệu quả thông qua hệ thống máy vi tính, bao gồm:
-
Kỹ năng đánh máy văn bản nhanh
-
Kỹ năng soạn thảo văn bản
-
Kỹ năng nén file, giải nén file
-
Kỹ năng nhập dữ liệu chuẩn xác
-
Kỹ năng lập công thức tính toán, liên kết dữ liệu từ nhiều nguồn
-
Kỹ năng khai thác thông tin trên mạng internet
-
Kỹ năng lưu trữ dữ liệu trên máy tính, trên điện toán đám mây…
Tất cả các kỹ năng tin học văn phòng đều được triển khai thông qua các phần mềm, ứng dụng phổ biến như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint, Microsoft Office Access…
2 - Tại sao cần cải thiện kỹ năng tin học văn phòng?
Kỹ năng tin học văn phòng dần trở thành năng lực không thế thiếu đối với người lao động, bởi lẽ:
2.1. Phạm vi ứng dụng rộng rãi
Ngày nay, tất cả mọi tổ chức từ Nhà nước đến tư nhân, từ nông thôn đến thành thị, từ nông lâm ngư nghiệp đến công thương nghiệp đều đã trang bị các thiết bị công nghệ thông tin, cho phép ứng dụng tin học văn phòng vào mọi khía cạnh công việc. Chỉ với thiết bị nhỏ gọn, cài đặt phần mềm tin học văn phòng là mọi công tác soạn thảo, tính toán, lưu trữ, liên kết thông tin… đều được hoàn thành.
2.2. Tiết kiệm nguồn lực triển khai công việc
-
So với đánh máy chữ trước đây, đánh máy vi tính nhanh hơn, dễ chỉnh sửa hơn, lại có nhiều kiểu chữ chọn lựa.
-
So với phải in mọi thứ ra giấy như trước đây, lưu trữ trên máy vi tính gọn gàng, tiết kiệm chi phí giấy in và kho bãi, khi cần tìm kiếm đều rất nhanh chóng
-
So với việc phải hì hục cộng trừ nhân chia bằng máy tính casio giữa hàng tá giấy tờ thì chỉ với một lệnh Excel, toàn bộ bảng tính dài hàng nghìn dữ liệu có thể cho ra kết quả chuẩn xác trong tích tắc.
Tất cả những điều này giúp người lao động và tổ chức sử dụng lao động tiết kiệm rất nhiều nguồn lực cho công tác thủ tục hành chính văn thư.
2.3. Xu hướng phát triển của thế giới
Công nghệ thông tin trên thế giới ngày càng phát triển mạnh mẽ, muốn hòa nhập cùng nền kinh tế toàn cầu, chúng ta không thể mãi sử dụng điện thoại đường dài, gửi thư quốc tế… trong khi nước ngoài đã video call trực tuyến để đàm phán, đã truyền hợp đồng dự thảo bằng email… Thực tế phát triển của thế giới bắt buộc người lao động Việt Nam phải thành thạo tin học văn phòng để có thể thao tác và gắn kết nhanh chóng trong mọi tình huống.
2.4. Nhà tuyển dụng không đào tạo
Sau khi trúng tuyển, doanh nghiệp có thể đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, đào tạo văn hóa giao tiếp, nhưng tuyệt đối sẽ không đào tạo tin học văn phòng. Vì việc giảng dạy tin học văn phòng đã được đưa vào chương trình giáo dục từ bậc phổ thông nên nhà tuyển dụng sẽ mặc định mọi ứng viên đều có năng lực sử dụng tin học văn phòng, hoặc đã có nền tảng tốt để tiếp thu những kiến thức tin học văn phòng đặc thù ngành nghề.
3 - Các cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất
Mọi nhiệm vụ công việc đều phải thực hiện thông qua máy vi tính, laptop hay các thiết bị di động. Điều này cho thấy, càng giỏi tin học văn phòng, quá trình xử lý công việc của người lao động sẽ càng tốt. Và đây là các cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất mà quân sư muốn chia sẻ:
3.1. Đăng ký các lớp học thêm kỹ năng tin học văn phòng
Dù bạn có thể tự mua sách về học nhưng quân sư vẫn khuyên bạn nên tham gia các lớp học kỹ năng tin học văn phòng vì bên cạnh việc được tiếp thu kiến thức chuẩn, chúng ta còn nhận được chứng chỉ tin học văn phòng sau khi hoàn tất khóa học.
Khi đi phỏng vấn, “trăm nghe không bằng một thấy” dù thực lực vẫn là quan trọng nhất nhưng bằng cấp, chứng chỉ sẽ là minh chứng cho kiến thức mà bạn đã tích lũy được, giúp bạn thuận lợi vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ.
Hiện nay các trường lớp dạy tin học văn phòng mở ra rất nhiều. Bạn có thể đăng ký lớp tin học văn phòng tại:
-
Các trung tâm tin học trực thuộc trường đại học, cao đẳng trong cả nước
-
Các trung tâm tin học văn phòng của tư nhân tại các quận huyện
3.2. Tham khảo các kỹ năng tin học trên mạng
Mỗi vị trí công việc sẽ có những nhu cầu sử dụng tin học văn phòng chuyên sâu ở một nhóm phần mềm nhất định, ví dụ kế toán ưu tiên Excel, hành chính văn thư ưu tiên Word, Power Point. Những kiến thức tin học văn phòng được học chỉ ở mức cơ bản, phổ biến cho mọi nhu cầu sử dụng. Khi tiếp cận chuyên môn đặc thù sẽ có những kiến thức mới lạ hơn. Bạn có thể tham khảo thêm thông qua:
-
Sách tin học văn phòng chuyên sâu trực tuyến
-
Hội nhóm tin học văn phòng dành cho một ngành nghề cụ thể trên Facebook
-
Tra cứu trên mạng internet những kỹ thuật tin học văn phòng mới nhất theo từng năm để cập nhật liên tục…
3.3. Nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp
Trong trường hợp vào nơi làm việc rồi, bạn mới phát hiện có những kỹ năng tin học văn phòng mình còn yếu hoặc chưa từng biết đến. Đừng ngại hỏi các đồng nghiệp vì họ là người đã trực tiếp triển khai công việc rồi, họ hiểu những gì cần thiết nhất cho kỹ năng tin học của bạn. Hơn nữa, khi học từ đồng nghiệp thông qua công việc thực tế, tốc độ tiếp thu sẽ rất nhanh, giá trị nhận được lại rất thiết thực, không phải lan man học quá nhiều kỹ năng mà vận dụng trong công việc lại không bao nhiêu.
Thông thường khi vào thử việc, bạn sẽ có nhân viên tiền nhiệm hướng dẫn. Lúc này, bạn hãy quan sát cách mà nhân viên đó thao tác trong quá trình làm việc. Nếu có kỹ năng tin học văn phòng nào mà bạn chưa nắm rõ, hãy ghi chép lại rồi tự tìm hiểu, hoặc hỏi trực tiếp người hướng dẫn. Cách làm này sẽ giúp bạn thu thập đủ lượng kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trước khi người tiền nhiệm rời đi.
3.4. Lưu lại bài tập để ôn luyện
Trong quá trình làm việc có thể bạn sẽ chuyển ngành, hoặc chuyển nơi làm việc. Những kỹ năng tin học văn phòng ở nơi làm việc cũ biết đâu là chưa đủ so với những gì mà công việc mới, nơi làm việc mới yêu cầu. Để không phải vất vả lục tìm sách vở học kỹ năng tin học văn phòng từ nhiều năm trước để ôn luyện lại, quân sư khuyên bạn nên tổng hợp những file bài tập Word, Excel, Power Point…. vào một Folder và lưu vào máy tính hoặc lưu trên một kho lưu trữ đám mây của riêng bạn.
Chuẩn bị sẵn như vậy, khi rảnh lấy ra ôn lại, hoặc gần chục năm sau, khi có ý định ứng tuyển nơi mới, bạn có thể lấy ra để ôn luyện lại kỹ năng tin học văn phòng. Chỉ cần lưu lại nội dung bài tập, còn lý thuyết và cách làm bài tập, mạng internet hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn. Như vậy, tài liệu học giấy còn giữ lại được thì tốt, nếu lỡ mất thì bạn cũng an tâm luôn có sẵn cơ sở dữ liệu bài tập ôn luyện khi cần.
Với sự cải tiến phiên bản phần mềm tin học văn phòng liên tục theo các năm, việc trau dồi cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất cần được áp dụng thường xuyên. Vì đây là năng lực được mặc định sẵn có trong ứng viên, do đó, quân sư TalentBold rất chú trọng khuyến khích các bạn ứng viên “văn ôn võ luyện” tin học văn phòng đều đặn hằng năm nếu chưa có cơ hội vận dụng liên tục trong công việc.
------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
