Nhịp sống tất bật với muôn vàn công việc từ việc gia đình, việc họ hàng, việc xã hội đến công việc kiếm tiền hằng ngày như một guồng quay bất tận. Não bộ chúng ta đôi lúc bị quá tải vì không thể sắp xếp đan xen, hoặc nhớ đầy đủ trình tự thực hiện, dẫn đến việc quên trước quên sau, làm cái nọ xọ cái kia. Cần tìm ngay một cách quản lý công việc cá nhân hiệu quả, đảm bảo sự chủ động, linh hoạt trong xử lý và liên kết công việc. Đó là những cách nào, quân sư TalentBold sẽ bật mí ngay sau đây.
1- Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là quá trình triển khai, thực hiện công việc từ lúc phát sinh đến khi hoàn thành, bao gồm nhiều bước:
-
Lập kế hoạch, trình tự thực hiện
-
Phân bổ nhiệm vụ cho các bên liên quan
-
Theo dõi, kiểm soát quá trình triển khai
-
Xử lý linh hoạt những phát sinh ngoài kế hoạch
-
Báo cáo kết quả thực hiện công việc.
Ngày nay, để tiết kiệm chi phí nhân lực, một nhân sự có thể được ủy thác quản lý nhiều công việc cùng một lúc. Do đó, trong cùng một thời điểm, nhiều nhiệm vụ sẽ đan xen cùng nhau, đòi hỏi phải hoàn thành cùng lúc. Đây chính là lý do cần tìm cách quản lý công việc cá nhân hiệu quả.
>>>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý
2- Vì sao cần quản lý công việc cá nhân
Tất cả công việc cá nhân đều được kỳ vọng hoàn thành tốt nhất, hiệu quả cao nhất, sai sót ít nhất, nhưng ít việc thì tự bản thân còn sắp xếp được, còn tự nhớ được, còn khi việc tăng đáng kể, quỹ thời gian eo hẹp, mật độ đan xen giữa các công việc ngày càng lớn thì chắc chắn cần tìm ngay giải pháp quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Bởi lẽ chỉ có cách quản lý công việc khoa học, bản thân chúng ta mới thuận lợi có được khả năng:
-
Nắm bắt chuẩn xác các nội dung công việc cá nhân cần hoàn thành theo lịch trình cụ thể
-
Biết được việc nào quan trọng cần ưu tiên làm trước, việc nào có thể thay đổi lịch trình
-
Phối hợp làm việc nhóm hiệu quả, nhất là những việc mang tính dây chuyền, phần việc hoàn thành của người này là bắt đầu công việc của người khác
-
Hiểu rõ trách nhiệm phần việc cụ thể của bản thân, hoàn thành đúng yêu cầu, báo cáo chuẩn xác.
-
Không lo trễ nải, hoặc bỏ sót bất cứ công việc nào
3- Quản lý công việc cá nhân bằng cách nào?
Công nghệ thông tin tích hợp các chức năng sắp xếp, điều phối công việc chính là một trong những giải pháp đơn giản, hiệu quả nhất hiện nay.
3.1. Quản lý công việc cá nhân bằng Excel
Thông qua phần mềm tin học văn phòng Excel, mỗi cá nhân có thể tự xây dựng cho mình một bảng nội dung ghi chú các nhiệm vụ công việc cá nhân theo thời gian, đảm bảo không có bất cứ công việc nào bị lãng quên. Kèm theo đó là những ghi chú yêu cầu chất lượng, hoặc quy cách thực hiện cho mỗi nhiệm vụ.
Ưu điểm lớn nhất trong cách quản lý công việc bằng Excel chính là tính đặc thù theo mục tiêu, thói quen quản lý của cá nhân thiết lập nên bảng quản lý công việc đó. Bạn có thể thỏa sức sáng tạo nội dung Excel mà mình mong muốn, nhưng bù lại, Excel lại thiếu những tính năng hỗ trợ tích cực cho quá trình triển khai công việc cá nhân theo kế hoạch đã thiết lập. Chẳng hạn như tính năng nhắc nhở, tính năng tự động sắp xếp lại thứ tự khi thời gian được điều chỉnh…
Nói tóm lại, quản lý công việc bằng Excel là cách quản lý thủ công, đòi hỏi sự theo dõi sát sao, tự mình thiết lập, tự mình điều chỉnh, tự mình kiểm soát. Hệ thống Excel chủ yếu hỗ trợ sự kết nối giữa các Sheet nội dung thông qua công thức, hoặc hỗ trợ sắp xếp trình tự theo thứ tự thời gian.
3.2. Quản lý công việc cá nhân bằng phần mềm
Khắc phục những bất cập mà phần mềm Excel chưa thể hỗ trợ, các phần mềm quản lý công việc cá nhân chuyên nghiệp đã ra đời. Đây là những phần mềm được lập trình một cách khoa học, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ tuyệt vời trong quá trình quản lý công việc cá nhân.
Người dùng không cần suy nghĩ nên thiết lập bao nhiêu cột dữ liệu, nên liên kết công thức ra sao, sẽ trích lọc nội dung như thế nào… Tất tần tật mọi thứ, nhà lập trình phần mềm đã thay bạn tạo nên những liên kết, điều phối hoàn chỉnh. Khi sử dụng, bạn chỉ cần nhập dữ liệu cụ thể công việc của mình theo những trường dữ liệu phần mềm thiết kế sẵn, hệ thống thông minh sẽ tự động liên kết, kiểm soát, và nhắc nhở bạn thực hiện.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc tốt
4- Phần mềm quản lý công việc cá nhân
Chi phí cài đặt phần mềm quản lý công việc cá nhân không quá lớn, một số phần mềm còn có phiên bản miễn phí, trong khi hiệu quả mang lại rất cao. Do đó xu hướng tìm kiếm phần mềm quản lý công việc cá nhân đang ngày càng lan tỏa.
4.1. Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc cá nhân là công cụ được các công ty thiết kế phần mềm sản xuất. Thông qua phần mềm, nhà lập trình tích hợp đầy đủ những nội dung dữ liệu cần thiết, cách thức liên kết thông tin tự động, tính năng kiểm soát, thông báo, trích lọc khoa học theo yêu cầu… Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu liên quan đến công việc như tên công việc, thời gian, mục tiêu… theo các trường dữ liệu hiện hữu là đã có ngay một trợ thủ quản lý công việc cá nhân đắc lực.
4.2. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc cá nhân
Thay vì tự bản thân phải suy tư, nghĩ ngợi nên thiết lập bảng kế hoạch công việc thế nào, liệu áp dụng có hiệu quả hay không, thì chỉ với phần mềm quản lý công việc cá nhân nhỏ gọn, lợi ích về thời gian, công sức, chất lượng đều sẽ được hiện thực hóa ngay lập tức:
-
Cấu trúc quản lý công việc khoa học giúp người dùng sở hữu ngay một hệ thống quản lý dữ liệu đồng bộ, đầy đủ thông tin cần thiết cho công tác quản lý nhiệm vụ.
-
Hệ thống tự động thông báo thời gian thực hiện từng nhiệm vụ trước mốc thời gian mà người dùng đã cài đặt. Nhờ vậy, bạn không lo bỏ sót, cũng không lo bị động khi triển khai.
-
Sắp xếp công việc quan trọng, công việc ưu tiên lên trước danh sách nhiệm vụ phải thực hiện trong ngày, tạo thuận lợi cho việc sắp xếp hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân.
-
Linh hoạt không gian sử dụng nhờ vào các thiết bị ngoại vi mà phần mềm được tích hợp. Cụ thể, bạn có thể dùng trên máy tính bàn, điện thoại thông minh hoặc thông qua website.
-
Kho dữ liệu lớn nhờ ứng dụng công nghệ lưu trữ điện toán đám mây, vừa tăng khả năng lưu trữ, vừa nâng cao tính bảo mật thông tin.
4.3. Những phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt
Thị trường phần mềm quản lý công việc cá nhân ngày nay phong phú vô cùng, so với những phần mềm trả phí, thì theo quân sư TalentBold khảo sát, những phần mềm quản lý miễn phí cũng hỗ trợ rất hiệu quả với nhiều tính năng cốt lõi. Vì vậy, nếu bạn mới sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân, hoặc mức độ quản lý công việc không quá phức tạp thì những phiên bản miễn phí của những phần mềm sau đây sẽ rất phù hợp với nhu cầu sử dụng:
4.3.1. Phần mềm quản lý công việc Asana
Phần mềm tập trung khả năng tạo nhiệm vụ, thiết lập lịch trình, quản lý triển khai nhiệm vụ. Trong phiên bản miễn phí, người dùng sẽ được trải nghiệm khả năng:
Quản lý không giới hạn số lượng nhiệm vụ, số lượng dự án, số lượng tin nhắn
Thoải mái chỉnh sửa, trao đổi công việc
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây nên dung lượng bộ nhớ khá lớn.
Cá nhân hoặc doanh nghiệp đều có thể sử dụng, bản miễn phí cho phép tới 15 người cùng dùng.
4.3.2. Phần mềm quản lý công việc Evernote
Đây cũng là phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây, mang đến kho lưu trữ khủng với độ an toàn, bảo mật cao. Người dùng có thể đính kèm tài liệu, thông tin trên hệ thống tổng hợp, truy cập mọi lúc mọi nơi. Khi cần chia sẻ thông tin với người khác, bạn có thể cung cấp đường link cụ thể, người được chia sẻ không nhất thiết phải đang sử dụng Evernote, rất tiện lợi.
Dùng bản miễn phí, bạn có thể đồng bộ dữ liệu trên hai thiết bị ngoại vi, trích lọc dữ liệu nhiệm vụ thông qua thẻ tác vụ, quét ghi chú viết tay với dung lượng tối đa 25MB, mỗi tháng bạn chỉ được tải lên kho dữ liệu tối đa 60MB.
4.3.3. Phần mềm quản lý công việc DragApp
Điểm nổi bật của DragApp là khả năng vận hành ngay trong Gmail, nhờ vậy, người dùng không chỉ quản lý tốt công việc cá nhân, mà còn có thể kiểm soát ngay lập tức hộp thư đến thông qua email. Tính năng của phiên bản miễn phí cũng rất “xịn sò”:
Cập nhật công việc, ngày thực hiện, ngày kết thúc đầy đủ
Trao đổi công việc thuận lợi cùng những cộng sự đang sử dụng DragApp
Không giới hạn số lượng người dùng nên doanh nghiệp cũng có thể sử dụng quản lý công việc.
Thuận lợi chia sẻ email trong hộp thư đến của bạn đến các thành viên khác
4.3.4. Phần mềm quản lý công việc Hitask
Hitask sở hữu năng lực quản lý công việc đầy đủ các nội dung liên quan đến các dự án, trình tự sắp xếp công việc, ngày hoàn thành, quản lý theo nhóm hoặc theo kế hoạch. Thông qua Hitask, người dùng còn có thể giao nhiệm vụ cho người khác đang cùng sử dụng Hitask.
Tất cả những tác vụ hiện diện trên cùng một giao diện, do đó rất đơn giản, dễ sử dụng. Phiên bản miễn phí không hề giới hạn dữ liệu dự án, hay số lượng nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng cho nhu cầu quản lý công việc cá nhân, hoặc cùng sử dụng chung với 04 người nữa.
4.3.5. Phần mềm quản lý công việc Bitrix24
Năng lực quản lý công việc của Bitrix24 rất đa dạng, từ công việc cá nhân, dự án, quản lý quan hệ khách hàng, truyền thông, website… Phần mềm còn cung cấp bảng Gantt, cho phép người dùng kiểm soát, quản lý các nhiệm vụ liên kết hoặc phụ thuộc lẫn nhau hiệu quả. Bản miễn phí của Bitrix24 vẫn cung cấp đủ tính năng cốt lõi cho nhu cầu quản lý công việc cá nhân, cũng như tổ chức nên đang thu hút lượng người sử dụng khá cao.
Công nghệ đã trở thành trợ thủ đắc lực trong cuộc sống ngày nay. Áp dụng cách quản lý công việc cá nhân hiệu quả thông qua công nghệ phần mềm đang chứng minh ưu thế to lớn, nhất là trong môi trường công sở. Dựa hẳn vào công nghệ quản lý công việc, hoặc dựa hẳn vào sự sắp xếp ghi nhớ của não bộ đều không phải là giải pháp tối ưu. Điều quân sư TalentBold muốn nhấn mạnh trong bài viết này chính là sự phối hợp giữa tố chất cá nhân và trí tuệ nhân tạo, đó mới thật sự là giải pháp tuyệt vời nhất.
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
------------------------------------
Nguồn ảnh: internet
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
