Cách viết thư mời phỏng vấn ấn tượng

Sau quá trình sàng lọc danh sách ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời phỏng vấn. Dù không gặp mặt, không nói chuyện trực tiếp nhưng những dòng thư mời phỏng vấn chính là dấu ấn đầu tiên của ứng viên đối với nhà tuyển dụng. Do vậy, cách viết thư mời phỏng vấn ấn tượng là điều mà các nhà tuyển dụng luôn cần chú trọng. Hôm nay, TalentBold sẽ giới thiệu đến các bạn nội dung viết thư mời phỏng vấn sao cho súc tích, chuẩn mực và hiệu quả nhất.

I. Hình thức thư mời phỏng vấn được sử dụng nhiều nhất

Chúng ta cần nhận ra rằng thời đại ngày nay, không chỉ ứng viên cần doanh nghiệp, mà doanh nghiệp cũng rất cần những ứng viên tài năng. Vì vậy, một thư mời phỏng vấn ấn tượng luôn mang lại sự phấn khích và quyết tâm chinh phục vị trí tuyển dụng của ứng viên.

Phương thức gửi thư phổ biến nhất hiện nay là thông qua email. Với cách viết thư mời qua email, nhà tuyển dụng và cả ứng viên đều có thể nắm rõ nội dung liên quan đến vòng phỏng vấn trực tiếp.

So với việc thông báo bằng miệng, gọi điện thoại hay thậm chí bằng thư gửi chuyển phát nhanh, phương thức gửi thư qua email luôn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tốc độ nhận và gửi thư nhanh nhất.

• Hạn chế việc thiếu sót trong quá trình trao đổi, nói chuyện trực tiếp.

• Thông tin liên quan đến cuộc phỏng vấn được thể hiện rõ ràng,đầy đủ, cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều thuận lợi kiểm tra, bổ sung thông tin.

>>> Xem thêm: Cách ứng xử ghi điểm với nhà tuyển dụng qua trả lời thư mời phỏng vấn

II. Chi tiết nội dung thư mời phỏng vấn ấn tượng

Một email mời phỏng vấn ấn tượng cần đảm bảo nội dung súc tích, đầy đủ mọi vấn đề mà  một ứng viên quan tâm. Việc đặt mình vào tâm thế ứng viên khi tham gia phỏng vấn trực tiếp cho thấy sự quan tâm và văn hóa giao tiếp, làm việc của nhà tuyển dụng.

Thư mời phỏng vấn quá sơ sài khiến ứng viên phải đặt nhiều câu hỏi bổ sung thông tin cho thấy một nhà tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp, không coi trọng ứng viên. Ngược lại, một thư mời quá dài với câu văn lê thê lại làm ứng viên mệt mỏi khi sàng lọc thông tin.

Hiệu quả nhất cho một thư mời phỏng vấn ấn tượng cần bao gồm những nội dung dưới đây:

1.  Tiêu đề email nêu rõ nội dung

Đầu tiên, tiêu đề email cần súc tích, nêu rõ nội dung chính mà doanh nghiệp bạn muốn gửi đến ứng viên, ví dụ: “ Thư mời phỏng vấn – vị trí : Nhân viên tuyển dụng”

Nội dung gọn gàng, thông tin cốt lõi đảm bảo ứng viên không bỏ sót email của bạn, đồng thời ứng viên nhận định rõ tính chất quan trọng của email và phản hồi sớm nhất.

2. Nêu rõ vị trí mời phỏng vấn

Trong dòng đầu của nội dung email, bạn nên nhắc lại tên công ty của mình và vị trí mà ứng viên được mời phỏng vấn. Bởi lẽ, một doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhiều vị trí cùng lúc, và ứng viên có thể nộp hồ sơ cho nhiều vị trí.

Nêu rõ vị trí mời phỏng vấn trong thư sẽ giúp ứng viên biết được mình nên chuẩn bị những nội dung gì cho kỳ phỏng vấn.

3. Cách thức phỏng vấn ứng viên

Hiện nay, nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại, các cuộc phỏng vấn tuyển dụng áp dụng nhiều cách thức trao đổi khác nhau, chẳng hạn:

• Phỏng vấn qua điện thoại

• Phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng công ty

• Phỏng vấn từ xa thông qua phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp

• Phỏng vấn theo nhóm ứng viên

• Phỏng vấn qua bài kiểm tra …

Bạn sử dụng cách thức phỏng vấn nào thì nên ghi rõ trong thư mời phỏng vấn để ứng viên không bị bất ngờ hoặc phải chuẩn bị quá nhiều nội dung để ứng phó với mọi cách phỏng vấn.

4. Thông tin về địa điểm phỏng vấn

Nếu phỏng vấn trực tiếp : ghi rõ địa chỉ văn phòng công ty, chụp hình bản đồ hoặc hình hướng dẫn đường đi càng tốt.

Nếu phỏng vấn trực tuyến hoặc qua điện thoại : ghi rõ số điện thoại, mã truy cập link trực tuyến …

5. Thời gian phỏng vấn

Thời gian phỏng vấn rất quan trọng, đây là thông tin để ứng viên xem xét, sắp xếp thời gian làm việc hoặc công việc thường ngày để đến tham gia kỳ phỏng vấn.

Nếu không theo đề xuất thời gian của nhà tuyển dụng được, họ sẽ sớm phản hồi lại, nhờ vậy, bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh sớm, không lo mất ứng viên tài năng, cũng không làm ảnh hưởng kế hoạch tuyển dụng.

Khoảng cách giữa thời điểm gửi email mời phỏng vấn và thời gian phỏng vấn nên cách nhau ít nhất 3 – 5 ngày để thuận tiện điều chỉnh khi cần.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Khi nhận được thư mời phỏng vấn bạn cần làm gì?

6. Sơ bộ chi tiết cuộc phỏng vấn

Nêu rõ :

• Tầng mấy, phòng số mấy để ứng viên thuận lợi tìm kiếm.

• Người liên hệ khi đến văn phòng công ty

• Người trực tiếp phỏng vấn ứng viên (nếu có thể)

7. Chữ ký email mời phỏng vấn

Một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp qua email cần có một chữ ký email với đầy đủ thông tin : người gửi thư, chức danh người gửi thư, tên công ty, logo công ty, địa chỉ văn phòng công ty, điện thoại liên lạc người gửi thư, số fax, website…

8. Hướng dẫn công tác chuẩn bị cho ứng viên

Nội dung thư mời phỏng vấn hướng dẫn công tác chuẩn bị cho ứng viên sẽ mang lại ấn tượng mạnh mẽ về sự chân thành, hết lòng vì ứng viên của doanh nghiệp. Điều này đồng thời tạo sự an tâm cho ứng viên về văn hóa doanh nghiệp.

• Trang phục phù hợp cho cuộc phỏng vấn

• Phương tiện thuận lợi nhất để đến nơi phỏng vấn, ví dụ : taxi, xe bus (tuyến số mấy)

• Những vật dụng cần thiết nên mang theo, ví dụ : chứng minh nhân dân để vào tòa nhà, bút bi để làm bài kiểm tra, áo khoác nếu khu vực thời tiết lạnh…

• Số điện thoại người trực tiếp hướng dẫn khi đến tòa nhà công ty

• Danh sách những nội dung sẽ được trao đổi, thảo luận trong buổi phỏng vấn…

Với những nội dung mà TalentBold giới thiệu trên đây, cách viết thư mời phỏng vấn ấn tượng chắc chắn không còn làm khó bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp bạn nữa. Qua đây, ứng viên sẽ hoàn toàn an tâm về độ chuyên nghiệp, văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp, đồng thời, nâng cao quyết tâm phấn đấu, nỗ lực hết mình trong kỳ phỏng vấn.
 

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet