Cách xử lý nhân viên thường xuyên xin nghỉ

Nhân viên thường xuyên xin nghỉ, dù là nghỉ phép thường niên hay họ chấp nhận nghỉ không lương thì cũng có tác động không tốt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tệ hơn, nếu lý do nghỉ phép không phải là tình huống bất khả kháng thì nhân viên này có thể tạo ra tiền lệ, khiến các đồng nghiệp kéo nhau xin nghỉ nhiều. Để ngăn chặn tình trạng này, quản lý doanh nghiệp cần có cách xử lý nhân viên thường xuyên xin nghỉ một cách hợp lý, hợp tình và khéo léo. Cách làm thế nào, TalentBold sẽ chia sẻ ngay sau đây.

MỤC LỤC:
I. Những tình huống nhân viên xin nghỉ thường xuyên
II. Cách xử lý nhân viên thường xuyên nghỉ khéo léo nhất

>>>> Xem thêm: Việc làm Supply Chain

I. Những tình huống nhân viên xin nghỉ thường xuyên 

Có nhiều tình huống dẫn đến việc nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên :

Tình huống chủ quan :

• Đi du lịch, nghỉ dưỡng cá nhân hoặc cùng gia đình

• Thi cử ở các khóa học tự đăng ký...

Tình huống khách quan :

• Gia đình có người ốm cần chăm sóc

• Sức khỏe nhân viên không tốt, thường xuyên cảm mệt...

Mỗi cá nhân có 12 ngày phép mỗi năm, nhưng không vì vậy mà nhân viên cho mình quyền sử dụng ngày phép tối đa và liên tục, thậm chí chấp nhận nghỉ không lương khi đã hết ngày phép, để lại gánh nặng công việc cho đồng nghiệp và tổ chức.

>>> Bạn có thể xem thêm: Làm gì khi nhân viên xin nghỉ hàng loạt

II. Cách xử lý nhân viên thường xuyên nghỉ khéo léo nhất 

Dù là nghỉ phép vì những tình huống bất khả kháng hay không thì việc nhân viên xin nghỉ phép liên tục,kéo dài nhiều ngày sẽ ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của những đồng nghiệp khác. Mỗi người đều có lượng nhiệm vụ lớn phải hoàn thành, không ai đủ sức gánh vác thay nhân viên đó mãi. Vì vậy, giải quyết nhanh tình trạng này chính là yêu cầu đặt ra với người quản lý.

1. Tìm hiểu nguyên nhân khiến nhân viên xin nghỉ phép

Việc đầu tiên, quản lý cần tìm hiểu lý do khiến nhân viên nghỉ phép liên tục. Những lý do ghi trong đơn xin nghỉ phép thường chỉ là lý do chung chung để được duyệt, nguyên nhân thực tế đôi khi luôn được giấu kín. Bởi lẽ nếu đó là:

• Tình huống chủ quan, nhân viên sẽ bị đánh giá thiếu sự nỗ lực với công việc, ỷ lại vào đồng nghiệp.

• Tình huống khách quan có thể gây ái ngại cho tổ chức, có thể sẽ quyết định cho nhân viên nghỉ việc, ảnh hưởng đến nguồn thu nhập.

Do vậy, việc tìm hiểu nguyên nhân nên tiến hành bí mật và cần thu thập những bằng chứng xác thực.

2. Trao đổi về những tác động tiêu cực từ việc nhân viên nghỉ phép thường xuyên

Mặc dù những tình huống khách quan có thể được thông cảm nhưng xét về mặt tổ chức lâu dài, người quản lý cần trao đổi với nhân viên những hệ lụy tiêu cực từ việc nghỉ phép thường xuyên của họ:

• Mật độ nghỉ phép thường xuyên của nhân viên sẽ khiến các đồng nghiệp khác bất mãn vì họ phải thường xuyên gánh phần việc của nhân viên đó.

• Chất lượng công việc bị giảm sút vì thiếu sự chuyên sâu

• Nhân viên mẫn cán sẽ bắt đầu nghỉ phép nhiều hơn vì họ thấy quyền lợi của người nghỉ phép thường xuyên chẳng khác gì nhiều so với họ...

3. Lựa chọn phương án giải quyết linh hoạt

Tình trạng thường xuyên xin nghỉ cần được chấm dứt ngay với những giải pháp linh hoạt, đảm bảo giữ được nhân viên giỏi và ổn định hoạt động của tổ chức. Người quản lý có thể cùng nhân viên thảo luận, lựa chọn áp dụng những biện pháp sau:

• Tình huống chủ quan có thể thay đổi ngay (ví dụ đi du lịch thường xuyên) , người quản lý sẽ yêu cầu nhân viên ý thức rõ về trách nhiệm với công việc và với những nỗ lực làm việc bao năm qua của họ.

• Tình huống chủ quan không thể thay đổi ngay (ví dụ đang theo khóa học tự đăng ký) hoặc những tình huống khách quan, cần xác định rõ thời gian nghỉ phép thường xuyên kéo dài trong bao lâu nữa:

  • Nếu dưới 01 tháng, hãy sắp xếp nhân sự hỗ trợ tạm thời cho nhân viên đó

  • Nếu trên 01 tháng, đề xuất thuyên chuyển nhân viên sang bộ phận khác với công việc cho phép làm việc từ xa hoặc không gắt gao về thời hạn hoàn thành. Khi nhân viên giải quyết xong việc riêng, sẽ cân nhắc chuyển lại vị trí cũ.

• Nếu đó là nhân viên giỏi, có lý do khách quan, doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân viên nghỉ một thời gian dài có thể từ 02 – 03 tháng để tập trung giải quyết việc riêng. Sau đó, quay lại, toàn tâm toàn ý cho công việc tại doanh nghiệp.

4. Kiểm tra mức độ thay đổi của nhân viên

Theo dõi sự cải thiện về mật độ nghỉ phép của nhân viên sau 01 – 03 tháng. Nếu tình trạng không được cải thiện, đặc biệt là những nhân viên thường xuyên xin nghỉ vì lý do chủ quan, quản lý doanh nghiệp có thể cân nhắc việc ngưng hợp đồng lao động với nhân viên đó.

Người quản lý cần thu thập đủ bằng chứng cho thấy sự thiếu nỗ lực cải thiện tình trạng nghỉ nhiều của nhân viên để nhân viên hiểu rõ lý do vì sao doanh nghiệp đưa ra quyết định sa thải.

Đồng thời, sau khi nhân viên rời đi, doanh nghiệp nên thông báo rõ lý do với các nhân sự khác để họ không phạm phải sai lầm như đồng nghiệp của mình.

5. Xây dựng thang điểm đánh giá tiêu chí chuyên cần

Những tiêu chí liên quan đến sự chuyên cần luôn được đề cập trong bảng KPI, tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn vẫn thường xuyên xin nghỉ, nhất là nghỉ vì lý do chủ quan thì có lẽ mức độ đánh giá không đủ tác động đến tinh thần chăm chỉ làm việc của họ.

Vì vậy, bên cạnh việc xác định nguyên nhân xin nghỉ thường xuyên của nhân viên, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại thang điểm chuyên cần trong đánh giá KPI của tổ chức. Đây là biện pháp lâu dài và mang tính quy định chặt chẽ để những nhân viên còn lại có cơ sở nhận thức rõ tác động tiêu cực đến quyền lợi của họ khi làm việc thiếu chuyên cần.

Một doanh nghiệp mà hết nhân viên này đến nhân viên khác thường xuyên xin nghỉ chắc chắn sẽ tác động rất lớn đến hiệu suất làm việc. Để điều này không trở thành văn hóa làm việc tiêu cực của doanh nghiệp, cách xử lý nhân viên thường xuyên xin nghỉ cần triệt để thông qua quy định cụ thể, các chỉ tiêu đánh giá và tiêu chuẩn đánh giá năng suất làm việc của từng cá nhân. Những kinh nghiệm mà TalentBold đề cập được xem là giải pháp nền tảng, trên cơ sở đó, mỗi doanh nghiệp có thể linh hoạt xử lý mọi tình huống nhân viên nghỉ phép thường xuyên phù hợp nhất với đặc thù tổ chức.

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam