Có nên đào tạo nhân viên mới ngay ngày đầu làm việc?

Đào tạo nhân viên là hoạt động không thể thiếu trong doanh nghiệp nhưng không thể đào tạo liên tục mà sẽ tùy thời điểm, tùy đối tượng nhân viên sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Một câu hỏi được đặt ra liệu có nên đào tạo nhân viên mới ngay ngày đầu làm việc hay không? Chúng ta hãy cùng quân sư TalentBold phân tích và tìm câu trả lời nhé.

MỤC LỤC
1- Đào tạo nhân viên mới là gì?
2- Thực trạng đào tạo nhân viên mới ngay ngày đầu làm việc
     2.1. Nhân viên cũ sắp hết thời gian bàn giao
     2.2. Doanh nghiệp đang thiếu nhân lực trầm trọng
3- Thời điểm thích hợp để đào tạo nhân viên mới
4- Những bí quyết để đào tạo nhân viên mới
    4.1. Chuẩn bị không gian làm việc chuyên nghiệp
    4.2. Chào đón nhân viên mới
    4.3. Tiến hành khảo sát trước khi đào tạo
    4.4. Cung cấp tài liệu quy chuẩn chung
    4.5. Đào tạo kỹ năng chuyên môn
    4.6. Kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo
    4.7. Triển khai tái đào tạo

1- Đào tạo nhân viên mới là gì? 

Đào tạo nhân viên mới là quy trình đào tạo áp dụng cho những nhân sự vừa trúng tuyển vào làm việc tại doanh nghiệp. Họ có thể là sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm làm việc, cũng có thể là người có nhiều kinh nghiệm ở những doanh nghiệp trước, tuy nhiên, khi bước vào nơi làm việc mới, những quy tắc, trình tự, cách thức làm việc sẽ có đặc thù riêng, do đó đều cần đào tạo, huấn luyện để nhân viên mới dễ dàng thích nghi và hòa nhập nhanh vào guồng máy hoạt động của tổ chức.

2- Thực trạng đào tạo nhân viên mới ngay ngày đầu làm việc 

Đào tạo nhân viên mới ngay từ ngày đầu làm việc nghe có vẻ gấp gáp nhưng thực tế vẫn đang được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp vì nhiều lý do:

2.1. Nhân viên cũ sắp hết thời gian bàn giao 

Thường thì khi nhân viên cũ chuyển việc, doanh nghiệp mới tuyển nhân sự mới chứ không bao giờ tuyển dư phòng hờ. Vì vậy, việc của người cũ bàn giao cho người mới sẽ tốt hơn là bàn giao qua trung gian một người thứ ba, hoặc để nhân sự mới tự tìm hiểu thì càng tệ hơn. Đó là lý do khi có nhân sự mới, nhân sự cũ sẽ được phân công đào tào, hướng dẫn, bàn giao công việc ngay, đảm bảo không ảnh hưởng kế hoạch chuyển việc của nhân sự cũ, cũng đảm bảo nhân sự mới không bị bỡ ngỡ khi tiếp quản công việc.

2.2. Doanh nghiệp đang thiếu nhân lực trầm trọng 

Tình hình thiếu nhân lực, doanh nghiệp có thể nhân sự phòng ban chia nhau đảm nhận thay nhưng như vậy áp lực của nhân sự chính thức sẽ rất nặng. Ngắn hạn họ còn gánh được, chứ dài hạn nhiều khi họ xin nghỉ luôn. Vì vậy, ngay khi nhân sự mới vào làm việc họ sẽ được tiếp nhận đào tạo ngay.

Nhìn chung nội dung đào tạo trong ngày đầu nhân sự mới nhận việc sẽ không quá nặng, chủ yếu là làm quen môi trường, làm quen hệ thống thông qua việc quan sát nhân sự chính thức và đọc tài liệu tham khảo.

3- Thời điểm thích hợp để đào tạo nhân viên mới 

Mỗi nhân viên có những thời điểm đào tạo khác nhau, với đào tạo nhân viên mới, thời điểm đào tạo thích hợp tùy thuộc vào tình huống, tính chất công việc và đặc thù đào tạo nhân viên mới của mỗi doanh nghiệp:

3.1. Ngay ngày đầu nhận việc

Thực tế những nhân sự ngày nay rất năng động, nhất là những người có kinh nghiệm, họ không muốn cứ mải luẩn quẩn với lý  thuyết, mà muốn nhanh chóng tiếp quản công việc. Vì vậy, những tình huống nêu ra ở mục 2 ở trên sẽ là những trường hợp đào tạo ngay từ ngay đầu mà cả doanh nghiệp và nhân sự mới đều mong đợi.

3.2. Khoảng 02 ngày sau khi nhận việc

Trường hợp này áp dụng cho tình huống không cần đào tạo gấp hoặc sẽ đào tạo theo lớp học với nhiều nhân sự cùng lúc. Thường 02 ngày đầu sẽ dành cho nhân viên mới đọc tài liệu tham khảo, hoặc giáo trình đào tạo. Họ sẽ tự nghiên cứu và phát hiện những điểm mình còn thắc mắc, như vậy khi được đào tạo làm việc thực tế sẽ dễ nắm bắt vấn đề, cũng như biết mình cần khai thác ở người đào tạo nội dung quan trọng nào.

3.3. Khoảng 01 tuần sau khi nhận việc

Chỉ áp dụng khi không gian làm việc ở xa, chẳng hạn các nhân sự kinh doanh mới từ các tỉnh miền Bắc sẽ hội quân tại Hà Nội để được đào tạo đồng bộ trong khoảng 01 – 02 tuần. Một mặt đảm bảo tính thống nhất về kiến thức, một mặt để mọi người có cơ hội giao lưu, hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc. Do đó, nhân sự mới sẽ cần thời gian sắp xếp hành lý, công việc cá nhân nên việc đào tạo sẽ tiến hành 01 tuần sau khi nhận việc.

4- Những bí quyết để đào tạo nhân viên mới 

Đối với doanh nghiệp, những nhân viên mới dù đã có kinh nghiệm, hay là sinh viên ra trường thì đều có điểm chung, đó chính là doanh nghiệp chưa hiểu tường tận năng lực của họ khi làm việc tại vị trí được tuyển dụng. Vì vậy, đào tạo nhân viên mới muốn đạt hiệu quả cao không thể áp dụng như nhân viên lâu năm, mà cần vận dụng những bí quyết sau đây:

4.1. Chuẩn bị không gian làm việc chuyên nghiệp 

Trước khi nhân viên mới đến nhận việc, phòng nhân sự cần kiểm tra và sắp xếp không gian làm việc phù hợp, sạch sẽ, gọn gàng, đầy đủ cơ sở vật chất cho từng vị trí nhân sự. Nếu nhân sự cũ vẫn chưa bàn giao xong, phòng nhân sự có thể bố trí một bàn trống gần khu vực chuyên môn, có ghế ngồi và bút viết đầy đủ để nhân viên mới có thể tự tham khảo, tra cứu tài liệu tại đó. Nói chung, cần có chỗ ngồi thoải mái cho nhân viên mới, đừng để họ cứ phải xách ghế ngồi hết góc này đến góc khác, họ sẽ cảm giác như người thừa trong phòng vậy.

4.2. Chào đón nhân viên mới  

Mặc dù nhân viên mới có thể tự đến phòng chuyên môn, tự giới thiệu bản thân với trưởng phòng nhưng ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng rất quan trọng. Hãy trao cho họ cảm giác được tôn trọng và là thành viên thực sự của tổ chức bằng cách cử nhân viên phòng nhân sự đưa họ đến phòng chuyên môn, giới thiệu với trưởng phòng. Sau đó, người của phòng nhân sự có thể đưa nhân viên mới đến các phòng ban khác để làm quen, rồi quay về phòng chuyên môn, trưởng phòng sẽ trực tiếp giới thiệu họ với những nhân sự lâu năm trong phòng ban.

4.3. Tiến hành khảo sát trước khi đào tạo 

Trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng cùng lúc nhiều nhân sự cho cùng một vị trí, và cách thức đào tạo nhân viên mới là tổ chức lớp học theo lịch trình cụ thể thì phòng đào tạo nên tiến hành khảo sát trước khi đào tạo. Qua bảng trắc nghiệm khảo sát này, mức độ năng lực và sở trường của từng nhân viên mới sẽ được ghi nhận, vừa dùng làm dữ liệu cho việc xếp lớp và phân bổ trọng tâm đào tạo, vừa là cơ sở so sánh kết quả trước và sau đào tạo.

4.4. Cung cấp tài liệu quy chuẩn chung 

Những tài liệu quy chuẩn chung như cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, văn hóa, sứ mệnh của doanh nghiệp, những tài liệu mẫu theo chuyên môn mà nhân viên mới đảm nhận... nên được tổng hợp thành tài liệu quy chuẩn, giao cho nhân viên mới đọc và tự tìm hiểu trước như bước đầu của lý thuyết đào tạo.

4.5. Đào tạo kỹ năng chuyên môn 

Nội dung đào tạo nên hướng trực tiếp đến trình tự các bước khi nhân viên mới triển khai công việc thực tế. Cụ thể như :

Bản mô tả công việc chi tiết, thể hiện rõ quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi,phúc lợi của từng vị trí

Danh sách khách hàng lớn, những quy định nghiêm ngặt mà họ đặt ra cho doanh nghiệp

Cách sử dụng phần mềm chuyên dụng (chi tiết trình tự các bước để nhân viên có thể tự mình rèn luyện khi có thời gian)

Những phòng ban liên quan mà nhân viên mới thường trao đổi trong công việc

Cách chuyển/nhận điện thoại từ máy khác, cách gọi số nội bộ, gọi ra ngoài... đừng coi nhẹ việc này, thông thạo có thể giúp bạn tiết kiệm lượng lớn thời gian khi làm việc đó.

Trực tiếp thao tác trên máy móc, thiết bị tại văn phòng hay xuống phân xưởng sản xuất để nhân viên mới có cơ hội thực hành.

Giao việc chuyên môn ở mức cơ bản nhất cho nhân viên mới để họ trải nghiệm và hoàn thiện năng lực làm việc.

4.6. Kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo 

Sau khóa đào tạo cần có bước kiểm tra và đánh giá, có thể là bài viết, cũng có thể là chất lượng triển khai công việc theo cấp độ tăng dần trong suốt khóa đào tạo, huấn luyện. Lúc này, trưởng phòng và phòng nhân sự sẽ họp lại để nhận định năng lực của nhân viên mới liệu đã đáp ứng tốt cho nhiệm vụ công việc hay chưa.

4.7. Triển khai tái đào tạo 

Một nhân viên mới có kết quả đào tạo chưa tốt không hẳn sẽ bị loại ngay sau khi giai đoạn thử việc kết thúc. Doanh nghiệp nên cân nhắc mức độ chưa tốt và yếu tố chưa tốt của họ để xem liệu nên tái đào tạo ngay, hay sẽ đào tạo thêm sau khi họ tiếp quản công việc chính thức. Thực sự để tuyển dụng được một nhân viên mới, doanh nghiệp đã tốn rất nhiều nguồn lực, nên không thể cứ chưa tốt là từ bỏ, vì một khi họ đã được tuyển dụng chắc chắn họ có thế mạnh của riêng mình. Chịu khó rèn dũa nhân viên mới thêm một chút cũng chính là trao cho doanh nghiệp cơ hội có được sự cống hiến mạnh mẽ từ thế mạnh của họ.

Việc có nên đào tạo nhân viên mới ngay ngày đầu làm việc hay không, câu trả lời là “Có nhưng không phải lúc nào cũng vậy”, chỉ nên áp dụng cho những tình huống cần người chia sẻ công việc gấp, hoặc nhằm tạo thuận lợi cho quá trình bàn giao giữa người cũ và người mới. Để quá trình đào tạo không quá gấp gáp, quân sư TalentBold khuyến nghị doanh nghiệp nên chú trọng phát triển đội ngũ đào tạo, cũng như chất lượng bàn giao công việc từ nhân viên cũ để có thể chủ động sắp xếp lịch đào tạo hợp lý cho nhân viên mới. 


------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet