Đàm phán là gì? Các giai đoạn trong đàm phán kinh doanh

Trong kinh doanh, thuật ngữ “đàm phán” được sử dụng rất phổ biến, đặc biệt trong các giai đoạn thỏa thuận hợp tác với đối tác ngoài doanh nghiệp. Muốn trở thành một nhà đàm phán kinh doanh giỏi, gặt hái thành công, trước hết, quân sư TalentBold sẽ cùng bạn tìm hiểu cặn kẽ đàm phán là gì? Các giai đoạn trong đàm phán kinh doanh gồm những gì?

MỤC LỤC
1 - Đàm phán là gì
2 - Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh
3 - Các giai đoạn của đàm phán kinh doanh
    3.1. Chuẩn bị kịch bản đàm phán
    3.2. Xây dựng mối quan hệ với đối tác
    3.3. Trao đổi thông tin
    3.4. Đề ra các phương án
    3.5. Đạt được mục đích đàm phán

>>> Xem thêm: Việc làm lương cao

1 - Đàm phán là gì? 

Đàm phán là quá trình giúp hai hay nhiều bên đạt được những thỏa thuận về quyền lợi có được và trách nhiệm phải hoàn thành khi cùng hợp tác. Mặc dù bản chất đây là việc tranh giành lợi ích giữa các bên nhưng sẽ được diễn ra một cách văn minh với những lập luận chắc chắn, sắc bén, có tính thuyết phục cao chứ không phải là việc cãi vã, lớn tiếng một cách vô lý.

Hoạt động đàm phán ra đời xuất phát từ những mâu thuẫn, xung đột lợi ích. Theo góc nhìn cá nhân, mỗi bên đều muốn tối đa quyền lợi, tối thiểu trách nhiệm, nhưng đã gọi là hợp tác thì đôi bên phải cùng có lợi. Muốn vậy, mỗi bên phải nhường nhau một chút, chấp nhận lợi ích tốt nhất thay vì đòi hỏi lợi ích cao nhất.

2 - Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh 

Trong giao tiếp xã hội, trong gia đình, trong trường học, trong câu lạc bộ… mọi nơi đều sẽ có sự xuất hiện của hoạt động đàm phán. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, quy mô và giá trị đàm phán mang lại cao hơn nên những lợi ích của đàm phán trong kinh doanh luôn được mọi người quan tâm nhiều hơn:

2.1. Khẳng định lập trường trước đối phương

Đàm phán là sự cân não giữa các bên, xem ai có thể giành lợi thế cao hơn. Có thể những thông tin đối phương biết được khiến họ cảm thấy bên bạn yếu thế hơn, bên bạn sẽ dễ chấp nhận yêu cầu từ phía họ. Dù phía bạn có nhược điểm thì đối phương cũng không hoàn toàn là ưu điểm. Thông qua cuộc đàm phán, tất cả các bên sẽ khẳng định rõ lập trường và sự tự tin của mình, tránh những hiểu lầm về đối phương, cũng không để đối phương hiểu sai về mình.

2.2. Hóa giải những mâu thuẫn

Thông tin truyền miệng có thể khiến mối quan hệ hợp tác giữa hai bên xảy ra mâu thuẫn không đáng có. So với việc cứ phản pháo nhau trên mạng xã hội, hay cứ ghim khó chịu trong lòng thì việc đối mặt cùng nhau trong buổi đàm phán, làm rõ trắng đen mọi nhẽ luôn là giải pháp tốt nhất.

Nếu mâu thuẫn sai sự thật thì cùng nhau xóa bỏ. Nếu mâu thuẫn đúng sự thật thì cùng nhau hóa giải. Trong kinh doanh, càng duy trì tốt nhiều mối quan hệ càng có lợi cho đại cục.

2.3. Đánh giá thông tin thu thập

Có rất nhiều thông tin thu thập thuộc dạng bí mật nội bộ, khi sở hữu bạn cũng không chắc đó có phải là tình hình thực tế của đối phương hay không. Vậy thì hãy sắp xếp để đặt câu hỏi chất vấn đối phương về vấn đề đó. Đừng chỉ nhắm vào câu trả lời, mà nên quan sát thái độ, phản ứng của đối phương thông qua ngôn ngữ hình thể. Khi đó bạn sẽ tìm thấy được những dấu hiệu xác nhận độ chuẩn xác của thông tin có được. Nếu chỉ nói chuyện qua điện thoại hay thư từ thì không thể có được những dấu hiệu này.

2.4. Tăng tốc hoàn thành đàm phán

Tham gia đoàn đàm phán đều là những người có vai trò quan trọng, có toàn quyền quyết định đối với việc điều chỉnh lợi ích của mỗi bên. Do đó, triển khai buổi đàm phán sẽ giúp các bên đưa ra quyết định nhanh hơn, không phải mất thời gian chờ chỉ thị, xin ý kiến, để Sếp phê duyệt… nữa. Tốc độ hoàn thành đàm phán nhanh sẽ không lo vụt mất lợi nhuận, vì thực tế, lợi nhuận kinh doanh mang lại đôi khi chỉ có tính thời điểm chứ không phải lúc nào cũng sẵn sàng chờ đợi.

3 - Các giai đoạn của đàm phán kinh doanh 

Hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng đến cả một tập thể lớn, do đó, đàm phán kinh doanh không thể qua loa. Một quá trình đàm phán kinh doanh hiệu quả cần trải qua các giai đoạn sau:

3.1. Chuẩn bị kịch bản đàm phán 

Đàm phán diễn ra mặt đối mặt, tương tác liên tục nên chúng ta không có nhiều thời gian để cân nhắc hay suy tư. Đó là lý do khâu chuẩn bị kịch bản đàm phán là khâu khởi điểm nhưng cũng là khâu vô cùng quan trọng. Qua công tác chuẩn bị, mỗi bên đàm phán sẽ:

3.1.1. Xác định mục tiêu mong muốn đạt được

Chúng ta hiểu quyền lợi không thể giành hết, trách nhiệm không thể thoái thác hết, vì vậy, cần xác định mục tiêu lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn có, cũng như những mức điều chỉnh gia giảm mà doanh nghiệp có thể chấp nhận

3.1.2. Yêu cầu bổ sung khi thỏa thuận điều chỉnh

Một khi doanh nghiệp chấp nhận giảm lợi ích của mình thì kèm theo đó sẽ là những điều kiện đặt ra cho đối phương tham gia đàm phán. Đây được xem là những kỳ vọng bù đắp cho những thiệt thòi mà doanh nghiệp chấp nhận hy sinh để đối phương có thêm lợi ích. Những yêu cầu bổ sung này cần được cân nhắc trước dựa theo tình hình và năng lực kinh doanh của đối phương.

3.1.3. Phân tích điểm giới hạn

Không phải tất cả mọi cuộc đàm phán kinh doanh đều thành công. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định cho mình điểm giới hạn lợi ích có thể chấp nhận, đảm bảo lợi ích phù hợp cho tổ chức. Nếu tình huống đàm phàn chạm đến điểm giới hạn đó, chúng ta hiểu rằng không thể tiếp tục nhượng bộ đối phương nữa.

3.1.4. Thu thập thông tin chi tiết về đối phương

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, các bên đàm phán chắc chắn sẽ thu thập rất nhiều thông tin của nhau để có những cơ sở gây sức ép khi đàm phán. Doanh nghiệp của bạn cũng vậy, thông tin công khai là cần thiết, nhưng thông tin nội bộ, thông tin mật mới thật sự mang lại lợi thế đàm phán cao.

3.2. Xây dựng mối quan hệ với đối tác 

Dù đàm phán là nỗ lực giảm lợi ích của người khác để tăng lợi ích cho mình, nhưng đây vẫn là mối quan hệ hợp tác song phương hoặc đa phương. Do đó, việc trò chuyện, trao đổi thông tin công khai, minh bạch không có gì là xấu cả. Ngược lại, thông qua đó, mọi người có thể tin tưởng nhau hơn, hiểu được mình muốn gì và cũng cho đối phương thấy thiện chí chia sẻ lợi ích doanh nghiệp của bạn với họ. Sự hòa nhã, thiện chí luôn tốt cho đàm phán hơn là hằn học, cao ngạo.

3.3. Trao đổi thông tin 

Trao đổi để hiểu nhau hơn. Đôi khi nút thắt trong đàm phán chỉ nằm ở một hoặc hai vấn đề. Thông qua trao đổi, các bên sẽ nhận ra và xóa bỏ những suy nghĩ sai hướng mà mình cho rằng đối phương cũng nghĩ như vậy, gây mất nhiều thời gian của các bên. 

Hướng vào đúng nút thắt, những thỏa thuận đàm phán sẽ mang tính tập trung hơn. Các bên hiểu được đối phương thật sự cần gì, muốn gì và cũng biết kịch bản đàm phán nào cần được ưu tiên lựa chọn.

3.4. Đề ra các phương án 

Kịch bản đàm phán đã chuẩn bị, nút thắt được xác định, mong đợi của đối phương được trình bày rõ. Đã đến lúc mỗi bên đề xuất phương án mà mình cho là phù hợp với tất cả, cùng nhau thương lượng, điều chỉnh hợp lý để đi đến sự đồng thuận cao nhất.

Thực tế sẽ không hoàn toàn giống với kịch bản đã xây dựng, nên chúng ta chỉ nên lấy đó làm tham khảo và linh hoạt ứng phó theo những mong đợi của mỗi bên. Chỉ cần đảm bảo không vượt qua điểm giới hạn mà doanh nghiệp đã xác định cụ thể thì hoạt động thương lượng vẫn có thể tiếp tục.

3.5. Đạt được mục đích đàm phán 

Ngoài những phương án doanh nghiệp đưa ra, mỗi bên cần cân nhắc phương án của đối phương. Nếu chưa thể đưa ra sự thống nhất ngay lập tức, các bên có thể nghỉ ngơi một chút ở phòng riêng để thỏa thuận cùng các cộng sự trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Một cuộc đàm phán kinh doanh mặc dù đều là những nhân vật chủ chốt tham gia nhưng không phải lúc nào cũng quyết định ngay và luôn được. Nhanh thì trong ngày, lâu thì có khi vài tháng, quy mô lớn còn kéo đến vài năm mới có thể kết thúc quá trình đàm phán.

Đàm phán mang đến cơ hội hợp tác, mang đến lợi ích chung, đồng thời mở rộng các mối quan hệ gắn kết có lợi cho tương lai. Trong kinh doanh, đàm phán càng quan trọng hơn, vì lợi ích liên quan đến cả một tập thể và sự phát triển lâu dài của cả một doanh nghiệp. Do đó, các giai đoạn trong đàm phán kinh doanh được quân sư TalentBold cụ thể hóa từng bước một, mỗi bước sở hữu giá trị quan trọng khác nhau. Chỉnh chu trong từng bước mới đảm bảo cho một kỳ đàm phán kinh doanh thành công. 
 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam