Đàm phán là gì? Cách để đàm phán thành công

Trong hoạt động kinh doanh và trao đổi, thuật ngữ “đàm phán” thường xuyên được đề cập ở vị thế cao, cho thấy mức độ tác động của quá trình đàm phán đến hiệu quả công việc không hề nhỏ. Nhằm giúp bạn đọc hiểu rõ hơn tầm quan trọng của quá trình này, quân sư TalentBold sẽ dành bài viết hôm nay để chia sẻ cặn kẽ mọi thông tin liên quan đàm phán là gì, cũng như cách để đàm phán thành công trong mọi tình huống.

MỤC LỤC
1 - Đàm phán là gì?
2 - Vai trò của đàm phán
3 - Cách để đàm phán thành công
    3.1. Chuẩn bị kịch bản đàm phán
    3.2. Chuẩn bị thái độ tự tin, thiện chí
    3.3. Tiếp cận đối phương một cách phù hợp    
    3.4. Cung cấp nhiều thông tin cho đối tác
    3.5. Đàm phán có lợi cho các bên
    3.6. Trưởng đoàn không hẳn là người quyết định 

1 - Đàm phán là gì? 

Đàm phán là hoạt động trao đổi, thương lượng giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được “tiếng nói chung” trong một vấn đề mà tất cả các bên cùng tham gia, cùng có trách nhiệm, cùng có lợi ích. Do thực tế bên nào cũng mong muốn lợi ích cao nhất về phía mình nên hoạt động đàm phán mới xuất hiện, vì đây chính là cơ hội để các bên ngồi lại, giải quyết những mâu thuẫn, tranh chấp trong việc phân chia quyền lợi và trách nhiệm, dung hòa lợi ích để các bên đồng ý gác lại lợi ích cao nhất để nhận về lợi ích tốt nhất cho mình.

2 - Vai trò của đàm phán 

Để có thể đi đến sự thống nhất giữa các bên, mỗi cuộc đàm phán diễn ra luôn phải đảm nhận hàng loạt vai trò quan trọng:

2.1. Thể hiện quan điểm của các bên

Thông qua người khác trong trao đổi có thể xuất hiện tình trạng “tam sao thất bản” gây hiểu lầm giữa các bên. Do đó, buổi đàm phán chính là nơi những người có quyền quyết định của các bên gặp mặt trực tiếp và đưa ra những quan điểm chuẩn xác của mình đối với phía đối tác. Đây là cơ hội để mỗi bên lắng nghe và phản biện bằng chính kiến sắc sảo của bản thân, vừa tránh mọi hiểu lầm về thông tin, vừa nâng cao lòng tin với đối tác.

2.2. Hiểu đối phương rõ hơn

Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng, muốn giành lấy lợi thế quyền lợi từ phía đối phương, trước hết bạn phải hiểu điểm mạnh, điểm yếu của họ cả những thông tin công khai và thông tin bí mật. Những điều này sẽ được điều tra trước khi đàm phán, nhưng sẽ được kiểm chứng thông qua thái độ, ánh mắt, sự tự tin của đối phương trong buổi đàm phán trực tiếp, nhất là những thông tin nội bộ mà đối phương đang che giấu.

2.3.  Xác định hướng thuyết phục hiệu quả

Mục đích cao nhất của đàm phán là dung hòa lợi ích của tất cả các bên tham gia để đi đến thỏa thuận hợp tác có lợi cho tất cả. Từ những thông tin có được từ buổi trao đổi, các bên sẽ hiểu rõ hơn những khó khăn, thuận lợi, ưu nhược điểm của nhau để đưa ra hướng thuyết phục phù hợp nhất, tạo cơ sở để tất cả các bên có thể phát huy tốt ưu điểm, tìm được sự hỗ trợ khắc phục nhược điểm.

2.4. Đẩy nhanh tiến độ thống nhất giữa các bên

Đồng thuận là điều mọi người mong muốn nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng đi đến sự thống nhất nhanh chóng. Chính hoạt động đàm phán sẽ giúp các bên thấu hiểu nhau hơn và cân nhắc nhanh hơn các mức độ mục tiêu mà mỗi bên hướng đến.

2.5. Mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh

Đàm phán là trao đổi để đi đến thống nhất chứ không phải là cãi nhau hay dè bỉu nhau để giành lợi thế cho mình. Do đó, một cuộc đàm phán kết thúc tốt đẹp, mặc dù mỗi bên sẽ giảm bớt lợi ích có được nhưng luôn mở ra những mối quan hệ hợp tác mới trong tương lai.

3 - Cách để đàm phán thành công 

Đàm phán là một quá trình dài, nhanh thì cũng vài ngày, chậm thì có khi kéo dài vài năm. Muốn đẩy nhanh tiến độ, nâng cao kết quả đàm phán cho phía của mình, tùy cơ ứng biến là điều chắc chắn, nhưng để có cơ sở để tùy cơ ứng biến thì dưới đây là những cách để đàm phán thành công rất đáng học hỏi:

3.1. Chuẩn bị kịch bản đàm phán 

Kịch bản đàm phán là những phương án có thể xuất hiện trong buổi đàm phán. Mặc dù chúng ta không biết chính xác thực tế sẽ diễn ra thế nào, nhưng hoàn toàn có thể thiết lập nhiều tình huống đàm phán khác nhau dựa trên:

• Kinh nghiệm đàm phán

• Chủ đề đàm phán được công khai rõ ràng

• Mục đích phía của bạn mong muốn

• Những thông tin thu thập được của đối tác…

Có thể có đến 3 – 4 kịch bản đàm phán, theo đó, bạn sẽ có 3 – 4 phương cách ứng phó hiệu quả. Như vậy, khi tình huống phát sinh đúng kịch bản thì quá tốt, nếu chưa hoàn toàn trùng kịch bản thì bạn cũng đã có nhiều sự chuẩn bị, đủ sức liên kết thông tin để ứng phó.

3.2. Chuẩn bị thái độ tự tin, thiện chí 

Đã bước vào đàm phán thì mỗi bên đều chuẩn bị cho mình những lực lượng đàm phán mạnh nhất, thậm chí là thuê chuyên gia đàm phán từ bên ngoài. Rất nhiều cuộc đàm phán mà thái độ tự tin đã giúp doanh nghiệp chiến thắng, bởi lẽ, nhìn vào thái độ luôn tự tin, đối phương không đoán được tình hình thực tế tại doanh nghiệp, không chắc là năng lực phía bạn có đúng như chia sẻ không, họ có thể sẽ nghi ngờ nhưng vẫn nghiêng về giả thuyết những gì bạn đề cập trong thế mạnh của doanh nghiệp chắc là đúng

Do đó, thái độ tự tin, thiện chí rất quan trọng, nói chính xác hơn là ngôn ngữ hình thể rất quan trọng. Một cái nhíu mày đăm chiu bất chợt có thể để lộ bạn đang lo lắng trước những tác động của đối phương. Vì vậy, cần phải rèn luyện thường xuyên, rèn luyện để luôn duy trì được ánh mắt tự tin, nụ cười thiện chí, cử chỉ cơ thể thoải mái, tự nhiên, cho dù trong đầu bạn đầy sự phân vân, lo lắng.

3.3. Tiếp cận đối phương một cách phù hợp     
   

Thông thường khi đàm phán hai bên sẽ ngồi đối diện, nếu nhiều bên thì sẽ ngồi theo bàn tròn. Trước buổi đàm phán, các bên có thể giáp mặt và nói chuyện xã giao. Bạn chỉ nên chào hỏi hoặc cười chào từ xa, hạn chế tiếp xúc riêng hoặc tiếp xúc gần. Một phần để tránh những hiểu lầm từ phía doanh nghiệp của bạn khi bạn được cử làm đại diện đàm phán, một phần tránh những sơ suất trong giao tiếp có thể để lộ thông tin cho đối phương hoặc bị đối phương tác động tâm lý tiêu cực.

3.4. Cung cấp nhiều thông tin cho đối tác 

Càng chia sẻ nhiều thông tin, đối tác sẽ càng có nhiều cơ sở để phân tích, lòng tin của họ đối với doanh nghiệp của bạn cũng cao hơn. Có một vài lưu ý;

• Thông tin phải chính xác, đừng cung cấp thông tin giả vì đối tác có thể tự kiểm chứng

• Chủ động cung cấp thật nhiều thông tin tích cực, có sự kiểm chứng và công nhận từ bên thứ ba càng tốt.

• Chuẩn bị 1 – 2 thông tin nhược điểm không liên quan đến chủ đề đàm phán để ứng phó khi được yêu cầu tự đánh giá năng lực

3.5. Đàm phán có lợi cho các bên 

Dù rất muốn lợi ích của doanh nghiệp thật cao nhưng chúng ta hiểu rằng, đã là hợp tác thì phải chia sẻ quyền lợi và trách nhiệm, do đó đừng cố chấp giữ khư khư những mong muốn riêng của doanh nghiệp mà không nghĩ đến lợi ích của đối tác. Như vậy, cho dù có hợp tác được lần này, lần sau đối tác đó và nhiều đối tác khác có thể sẽ không nhiệt tình hợp tác cùng doanh nghiệp bạn nữa. Lợi ích trước mắt giảm một chút nhưng lại được nhiều lợi ích lâu dài, rất đáng để cân nhắc.

3.6. Trưởng đoàn không hẳn là người quyết định 

Vừa trực tiếp trao đổi, vừa suy nghĩ phương án ứng phó sẽ khiến bản thân dễ bị phân tâm, nhất là trong những cuộc đàm phán có quá nhiều điều kiện cần thương lượng. Do đó, có một cách rất hay được áp dụng, đó là người trưởng đoàn đàm phán sẽ là người trao đổi, còn người quyết định điều chỉnh điều khoản đàm phán của doanh nghiệp sẽ là một người khác. Họ ngồi ở vị trí bình thường nên không bị đối tác để ý, quan trọng nhất là có thể tập trung lắng nghe, suy nghĩ và đưa ra quyết định tốt nhất cho các bên, rút ngắn thời gian đàm phán.

Thuật ngữ “đàm phán” được đề cập nhiều hơn trong hoạt động kinh doanh, nhưng thực tế, trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta vẫn thường xuyên áp dụng quá trình đàm phán nhưng với tên gọi dân dã hơn như trả giá hay thương lượng. Phạm vi ứng dụng rộng, mật độ xuất hiện cao, vì vậy, quân sư TalentBold luôn khích lệ mọi người tích lũy càng nhiều cách để đàm phán thành công càng tốt. Đây chính là nền tảng bổ sung cho bản thân một trong những kỹ năng mềm quan trọng bậc nhất hiện nay.

 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam