Doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Procurement Manager như thế nào?

Procurement Manager – Trưởng phòng mua hàng – chịu trách nhiệm thiết lập chiến lược mọi hoạt động mua sắm phục vụ quá trình sản xuất, đảm bảo cơ sở vật chất và nguyên vật liệu đạt chuẩn. Vị trí Procurement Manager giữ vai trò cao nhất tại phòng ban có vai trò nền tảng lớn nhất, vì vậy, doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Procurement Manager rất cần quan tâm những nội dung quân sư TalentBold gửi đến trong bài viết hôm nay.

MỤC LỤC
1. Kênh tuyển dụng cung cấp ứng viên Procurement Manager chất lượng
2. Tiêu chí khai thác khi phỏng vấn vị trí Procurement Manager
    2.1. Thâm niên tại vị trí quản lý mua sắm
    2.2. Thông thạo ngoại ngữ chuyên ngành
    2.3. Thành thạo tin học và công nghệ trực tuyến
    2.4. Kỹ năng phân tích thị trường nhạy bén
    2.5. Kỹ năng quản lý nhân sự chuyên môn giỏi
    2.6. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
    2.7. Mối quan hệ rộng với đối tác mua sắm
    2.8. Tố chất chính trực, kiên trì, minh bạch

1. Kênh tuyển dụng cung cấp ứng viên Procurement Manager chất lượng 

Trưởng phòng mua sắm được kỳ vọng là người có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động mua sắm, không chỉ để hoàn thành nhiệm vụ hiện tại, mà còn có khả năng phát hiện những nhu cầu mua sắm mang tính xu hướng. Kinh nghiệm chuyên sâu cần hiện hữu ở cả mặt chuyên môn và năng lực quản lý, chính vì vậy, đây sẽ là những nguồn cung ứng viên phù hợp nhất

1.1. Tiến cử nhân tài phòng mua sắm

Đối tác cung cấp hàng cũng được xem là lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu có thể giữ chân những nhân tài mua hàng giỏi, doanh nghiệp sẽ giữ được lợi thế này lâu dài. Đó là lý do rất nhiều doanh nghiệp luôn tạo điều kiện thuận lợi để nhân tài an tâm phấn đấu lâu dài tại tổ chức, một trong số đó là chính sách tiến cử nhân tài phòng mua sắm cho vị trí Procurement Manager.

Thường các nhân tài ở vị trí trưởng bộ phận sẽ là ứng viên sáng giá cho vị trí này. Thông qua thành tích gặt hái suốt thời gian công tác, kết hợp cùng những kết quả đánh giá theo nhiều tiêu chí đặc thù của Procurement Manager, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng có được ứng viên tốt nhất, tiếp quản công việc nhanh nhất và chi phí tuyển dụng thì thấp nhất.

1.2. Website tuyển dụng có lượng ứng viên giỏi cao

Tầm cỡ quản lý cao cấp như Procurement Manager thì chỉ những website tuyển dụng hàng “top” như HRchannels, Vietnamworks, Careerbuilder mới là nơi hiệu quả cung cấp ứng viên cho doanh nghiệp. Những trang web khác cũng có thể cung cấp ứng viên vị trí này, tuy nhiên tốc độ sẽ chậm, lượng ứng viên phù hợp không nhiều nên xét về mặt hiệu quả trên chi phí bỏ ra sẽ không cao.

1.3. Tìm ứng viên thông qua mạng xã hội

Nhanh nhất và thuận tiện nhất là doanh nghiệp sử dụng tài khoản trên mạng xã hội Facebook, LinkedIn để chủ động tham gia và đăng tuyển trên các hội nhóm tuyển dụng chuyên ngành thu mua. Những hội nhóm trên 5000 thành viên sẽ là nơi thu hút lượng ứng viên lớn, đúng chuyên môn, đa năng lực. So về mặt nguồn lực thì lựa chọn hội nhóm đăng tin, doanh nghiệp hoàn toàn không mất phí, tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc chạy quảng cáo tuyển dụng, cũng đỡ phải dành nhiều thời gian để tạo liên kết cộng đồng ứng viên.

1.4. Phát triển kênh tuyển dụng riêng

Doanh nghiệp nổi tiếng, thương hiệu kinh doanh mạnh, môi trường làm việc tốt, ứng viên Procurement Manager giỏi sẽ chủ động theo dõi chuyên mục tuyển dụng trên website doanh nghiệp và ứng tuyển ngay khi cơ hội xuất hiện. Hầu hết các doanh nghiệp đều trang bị kênh tuyển dụng riêng trên web nhưng chỉ những doanh nghiệp có vị thế trong ngành mới tận dụng được lợi thế săn nhân tài từ kênh này.

1.5. Công ty săn đầu người (Headhunter)

Những vị trí nhân viên, chuyên viên thì đội tuyển dụng nội bộ của doanh nghiệp có thể tự triển khai. Nhưng những vị trí quản lý cao cấp như Procurement Manager thường khó tìm ứng viên hơn. Vì vậy, ủy thác cho các công ty nhân lực chuyên nghiệp như Headhunter tìm kiếm sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Điển hình như công ty headhunter HRchannels, một trong những đơn vị săn ứng viên cấp quản lý được đánh giá cao hiện nay. Trong tay đội ngũ chuyên viên HRchannels luôn có sẵn lượng hồ sơ nhân sự giỏi trong mọi ngành nghề, bao gồm cả Procurement Manager.

Khi doanh nghiệp đặt hàng, dựa vào những yêu cầu tuyển dụng riêng, công ty HRchannels sẽ áp dụng kinh nghiệm và kỹ thuật tuyển dụng hiện đại đến từ phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp TalentBold – Hiring, nhanh chóng sàng lọc danh sách ứng viên phù hợp nhất, tiết kiệm thời gian và cả chi phí ủy thác cho từng khách hàng doanh nghiệp.

2. Tiêu chí khai thác khi phỏng vấn vị trí Procurement Manager 

Bất cứ phòng ban chuyên môn nào trong doanh nghiệp muốn vận hành suông sẻ đều phải có trang thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, phụ kiện... So với Purchasing Manager thì vai trò của Procurement Manager lớn hơn, mang tính chiến lược cao hơn, quản lý toàn hệ thống mua sắm, bao gồm cả các nhiệm vụ Purchasing. Một ứng viên Procurement Manager phải có kinh nghiệm ở cả chuyên môn, quản lý phòng thu mua, và có cả kiến thức nhu cầu mua sắm mà các phòng ban khác cần

2.1. Thâm niên tại vị trí quản lý mua sắm 

Để đáp ứng những yêu cầu công việc ở tầm vĩ mô, ứng viên Procurement Manager phải có bằng cấp cử nhân trở lên các chuyên ngành kinh tế hoặc kỹ thuật theo ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động. Kinh nghiệm từ 5 – 8 năm làm việc ở phòng mua sắm, và ít nhất 03 năm liên tục đảm nhận các vị trí quản lý tương đương.

• Hãy chia sẻ với chúng tôi hai trong số những chiến lược mua sắm nào bạn đã trực tiếp chỉ đạo xây dựng và thực hiện tại công ty cũ? Hiệu quả ra sao?

• Theo bạn, ngành nghề mà doanh nghiệp chúng tôi đang hoạt động, việc thiết lập chiến lược mua sắm có những đặc thù gì khác so với công ty cũ của bạn?

2.2. Thông thạo ngoại ngữ chuyên ngành 

Phạm vi hoạt động của Procurement Manager sẽ trải dài ra cả thị trường quốc tế để tiếp cận những nguồn hàng đa dạng, chất lượng, giá tốt. Năng lực ngoại ngữ là yếu tố không thể thiếu, cả bằng lời nói và văn bản.

• Bạn sử dụng ngoại ngữ nào tốt nhất? Bạn vẫn tiếp tục trau dồi chứ?

• Hãy giới thiệu với chúng tôi năng lực của bạn bằng tiếng Anh.

2.3. Thành thạo tin học và công nghệ trực tuyến 

Các ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cực kỳ đắc lực cho hoạt động mua hàng, điển hình là việc kiểm soát nhu cầu mua sắm, nắm bắt xu hướng, tiếp cận đối tác toàn cầu... Là người giàu kinh nghiệm mua sắm trong thời đại 4.0, năng lực công nghệ thông tin là điều Procurement Manager phải chủ động tiếp cận.

• Bạn có sử dụng phần mềm hoạch định doanh nghiệp (ERP) nào không?

• Bạn sử dụng công cụ gì để kiểm soát nhiều hoạt động mua hàng cùng một lúc?

• Bạn tiếp cận các xu hướng mua sắm mới trong nội bộ ngành bằng cách nào?

2.4. Kỹ năng phân tích thị trường nhạy bén 

Chiến lược mua sắm ngoài việc cung cấp cơ sở vật chất, nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì còn phải đảm bảo tối đa lợi ích, tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Muốn vậy, trực giác nhạy bén cùng khả năng phân tích chuyên sâu là năng lực cần có ở ứng viên Procurement Manager

• Bạn phân tích thị trường cung ứng bằng công cụ gì để dự đoán diễn biến thị trường hiệu quả nhất?

• Những thông số nào trong phân tích phản ánh thị trường cung ứng sẽ giảm giá/ tăng giá/ thiếu hụt nguồn hàng...?

2.5. Kỹ năng quản lý nhân sự chuyên môn giỏi 

Nhân sự phòng mua sắm có thể trải dài nhiều tỉnh thành, nhiều quốc gia. Dù không trực tiếp chỉ đạo nhiệm vụ nhưng Procurement Manager sẽ là người phê duyệt các kế hoạch phân bổ nhân lực, cũng như phát triển nhân tài cho phòng mua hàng.

• Bạn truyền đạt những kỹ năng, xu hướng mua hàng cho nhân viên bằng cách nào?

• Đối với nhân sự phòng mua sắm, theo bạn, những kỹ năng nào là quan trọng hàng đầu?

• Bạn áp dụng chính sách nào để khích lệ và giữ chân nhân tài mua sắm cho doanh nghiệp?

2.6. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả 

Làm việc nhóm trong nội bộ phòng ban mua sắm và trong doanh nghiệp với nhiều phòng ban chuyên môn khác là nhiệm vụ của Procurement Manager. Qu á trình hợp tác làm việc nhóm càng hiệu quả thì chất lượng công việc của trưởng phòng mua sắm càng nâng cao.

• Những khó khăn của nhân viên sẽ được phản ánh đến bạn bằng cách nào?

• Khi chỉ đạo nhóm mua sắm nguyên vật liệu sản xuất, bạn sẽ dựa trên nguyên tắc nào để phân công nhiệm vụ?

• Khi thiết lập chiến lược mua sắm cho phòng ban chuyên môn, bạn sẽ áp dụng cách thức làm việc nào để ghi nhận chuẩn xác những tiêu chuẩn mua sắm?

2.7. Mối quan hệ rộng với đối tác mua sắm 

Cùng một mặt hàng sẽ có nhiều nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp đều có ưu nhược điểm riêng. Do đó, mối quan hệ đối tác của Procurement Manager phải rộng, phải mạnh để có thể linh hoạt điều chỉnh phương án lựa chọn nhanh và tốt nhất trong từng chiến lược mua sắm.

• Hiện trong tay bạn có những đối tác cung cấp máy móc văn phòng nào? Mức giá họ dành cho mặt hàng máy vi tính bàn hiện nay là bao nhiêu?

• Định kỳ bao lâu bạn sẽ tiến hành khảo sát đối tác cung cấp?

• Bạn sử dụng phương cách nào để nâng cao sự ưu tiên (số lượng, chất lượng, giá bán, thời hạn thanh toán...) của đối tác cung cấp dành cho doanh nghiệp?

2.8. Tố chất chính trực, kiên trì, minh bạch 

Doanh nghiệp luôn kỳ vọng Procurement Manager nỗ lực cao nhất để tối đa quyền lợi về cho tổ chức của mình. Bản thân doanh nghiệp cũng sẽ có phương cách kiểm soát, quản lý hiệu quả công việc của Procurement Manager, nhưng để có sự gắn kết lâu dài, hợp tác vui vẻ, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhân tài Procurement Manager có những tố chất nêu trên.

• Nguồn hàng nguyên vật liệu rất quan trọng cho hoạt động sản xuất, theo bạn, vì đảm bảo lợi nhuận, doanh nghiệp chúng ta có nên chọn hàng loại kém hơn hay không?

• Bạn làm thế nào nếu đại diện đối tác bán hàng đặt điều kiện chiết khấu cao cho riêng họ?

• Lần thỏa thuận với đối tác cung cấp hàng hóa dài nhất mà bạn từng trải qua là bao lâu? Tại sao bạn không thay đổi mà vẫn kiên trì gắn kết với đối tác đó?

Doanh nghiệp có vận hành hiệu suất cao hay không, chất lượng thành phẩm có đạt tiêu chuẩn không, điều khoản mua sắm có lợi cho tổ chức hay không... Tất cả đều cần sự tham gia của Procurement Manager. Những yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Procurement Manager hiệu quả, quân sư TalentBold đã đề cập nội dung chính trong bài viết trên đây. Nội dung khả thi áp dụng trong nhiều loại hình doanh nghiệp, nâng cao tốc độ và chất lượng tìm thấy nhân tài phù hợp nhất.

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam