Doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Staff như thế nào?

Purchasing Staff – Nhân viên mua hàng – trực tiếp triển khai hoạt động mua hàng theo nhiệm vụ, lịch trình quản lý phân công, chủ động khai phá nhà cung cấp tiềm năng để bổ sung danh sách đối tác chất lượng cho tổ chức. Doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Staff sẽ tập trung nhiều vào kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, vì vậy những lưu ý quân sư TalentBold gửi gắm trong bài viết dưới đây sẽ là cẩm nang hỗ trợ rất hữu ích.

MỤC LỤC
1. Kênh tuyển dụng phù hợp cho vị trí Purchasing Staff
2. Tiêu chí khai thác khi phỏng vấn vị trí Purchasing Staff
    2.1. Thâm niên làm việc đúng chuyên môn
    2.2. Kiến thức về công việc mua hàng
    2.3. Ngoại ngữ thông thạo
    2.4. Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
    2.5. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán giỏi
    2.6. Thành thạo tin học văn phòng
    2.7. Tố chất trung thực, ý thức trách nhiệm cao

1. Kênh tuyển dụng phù hợp cho vị trí Purchasing Staff 

Ở cấp bậc nhân viên, việc lựa chọn kênh tuyển dụng Purchasing Staff rộng hơn, thoải mái hơn cho doanh nghiệp. Nhưng để tiết kiệm nguồn lực tuyển dụng tối ưu, doanh nghiệp nên tận dụng các kênh tuyển dụng sau:

1.1. Kênh website tuyển dụng trực tuyến

Số lượng trang web tuyển dụng thu hút ứng viên cấp bậc quản lý rất nhiều. Tùy theo điều kiện tài chính và tốc độ tìm kiếm ứng viên, doanh nghiệp luôn có nhiều gói dịch vụ lựa chọn. Cụ thể như:

• Vietnamworks, Careerbuilder : web tuyển dụng hàng đầu hiện nay, đa ngành nghề, thu hút lượng ứng viên truy cập lớn. Mức phí đăng tin cao hơn các trang khác nhưng bù lại, tiện ích sàng lọc ứng viên và tốc độ thu thập đủ hồ sơ ứng tuyển sẽ nhanh hơn.

• Timviecnhanh, TopCV, vieclam24h... : hướng đến đối tượng ứng viên cấp bậc chuyên viên, nhân viên nên lượng hồ sơ tương thích vị trí Purchasing Staff sẽ khá nhiều, mức phí cũng tiết kiệm hơn.

• Website tuyển dụng theo chuyên ngành sản xuất :

  • Tuyendung.hoidetmay.vn : chuyên thu hút ứng viên ngành may mặc

  • Itviec.com, Itnavi.com.vn, .... : chuyên thu hút ứng viên ngành IT

1.2. Kênh hội nhóm tuyển dụng ngành thu mua trên mạng xã hội

Mạng xã hội đã trở thành nơi giao lưu, kết bạn, chia sẻ thông tin mạnh mẽ. Các tính năng thiết lập đội nhóm cũng rất đơn giản, lại miễn phí nên nhiều hội nhóm tuyển dụng chuyên ngành Purchasing trên Facebook, LinkedIn đã hình thành. Những hội nhóm có số thành viên từ vài nghìn người trở lên sẽ là nơi thích hợp cho doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên Purchasing Staff nhanh chóng.

Ưu điểm của kênh tuyển dụng mạng xã hội là doanh nghiệp không phải tốn phí đăng tuyển, thành viên còn có thể giúp lan tỏa tin tuyển dụng đến bạn bè của họ. Nhưng cũng có nhược điểm:

• Tính năng sàng lọc không cao, tin dễ bị trôi nên cần update lại mỗi ngày.

• Bình luận có thể gây bất lợi cho hình ảnh nhà tuyển dụng của doanh nghiệp, cần cử người theo dõi liên tục.

1.3. Kênh giới thiệu ứng viên từ nhân sự nội bộ

Cấp bậc nhân viên không đòi hỏi kinh nghiệm nhiều nên doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách giới thiệu ứng viên. Theo đó, các nhân sự đang làm việc trong doanh nghiệp sẽ giới thiệu bạn bè, người thân, đồng nghiệp cũ mà họ biết có năng lực của một Purchasing Staff vào ứng tuyển. Mỗi lần giới thiệu ứng viên thành công, nhân viên sẽ được một khoản tiền thưởng, hoặc điểm đánh giá KPI... nói chung, “hiện kim” thì luôn có giá trị khích lệ hơn.

Chọn kênh này, doanh nghiệp sẽ hạn chế chi phí trả cho các nguồn cung ứng viên bên ngoài. Lấy phần tiền đó trả cho nhân viên của mình, vừa giúp nhân viên có thêm thu nhập, vừa khích lệ họ gắn kết lâu dài. Về mặt ứng viên thì chất lượng đều khá tốt, vì bản thân nhân viên giới thiệu đã sàng lọc giúp doanh nghiệp năng lực không thể thiếu của một nhân viên mua hàng rồi.

1.4. Kênh tuyển dụng riêng trên website doanh nghiệp

Những doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt, bất cứ ai cũng mong muốn được vào làm việc. Họ sẽ chủ động săn tin từ mục “Cơ hội việc làm” trên website doanh nghiệp và ứng tuyển. Như vậy, đội ngũ tuyển dụng của doanh nghiệp không phải vất vả tìm ứng viên giỏi cho vị trí Purchasing Staff và nhiều vị trí khác nữa, tiết kiệm rất nhiều nguồn lực mà chất lượng ứng viên lại cao.

Tạo sức hút để ứng viên theo dõi kênh tuyển dụng của doanh nghiệp là một quá trình lâu dài. Nhưng với những lợi ích tuyển dụng phát triển mỗi ngày từ kênh này, hoàn toàn xứng đáng để doanh nghiệp đầu tư, chăm chút.

1.5. Kênh ứng viên từ các trường đại học

Trường hợp doanh nghiệp chấp nhận những sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có kinh nghiệm cho vị trí nhân viên mua hàng thì việc đến các trường đại học, cao đẳng vào mùa tốt nghiệp, chọn những sinh viên có kết quả học tập tốt sẽ là phương án hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do nhân viên mua hàng rất cần sự năng động, lanh lẹ nên doanh nghiệp nên chú ý thêm thành tích tham gia hoạt động ngoại khóa. Nếu cần thiết hãy tiếp cận trực tiếp ứng viên trước khi lựa chọn.

2. Tiêu chí khai thác khi phỏng vấn vị trí Purchasing Staff 

Là vị trí đặt nặng năng lực chuyên môn nên khi phỏng vấn Purchasing Staff, doanh nghiệp sẽ tập trung khai thác kinh nghiệm tích lũy của ứng viên ở những nhiệm vụ cốt lõi mà bản mô tả công việc thể hiện.

2.1. Thâm niên làm việc đúng chuyên môn 

Đa phần mọi yêu cầu tuyển dụng Purchasing Staff đều yêu cầu kinh nghiệm ít nhất 01 ở vị trí thu mua, hoặc sinh viên mới tốt nghiệp đúng chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán. Dù ít hay nhiều, doanh nghiệp cũng sẽ phải đào tạo lại, đào tạo thêm cho cấp bậc nhân viên mua hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên mở rộng phạm vi kinh nghiệm của ứng viên, cho phép kinh nghiệm ở cùng ngành hàng hoặc ngành hàng tương đương.

• Tại sao bạn chọn ứng tuyển vị trí Purchasing Staff tại doanh nghiệp chúng tôi?

• Những nhiệm vụ bạn từng đảm nhận ở vai trò nhân viên thu mua trước đây là gì?

• Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?

2.2. Kiến thức về công việc mua hàng 

Mỗi công việc có những đặc thù riêng, dù cấp bậc nhân viên không cần nhiều kinh nghiệm công việc nhưng đã ứng tuyển bất cứ vị trí nào, ứng viên đều phải chủ động tìm hiểu yếu tố cơ bản mà công việc yêu cầu. Với ứng viên Purchasing Staff, sự năng động, chịu khó và nhạy bén rất quan trọng, do đó, ứng viên càng chủ động tìm hiểu thông tin ngành nghề, thông tin doanh nghiệp càng thể hiện tốt những tố chất này.

• Theo bạn, một nhân viên mua hàng sẽ phải đảm nhận những nhiệm vụ gì?

• Những khó khăn lớn nhất mà một Purchasing Staff sẽ phải đối mặt khi làm việc, theo bạn là gì?

• Bạn làm cách nào để biết được hàng hóa đúng chất lượng, đúng giá cả để lựa chọn?

2.3. Ngoại ngữ thông thạo 

Nhân viên mua hàng sẽ trực tiếp triển khai chi tiết công việc theo kế hoạch do trưởng phòng/ trưởng bộ phận giao phó. Đồng nghĩa, họ sẽ trực tiếp trao đổi, đàm phán và thuyết phục đối tác trong và ngoài nước theo chỉ định. Năng lực ngoại ngữ vì vậy đòi hỏi khá cao. Tiếng Anh không còn là độc tôn trong phòng ban mua hàng nữa, mà có thể thêm tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn... Càng có năng lực ngoại ngữ tốt, cơ hội trúng tuyển và cơ hội hoàn thành tốt nhiệm vụ của Purchasing Staff càng khả thi.

• Hồ sơ ghi bạn thông thạo tiếng Hoa, bạn hãy dùng tiếng Hoa giới thiệu với chúng tôi lý do bạn chọn công việc thu mua cho những năm đầu sự nghiệp.

• Tài liệu tiếng Nhật này là tiêu chuẩn mà trưởng phòng mua hàng sẽ đưa cho bạn khi giao nhiệm vụ, bạn có thể trích lọc những thông tin quan trọng liên quan đến nhà cung cấp trên đó không?

2.4. Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc 

Phòng mua hàng chịu trách nhiệm chất lượng, số lượng, tiến độ cung cấp nguyên vật liệu cho mọi dây chuyền sản xuất. Lượng việc mà mỗi nhân viên mua hàng đảm nhận sẽ rất lớn, lan tỏa ở nhiều khía cạnh và đan xen lẫn nhau. Mọi ngành nghề trong xã hội ngày nay đều có áp lực cả, và ứng viên Purchasing Staff cũng phải cho doanh nghiệp khả năng ứng phó của mình.

• Bạn thiết lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên những thông tin gì ?

• Bạn làm thế nào để xác định thời điểm đặt hàng, đảm bảo hạn chế tồn kho quá tải nhưng vẫn đáp ứng tiến độ sản xuất?

• Bạn quản lý các chứng từ, giấy tờ, hợp đồng nhà cung cấp như thế nào để tránh thất thoát và tăng tính bảo mật?

2.5. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán giỏi 

Doanh nghiệp sẽ đào tạo thêm, sẽ trao cơ hội cọ sát nhưng bản thân ứng viên Purchasing Staff phải có sẵn nền tảng tố chất của một người lanh lẹ, hoạt bát, giao tiếp, đàm phán giỏi thì mới có thể thích ứng nhanh tính chất công việc.

• Bạn tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa mới thông qua những nguồn nào?

• Bạn hãy chia sẻ một tình huống đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp thành công gần đây.

• Theo bạn, với mặt hàng... , nhà cung cấp thường đặt yêu cầu cao về vấn đề gì trước khi quyết định hợp tác với doanh nghiệp?

2.6. Thành thạo tin học văn phòng 

Cho dù doanh nghiệp có sử dụng phần mềm quản lý mua hàng cho cấp bậc nhân viên hay không thì ứng viên cũng phải thành thạo khả năng sử dụng tin học văn phòng phổ biến. Vì việc quản lý nhà cung cấp, thiết lập báo cáo, liên lạc đối tác bằng văn bản/ email... , doanh nghiệp sẽ không đào tạo lại.

• Bạn sử dụng công cụ nào để quản lý công việc mua hàng hằng ngày?

• Bạn có biết phần mềm quản lý thu mua chuyên dụng nào không? Bạn từng tiếp cận chưa?

• Bạn làm thế nào để theo dõi sát sao công nợ thanh toán cho nhà cung cấp?

2.7. Tố chất trung thực, ý thức trách nhiệm cao 

Nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm mà doanh nghiệp sản xuất, cũng là uy tín thương hiệu. Bản thân ứng viên Purchasing Staff phải luôn ý thức cao tầm quan trọng này, và luôn nỗ lực hướng đến quyền lợi tốt nhất cho tổ chức trong mọi điều khoản đàm phán, thỏa thuận. Doanh nghiệp sẽ không quên quyền lợi cho những nỗ lực của nhân viên, nhưng trách nhiệm cũng sẽ luôn song hành.

• Mức giá bạn thu mua mặt hàng… gần đây nhất là bao nhiêu?

• Theo bạn, ngành hàng sản xuất của doanh nghiệp chúng tôi, nguyên vật liệu… có cần chọn loại tốt nhất hay không?

• Nếu nhà cung cấp chỉ chấp nhận ký kết khi bạn đáp ứng một số điều kiện đi ngược quy định của doanh nghiệp (mức giá, thời hạn, hoa hồng…), bạn sẽ giải quyết thế nào?

Purchasing Staff là cấp bậc nhân viên nhưng lại thuộc phòng ban trọng yếu của tổ chức. Năng lực công việc chưa thể đòi hỏi cao nhưng những tố chất, kiến thức nền tảng, ý thức trách nhiệm, chủ động nhiệt huyết ... thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể khai thác triệt để khi tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Staff. Những tiêu chí quan trọng, quân sư TalentBold đã chia sẻ, chỉ cần điều chỉnh số lượng và nội dung câu hỏi theo sát yêu cầu của doanh nghiệp là đã có đủ dữ liệu để cân nhắc, lựa chọn ứng viên tốt nhất. 

 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam