Doanh nghiệp tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Supervisor như thế nào?

Purchasing Supervisor – Giám sát mua hàng – kiểm soát hoạt động mua hàng, quản lý đơn hàng, hợp đồng, đối tác cung cấp ở một nhóm hàng hóa nhất định. Vị trí Purchasing Supervisor được xem là những trợ lý đắc lực, hỗ trợ Purchasing Manager quản lý và phản ánh kịp thời những phát sinh liên quan đến hoạt động thu mua. Hôm nay, quân sư TalentBold sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp khám phá cách tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Supervisor sao cho hiệu quả nhất.

MỤC LỤC
1. Các nguồn cung ứng viên Purchasing Supervisor chất lượng cao
2. Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi phỏng vấn ứng viên Purchasing Supervisor
    2.1. Kiến thức chuyên sâu về nhóm hàng hóa đặc thù
    2.2. Kinh nghiệm làm việc với đối tác cung cấp
    2.3. Kinh nghiệm mua hàng
    2.4. Kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp
    2.5. Kinh nghiệm quản lý rủi ro mua hàng
    2.6. Kỹ năng giao tiếp đàm phán giỏi
    2.7. Thành thạo ngoại ngữ, tin học

1. Các nguồn cung ứng viên Purchasing Supervisor chất lượng cao 

Các nhân sự Purchasing Supervisor được kỳ vọng sẽ là nguồn ứng viên chất lượng cho vị trí quản lý cao nhất của phòng mua hàng sau này. Vì vậy, đầu vào của ứng viên Purchasing Supervisor đều đòi hỏi kinh nghiệm đúng chuyên môn mua hàng để doanh nghiệp có thể an tâm về nền tảng năng lực và khả năng tiếp thu những kiến thức mới tại tổ chức.

Đúc kết từ những kỳ tuyển Purchasing Supervisor gần đây, quân sư TalentBold nhận thấy đây là những nguồn cung ứng viên hiệu quả nhất:

1.1. Nguồn ứng viên nội bộ phòng mua hàng

Rất nhiều doanh nghiệp áp dụng chính sách tuyển dụng nội bộ cho vị trí Purchasing Supervisor. Bởi lẽ, lựa chọn chuyên viên mua hàng xuất sắc để đề bạt, doanh nghiệp sẽ sở hữu nhiều lợi thế:

• Tiết kiệm nguồn lực tuyển dụng vi ứng viên đã có sẵn

• Tiết kiệm nguồn lực đào tạo vì ứng viên đã quá rành nghiệp vụ mua hàng tại tổ chức

• Không lo tuyển sai vì năng lực nhân viên phòng mua hàng, doanh nghiệp hiểu rất rõ

• Giữ chân nhân tài cho tổ chức nhờ lộ trình thăng tiến minh bạch

Muốn thuận lợi hơn trong việc cân nhắc, đánh giá, lựa chọn chuẩn xác, doanh nghiệp chỉ cần trang bị thêm phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp có chức năng tiến cử nhân tài nội bộ.

1.2. Nguồn ứng viên website tuyển dụng

Đây là nơi thuận lợi nhất giúp nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ nhau. Hầu như mọi nhu cầu việc làm hiện nay, mọi người đều sử dụng kênh này. Số lượng website tuyển dụng cũng vì vậy mà tăng đáng kể. Để tạo lợi thế cạnh tranh, mỗi website sẽ hướng đến những đối tượng ứng viên khác nhau, có thể là ngành nghề, cũng có thể là cấp bậc.

Hiện nay, thu hút hiệu quả nhất nhóm ứng viên giàu kinh nghiệm cho vị trí Purchasing Supervisor, chắc chắn phải kể đến HRchannels, Vietnamworks, Careerbuilder, TopCV. Việc đăng ký tài khoản và đăng tin rất đơn giản, có nhiều gói dịch vụ đa dạng cho doanh nghiệp lựa chọn.

1.3. Nguồn ứng viên mạng xã hội

Mạng xã hội đã trở thành nơi giao lưu, chia sẻ giữa những người có cùng sở thích, chuyên môn trên khắp thế giới. Nếu Facebook hướng đến đa nội dung thì LinkedIn chỉ tập trung duy nhất cho nhu cầu việc làm.

Tính năng cung cấp, cách sử dụng tìm ứng viên thông qua các hội nhóm tuyển dụng chuyên ngành Purchasing của hai nền tảng mạng xã hội này khá giống nhau. Tuy nhiên, Facebook được người Việt sử dụng nhiều hơn do hỗ trợ đa ngôn ngữ,còn LinkedIn chỉ sử dụng tiếng Anh.

1.4. Nguồn ứng viên kênh tuyển dụng riêng

Ngoài các trang web hay mạng xã hội, ứng viên cũng rất quan tâm kênh tuyển dụng riêng của mỗi nhà tuyển dụng. Thông qua website doanh nghiệp, các tin tức tuyển dụng sẽ được các ứng viên chủ động săn tìm, sàng lọc và ứng tuyển.

Đầu tư phát triển kênh tuyển dụng cũng là xu hướng hiện nay. Vì một khi hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng được đông đảo ứng viên biết đến và tin tưởng lựa chọn thường xuyên, doanh nghiệp sẽ hạn chế việc lệ thuộc các kênh tuyển dụng bên ngoài. Do đó, dù có lựa chọn nguồn cung khác thì doanh nghiệp vẫn nên cập nhật đầy đủ thông tin tuyển dụng lên kênh riêng, tạo bước đệm phát triển dần cho tương lai.

2. Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi phỏng vấn ứng viên Purchasing Supervisor 

Purchasing Supervisor được kỳ vọng nhiều ở năng lực chuyên môn hơn là quản lý. Vì vậy, khi phỏng vấn ứng viên của vị trí này, các câu hỏi doanh nghiệp đặt ra nên khai thác kiến thức và kinh nghiệm mua hàng chuyên sâu. Thông qua các câu hỏi tình huống, hướng đến nhóm hàng hóa mà Purchasing Supervisor sẽ phải đảm nhận sau khi trúng tuyển

2.1. Kiến thức chuyên sâu về nhóm hàng hóa đặc thù

Muốn thu mua hàng hóa hiệu quả thì người thực hiện phải rành rẽ về thị trường cũng như tính chất dòng hàng. Như vậy mới có thể an tâm không mua lầm, không hớ giá. Trước mắt ứng viên Purchasing Supervisor cần nắm rõ những tính chất cơ bản của mặt hàng mà mình sẽ phụ trách, những tính chất đặc thù theo yêu cầu riêng, doanh nghiệp sẽ đào tạo thêm sau khi trúng tuyển.

• Theo bạn, những tiêu chuẩn nào giúp bạn nhận biết chất lượng mặt hàng.... là đạt chuẩn sản xuất?

• Dòng hàng này, hiện nay trên thị trường có mấy loại? Nguyên tắc phân loại thế nào?

• Đây là hai loại của dòng hàng này, theo bạn loại nào thích hợp để sản xuất ở doanh nghiệp chúng tôi?

2.2. Kinh nghiệm làm việc với đối tác cung cấp 

Nhà cung cấp không thiếu nhưng cung cấp đúng mặt hàng, đúng tiêu chuẩn, giá thành tốt, uy tín kinh doanh cao thì không nhiều. Nhiệm vụ của Purchasing Supervisor phải phát hiện ra những đối tác đó để cùng doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài cùng họ.

• Với dòng hàng này, bạn biết những nhà cung cấp uy tín nào đủ sức cung cấp số lượng lớn?

• Bạn làm thế nào để đảm bảo nhà cung cấp nghiêm túc thực hiện những gì đã thỏa thuận?

• Sau khi ký kết hợp đồng, bạn có quan tâm đến hoạt động chuẩn bị cung cấp hàng hóa từ phía đối tác không?

2.3. Kinh nghiệm mua hàng 

Khi làm việc, bên nào cũng mong muốn lợi ích của mình là cao nhất. Việc hợp tác chỉ được thiết lập khi đôi bên dung hòa được lợi ích, tìm được tiếng nói chung khi thiết lập điều khoản. Là một Purchasing Supervisor, ứng viên phải có nhiều kinh nghiệm trong việc nắm bắt tâm lý, hiểu rõ vị thế của mình và đối phương để đưa ra những thỏa thuận có lợi nhất cho doanh nghiệp.

• Bạn thu thập thông tin giá hàng hóa trên thị trường bằng cách nào?

• Bạn kiểm tra chất lượng hàng hóa như thế nào trước khi nhập kho?

• Theo bạn, những tình huống nào đối tác sẽ chấp nhận để giá tốt cho doanh nghiệp?

2.4. Kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp 

Một doanh nghiệp không thể chỉ chọn một nhà cung cấp. Thậm chí nhiều nhà cung cấp cũng chưa đủ mang đến sự an toàn cho hoạt động sản xuất. Thực tế này thôi thúc doanh nghiệp tìm hiểu khả năng quản lý nhà cung cấp của ứng viên, xem liệu họ có ý thức được điều này và có những biện pháp hiệu quả quản lý điều này hay không.

• Bạn giám sát và đánh giá năng lực nhà cung cấp bằng cách nào, theo lịch trình nào?

• Theo bạn, danh sách nhà cung cấp mặt hàng này nên có khoảng bao nhiêu công ty là tốt nhất?

• Bạn làm cách nào để hạn chế tình trạng bị động trong trường hợp nhà cung cấp chính  chấp nhận bồi thường hợp đồng và hủy đơn hàng bất ngờ?

2.5. Kinh nghiệm quản lý rủi ro mua hàng 

Hàng đã ký kết mua nhưng nhà cung cấp vẫn có thể giao hàng kém chất lượng, trễ thời hạn, đòi tăng giá... Purchasing Supervisor phải là người từng trải và có những cách thức dự phòng tốt cho những rủi ro về hàng hóa khi mua.

• Hàng giao có thể đúng chất lượng nhưng để một thời gian lại bị biến chất. Bạn làm cách nào để luôn có đủ lý lẽ, bằng chứng để tranh luận đòi bồi thường từ nhà cung cấp?

• Quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nên tiến hành thế nào?

• Khi đơn hàng giao trễ nhưng phòng sản xuất lại cần nguyên liệu gấp, bạn giải quyết thế nào?

2.6. Kỹ năng giao tiếp đàm phán giỏi 

Năng lực mua hàng luôn đồng hành cùng năng lực giao tiếp, đàm phán giỏi. Đây là yếu tố mà nhân sự làm việc tại phòng mua hàng đều phải sở hữu. Với vị trí quản lý như Purchasing Supervisor càng yêu cầu giỏi hơn.

• Bạn thống nhất với các phòng ban chuyên môn khác như kho, tài chính, sản xuất... như thế nào để không đặt phòng mua hàng vào thế bị động, lệ thuộc kế hoạch của phòng khác?

• Trước khi lên đường thương thảo với nhà cung cấp, những thông tin nào tuyệt đối không thể thiếu?

• Bạn đang rất cần nguồn hàng này nhưng đối tác lại đưa ra một số yêu cầu đi ngược quy định của doanh nghiệp, bạn sẽ xử lý thế nào?

2.7. Thành thạo ngoại ngữ, tin học 

Để tạo lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ khai thác cả nguồn cung hàng hóa trong và ngoài nước. Việc phải trực tiếp làm việc với đối tác nước ngoài chính là một phần nhiệm vụ của Purchasing Supervisor nên những phương tiện hỗ trợ như ngoại ngữ, tin học, ứng viên buộc phải thông thạo.

• Bạn sử dụng tốt ngoại ngữ nào? Bạn từng trực tiếp đàm phán với đối tác nước ngoài chưa?

• Bạn sử dụng công cụ nào để quản lý các nhiệm vụ giám sát mua hàng tại doanh nghiệp?

• Bạn trao đổi cùng đối tác trong và ngoài nước thông qua các công cụ trực tuyến nào?

Trên đây là những kinh nghiệm tuyển dụng và phỏng vấn Purchasing Supervisor mà quân sư TalentBold muốn gửi đến quý doanh nghiệp. Đây là những nội dung cốt lõi đóng vai trò nền tảng, sẽ giúp quá trình tìm kiếm nhân tài Purchasing Supervisor của tổ chức tiết kiệm tối đa nguồn lực mà vẫn chiêu mộ thành công ứng viên chất lượng theo đúng kỳ vọng đặt ra.

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam