Headhunter mách bạn cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả

Quy trình tuyển dụng là cả một sự gắn kết chặt chẽ nhiều khâu, nhiều tiêu chuẩn nhằm tìm thấy ứng viên tốt nhất cho vị trí đang cần bổ sung, đồng thời phải tiết kiệm nhất cả về thời gian và chi phí. Do vậy, tuyển dụng hiệu quả không hề đơn giản, đó là sự tích lũy rất nhiều kinh nghiệm thực tế. Đó là những kinh nghiệm gì ? Hãy để headhunter mách bạn cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả bằng sự đúc kết dưới đây.

Mỗi doanh nghiệp sở hữu những đặc điểm cấu trúc và yêu cầu đối với nhân sự khác nhau. Quy trình tuyển dụng vì vậy cũng có sự linh hoạt, khác biệt nhất định. Tuy nhiên, đã liên quan đến tuyển dụng thì luôn hiện hữu những nền tảng chuẩn mực, bất di bất dịch trong quy trình thực hiện.

I. Lợi ích có được từ quy trình tuyển dụng hiệu quả

Đầu tư thời gian, công sức để xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả, áp dụng lâu dài sau này luôn mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích

1. Giảm tối đa chi phí cho công tác tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng logic giúp bạn dự báo hiệu quả nhu cầu nhân sự cần bổ sung vào những thời điểm kinh doanh trong năm. Đó có thể là mùa cao điểm sản xuất hàng hóa cần nhân viên thời vụ, hoặc là lúc điều động bổ nhiệm nhân sự trong tập đoàn…

Việc chủ động giúp người quản trị nhân sự giữ cho mình lượng ứng viên phù hợp cả về số lượng, chất lượng với mức chi phí thấp nhất.

Hạn chế tình trạng do cần người quá gấp mà doanh nghiệp buộc phải nâng cao mức lương hay phúc lợi để có được ứng viên.

2. Tuyển dụng được nhân viên tốt, đáp ứng kỳ vọng

Sở hữu danh sách, theo dõi, giữ liên lạc với ứng viên giỏi thường xuyên thì khả năng có được sự cống hiến của họ cho doanh nghiệp sẽ rất cao.

Quy trình tuyển dụng thiếu sự chặt chẽ, gắn kết, liên lạc có thể khiến ứng viên đến với doanh nghiệp khác, nếu là đối thủ cạnh tranh thì thật không hay.

Thời gian hoàn thành quy trình tuyển dụng và gửi thông báo trúng tuyển cho ứng viên tối đa chỉ nên trong vòng 07 ngày mà thôi.

3. Nâng cao chất lượng nhân viên

Quy trình tuyển dụng hiệu quả, bổ khuyết nhân sự nhanh chóng, nhân viên được bố trí đúng người đúng việc sẽ giúp phòng nhân sự tiết kiệm lượng lớn thời gian.

Khoảng thời gian tiết kiệm này sẽ dành tập trung đầu tư cho công tác chuyển giao công việc, đào tạo, tập huấn cho đội ngũ nhân viên, cả người mới và nhân viên lâu năm.

Nhờ có nhiều thời gian trau dồi tay nghề, kiến thức chuyên môn, năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp chắc chắn được nâng cao đáng kể.

II. Cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả

Chuyên nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, headhunter thường xuyên cập nhật xu hướng và tư vấn quy trình tuyển dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Họ nắm rất rõ tình hình thực tế và cách tối ưu tốt nhất cho một quy trình tuyển dụng hiệu quả

1. Xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Nếu thông báo tuyển dụng quá chung chung, rất nhiều ứng viên sẽ cảm thấy mình phù hợp và nộp hồ sơ. Điều này sẽ làm mất thời gian của cả ứng viên và nhà tuyển dụng.

Vì vậy, trao đổi cùng trưởng phòng ban đang cần bổ sung nhân sự để có một danh sách hoàn chỉnh yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra cho ứng viên là cần thiết. Từ cơ sở đó, người quản trị nhân sự sẽ xây dựng bài đăng thông tin tuyển dụng chuẩn xác, giúp ứng viên đánh giá sơ bộ sự phù hợp của mình trước khi nộp hồ sơ ứng tuyển.

Nếu đó là vị trí mới, chưa từng có người tiền nhiệm thì bạn nên tìm hiểu thông tin từ các kênh tuyển dụng trực tuyến hay từ đồng nghiệp cùng ngành, kết hợp yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp.


>>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng có mấy bước? Thời gian như thế nào?

2. Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết

Quy trình tuyển dụng chắp vá, xong bước này mới nghĩ đến bước tiếp theo sẽ khiến chất lượng giảm sút. Hao tốn nhiều thời gian, công sức mà vẫn luôn trong thế bị động.

Do vậy, ngồi bình tâm và lập một kế hoạch tuyển dụng chi tiết từng bước, bao gồm

• Thứ tự thời gian cho từng công việc như :tiếp nhận hồ sơ,sàng lọc ứng viên,liên hệ phỏng vấn,chuẩn bị không gian phỏng vấn, liên hệ người trực tiếp phỏng vấn….

• Người chịu trách nhiệm từng công việc trong kế hoạch

• Ngân sách chi tiêu dự kiến cho từng công việc

• Dự kiến tình huống bất ngờ và phương án xử lý…

Với bản kế hoạch tuyển dụng chi tiết này, không chỉ phòng nhân sự mà tất cả phòng ban hay cá nhân chịu trách nhiệm tại một bước nào đó trong kế hoạch đều sẽ chủ động nắm được lịch làm việc và sắp xếp công việc thường ngày của họ.

4. Lựa chọn nơi cung cấp nguồn ứng viên

Một mẫu đăng tuyển nhân sự hay chỉ có thể phát huy ưu điểm khi xuất hiện ở kênh tuyển dụng phù hợp. Vì vậy, lựa chọn kênh tuyển dụng cung cấp ứng viên rất quan trọng.

Hiện nay, những doanh nghiệp hay tập đoàn lớn đa phần sẽ sở hữu kênh tuyển dụng riêng thông qua trang web của họ. Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, những kênh tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks, Careerbuilder, HRchannels, timviecnhanh… là nơi cung cấp nguồn ứng viên dồi dào và chất lượng.

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tốt nhất, người quản trị nhân sự cần cân nhắc lựa chọn kênh phù hợp với ngân sách tuyển dụng cho phép.

5. Sàng lọc ứng viên bằng phần mềm tuyển dụng

Ứng viên giỏi cũng chính là sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, chính vì vậy việc sàng lọc hồ sơ thủ công như trước đây sẽ lấy rất nhiều thời gian. Doanh nghiệp đối thủ có thể nhanh tay hơn bạn đấy !

Nhân tài chính là điều kiện đầu tiên cho mọi thành công, vì vậy, xu hướng sử dụng phần mềm tuyển dụng đã và đang được áp dụng triệt để

• Thông tin ứng viên được lưu trữ trong phần mềm theo các tiêu chí thông tin khác nhau

• Sàng lọc nhanh chóng chỉ với vài lần nhấp chuột chọn tiêu chí mong muốn

Danh sách nhanh chóng xuất hiện và bạn dễ dàng tìm ra ngay những ứng viên tốt nhất cho mình.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Bí quyết trong quy trình tuyển dụng nhân sự cấp cao hiệu quả nhất

6. Liên lạc, hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp

Các cuộc phỏng vấn cần tiến hành ngay sau quá trình sàng lọc danh sách ứng viên phù hợp.

Liên lạc email hoặc điện thoại tùy người quản trị nhân sự quyết định, nhưng nếu đó là một ứng viên giỏi, bạn nên liên lạc điện thoại để trò chuyện và sắp xếp lịch hẹn sớm với họ.

Sau khi thống nhất lịch hẹn phỏng vấn, người quản trị nhân sự cần thường xuyên theo dõi lịch trình để xác định lại lịch hẹn với ứng viên, nhắc nhở các phòng ban liên quan, đặc biệt là người trực tiếp phỏng vấn.

7. Đàm phán dung hòa lợi ích

Việc tuyển dụng chỉ thành công khi cả phía ứng viên và doanh nghiệp dung hòa quyền và lợi ích cho mỗi bên.

Lắng nghe mong muốn của ứng viên về lương, phúc lợi, yêu cầu khi làm việc… Từ đó, khéo léo dung hòa với mong muốn và kỳ vọng của nhà tuyển dụng chính là năng lực của người quản trị nhân sự.

Mọi việc không nhất thiết phải thống nhất ngay trong ngày phỏng vấn nhưng phòng nhân sự phải có quyết định sớm nhất với ban lãnh đạo để không bị vụt mất ứng viên tài năng.

8. Bàn giao công việc

Khi ứng viên trúng tuyển đồng ý và thông báo thời gian tiếp nhận công việc mới, người quản trị cần để tâm đến công tác chuẩn bị không gian làm việc, bố trí nhân sự hướng dẫn, bàn giao công việc… Tất cả hướng đến mong muốn nhân viên mới cảm thấy an tâm, thoải mái khi gắn bó cùng doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu.

Những chia sẻ của Headhunter trên đây đều là kinh nghiệm quý báu không thể thiếu trong bất kỳ phương cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả nào. 

Nguồn ảnh: internet