Hướng dẫn A-Z viết mail xác nhận phỏng vấn

Việc hồi âm mail vừa là nguyên tắc giao tiếp, lại vừa là phép lịch sự mà người nhận cần thực hiện, đặc biệt là những mail mời phỏng vấn khi xin việc. Hồi âm mail không khó nhưng hồi âm sao cho chuyên nghiệp và có thể ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng thì không phải đơn giản. Nhưng bạn đừng lo, hướng dẫn A – Z viết mail xác nhận phỏng vấn do quân sư TalentBold cung cấp sẽ giúp bạn chinh phục mục tiêu dễ dàng.

MỤC LỤC:
1- Mục đích của mail xác nhận phỏng vấn
2- Bố cục mail xác nhận phỏng vấn
3- Mẫu mail xác nhận phỏng vấn đa ngôn ngữ


Xem thêm >>>> Tìm việc làm hấp dẫn tại HRchannels.com

1- Mục đích của mail xác nhận phỏng vấn  

Hồi âm mail xác nhận phỏng vấn đã không còn là gợi ý, là sự khuyến khích nữa mà được xem như một bước bắt buộc trong quy trình ứng tuyển, bởi lẽ, thông qua hành động này, nhà tuyển dụng và cả ứng viên sẽ đạt được nhiều mục đích

1.1. Đối với nhà tuyển dụng

1.1.1. Chốt danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn

Không phải ứng viên nào được mời phỏng vấn cũng nhận lời tham gia, có thể họ chưa sẵn sàng, cũng có thể đã nhận lời tuyển dụng ở một nơi khác. Do đó, doanh nghiệp rất cần một sự hồi âm để chốt danh sách thực tế, nếu có quá nhiều lời từ chối, họ sẽ bổ sung thêm những ứng viên ít phù hợp hơn, đảm bảo việc tìm nhân sự mới diễn ra đúng tiến độ.

1.1.2. Sắp xếp nguồn lực phỏng vấn phù hợp

Lịch trình phỏng vấn doanh nghiệp đưa ra chỉ là gợi ý, thông qua sự xác nhận của ứng viên thì lịch trình đó mới chính thức thực hiện. Khi đó, việc chuẩn bị người phỏng vấn, địa điểm, cơ sở vật chất phỏng vấn sẽ vừa đủ, không dư, cũng không thiếu, người phỏng vấn cũng chủ động sắp xếp lịch trình làm việc cho phù hợp.

1.1.3. Nhận định thêm về ứng viên

Cụ thể chính là thái độ và sự nhiệt huyết của ứng viên đối với công việc. Có những mail xác nhận rất chỉnh chu, nhưng cũng có mail hồi âm hời hợt, sai chính tả, bố cục vụng về… Vì vậy, dù chỉ có vài dòng hồi âm ngắn ngủi nhưng nhà tuyển dụng vẫn có thể hoàn thành thêm một thang điểm trong đánh giá ứng viên.

1.2. Đối với ứng viên

1.2.1. Gửi thông điệp liên kết

Trao đổi qua email có thể là lần kết nối đầu tiên của ứng viên với một nhân sự cụ thể của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để thể hiện tinh thần và thái độ lịch sự, trân trọng của ứng viên dành cho nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng tốt trước khi gặp mặt trực tiếp.


Xem thêm >>>> Mẫu mail gửi CV dành cho nhân sự có kinh nghiệm

1.2.2. Thu thập thêm thông tin chuẩn bị phỏng vấn

Những thông tin trên mail mời phỏng vấn sẽ cung cấp nhiều thông tin quan trọng mà ứng viên cần đáp ứng khi đến tham gia phỏng vấn. Tuy nhiên, một số chi tiết sẽ không được nhắc đến, là một ứng viên có kinh nghiệm, bạn hoàn toàn có thể hỏi thêm. Ví dụ: có cần đem căn cước công dân theo, có cần công chứng hồ sơ giấy … Biết rõ, bản thân sẽ có sự chuẩn bị tốt nhất.

1.2.3. Xác nhận thông tin còn mơ hồ

Mặc dù email mời phỏng vấn luôn đạt độ chuyên nghiệp cao, tuy nhiên, vẫn có thể xuất hiện những nội dung khiến bạn mơ hồ. Chẳng hạn, doanh nghiệp ở khu vực tỉnh, xa nơi bạn ở, bạn hy vọng sẽ có xe đưa rước nhưng không tiện hỏi vấn đề này khi gửi hồ sơ. Khi nhận mail mời phỏng vấn, bạn có thể hỏi lại người gửi mail, như vậy, bạn sẽ có thêm dữ liệu để quyết định có nên tham gia phỏng vấn hay không.

2- Bố cục mail xác nhận phỏng vấn 

Ở phần này, quân sư sẽ chia sẻ bố cục trình bày mail xác nhận phỏng vấn, nghĩa là bạn đồng ý tham gia phỏng vấn theo nội dung mà người phụ trách đề cập trong mail.

2.1. Tiêu đề mail xác nhận phỏng vấn

Bạn có thể phản hồi (Reply) lại tiêu đề mail mà nhà tuyển dụng gửi mời phỏng vấn. Trường hợp bạn muốn kiến tạo một mail mới thì phần tiêu đề cần đi ngay vào mục đích gửi mail để người nhận dễ nhận biết, không để bị trôi mail. Ví dụ:

• THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – Vị trí: Nhân viên kế toán - Ứng viên: Nguyễn Văn A

• RE: THƯ MỜI PHỎNG VẤN - Nhân viên kế toán - Nguyễn Văn A

2.2. Lời chào đầu mail

Thông qua mail mời phỏng vấn, bạn đã biết được họ tên cụ thể của người gửi, vì vậy, hãy gửi lời chào trực tiếp đến họ với đầy đủ họ tên, chức vụ được họ thể hiện ở phần chữ ký email. Trường hợp, không chắc về giới tính của người gửi, bạn nên ghi chung Anh/ Chị, Ms. / Mr. sẽ an toàn hơn. Ví dụ:

• Kính gửi: Anh Nguyễn Minh – Chuyên viên tuyển dụng công ty ABC

• Kính chào Anh/ Chị Trương Giao – Chuyên viên tuyển dụng ABC

• Kính chào chị Hương Nguyễn,

2.3.  Mở đầu mail xác nhận phỏng vấn

Lời mở đầu hiệu quả nhất chính là lời cảm ơn về lời mời phỏng vấn mà nhà tuyển dụng gửi đến bạn. Họ đã dành cơ hội cho bạn chia sẻ thêm về năng lực làm việc, vậy bạn cũng nên thể hiện sự nhiệt tình với tâm thế sẵn sàng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Ví dụ:

Tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã dành cơ hội phỏng vấn tại vị trí Nhân viên kế toán cho tôi. Tôi rất mong muốn thông qua buổi phỏng vấn này được tìm hiểu thêm về nhiệm vụ công việc mà một nhân viên kế toán sẽ đóng góp cho công ty.

2.4. Xác nhận tham gia phỏng vấn

Phần thân mail sẽ là nội dung chính mà nhà tuyển dụng đang mong đợi, chính là quyết định tham gia phỏng vấn của bạn. Ở đây, bạn có thể đặt câu hỏi cho những thắc mắc, mơ hồ của mình, xin phép điều chỉnh thời gian phỏng vấn, hoặc đồng ý lịch trình phỏng vấn được đề nghị

• Khi tham gia phỏng vấn trực tiếp, tôi luôn chuẩn bị thêm bộ hồ sơ giấy đi kèm. Tuy nhiên, tôi không biết quy trình phỏng vấn bên bạn có yêu cầu bộ hồ sơ giấy này phải được công chứng đầy đủ hay không. Rất mong Anh/ Chị hồi âm giúp.

• Tôi được biết công ty chính sách đưa rước công nhân viên, hiện tại tôi đang sinh sống cùng gia đình tại quận Nam Từ Liêm, hệ thống xe đưa rước của công ty có đi qua khu vực này hay không. Rất mong Anh/ Chị vui lòng hồi âm giúp.

• Lịch phỏng vấn công ty đưa ra là vào thứ năm ngày 20/04/2023, nhưng thật tiếc, từ ngày 18/4 đến ngày 21/4, tôi có chuyến công tác tại Singapore. Tôi rất chân thành mong công ty có thể dời lịch phỏng vấn lại sau ngày 21/4/2023. Mong Anh/ Chị hỗ trợ giúp.

• Lịch phỏng vấn vào ngày thứ năm 20/4/2023, lúc 14h00. Tôi xác nhận sẽ có mặt tại địa điểm phỏng vấn đúng giờ theo lịch hẹn.

Có thể bạn quan tâm >>>> Mẫu mail gửi CV dành cho sinh viên mới ra trường

2.5. Lời cảm ơn cuối mail xác nhận phỏng vấn

Kết thúc bằng một lời cảm ơn chân thành sẽ giúp mai xác nhận phỏng vấn của bạn càng trở nên hoàn hảo.

• Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn. Tôi rất mong sớm nhận được hồi âm hỗ trợ thông tin từ phía Anh/ Chị. Chúc Anh/ Chị nhiều sức khỏe và công tác tốt.

• Chân thành cảm ơn Anh/ Chị một lần nữa. Tôi rất mong sớm gặp Anh/ Chị trong buổi phỏng vấn và trao đổi nhiều hơn về công việc.

2.6. Kết mail xác nhận phỏng vấn

Bạn nên để đầy đủ họ tên và cách thức liên lạc nhanh nhất ở cuối mail để người phụ trách có thể liên hệ trong trường hợp có những thay đổi bất thường.

Thân ái!

Nguyễn Văn A

Điện thoại / Zalo: 090…

3- Mẫu mail xác nhận phỏng vấn đa ngôn ngữ 

Trường hợp, mail mời phỏng vấn sử dụng tiếng Anh hoặc song ngữ thì mail xác nhận phỏng vấn cũng cần soạn bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Việt - Anh. Dưới đây là một vài mẫu mail xác nhận hay, đáp ứng hiệu quả mọi tình huống xác nhận mail phỏng vấn xin việc

3.1. Mẫu mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

3.1.1. Mail đồng ý tham gia phỏng vấn

Tiêu đề: CONFIRMATION LETTER – Position: Accountant Executive – Nguyen Van A

Dear Ms. / Mr. Christ Rick,

Thank you very much for inviting me to interview for Accountant Executive. I’m very excited about the opportunity to learn more about the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.

I confirm the date as you suggested, 14:00 pm Thursday, April 20th, 2023 at your company. If you need any further information, please reply to let me know.

One more time, I thank you for your invitation.

Best Regards,

Nguyen Van A

Handphone: 090…

3.1.2. Mail từ chối tham gia phỏng vấn

Tiêu đề: CONFIRMATION LETTER – Position: Accountant Executive – Nguyen Van A

Dear Mr. John Wang,

Thank you very much for inviting me to interview for Accountant Executive. This is the position which I am looking forward to working.

However, I regret not being able to attend the interview at your company because I received an offer of employment from another company last week.

Hopefully in the future, we will have the opportunity to work together. Wish you and your company a lot of health and success

Best Regards,

Nguyen Van A

Handphone: 090…

3.2. Mẫu mail xác nhận phỏng vấn hay bằng tiếng Việt

3.2.1. Mail đồng ý tham gia phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – Vị trí: Nhân viên kế toán – Nguyễn Văn A

Kính gửi: Chị Hương Nguyễn – Chuyên viên tuyển dụng công ty ABC

Tôi tên là Nguyễn Văn A. Tôi rất cám ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia buổi phỏng vấn nhân viên kế toán.

Tôi viết mail này nhằm xác nhận tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 14h00 ngày 20/04/2023 tại văn phòng công ty.

Tôi tin tưởng với kinh nghiệm kế toán đã tích lũy, tôi sẽ mang đến nhiều nền tảng năng lực làm việc phù hợp với nhu cầu tìm kiếm ứng viên mà công ty đặt ra.

Nếu công ty có cần thêm bất cứ thông tin, tài liệu nào phục vụ cho buổi phỏng vấn, vui lòng liên lạc với tôi qua email này hoặc điện thoại số 090…

Một lần nữa, chân thành cảm ơn chị và quý công ty.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Điện thoại: 090…

3.2.2. Mail từ chối tham gia phỏng vấn

Tiêu đề:

RE: THƯ MỜI PHỎNG VẤN – Vị trí: Nhân viên kế toán – Nguyễn Văn A

Kính gửi: Anh/ Chị Trương Giao,

Tôi tên là Nguyễn Văn A. Tôi rất cám ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia buổi phỏng vấn nhân viên kế toán vào ngày 20/04/2023

Tuy nhiên, tôi rất lấy làm tiếc vì bản thân không thể tham gia phỏng vấn tại công ty. Hiện tại, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại vị trí kế toán tổng hợp ở một công ty khác.

Tôi rất cảm ơn công ty đã quan tâm hồ sơ ứng tuyển và tin tưởng năng lực làm việc của tôi. Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn. Chúc Anh/ Chị và quý công ty nhiều sức khỏe, gặt hái nhiều thành công.

Thân ái,

Nguyễn Văn A

Điện thoại: 090…

Hướng dẫn A – Z viết mail xác nhận phỏng vấn là nội dung quân sư TalentBold đã khảo sát và trích lọc từ nhiều tình huống hồi âm mail phỏng vấn khác nhau, chỉ cần chọn mẫu mail phù hợp và thay đổi một số thông tin cá nhân, các bạn ứng viên đã có ngay mẫu mail xác nhận chất lượng gửi đến nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công !

-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet