Sau khi đăng ký thành công tài khoản để sử dụng phần mềm Talentbold Hiring và chọn gói dịch vụ muốn sử dụng, người dùng cần thực hiện các bước tạo tài khoản cho các bộ phận trong công ty và kênh tuyển dụng cũng như tiến hành phân quyền cho các phòng ban.
Trong bài viết này người dùng sẽ được hướng dẫn cách sử dụng cấu hình phần mềm Talentbold Hiring.
1. Hướng dẫn khởi tạo tài khoản cho các bộ phận và kênh tuyển dụng
1.1. Tạo tài khoản cho các bộ phận trong công ty
Trước tiên, người dùng cần đăng nhập vào phần mềm, vào mục Tạo tài khoản cho các phòng ban – Tổ chức. Trên giao diện vừa mở ra nhấp chọn + Add User ở bên phía trên bên phải giao diện. Một form mẫu sẽ xuất hiện để người dùng nhập các thông tin liên quan bộ phận cần khởi tạo.
Người dùng có thể khởi tạo và quản lý 3 đối tượng tài khoản sau đây:
a. Tài khoản phòng ban cho các bộ phận yêu cầu tuyển dụng (CRO DEPT)
Để tạo tài khoản cho CRO DEPT, người dùng điền nội dung của form khởi tạo như sau:
-
User name: tên người phụ trách tài khoản kèm theo tên bộ phận (Vd: Mr Hùng – Bộ phận kinh doanh)
-
Email: email của người phụ trách, để xác thực tài khoản và nhận thông báo liên quan đến tuyển dụng sau này
-
Role: chọn CRO
Sau đó nhấp chọn Save, như vậy là hoàn thành việc khởi tạo tài khoản cho phòng ban thuộc phân hệ Đơn vị yêu cầu tuyển dụng – DEPT (CRO). Tuần tự như vậy, người dùng tiếp tục tạo tài khoản cho các phòng ban còn lại.
b. Tài khoản cho các nhân viên tuyển dụng nội bộ (ESS Dept)
Để tạo tài khoản cho các nhân viên tuyển dụng nội bộ, người dùng điền nội dung của form khởi tạo như sau:
-
User name: tên người phụ trách tài khoản kèm theo chức danh (Vd: Mrs Mỹ Hà – Chuyên viên tuyển dụng)
-
Email: email của người phụ trách, để xác thực tài khoản và nhận thông báo liên quan đến tuyển dụng sau này
-
Role: chọn ESS
Sau đó nhấp chọn Save, như vậy là hoàn thành việc khởi tạo tài khoản cho nhân viên tuyển dụng nội bộ. Tuần tự như vậy, người dùng tiếp tục tạo tài khoản cho các chuyên viên tuyển dụng còn lại.
c. Tài khoản cho các chuyên viên từ nhà cung cấp dịch vụ headhunter bên ngoài (ESS Dept)
Để tạo tài khoản cho các chuyên viên từ nhà cung cấp dịch vụ headhunter bên ngoài, người dùng điền nội dung của form khởi tạo như sau:
-
User name: tên người phụ trách tài khoản kèm theo tên đơn vị thuê ngoài (Vd: Mrs Hoài – Hunter HRchannels)
-
Email: email của người phụ trách, để xác thực tài khoản và nhận thông báo liên quan đến tuyển dụng sau này
-
Role: chọn ESS
Sau đó nhấp chọn Save, như vậy là hoàn thành việc khởi tạo tài khoản cho chuyên viên từ nhà cung cấp bên ngoài. Tuần tự như vậy, người dùng tiếp tục tạo tài khoản cho các chuyên viên từ nhà cung cấp dịch vụ headhunter bên ngoài còn lại.
** Sau khi tạo email, người quản lý email phải vào xác thực tài khoản để được phân quyền theo từng chức năng tương ứng.
1.2. Tạo nguồn ứng viên từ các nguồn bên ngoài (nếu có)
Nếu công ty có sẵn nguồn ứng viên từ các kênh tuyển dụng bên ngoài thì có thể nhập vào phần mềm để tạo nguồn dữ liệu ứng viên trên một nền tảng duy nhất. Điều này vô cùng có lợi khi công ty cần truy xuất hay tìm kiếm dữ liệu ứng viên.
Để tạo nguồn ứng viên, người dùng nhấp chọn mục Tạo nguồn cung cấp ứng viên, kế tiếp chọn + Add Resource, và tiến hành nhập thông tin nguồn ứng viên.
2. Phân quyền cho các bộ phận thực hiện các nghiệp vụ liên quan
Sau khi thực hiện bước khởi tạo tài khoản, mỗi tài khoản sẽ được gửi một email xác thực tài khoản. Sau khi xác thực tài khoản, truy cập vào chương trình sẽ thấy bảng phân quyền các chức năng theo từng nhóm đối tượng.
2.1. Nhóm Ban quản trị - BOM/HRM
Nhóm Ban Quản trị - BOM/HRM được phân quyền các chức năng sau đây:
-
Tạo tài khoản cho phòng ban – tổ chức: dùng để khởi tạo tài khoản cho các bộ phận và kênh tuyển dụng
-
Tạo nguồn cung cấp ứng viên: nhập nguồn ứng viên từ các kênh tuyển dụng khác
-
Quản lý yêu cầu tuyển dụng: theo dõi tình trạng các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận
-
Quản lý lượng hồ sơ phỏng vấn: theo dõi số lượng hồ sơ được các ESS gửi lên để phỏng vấn
-
Quản lý ứng viên đề xuất pv: thông tin chi tiết về các ứng viên được ESS gửi cho CRO để tham gia quá trình phỏng vấn
-
Báo cáo tháng yêu cầu tuyển dụng: thể hiện kết quả thực hiện yêu cầu tuyển dụng theo tháng
-
Báo cáo năm yêu cầu tuyển dụng: thể hiện kết quả thực hiện yêu cầu tuyển dụng theo năm
-
Báo cáo tháng hiệu quả các nguồn tuyển dụng: thống kê hiệu quả nguồn tuyển dụng theo tháng
- Báo cáo tháng hiệu quả các nguồn tuyển dụng: thống kê hiệu quả nguồn tuyển dụng theo năm
-
2.2. Nhóm phê duyệt / hỗ trợ lệnh tuyển dụng
Nhóm Phê duyệt / Hỗ trợ lệnh tuyển dụng được phân quyền các chức năng sau đây:
2.3. Nhóm phòng ban đặt yêu cầu tuyển dụng (CRO)
Nhóm Phòng ban đặt yêu cầu tuyển dụng (CRO) được phân quyền các chức năng sau đây:
-
Tạo phòng ban yêu cầu: nhập thông tin bộ phận yêu cầu tuyển dụng
-
Tạo yêu cầu tuyển dụng: nhập thông tin yêu cầu tuyển dụng
-
Quản lý hồ sơ gửi đơn vị tuyển dụng: theo dõi số lượng hồ sơ ứng viên nhận được
-
Xem hồ sơ bộ phận tuyển dụng gửi: xem chi tiết hồ sơ bộ phận tuyển dụng gửi để phỏng vấn
-
Cập nhật thông tin ứng viên đã nhận: phải hồi và đề nghị thời gian phỏng vấn
-
Báo cáo tháng yêu cầu tuyển dụng: báo cáo về kết quả các yêu cầu tuyển dụng đã đề xuất theo tháng
-
Báo cáo năm yêu cầu tuyển dụng: báo cáo về kết quả các yêu cầu tuyển dụng đã đề xuất theo năm
2.4. Nhóm thực thi yêu cầu tuyển dụng (ESS)
Nhóm thực thi yêu cầu tuyển dụng (ESS) được phân quyền các chức năng sau đây:
-
Kho dữ liệu ứng viên: tạo nguồn dữ liệu ứng viên
-
Xem yêu cầu tuyển dụng: xem yêu cầu tuyển dụng các bộ phận đã gửi được Ban quản trị chấp nhận
-
Xem hồ sơ đã gửi: xem hồ sơ đã gửi cho các bộ phận yêu cầu tuyển dụng
-
Xem phản hồi bộ phận yêu cầu: thể hiện thông tin phản hồi của tất cả các hồ sơ ứng viên đã được gửi cho CRO
-
Xem danh sách trúng tuyển: xem danh sách trúng tuyển do các bộ phận yêu cầu gửi thông báo
-
Báo cáo ngày các nguồn tuyển dụng: để xem thông tin các cuộc gọi đã thực hiện theo ngày
-
Báo cáo tháng các nguồn tuyển dụng: để xem báo cáo theo tháng được lập bởi ESS
-
Báo cáo năm các nguồn tuyển dụng: để xem báo cáo theo năm được lập bởi ESS
Với các hướng dẫn sử dụng cấu hình phần mềm TalentBold Hiring trong bài viết này, người dùng có thể khởi tạo các bộ phận và phân quyền chức năng cho các bộ phận một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn sử dụng cấu hình Talentbold Hiring
Hướng dẫn sử dụng Talentbold Hiring, thao tác dành cho nhân viên HR
Hướng dẫn sử dụng phần mềm TalentBold Hiring trong vai trò Ban Giám Đốc
Hướng dẫn sử dụng Talentbold Hiring, thao tác dành cho Headhunter
Talentbold Hiring thao tác dành cho bộ phận yêu cầu tuyển dụng
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
