Phần mềm Talentbold Hiring mang đến cho bộ phận HR bộ công cụ vô cùng mạnh mẽ để thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng cách thực hiện các thao tác dành cho nhân viên HR.
Talentbold Hiring dành cho bộ phận HR thuộc phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), với các thao tác chính sau đây:
-
Tạo nguồn dữ liệu ứng viên cho công ty
-
Xem yêu cầu tuyển dụng các bộ phận đã gửi được Ban quản trị chấp nhận
-
Xem hồ sơ đã gửi cho các bộ phận yêu cầu
-
Xem phản hồi về hồ sơ từ bộ phận yêu cầu
-
Xem danh sách trúng tuyển từ các bộ phận
-
Báo cáo ngày công việc tuyển dụng
-
Báo cáo tháng các nguồn tuyển dụng
-
Báo cáo năm các nguồn tuyển dụng
Để thao tác trong phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), người dùng cần đăng nhập vào phần mềm Talentbold Hiring, tại mục Quản lý tuyển dụng ở menu phía bên trái màn hình, nhấp chọn Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS).
Hướng dẫn sử dụng Talentbold Hiring cho nhân viên HR
1. Tạo nguồn dữ liệu ứng viên cho công ty
Nghiệp vụ tạo nguồn dữ liệu ứng viên luôn khiến nhân viên HR tốn nhiều thời gian và công sức mà chưa bao giờ đáp ứng được nhu cầu quản lý nguồn ứng viên cho doanh nghiệp. Nhưng với Talentbold Hiring, mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn.
Khi cần truy cập thông tin ứng viên hoặc là nhập thông tin ứng viên mới vào cơ sở dữ liệu ứng viên, nhân viên HR cần đăng nhập vào phần mềm, tại menu bên trái màn hình tìm đến phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS) của mục Quản lý tuyển dụng. Phần mềm sẽ mở ra một danh sách các thao tác, nhấp chọn mục Kho dữ liệu ứng viên.
Trong cửa sổ giao diện vừa mở ra, nhân viên HR có thể lọc thông tin ứng viên bằng cách nhập các từ khóa liên quan tại các trường tương ứng, sau đó nhấp chọn Search. Chỉ trong vài phút một danh sách thông tin các ứng viên phù hợp sẽ xuất hiện.
Để thêm thông tin ứng viên mới vào nguồn dữ liệu, nhân viên HR chỉ cần nhấp chọn + Add Employee ở góc trên bên phải giao diện Kho dữ liệu ứng viên. Lúc này phần mềm sẽ mở ra một form chuẩn để nhập thông tin ứng viên. Form nhập dữ liệu ứng viên được thiết kế bao gồm các trường để HR nhập thông tin bao gồm: họ tên, email, điện thoại, địa chỉ, bằng cấp, số năm kinh nghiệm, ngành nghề, ngôn ngữ, cấp bậc nghề nghiệp, mô tả ứng viên….Sau khi nhập đủ thông tin chỉ cần nhấp vào Save, là hoàn tất.
2. Xem yêu cầu tuyển dụng các bộ phận đã gửi được Ban quản trị chấp nhận
Để kiểm tra các yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban đã gửi được Ban quản trị chấp nhận, nhân viên HR nhấp chọn mục Xem yêu cầu tuyển dụng tại menu phía bên trái giao diện phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS). Khi đó phần mềm mở ra một giao diện mới, thể hiện thông tin yêu cầu tuyển dụng đã được chấp thuận.
-
Tổ chức: bộ phận nhân viên mới sẽ làm việc
-
Profile: mô tả ngắn gọn về vị trí cần tuyển
-
JD: bản mô tả chi tiết vị trí cần tuyển
-
Vị trí tuyển: chức danh công việc cần tuyển
-
Lĩnh vực: vai trò chuyên môn nhân viên mới sẽ thực hiện
-
Ngôn ngữ: yêu cầu ngoại ngữ cần có
-
Địa điểm: nơi ứng viên sẽ làm việc
-
CRO phụ trách: bộ phận yêu cầu tuyển dụng
-
Trạng thái: thể hiện tình hình triển khai tuyển dụng (đang thực hiện, đã dừng hay tạm hoãn)
-
Ngày gán: ngày CRO gửi hồ sơ yêu cầu tuyển dụng để Ban lãnh đạo duyệt
-
Chú ý: các lưu ý khác liên quan đến vị trí cần tuyển
-
Hồ sơ/đã gửi: thể hiện yêu cầu tuyển dụng đã được duyệt hay chưa
-
Action: các tác vụ hành động khác
Nhân viên HR cũng có thể lọc thông tin đơn hàng theo từng yêu cầu cụ thể, bằng cách nhập từ khóa tương ứng vào các ô trống phía trên và nhấn Search.
>>> Hướng dẫn sử dụng cấu hình Talentbold Hiring
3. Xem hồ sơ đã gửi cho các bộ phận yêu cầu
Khi cần kiểm tra lại các hồ sơ ứng viên đã gửi cho các bộ phận yêu cầu tuyển dụng, HR chỉ việc nhấp chọn mục Xem hồ sơ đã gửi ở menu bên trái trong giao diện của phân hệ Đơn vị quản lý tuyển dụng. Khi đó một danh sách các hồ sơ HR đã gửi cho CRO sẽ được liệt kê bao gồm các thông tin: tên ứng viên, bộ phận sẽ làm việc, nguồn ứng viên, ngày gửi hồ sơ, ghi chú của ESS…
Nếu cần tìm thông tin hồ sơ theo tiêu chí nhất định, như là theo bộ phận tuyển dụng hay theo địa điểm hoặc các tiêu chí khác, HR chỉ việc nhập các cụm từ khóa thích hợp vào các ô trống và nhấp chọn Search.
4. Xem phản hồi về hồ sơ từ bộ phận yêu cầu
Tại menu bên trái giao diện Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), nhấp chọn Xem phản hồi bộ phận yêu cầu, để có được thông tin phản hồi về hồ sơ ứng viên đã gửi của các bộ phận yêu cầu và xác nhận lịch phỏng vấn.
Trong giao diện mới xuất hiện sẽ thể hiện thông tin phản hồi của tất cả các hồ sơ ứng viên đã được gửi cho CRO. Trong danh sách được liệt kê thể hiện các thông tin liên quan hồ sơ ứng viên bao gồm: họ tên ứng viên, vị trí tuyển dụng, tổ chức, nguồn, ESS chịu trách nhiệm tuyển dụng, lịch phỏng vấn, phản hồi của CRO, phản hội của ứng viên… trong đó 2 thông tin HR cần quan tâm chính là thông tin tại ô Lịch phỏng vấn và Phản hồi. Dựa trên thông tin phản hồi của CRO tại 2 ô này, HR tiến hành hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn sử dụng Talentbold Hiring, thao tác dành cho Headhunter
5. Xem danh sách trúng tuyển của các bộ phận
Sau quá trình phỏng vấn, nhân viên HR cần xem danh sách trúng tuyển do các bộ phận yêu cầu gửi thông báo, để tiến hành liên hệ với ứng viên thông báo kết quả trúng tuyển và sắp xếp thời gian nhận việc cho ứng viên.
Tại giao diện của phân hệ Đơn vị quản lý tuyển dụng (ESS), trong menu phía bên trái nhấp chọn mục Xem danh sách trúng tuyển. Một danh sách liệt kê thông báo trúng tuyển sẽ xuất hiện với các thông tin: tên ứng viên, vị trí tuyển, bộ phận sẽ làm việc và nguồn ứng viên. Mỗi ứng viên trúng tuyển đều có kèm theo một OfferLetter.
Phần mềm TalentBold cũng cung cấp tính năng lọc danh sách theo yêu cầu nhất định. HR chỉ cần nhập thông tin cần lọc tại các ô trống và nhấp Search, thì sẽ có được một danh sách ứng viên trúng tuyển theo bộ phận hay theo nguồn tuyển dụng hoặc theo các tùy chọn khác.
6. Báo cáo ngày công việc tuyển dụng
Tại giao diện của phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), nhấp chọn mục Báo cáo ngày các nguồn tuyển dụng, để xem thông tin các cuộc gọi đã thực hiện theo ngày.
Toàn bộ các cuộc gọi HR đã thực hiện đều được phần mềm thống kê chi tiết bao gồm các thông tin: vị trí tuyển, họ tên ứng viên, email ESS phụ trách tuyển dụng, chuyên môn vị trí cần tuyển, tỉnh thành, ghi chú, ngày thực hiện cuộc gọi và các tác vụ hành động khác. Báo cáo cũng thể hiện trạng thái đã được gửi cho CRO hay chưa.
7. Báo cáo tháng các nguồn tuyển dụng
Tại giao diện của phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), nhấp chọn mục Báo cáo tháng các nguồn tuyển dụng, để xem báo cáo theo tháng được lập bởi ESS.
Nhân viên HR chỉ cần chọn tháng và năm cần xem báo cáo, sau đó nhấp Thực hiện. Khi đó phần mềm sẽ thể hiện bảng báo cáo các nguồn tuyển dụng theo tháng với các thông tin: ngày trong tháng, số hồ sơ đã up từ TK 4hunt, số hồ sơ không gửi CRO, số hồ sơ đã gửi CRO, tổng số hồ sơ đã mời.
>>>> Bạn xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm TalentBold Hiring trong vai trò Ban Giám Đốc
8. Báo cáo năm các nguồn tuyển dụng
Tại giao diện của phân hệ Đơn vị xử lý tuyển dụng (ESS), nhấp chọn mục Báo cáo năm các nguồn tuyển dụng, để xem báo cáo theo năm được lập bởi ESS.
Chọn năm báo cáo và nhấp Thực hiện, nhân viên HR sẽ có một báo cáo thể hiện các thông tin tuyển dụng trong một năm như sau: tháng trong năm, số hồ sơ đã up từ TK 4hunt, số hồ sơ mời và không gửi CRO, số hồ sơ đã gửi CRO và tổng số cuộc gọi đã thực hiện.
Với hướng dẫn chi tiết các thao tác cho bộ phận HR trong bài viết này, hi vọng sẽ hỗ trợ các HR nhanh chóng làm chủ được phần mềm TalentBold Hiring. Qua đó đạt hiệu quả tuyển dụng ngày càng tốt hơn, giảm tải lượng công việc hàng ngày cho các HR.
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
