Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn

Cơ sở để lựa chọn ứng viên phù hợp, để đàm phán lương hiệu quả, để hướng dẫn nhân viên mới tiếp quản công việc nhanh… đều nằm ở bản mô tả công việc. Dù vị trí tuyển dụng giống nhau, nhưng mô tả công việc ở mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Làm thế nào để có được cơ sở quan trọng này một cách chuẩn nhất? Lời giải sẽ nằm trong nội dung hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn mà quân sư TalentBold chia sẻ hôm nay.

MỤC LỤC:
1- Bảng mô tả công việc là gì?
2- Ý nghĩa của bản mô tả công việc
3- Cấu trúc một bảng mô tả công việc
4- Yêu cầu của bản mô tả công việc hấp dẫn
5- Kinh nghiệm tối ưu chất lượng bản mô tả công việc
6- Trình tự các bước thiết lập bảng mô tả công việc
7- Lưu ý khi thiết kế mô tả công việc các vị trí
8- Bản mô tả công việc mẫu

1- Bảng mô tả công việc là gì? 

Tầm quan trọng to lớn là thế, vậy cụ thể, bảng mô tả công việc là gì? Đó là một tài liệu bằng giấy hoặc bằng file mềm, trong đó chia sẻ tính chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà nhân sự nào đảm nhận vị trí công việc đó đều phải thực hiện và nỗ lực hoàn thành đầy đủ ở mức độ hoàn hảo nhất.

Bảng mô tả công việc được xem như sự cam kết giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, một khi đã thống nhất hợp tác cùng nhau, đồng nghĩa hai bên phải tôn trọng những nội dung công việc đã trao đổi. Đây còn là cơ sở để nhân viên biết vai trò của mình trong tổ chức, thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ phải hoàn thành, từ đó nhanh chóng nâng cao hiệu suất công việc sau khi tiếp quản.

2- Ý nghĩa của bản mô tả công việc 

Bản mô tả công việc là một tài liệu không thể thiếu ở mọi tổ chức sử dụng lao động. Thông qua tài liệu này, các công việc,nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí công việc được mô tả cụ thể, tạo thuận lợi cho cả phía doanh nghiệp và nhân sự/ứng viên nắm bắt và triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng.

Như đã nói ở trên, mọi công tác liên quan đến tuyển dụng và bàn giao công việc đều liên quan mật thiết đến bản mô tả công việc. Nếu không có bản mô tả công việc chi tiết, chuẩn xác, là sao doanh nghiệp có thể:

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn đúng ứng viên phù hợp với vị trí công việc

• Hướng dẫn, bàn giao công việc cho người mới một cách hiệu quả

• Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên

• Những việc làm hấp dẫn

  

  [Tân Bình] Nhân viên Telesales - Không yêu cầu kinh nghiệm - Ưu tiên sinh viên mới ra trường

  TP.HCM Tư vấn

  

  [Tân Bình] Nhân viên Tư vấn Chốt đơn qua điện thoại (Sản phẩm bia) - Yêu cầu kinh nghiệm 3 tháng

  TP.HCM Tư vấn

  

  Chuyên Viên Nhân Sự

  Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Nhân sự

  

  Trưởng Nhóm Tuyển Dụng

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Nhân sự , Sản Xuất

  

  Phó Phòng Hành Chính Nhân Sự (Sản Xuất)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Nhân sự , Sản Xuất

  Xác định mức độ lỗi, trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình triển khai công việc

Và còn nhiều hệ lụy nữa gây mất thời gian, thiếu tính nhất quán, quan trọng là có thể dẫn đến tái tuyển dụng nhiều lần, giảm hiệu suất làm việc do thiếu nhân sự đảm trách.


>>>> Xem thêm: Mô tả công việc của Talent Acquisition Specialist

3- Cấu trúc một bảng mô tả công việc 

Bảng mô tả công việc chi tiết cần bao gồm những nội dung sau:

• Thông tin vị trí công việc

Cụ thể là chức danh công việc, vừa nhìn vào là ứng viên có thể biết ngay mức độ năng lực của mình có thể đáp ứng vị trí này hay không. Ví dụ : sinh viên mới ra trường ưu tiên cho vị trí nhân viên, thực tập sinh; chuyên viên lâu năm sẽ hướng đến các vị trí trưởng phòng, trợ lý…

• Không gian, thời gian làm việc

Cần xác định ngay từ đầu nội dung địa điểm, khung thời gian làm việc để không mất thời gian của ứng viên (tạo thuận lợi cho ứng viên chính là một trong những tiêu chuẩn nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng). Dù nơi làm việc linh hoạt hoặc làm việc trực tuyến,nhà tuyển dụng cũng cần nêu cụ thể để ứng viên nắm bắt nhanh và ứng tuyển thuận lợi.

• Mục tiêu công việc

HR có thể xem đây như phần tóm tắt bảng mô tả công việc. Khái quát sơ lược về nhiệm vụ, vai trò của vị trí này, cùng lý do vì sao doanh nghiệp muốn bổ sung thêm nhân lực (lý do điển hình, đáp ứng chiến lược phát triển tương lai luôn có sức hút ứng viên hơn)

• Danh mục nhiệm vụ công việc

Đây là phần quan trọng để ứng viên nghiêm túc cân nhắc xem bản thân đáp ứng bao nhiêu % kỳ vọng, xác suất ứng tuyển thành công thế nào. Nhờ vậy,doanh nghiệp cũng đỡ mất thời gian sàng lọc hồ sơ. Do đó, nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc cần chi tiết, liệt kê chuẩn xác những gì mà vị trí công việc và phòng ban chuyên môn của vị trí đó đang yêu cầu. Xếp thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp để phòng tuyển dụng dễ dàng chắt lọc nhiệm vụ chủ chốt đưa vào bảng tin đăng tuyển.

• Yêu cầu công việc

Bao gồm cả yêu cầu về học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng… bắt buộc phải có để đáp ứng tốt nhất vị trí công việc. Ngày nay năng lực quan trọng hơn bằng cấp,vì vậy, những yêu cầu công việc cũng nới lỏng hơn về mặt học vấn, nhưng sẽ tập trung nhiều vào mục kinh nghiệm, kỹ năng. Cũng như phần nhiệm vụ công việc, nội dung yêu cầu công việc không ai xác định chuẩn bằng trưởng phòng chuyên môn, vì vậy, HR hãy nhờ trưởng phòng tham mưu khi thiết lập bảng mô tả công việc nhé.

Những hồ sơ, bằng cấp, hay bất cứ văn bản nào mang tính đặc thù công việc (chứng chỉ chuyên viên ISO, giấy gia hạn làm việc đối với ứng viên nước ngoài…) đều nên ghi rõ để ứng viên đính kèm hồ sơ ứng tuyển hoặc chuẩn bị trước khi phỏng vấn trực tiếp.

• Mức lương / thu nhập hằng tháng

Tùy theo kinh nghiệm và trình độ của từng ứng viên, HR nên thảo luận cùng ban giám đốc, phòng tài vụ, trưởng phòng chuyên môn, và khảo sát thêm thị trường nhân lực để có nhiều khoảng thương lượng mức lương phù hợp. Như vậy, HR sẽ chủ động hơn khi tìm kiếm ứng viên giỏi, mà vẫn đảm bảo đúng tiêu chí ngân sách của doanh nghiệp.

• Phúc lợi đi kèm

Càng muốn tuyển dụng được người tài thì phúc lợi đi kèm phải càng tốt thì mới cạnh tranh thu hút nhân lực được. Nhiệm vụ công việc thì ghi cái chủ chốt cho ứng viên đỡ ngợp, nhưng phúc lợi thì từng chân tơ kẽ tóc cũng cần ghi đầy đủ HR nhé, sức hút của phúc lợi mạnh lắm đó. Nếu không nhiều nội dung thì hãy biến cái hiển nhiên thành sự nổi trội, ví dụ: không gian làm việc tiện nghi, đồng nghiệp hòa đồng thân thiện… tất cả những gì phản ánh cho một môi trường làm việc tuyệt vời đều nên ghi vào.

• Thông tin về nhà tuyển dụng

Mô tả ngắn gọn nhưng nổi bật tiềm năng và sự phát triển của doanh nghiệp sẽ được đặt ở cuối bảng mô tả công việc, kể cả bảng mô tả công việc chi tiết, lẫn bản tin đăng tuyển dụng trực tuyến. Hiểu hơn về nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên an tâm và tin tưởng lựa chọn.

4- Yêu cầu của bản mô tả công việc hấp dẫn 

Một bản mô tả công việc chuẩn không chỉ cần đầy đủ nội dung mà còn phải khích lệ sự phấn khởi làm việc từ nhân viên/ứng viên, giúp họ cảm thấy tầm quan trọng của mình trong tổ chức, cùng nhiều cơ hội trau dồi học hỏi tốt cho tương lai nghề nghiệp. Trải qua thời gian tư vấn nhân sự cho nhiều đối tượng khách hàng, dưới đây là trình tự nội dung quan trọng khi thiết lập bản mô tả công việc mà quân sư TalentBold đã đúc kết.

4.1. Yêu cầu tổng quan phân biệt giữa các bản mô tả công việc

Những thông tin tổng quan về bản mô tả công việc cần được thể hiện chi tiết để dễ dàng phân biệt giữa các bản mô tả công việc:

• Thông tin doanh nghiệp bao gồm tên công ty, địa chỉ, điện thoại / fax

• Tên công việc cần ghi cụ thế, ví dụ chuyên viên chứng từ thì nên ghi rõ chứng từ hàng nhập hay hàng xuất.

• Cấp bậc,chức danh công việc để ứng viên/nhân viên hiểu được tầm quan trọng của mình

• Không gian, thời gian làm việc cố định hoặc tự do hoặc theo sản phẩm…

4.2. Yêu cầu về nội dung công việc

• Mục tiêu công việc

• Nhiệm vụ đảm nhận

• Phương thức tiến hành công việc

• Xác định rõ trách nhiệm, phạm vi của nhân viên thực hiện

• Trình tự triển khai công việc

• Danh sách các phòng ban, bộ phận liên kết thực hiện nhiệm vụ…

4.3. Yêu cầu năng lực, tố chất phù hợp công việc

• Học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng

• Chứng chỉ, bằng cấp chuyên môn cần thiết

• Yêu cầu sức khỏe

• Chấp nhận đi công tác xa

• Có bằng lái xe…

 4.4. Yêu cầu quyền và nghĩa vụ đặc thù khi làm việc tại doanh nghiệp

• Quy định trang phục khi đi làm

• Tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành nhiệm vụ

• Hình thức đánh giá năng lực ứng viên

• Phúc lợi trong quá trình làm việc

• Đào tạo, tập huấn định kỳ

• Tiêu chuẩn xét tăng lương…

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết mô tả công việc khi đăng tin tuyển dụng

5- Kinh nghiệm tối ưu chất lượng bản mô tả công việc 

Nội dung bản mô tả công việc cần bám sát yêu cầu nhiệm vụ thực tế, thể hiện rõ những khía cạnh chuyên sâu để mọi thành viên khi đọc đều nắm bắt hiệu quả những nhiệm vụ mà mình cần triển khai. Muốn vậy, khi thiết lập, người phụ trách cần chú trọng những yếu tố sau:

5.1. Không ai nắm rõ công việc bằng trưởng phòng chuyên môn

Nhiệm vụ thiết lập bản mô tả công việc đa phần do bộ phận hành chính nhân sự phụ trách. Tuy nhiên, thực tế nghiệp vụ chuyên môn cùng những kỹ năng đặc thù thế nào thì phòng nhân sự không nắm rõ bằng trưởng phòng chuyên môn. Vì vậy, hãy luôn đồng hành cùng sự tham mưu của từng trưởng phòng chuyên môn trong quá trình hoàn thiện mô tả công việc cho các vị trí tương thích từng phòng ban.

5.2. Thuật ngữ chuyên ngành cần thiết sử dụng

Trong bản mô tả công việc nội bộ và bản mô tả khi đăng tin tuyển dụng, doanh nghiệp nên sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành. Rất nhiều lĩnh vực dịch thuật ngữ sang tiếng Việt khiến ứng viên đôi khi khó hiểu, vì họ đã quen dùng thuật ngữ tiếng Anh hoặc chữ viết tắt rồi. Ngoài ra, thể hiện thuật ngữ chuẩn xác còn thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng cao hình ảnh nhà tuyển dụng.

5.3. Thiết kế phụ lục đi kèm nếu cần thiết

Đối tượng đọc bản mô tả công việc nội bộ (là bản chi tiết nhất) có thể là những bạn vừa mới ra trường, vừa chuyển ngành, chưa rành hết những thuật ngữ chuyên môn. Một vài nội dung khác như bản đánh giá KPI, các mức tăng lương, số điện thoại liên lạc các phòng ban … cũng có thể đính kèm trong phần phụ lục, tạo điều kiện thuận lợi để mọi người tiếp cận trọn vẹn mọi thông tin trong bản mô tả công việc. Như vậy, vừa tiết kiệm thời gian cho người hướng dẫn, vừa tạo sự chủ động học hỏi cho nhân viên mới.

5.4. Văn phong súc tích, đánh vào trọng tâm nội dung

Bản mô tả công việc không phải là một bài văn miêu tả, vì vậy, tránh diễn tả dài dòng, khiến bản tài liệu dài lê thê, khó nắm bắt nội dung cốt lõi. Những cái gạch đầu dòng súc tích từng nội dung vừa giúp bản mô tả có trọng điểm, vừa không phải khiến ứng viên choáng váng vì nghĩ công việc quá nhiều.

6- Trình tự các bước thiết lập bảng mô tả công việc 

Để thuận tiện cho mọi doanh nghiệp áp dụng, quân sư sẽ chia sẻ trình tự xây dựng một bản mô tả công việc hoàn toàn mới, chưa từng thiết lập lần nào tại doanh nghiệp. Chúng ta cùng triển khai nhé.

6.1. Lên kế hoạch với các nội dung cốt lõi

Những nội dung cốt lõi ở đây sẽ bao gồm:

• Tên công việc, chức danh

• Mục đích, nhiệm vụ tổng quan của công việc

• Trách nhiệm, mức độ yêu cầu hoàn thành

• Kết quả tối thiểu cần đạt được …

6.2. Thu thập dữ liệu chuyên sâu

Ở phần này, phòng nhân sự cần phối hợp với chuyên gia về lĩnh vực mà vị trí công việc đó đang hướng đến. Có thể tham khảo từ nguồn tham mưu bên ngoài, hoặc bên trong doanh nghiệp. Quan trọng đó phải là người giàu kinh nghiệm để có thể cung cấp cho người phụ trách xây dựng bản mô tả công việc những thông tin như:

• Những khó khăn, gian nan khi thực hiện nhiệm vụ

• Kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm, tố chất … mà ứng viên cần có

• Đặc điểm khác biệt về tính chất, môi trường làm việc tại doanh nghiệp…

6.3. Tham khảo mẫu bản mô tả công việc

Người đi trước đã có những vấp ngã trước khi hoàn thiện một bản mô tả công việc hoàn chỉnh. Chúng ta đi sau, chúng ta có lợi thế là học được bài học từ sự đúc kết của họ để không phải vấp ngã như họ nữa. Đây là điều cần phát huy để tăng hiệu quả xây dựng bản mô tả công việc, tuyệt đối không nên bỏ qua.

6.4. Thiết lập nháp bản mô tả công việc

Thông tin dữ liệu đã có, bản mô tả mẫu đã có, trình tự thiết lập các nội dung đã có (mục 2 phía trên), vậy đã đến lúc soạn thảo một bản mô tả công việc mẫu sở hữu mức độ tương thích cao nhất với doanh nghiệp và vị trí công việc tại doanh nghiệp.

6.5. Đánh giá phê duyệt từ người quản lý

Trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt, người phụ trách có thể cùng ngồi lại với trưởng phòng chuyên môn để kiểm tra bản nháp một lần nữa. Nói là bản nháp nhưng thực ra gần như đã là một bản mô tả công việc hoàn chỉnh, được cân nhắc kỹ lưỡng chứ không hề sơ sài. Có sự hợp tác này sẽ giúp quá trình hoàn thiện được rút ngắn đáng kể.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Mô tả công việc của chuyên viên tuyển dụng nội bộ

7-  Lưu ý khi thiết kế mô tả công việc các vị trí 

Trình tự cấu trúc bảng mô tả công việc chung mang đến định hướng tốt cho HR rồi. Tuy nhiên, để hoàn thành nhiệm vụ xây dựng mô tả công việc xuất sắc, đây là một vài lưu ý quan trọng mà quân sư TalentBold muốn gửi đến bạn:

• HR luôn gắn kết cùng trưởng phòng chuyên môn

Không ai rành công việc các vị trí bằng trưởng phòng chuyên môn, vì vậy, dù là tham mưu hay tìm cộng sự hợp tác trong quá trình thiết kế bảng mô tả công việc, thì trưởng phòng chuyên môn luôn phải là ứng cử viên sáng giá.

• Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành

Ứng viên chuyên ngành sẽ rất ấn tượng với những bảng mô tả công việc thể hiện thuật ngữ chuyên môn chuẩn xác,nhiều khi bạn dịch trọn nghĩa ra, ứng viên lại không hiểu vì khi làm việc họ cũng dùng thuật ngữ chung. Ví dụ :

• Trong xuất nhập khẩu, “danh mục, cách thức đóng hàng” quen được gọi là “packing list”
• Trong ngân hàng, thay vì ghi rất dài “phương thức thanh toán bằng thư tín dụng” thì chỉ cần nói “ký L/C” là ứng viên hiểu ngay.
• Hạn chế sự hóm hỉnh tiêu cực

Nhiều bảng tin đăng tuyển ngày nay muốn tạo ấn tượng mới lạ thông qua sự hóm hỉnh, nhưng vui thôi, đừng vui quá. Những sự hóm hỉnh tiêu cực như “Bạn không đủ tự tin, vậy chúng ta không thể thuộc về nhau”, “Không ứng tuyển ở đây, bạn còn có thể ứng tuyển ở đâu”… ứng viên như bị giội gáo nước lạnh vào mặt vậy, họ cảm thấy bị đánh giá thấp bản thân, sự tự ái, thiếu thiện cảm với nhà tuyển dụng sẽ khiến họ quyết định không ứng tuyển nữa.

• Cân nhắc độ dài bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc ở tin đăng tuyển cần ngắn gọn là thích hợp, bảng mô tả công việc chính thức cũng đừng nên quá dài. Ứng viên sẽ tham khảo bảng chính thức trước khi thỏa thuận mức lương, dài quá, họ choáng, thỏa thuận lương cho có rồi “quay xe” thỉ uổng cả một quá trình tuyển dụng.

8. Bản mô tả công việc mẫu 

Đề quý doanh nghiệp tiện tham khảo và áp dụng, quân sư TalentBold chia sẻ dưới đây một số mẫu bản mô tả công việc chi tiết, khả thi sử dụng cho nhiều vị trí khác nhau :

Công ty …. 

Địa chỉ : …

....., ngày....tháng...năm ....

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

I. Mục đích công việc

....................................................................................................................................

II. Nhiệm vụ đảm nhận

III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ

1. Được quyền báo cáo vượt cấp

2. Chủ động chi ngân sách khẩn cấp, tối đa ….

3.  

4.  

IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc

V. Điều kiện làm việc

- Số ngày làm việc trong tuần: 05 ngày, Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, nghỉ thứ 7 và chủ nhật

- Thời gian làm việc trong ngày:

• Sáng từ 08 giờ đến 12 giờ

• Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30

- Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: Điện thoại, máy vi tính, văn phòng phẩm.

- Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.

VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự

Bước khởi đầu khi thiết lập, HR nên tham khảo những bảng mô tả công việc mẫu thích hợp cho từng vị trí. Đây là những bảng mô tả công việc điển hình nhất:

Bảng mô tả công việc nhân viên nhân sự

Bảng mô tả công việc trưởng phòng kế hoạch

 
>>>> Bạn tham khảo: MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng