maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
Mẫu mô tả công việc

Hướng dẫn xây dựng mẫu mô tả công việc chuyên nghiệp nhất

Hướng dẫn xây dựng mẫu mô tả công việc chuyên nghiệp nhất

Muốn tuyển dụng đúng người, đáp ứng đúng yêu cầu công việc thì trước hết, chúng ta cần nắm rõ công việc đó sở hữu những nội dung, tiêu chuẩn và thách thức gì. Tất cả đều hiện hữu trong bản mô tả công việc từng vị trí theo đặc thù doanh nghiệp. Hiểu được vậy nhưng để hoàn thiện bản mô tả chất lượng không phải dễ. Đừng lo lắng, quân sư TalentBold sẽ hướng dẫn xây dựng mẫu mô tả công việc chuyên nghiệp nhất đến từng doanh nghiệp ngay bây giờ. 

MỤC LỤC

1- Mô tả công việc là gì
2- Tại sao cần xây dựng mẫu mô tả công việc
3- Các mục cần có trong mẫu mô tả công việc


Tìm việc làm hấp dẫn tại TalentBold

1- Mô tả công việc là gì 

Mô tả công việc là tài liệu dạng văn bản, sử dụng cho công tác tuyển dụng và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân sự. Bản mô tả công việc được thiết lập dựa trên :

- Các vị trí chuyên môn mà doanh nghiệp cần có để hợp thành chuỗi vận hành hoàn hảo nhất cho tổ chức

- Nhiệm vụ thực tế mà từng vị trí phải đảm nhận

- Mức độ hoàn thành theo tiêu chuẩn chất lượng riêng

- Điều kiện làm việc và quyền lợi mà doanh nghiệp đủ năng lực đáp ứng cho từng vị trí…

Từ đó, đội ngũ thiết lập bản mô tả công việc sẽ cân nhắc đưa ra những yêu cầu tìm kiếm ứng viên tương ứng, đảm bảo ứng viên một khi đáp ứng các yêu cầu này sẽ hoàn toàn đủ năng lực và sự nhiệt huyết để gắn kết làm việc hiệu quả lâu dài cùng doanh nghiệp.

mô tả công việc
>>> 5 bước thiết lập bản mô tả công việc chuẩn nhất

2- Tại sao cần xây dựng mẫu mô tả công việc 

Tuyển dụng và đánh giá ứng viên dựa trên bản mô tả công việc chất lượng, tương thích cao đặc thù của doanh nghiệp luôn tối ưu lợi ích :

2.1. Tiết kiệm thời gian sàng lọc hồ sơ

Những việc làm hấp dẫn

Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Quảng Ngãi Biên phiên dịch , Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Sản Xuất

Nhân viên Kế Toán [HCM] - Thu nhập: upto 10M

TP.HCM Kế toán/Tài chính/Kiểm toán

NHÂN VIÊN PART-TIME (17h45-22h)

Hà nội Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Thời vụ/Hợp Đồng

Dựa trên bản mô tả công việc, đội ngũ tuyển dụng sẽ soạn tin đăng tuyển với yêu cầu phù hợp. Ứng viên nhìn vào có thể tự đánh giá năng lực có khả thi ứng tuyển hay không, như vậy ứng viên đã giúp sàng lọc lượng hồ sơ đáng kể.

2.2. Cơ sở chuẩn mực để quản lý công việc

Người quản lý sẽ dựa trên mô tả công việc để hướng dẫn, bàn giao nhiệm vụ cho nhân sự mới, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá năng lực để tiến hành đào tạo, huấn luyện hoặc tuyển dụng bổ sung nhân sự.

2.3. Lựa chọn đúng ứng viên trước khi tuyển dụng

Cùng một vị trí công việc nhưng nhiệm vụ, yêu cầu tuyển dụng ở mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Mô tả công việc chính là thước đo của sự khác nhau ấy, cung cấp cho đội ngũ tuyển dụng những tiêu chí để đánh giá, khai thác ứng viên chuẩn nhất, tránh tuyển sai, tuyển nhầm người.

2.4. Nhân sự hiểu rõ quyền và trách nhiệm

Bản mô tả công việc sẽ liệt kê trọn vẹn những nhiệm vụ công việc từ nhỏ đến lớn, những trách nhiệm phải hoàn thành, những tiêu chuẩn phải tuân thủ, đồng thời có cả những quyền lợi mà nhân sự nhận được. Hiểu được điều này, từng nhân sự sẽ ý thức trách nhiệm công việc, cũng như có cơ sở bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho chính mình.

mô tả công việc là gì
>>> Bản mô tả công việc nhân viên lái xe

3- Các mục cần có trong mẫu mô tả công việc 

Một bản mô tả công việc đúng chuẩn, chất, hiệu quả sẽ phải đáp ứng những nội dung và các lưu ý sau đây:

3.1.Tiêu đề văn bản

Thông thường sẽ là “BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC” có kèm theo thông tin doanh nghiệp nơi thiết lập văn bản này.

3.2. Ngày hiệu lực

Mô tả công việc sẽ có thời gian sử dụng khá dài, vì vậy, văn bản nên thể hiện thời gian bắt đầu hiệu lực để phân biệt rõ bản cũ, bản mới hay bản cập nhật.

3.3. Chức danh công việc và thông tin theo chức danh

Cũng chính là vị trí công việc chuyên môn mà doanh nghiệp cần tuyển nhân sự. Cụm từ mô tả cần ngắn gọn, nhưng vẫn thể hiện được nội dung đặc thù mà mô tả công việc hướng đến. Ví dụ : Nhân viên chứng từ hàng xuất, chuyên viên tuyển dụng khối kỹ thuật, nhân viên kinh doanh...

Những thông tin theo chức danh sẽ được quy định theo tiêu chuẩn riêng của từng tổ chức, thường gồm có :

- Mã số công việc

- Khối, phòng, bộ phận

- Địa điểm làm việc

- Chức danh cấp trên trực tiếp

hướng dẫn viết mô tả công việc
>>> Bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng

3.4. Mục đích công việc

Nội dung này chính là tóm tắt định hướng công việc, các đối tượng làm việc, cũng như mong muốn của doanh nghiệp đối với nhân sự đảm nhận vị trí trong bản mô tả công việc. Ví dụ:

- Nhân viên chứng từ hàng xuất : Trực tiếp liên hệ các bên liên quan và hoàn tất hồ sơ, đảm bảo các lô hàng xuất đi nước ngoài của doanh nghiệp được triển khai thuận lợi.

- Chuyên viên tuyển dụng khối kỹ thuật : Liên hệ phòng kỹ thuật để nắm bắt nhu cầu bổ sung nhân sự, thiết lập kế hoạch tìm kiếm và phỏng vấn ứng viên.

3.5. Nhiệm vụ cụ thể

Chi tiết tất tần tật công việc mà nhân sự phải đảm nhận sẽ được thể hiện ở mục này. Thường khi soạn tin đăng tuyển, phòng tuyển dụng chỉ chọn tối đa 2/3 nhiệm  vụ trọng tâm để thu hút ứng viên nộp hồ sơ. Chỉ khi nhìn vào mô tả công việc thực tế, ứng viên mới biết được tất cả nội dung nhiệm vụ sẽ đảm nhận.

Để thuận lợi cho công tác quản lý cũng như tránh những tranh luận nhiệm vụ không đáng có, nội dung này cần:

- Phối hợp với trưởng phòng chuyên môn, nhân viên đang làm việc tại vị trí này để nghiên cứu và thể hiện chuẩn xác.

- Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần để nhân sự biết việc nào quan trọng hơn

- Mô tả cách thức triển khai công việc theo nhiệm vụ

Một số bản mô tả công việc còn quy định thang đo tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, do sự biến động thị trường ngày nay khá lớn, nên hầu hết doanh nghiệp sẽ đưa thông tin này vào văn bản khác (ví dụ thang điểm đánh giá KPI hoặc phụ lục đính kèm trong mô tả công việc).

Ví dụ, dưới đây là phần nhiệm vụ cụ thể của nhân viên kinh doanh:

 -Duy trì, chăm sóc khách hàng hiện có, nhận đơn đặt hàng tiếp theo

- Thiết lập kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới, lập lịch trình công tác hằng ngày tiếp xúc những khách hàng có trước đây hoặc khách hàng tiềm năng khác.

- Lập kế hoạch công tác tuần, tháng, trình trưởng nhóm bán hàng phê duyệt. Triển khai theo kế hoạch đã duyệt.

- Hiểu rõ đặc tính sản phẩm do công ty sản xuất, nắm được thông tin ưu nhược điểm sản phẩm công ty, sản phẩm thay thế, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

- Nắm rõ quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình giải quyết khiếu nại, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, cách ghi nhận thông tin trên các biểu mẫu theo từng quy trình.

- Tiếp xúc khách hàng, ghi nhận toàn bộ thông tin khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng . Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng theo ngày cho trưởng nhóm kinh doanh.

- Soạn dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đồng ý sơ bộ, chuyển trưởng nhóm bán hàng phê duyệt các điều khoản. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản sao hợp đồng, chuyển bản chính cho trưởng nhóm lưu giữ, một bản chính gửi phòng kế toán lưu trữ.

- Trực tiếp đốc thúc triển khai hợp đồng đã ký kết ở các phòng ban liên quan. Cùng khách hàng kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm giao.

- Nhận và xử lý các khiếu nại từ phía khách hàng

- Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán thu công nợ. Trách nhiệm hoàn thành khi khách hàng thanh toán xong.

- Phát triển kinh doanh tại khu vực được phân bổ

- Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình quy định.

mẫu mô tả công việc
>>> Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh

3.6. Quyền hạn khi làm việc

Phân quyền cho nhân viên ở mức độ nào, có thể liên hệ với ai, có thể chủ động xử lý việc ra sao... sẽ là căn cứ pháp lý để đánh giá trách nhiệm. Ví dụ:

- Được quyền báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp

- Được chủ động yêu cầu sự hỗ trợ từ phòng chuyên môn khác khi cần xử lý nhanh những yêu cầu từ khách hàng tiềm năng

- Được quyền sử dụng văn phòng công ty làm nơi tiếp đón và giao dịch khách hàng.

3.7. Yêu cầu công việc

Đây là các tiêu chuẩn tuyển dụng mà phòng nhân sự dùng làm định hướng khi sàng lọc và khai thác ứng viên. Chỉ những ứng viên đáp ứng tiêu chuẩn này mới được lọt vào danh sách ứng viên tiềm năng cho vòng phỏng vấn. Ví dụ yêu cầu đối với nhân viên kinh doanh:

- Trình độ cao đẳng chuyên ngành kinh tế trở lên

- Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng, mạng xã hội.

- Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác.

- Năng động, nhiệt tình, nhạy bén

- Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt khi xử lý vấn đề

- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.

- Kinh nghiệm làm việc tại vị trí kinh doanh ít nhất 01 năm, ưu tiên đã có kinh nghiệm tại ngành hàng tương tự

- Sức khỏe tốt, chấp nhận đi công tác xa dài ngày.

3.8. Điều kiện làm việc

Không gian, thời gian làm việc và những yêu cầu về tác phong công việc sẽ thể hiện tại đây. Ví dụ đối với nhân viên kinh doanh

- Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày (từ thứ 2 đến thứ 7)

- Thời gian làm việc trong ngày theo lịch trình riêng, nhưng phải báo cáo và được sự phê duyệt từ trưởng phòng kinh doanh.

- Công ty trang bị điện thoại, laptop, văn phòng phẩm, không gian làm việc riêng tại văn phòng.

- Hỗ trợ tiền cơm trưa, tiền taxi, phí công tác tỉnh.

3.9. Phần kết mô tả công việc

Nơi đây sẽ thể hiện thông tin người thiết lập, người kiểm soát, người phê duyệt bản mô tả công việc. Cùng với thông tin về sự cam kết đã đọc và hiểu của nhân viên mới.

 

Người thiết lập

Người kiểm soát

Người phệ duyệt

(ký tên)

Họ tên:................................

Chức vụ:.............................

Ngày:.................................

(ký tên)

Họ tên:.............................

Chức vụ:..........................

Ngày:.............................

(ký tên)

Họ tên:................................

Chức vụ:............................

Ngày:................................

NGƯỜI NHẬN VIỆC

(Ký tên & ghi rõ họ tên)

(Tôi đã hiểu và đồng ý các công việc được giao)

NGƯỜI GIAO VIỆC

(Ký tên & ghi rõ họ tên)

 

         

Những hướng dẫn xây dựng mẫu mô tả công việc chuyên nghiệp nhất trên đây là sự hội tụ những nền tảng chung mà mọi doanh nghiệp đều cần và nên áp dụng. Kết hợp cùng những tiêu chí đặc thù trong tuyển dụng nhân sự của tổ chức, những điều chỉnh hợp lý sẽ được thực hiện nhưng vẫn dựa trên những nền tảng chung đó. Có như vậy, hiệu quả bản mô tả công việc mới thật sự mang đến giá trị lâu dài cho công tác quản lý nhân sự.
 

Dịch vụ trợ lý tuyển dụng
------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam


talentbold

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng