Kế hoạch là gì? Những điều cần biết trước khi lập kế hoạch

Học tập theo kế hoạch, làm việc phải có kế hoạch thì hiệu quả mới vượt trội. Cụm từ “kế hoạch” xuất hiện mỗi ngày trong cuộc sống chúng ta, nhưng kế hoạch là gì, quy chuẩn nào để có được kế hoạch chất lượng thì không phải ai cũng nắm rõ. Bài viết hôm nay, quân sư TalentBold sẽ gửi đến bạn đọc tất thảy những điều cần biết trước khi lập kế hoạch, đảm bảo một bản kế hoạch chất lượng ngay từ đầu chính là yêu cầu quan trọng cho một kế hoạch thành công.

1. Kế hoạch là gì?

Sử dụng từ “kế hoạch” mỗi ngày nhưng chính xác kế hoạch là gì thì vẫn còn là khái niệm mơ hồ với nhiều người. Thực tế, kế hoạch là nơi tập hợp tất cả những hoạt động, những công việc được cân nhắc, tính toán, sắp xếp thoe một trình tự thời gian nhất định, đảm bảo khi thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra, mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được sẽ hoàn thành nhanh chóng.

2. Vai trò của kế hoạch là gì?

So với việc cứ tới đâu làm tới đó thì việc tiến hành theo kế hoạch giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về khối lượng việc mà mình cần thực hiện, bên cạnh đó là hàng loạt vai trò khác:

2.1. Giảm lãng phí nguồn lực đáng kể

Khi lập kế hoạch, chúng ta luôn phân tích, so sánh trước khi quyết định, từ đó, biết mình nên chọn mục tiêu nào trong số những mục tiêu khả thi, chọn phương pháp thực hiện nào để không lãng phí thời gian, chi phí…

2.2. Dự phòng rủi ro hiệu quả

Không có kế hoạch nào hoàn hảo 100%, tiến hành thuận lợi 100% cả, những tình huống bất ngờ hoàn toàn có thể xuất hiện. Khi có một bản kế hoạch cụ thể từng bước, từng giai đoạn, chúng ta có thể dự phòng những tình huống có thể xảy ra khác với kỳ vọng, từ đó lên phương án ứng phó dự phòng hiệu quả. Khi đối mặt thực tế, hoàn toàn chủ động xử lý.

2.3. Nâng cao tính kỷ luật

Từng bước trong kế hoạch đều có sự giới hạn về thời gian, về nguồn lực, trì trệ một bước có thể kéo theo cả một kế hoạch trễ nải. Do đó, kế hoạch còn giữ vai trò như một lời nhắc nhở, thức tỉnh tinh thần nỗ lực phấn đấu kiên trì, hướng đến mục tiêu và thành công trong tương lai.

3. Yêu cầu của một bản kế hoạch

Một bản kế hoạch tốt, mang lại giá trị cao cho người thiết lập cần hội đủ những yêu cầu sau:

3.1. Thể hiện rõ mục tiêu, kết quả mong muốn đạt được

Mục tiêu càng chi tiết, cụ thể, các bước triển khai trong kế hoạch càng dễ định hướng và cụ thể hóa. Những mục tiêu chung chung như “ốm hơn”, “doanh thu cao hơn” sẽ không giúp bạn biết được mức độ nỗ lực mình cần bỏ ra như thế nào. Hãy cụ thể mục tiêu “ốm hơn 05 ký”, “doanh thu tăng thêm 200 triệu mỗi tháng”

3.2. Dự phòng những tình huống bất ngờ

Bằng cách liên kết đầy đủ từ trình tự thời gian đến nhân lực thực hiện, những vấn đề rủi ro có thể phát sinh dễ dàng được tiên lượng. Phương án dự phòng cũng được thiết lập khả thi hơn rất nhiều.

3.3. Phối hợp hiệu quả nguồn lực sẵn có

Mục tiêu vĩ đại ai cũng muốn đạt được nhưng “sức người” có hạn, không thể lựa chọn một kế hoạch quá khủng khi nguồn lực hiện có quá khiêm tốn. Bạn có thể cho rằng trong quá trình thực hiện sẽ tích lũy thêm nguồn lực, điều này có thể nhưng mức độ tích lũy thêm sẽ không nhiều, đồng thời lập kế hoạch với nguồn lực mơ hồ chỉ khiến bạn dễ trở nên bị động mà thôi.

3.4. Cụ thể hóa tiêu chuẩn đánh giá bằng con số

Quá trình thực hiện kế hoạch cần được kiểm soát, điều chỉnh liên tục để phù hợp tình hình thực tế. Để có thể kiểm soát tốt, các tiêu chuẩn đánh giá nên cố gắng lượng hóa bằng con số cụ thể, tạo thuận lợi khi so sánh, đánh giá ngay được tốc độ hoàn thành kế hoạch đang diễn ra.

4. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả

Hiểu rõ những yêu cầu cần đạt được cho một bản kế hoạch rồi, tiếp theo là cách lập kế hoạch với quy trình 04 bước cụ thể sau:

4.1. Xác định mục tiêu khả thi tương thích năng lực

Điều đầu tiên, chúng ta cần xác định rõ mục tiêu khả thi mà bạn muốn đạt được với thời gian thực hiện, kết quả kỳ vọng cuối cùng và kết quả từng giai đoạn cần đạt được. Đồng ý kế hoạch là thiết lập những mục tiêu cao để khích lệ bản thân vượt lên chính mình. Nhưng mục tiêu quá cao, xa tầm với, để rồi không đạt được chỉ khiến bạn mất thời gian và nản chí mà thôi.

Tùy vào thời gian thực hiện kế hoạch, mục tiêu chỉ nên cao hơn một hai bậc so với những gì ở hiện tại. Ví dụ, bạn đang là nhân viên thì mục tiêu 02 năm sau là trưởng nhóm, mục tiêu 04 năm sau là trưởng phòng sẽ khả thi.

4.2. Xác định nội dung cụ thể cần thực hiện

Ở mỗi giai đoạn trong kế hoạch chinh phục kết quả kỳ vọng cuối cùng, bạn cần xác định đầy đủ nội dung nguồn lực và điều kiện triển khai, bao gồm:

• Địa điểm thực hiện : ví dụ muốn tăng sản lượng thì phải thực hiện ở bộ phận sản xuất

• Thời gian thực hiện : cụ thể thời gian bắt đầu và kết thúc, có thể dự phòng một ít thời gian trống

• Nhân lực thực hiện : bao nhiêu khâu, mỗi khâu bao nhiêu người

4.3. Lựa chọn phương thức triển khai

Triển khai trực tiếp hay gián tiếp, triển khai online hay offline, cùng với đó là những tài liệu, tiêu chuẩn cần tuân thủ trong quá trình thực hiện. Ví dụ, muốn tăng doanh thu bán hàng thì những chính sách bán hàng như tỷ lệ chiêt khấu, giá trần giá sàn, cho phép tuyển cộng tác viên … mỗi doanh nghiệp đều có quy định riêng. Triển khai kế hoạch nhiệt tình là tốt, nhưng phải trong khuôn khổ tiêu chuẩn quy định.

4.4. Phân bổ nguồn lực cho quá trình triển khai

Từ những lựa chọn, những phân tích xác định ở các bước trên, tới đây, người thiết lập kế hoạch sẽ quay lại từng giai đoạn để phân bổ chi tiết những nguồn lực cụ thể mà mình có được.

• Nhân lực thực hiện : cụ thể họ tên người thực hiện, thuộc bộ phận nào, cam kết đồng hành xuyên suốt kế hoạch hay không, nhân lực dự phòng…

• Trang thiết bị, máy móc hỗ trợ : thuê, mượn hay mua, công suất ra sao, hợp đồng cung cấp…

• Ngân sách : xác định tất cả chi phí liên quan dựa trên mặt bằng chi phí chung ở hiện tại, cộng thêm khoảng 5 – 10% dự phòng

• Nguyên tắc khi thực hiện kế hoạch : quy định giờ giấc, quy chế thưởng phạt, yêu cầu tần suất báo cáo…

5.  Lưu ý để triển khai thiết lập kế hoạch hoàn hảo nhất

Lập kế hoạch cũng cần trải qua kinh nghiệm, đúc kết bài học mới có thể “lên tay” được. Nhưng cũng có cách rút ngắn thời gian hoàn thiện khả năng lập kế hoạch, đó chính là học tập từ những người đi trước, tránh những vấp ngã thông qua những lưu ý sau:

5.1. Kế hoạch cần khả thi, sát thực tế

Có những kế hoạch cá nhân chỉ mình bạn thực hiện, nhưng có những kế hoạch doanh nghiệp là sự chung tay thực hiện của rất nhiều con người. Mục tiêu kế hoạch thiếu thực tế sẽ tác động đến lòng tin của nhân sự, hệ lụy vừa tốn nguồn lực mà thực hiện không thành công, vừa khiến nhân viên nản lòng rời tổ chức.

5.2. Mục tiêu tránh nhập nhằng, thiếu nhất quán

Vượt doanh số sẽ có thưởng, nhân viên vượt 10% rồi, Sếp nói phải cỡ 15 – 20% mới có thưởng. Dù nhân viên hoàn toàn có thể lên đến mức doanh số tăng 20% nhưng sự nhập nhằng này sẽ khiến họ thiếu lòng tin vào sự nhất quán của ban lãnh đạo. Do đó, hãy luôn cụ thể hóa bằng con số, và thông báo công khai đến những nhân sự liên quan.

5.3. Quá trình mới là yếu tố quan trọng

Lập kế hoạch mà chỉ chú trọng đến kết quả cuối cùng là một thiếu sót rất lớn, vì chặng đường để đến được kết quả đó mới quyết định thành công của kế hoạch đặt ra. Hãy dành nhiều tâm sức, phân tích, suy nghĩ và tính toán cẩn trọng cho quá trình hoàn thành bạn nhé.

5.4. Phương án dự phòng phải khả thi

Lập kế hoạch luôn cần phương án dự phòng. Có phương án dự phòng là tốt nhưng phương án dự phòng không khả thi cũng bằng 0. Ví dụ, bạn dự phòng sẽ tăng thêm vốn đầu tư nhưng nguồn tiền từ đâu thì chưa chắc chắn.

5.5. Ứng dụng công nghệ vào công tác lập kế hoạch

Phương pháp lập kế hoạch thủ công tồn tại nhiều bất cập như:

• Mang tư duy chủ quan của người thiết lập

• Thiếu sự liên kết chặt chẽ các nguồn lực khi thực hiện

• Tốc độ hoàn thành lập kế hoạch không cao

Đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, quy mô kế hoạch chưa lớn thì sử dụng phương pháp thủ công vẫn tỏ ra hiệu quả, tuy nhiên, với những kế hoạch mang tính tổng thể cao, tiềm ẩn nhiều biến động, huy động nguồn lực thực hiện lớn thì xu hướng sử dụng phần mềm lập kế hoạch đang là giải pháp mang đến hiệu quả cao nhất.

Kế hoạch mang đến cho chúng ta con đường ngắn nhất, chủ động nhất trong việc hoàn thành mục tiêu. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể hiện thực hóa khi bạn thật sự có một bản kế hoạch chất lượng. Những điều cần biết trước khi lập kế hoạch là những yếu tố quan trọng ngay trong giai đoạn khởi nguồn. Loạt bài tiếp theo, quân sư TalentBold sẽ chia sẻ nhiều hơn về các công cụ lập kế hoạch được hỗ trợ từ công nghệ lập trình, tối ưu hiệu quả ở mọi quy mô kế hoạch. Mời bạn đọc cùng đón đọc !

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet