Khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc mang lại giá trị gì

Với áp lực công việc cao như hiện nay, muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, mỗi cá nhân phải luôn chủ động sáng tạo những cách thức cải tiến chất lượng công việc. Ý thức cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc luôn mang lại giá trị cao cho những mục tiêu sự nghiệp mà mỗi người hướng đến. Chúng ta hãy cùng quân sư TalentBold khám phá những giá trị này cũng như cách thức để nâng cao khả năng cân bằng mà bài viết hôm nay sắp bật mí nhé!

MỤC LỤC
1. Nguyên nhân khiến cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc gặp khó khăn?
2. Khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc mang đến những giá trị gì?
3. Làm thế nào nâng cao khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc?
    3.1. Khuyến khích nhân sự cải tiến công việc
    3.2. Áp dụng công nghệ vào quá trình làm việc
    3.3. Học hỏi từ sai lầm của đồng nghiệp
    3.4. Thử nghiệm ở quy mô nhỏ
    3.5. Ý thức cao về giá trị cải tiến công việc mang lại

1. Nguyên nhân khiến cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc gặp khó khăn? 

Cùng một vị trí công việc những mỗi thế hệ nhân sự đảm trách khác nhau nên có những cách quản lý công việc khác nhau. Người quản lý sẽ không can thiệp vào vấn đề này vì mỗi nhân viên mới là người hiểu rõ nhất họ cần gì và họ cảm thấy làm việc thế nào là thuận lợi nhất.

Tiếp quản những nền tảng công việc từ người tiền nhiệm, chúng ta hiểu rõ bản thân không thể hoàn toàn rập khuôn theo, tuy nhiên, những mong muốn cải tiến đôi khi rất khó hiện thực, nguyên nhân chủ yếu là do:

1.1.  Chưa hiểu rõ tính chất cốt lõi của công việc

Đây là tình trạng thường thấy ở những nhân sự mới trúng tuyển vào làm việc. Dù vị trí công việc giống với nơi làm việc trước đây, nhưng ở môi trường mới thì quy trình làm việc khác, yêu cầu của khách hàng khác, phương tiện hỗ trợ làm việc cũng khác… Nếu bạn trong nhóm nguyên nhân này, điều quân sư muốn gửi đến là đừng nóng vội. Hãy dành cho mình ít nhất 2 tháng để hiểu rõ những vấn đề bao quanh công việc, khi đó những gì bạn cải tiến mới thật sự hữu ích.

1.2.  Thời gian làm việc quá dày đặc

Muốn cải tiến công việc thành công, chúng ta cần nghiên cứu, thử nghiệm và đúc kết trước khi áp dụng liên tục. Tuy nhiên, hầu như công việc phải hoàn thành mỗi ngày đã chiếm phần lớn thời gian, khoảng thời gian ngắn còn lại cũng có hàng tá việc cá nhân cần giải quyết gấp. Chính sự thiếu hụt thời gian đã níu kéo sự trì hoãn cải tiến công việc của rất nhiều người. Họ buộc phải kéo dài tình trạng làm việc kém năng suất nhưng an toàn để đối phó tiến độ được giao.

1.3.  Cách thức quản lý quá cứng nhắc

Bạn có những cải tiến tốt nhưng chưa chắc có thể áp dụng nếu không được quản lý phê chuẩn. Rất nhiều doanh nghiệp bắt buộc nhân viên phải tuân thủ tuyệt đối tất cả trình tự, cách thức, quy cách đã được soạn thành quy định hướng dẫn. Mọi sự khác biệt dù kết quả tốt hay không tốt đều sẽ bị quy chụp trách nhiệm.

2. Khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc mang đến những giá trị gì? 

Thời đại phát triển, những yêu cầu công việc cũng như đặc thù nhiệm vụ cũng sẽ phát triển theo. So với những phương cách làm việc xưa cũ mang hiệu quả trong quá khứ thì những cải tiến chất lượng công việc hợp thời, đón đầu xu hướng tốt sẽ mang đến rất nhiều giá trị cho cả doanh nghiệp và người lao động:

2.1. Tốc độ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn

Giao nhiệm vụ giống nhau cho hai người thực hiện, sẽ có một người hoàn thành nhanh hơn. Không hẳn vì người kia giỏi hơn, mà vì họ tìm ra cách làm việc thông minh hơn. Một quy trình chuẩn mà người hướng dẫn giao cho nhân viên mới tìm hiểu và triển khai theo đều cần thời gian biên soạn lâu. Khi xuất bản, ít nhiều đã có sự lỗi thời. Nếu bạn áp dụng nhất nhất theo quy trình đó, chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian. Ngược lại nếu bạn phát hiện ra những lỗ hổng lỗi thời và cải tiến nó, tốc độ hoàn thành công việc sẽ được đẩy lên đáng kể. Ví dụ thay vì phải họp ngay tại phòng họp chung, bạn có thể đề xuất họp trực tuyến.  

2.2. Kiểm soát chất lượng công việc hiệu quả hơn

Cách làm việc cũ đòi hỏi nhiều thời gian cho mỗi nhiệm vụ hơn, để chạy kịp tiến độ bạn sẽ không có nhiều thời gian kiểm tra lại tiến trình làm việc. Những sai sót nhỏ có thể không được phát hiện dẫn đến những hậu quả lớn. Với việc cải tiến chất lượng công việc, bạn hoàn thành nhanh hơn, có thêm thời gian kiểm soát chất lượng công việc tốt hơn. Chẳng hạn sau khi gửi một email quan trọng, để chắc chắn, bạn có thể gọi điện với người nhận để kiểm tra xem họ có nhận được chưa, biết đâu email nhảy vào Spam.

2.3. Giữ chân nhân tài bền vững hơn

Mỗi nhân sự có những sở trường khác nhau. Việc doanh nghiệp kiểm soát gay gắt quy trình làm việc có thể khiến họ cảm thấy bí bách, những năng lực sáng tạo không được phát huy. Dẫn đến hiệu suất làm việc của họ bị giảm đã đành, năng lực chuyên môn cũng có thể vì đó mà giậm chân tại chỗ theo thời gian, làm mất đi lợi thế cạnh tranh của họ trong sự nghiệp, kết quả là họ rời tổ chức. Ngược lại, những doanh nghiệp có chính sách cởi mở, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy sự sáng tạo trong quản lý công việc luôn giữ chân nhân sự giỏi bền vững hơn.

2.4. Giảm chi phí, tăng doanh thu

Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ không thể sát sao tiến trình làm việc ở từng vị trí chuyên môn nên những cải tiến tầm vĩ mô khó tạo hiệu quả vượt trội nếu không có sự cải tiến tầm vi mô do từng nhân sự trực tiếp làm việc kiến tạo. Có được sự tham gia từ chính nhân sự nội bộ, quy trình làm việc sẽ tiết kiệm hơn, hiệu quả hơn, từ đó tiết kiệm chi phí quản lý điều hành cho tổ chức.

2.5. Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng

Một khi tìm thấy một môi trường làm việc mà bản thân được khuyến khích và tôn trọng những cải tiến sáng tạo hữu ích, nhân viên sẽ luôn cảm thấy vui vẻ khi đến công sở vì năng suất làm việc của họ được cải thiện, kiến thức chuyên môn được mở rộng, thành tích cũng tăng lên. Như vậy họ sẽ chẳng còn mảy may chuyển việc nữa. Tỷ lệ thay đổi công việc thấp chính là một trong những yếu tố góp phần mạnh mẽ nâng cao vị thế thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt ứng viên giỏi.  

3. Làm thế nào nâng cao khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc? 

Lợi ích đã được liệt kê, còn làm thế nào để có được những lợi ích đó thì quân sư TalentBold sẽ đề cập ngay dưới đây:

3.1. Khuyến khích nhân sự cải tiến công việc 

Thay vì cấm đoán, doanh nghiệp nên chuyển sang hướng khuyến khích có sự kiểm soát. Việc cải tiến ở những chi tiết nhỏ như sắp xếp không gian làm việc, quản lý kế hoạch thực hiện công việc… nên để nhân viên chủ động, quản lý không nhất thiết phải yêu cầu nhân viên báo cáo. 

Chỉ những cải tiến mang tính liên kết dây chuyền cao, có tác động đến những đối tác ngoài doanh nghiệp như trình tự giao nhận hàng hóa, quy trình xử lý khiếu nại, nội dung đào tạo nhân viên mới theo hướng thực tế… mới cần đến sự phê duyệt trước khi áp dụng.

3.2. Áp dụng công nghệ vào quá trình làm việc 

Con người dù siêu phàm đến đâu thì sức khỏe cũng có giới hạn, dung lượng bộ nhớ não bộ cũng có lúc bị chồng chéo thông tin. Vậy hãy để công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực cho mỗi nhân sự. Khả năng thông thạo tin học văn phòng đã trở thành yêu cầu bắt buộc khi ứng tuyển, mỗi nhân viên có thể tự mình thiết lập công thức trên excel để quản lý công việc bao quát hơn. 

Về phía doanh nghiệp, đầu tư những phần mềm quản lý công việc chuyên dụng như phần mềm tuyển dụng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng… vừa giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hiệu quả công việc, vừa giúp nhân viên đẩy mạnh tiến độ và chất lượng nhiệm vụ.

3.3. Học hỏi từ sai lầm của đồng nghiệp 

Mọi sự cải tiến đều nhằm hướng đến mục tiêu làm việc tốt hơn, ít sai sót hơn, xử lý khắc phục nhanh hơn. Do vậy, đừng đợi đến khi bản thân chúng ta sai sót mới chịu đầu tư suy nghĩ cách cải tiến công việc. Những sai lầm mà đồng nghiệp cùng bộ phận đã hoặc đang gặp phải đều là lời cảnh tỉnh thiết thực để ta phát huy năng lực sáng tạo, dự phòng rủi ro cho bản thân ở tương lai.

3.4. Thử nghiệm ở quy mô nhỏ 

Nếu bạn chưa chắc chắn về mức độ hiệu quả của phương cách cải tiến công việc thì hãy tiến hành thử nghiệm. Quân sư có một vài lưu ý sau:

• Chỉ thử nghiệm ở quy mô nhỏ

• Hạn chế áp dụng cho những khía cạnh liên quan đến công việc của nhiều cá nhân khác (đồng nghiệp, khách hàng, đối tác…)

• Đề xuất để xin sự phê duyệt từ quản lý, bạn sẽ có đồng minh, đôi khi còn được hỗ trợ nguồn lực (thời gian, nhân lực…) để thử nghiệm.

3.5. Ý thức cao về giá trị cải tiến công việc mang lại 

Tạm gác lướt Facebook, xem Tiktok, ngủ nướng… để tập trung năng lượng nghiên cứu và cải tiến chất lượng công việc chính là thể hiện ý thức cao trách nhiệm đối với công việc và tương lai của chính mình. Bạn sẽ không phải tạm gác quá lâu đâu, nhưng những gì bạn kiến tạo nên sẽ giúp chất lượng công việc được cải thiện lâu dài. Khi đó, bạn tha hồ giải trí, vui chơi theo sở thích mà không phải canh cánh lo nghĩ về những việc chưa hoàn thành, hay hoàn thành rồi đó mà không biết có hoàn hảo không.

Làm việc chăm chỉ là điều rất tốt, nhưng để gặt hái hiệu suất vượt trội, chúng ta cần hướng đến nỗ lực làm việc thông minh. Cải tiến chất lượng công việc chính là việc làm hữu ích tạo nền tảng cho mong muốn làm việc thông minh đó. Vì vậy, quân sư TalentBold rất chú trọng đề cập đến khả năng cân bằng công việc và cải tiến chất lượng công việc của người lao động. Dù công việc bận rộn thế nào, hãy luôn cố gắng dành khoảng thời gian để bản thân nhìn lại, kiểm nghiệm lại công việc, kiến tạo cái mới, không để bản thân bị bó hẹp trong lối mòn kém hiệu quả. 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam