KPI là gì? Hiệu quả KPI mang lại cho sự phát triển của doanh nghiệp

Xu hướng áp dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân đang được áp dụng triệt để. Điển hình như phần mềm TalentBold của Việt Nam đã hoàn thiện chỉ số đánh giá KPI – một chỉ số nổi bật trong xu hướng đánh giá hiệu suất làm việc toàn cầu. Nhằm giúp các doanh nghiệp nhận thấy rõ KPI là gì, vai trò quan trọng ra sao cũng như việc áp dụng chuẩn mực thông qua những phần mềm chuyên nghiệp như TalentBold, hôm nay, chúng tôi sẽ dành trọn một bài viết để chia sẻ nội dung này.

I. Đôi nét khái niệm KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của tổ chức, phòng ban, bộ phận, nhân viên… so với mức độ tiêu chuẩn được xây dựng.

Mỗi tổ chức sẽ quy định KPI cho riêng tổ chức mình theo nhiều cấp độ đánh giá hiệu quả khác nhau, thông thường KPI được thể hiện theo thang điểm để dễ quy về mức điểm chung cho cả những tiêu chí đánh giá trừu tượng.

Hệ thống KPI chuẩn bao gồm KPI cấp cao dành để đánh giá hiệu suất chung của tổ chức, những KPI cấp thấp sẽ dành cho các trưởng phòng ban hay trưởng bộ phận đánh giá nhân viên trong đơn vị của mình.

II. Hiệu quả KPI mang lại cho sự phát triển của doanh nghiệp

Bằng kết quả đánh giá KPI có được, các doanh nghiệp thuận lợi nhận ra những điểm mạnh, điểm yếu để có sự cải thiện, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, điển hình gồm:

1. Đánh giá tình hình thực hiện công việc

“Khám sức khỏe” định kỳ mỗi năm cho tổ chức cũng quan trọng không kém khám sức khỏe con người, và chỉ số KPI hiện đang làm rất tốt điều này.

Gợi ý xây dựng KPI đánh giá tổ chức sẽ có rất nhiều tiêu chí được tổng hợp và chia sẻ cho các doanh nghiệp nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn những tiêu chí có giá trị đánh giá tốt nhất cho tổ chức của mình như KPI nhân viên, KPI khách hàng, KPI quy trình thực hiện, KPI doanh thu..., không nhất thiết lựa chọn tất cả.

Qua đó, chủ doanh nghiệp sẽ thấy được những thiếu sót cần điều chỉnh và những điểm mạnh nên phát huy thông qua thang điểm KPI cụ thể.


>>>> Xem thêm: KPI là gì? Những điều cần biết về KPI phòng nhân sự

2. Đánh giá thời gian hoàn thành chỉ tiêu

Những chỉ tiêu kinh doanh đặt ra luôn đi kèm thời gian hoàn thành theo tháng, quý hay năm. Việc đánh giá chỉ tiêu đặt ra hoàn thành như thế nào so với mục tiêu đề ra sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận thực tế năng lực của doanh nghiệp, điều chỉnh tăng giảm chỉ tiêu theo từng cột mốc thời gian để phù hợp với năng lực tổ chức.

Những chỉ số được dùng để đánh giá KPI theo thời gian hoàn thành chỉ tiêu thường là doanh thu, tổng lợi nhuận, số lượng đơn hàng… cho từng nhân viên và cả tổ chức.

3. Cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

Khả năng cảnh báo từ KPI là có thật, nhờ đó, ban lãnh đạo và các bên liên quan sớm điều chỉnh trước khi mọi việc vượt khỏi tầm kiểm soát.

Các chỉ số được áp dụng KPI cảnh báo cần đáp ứng 2 yêu cầu : đo lường được và tổ chức có thể điều chỉnh trực tiếp được.

4. Khắc phục sự cố và tận dụng cơ hội

• Doanh số sụt giảm đáng kể

• Kênh khách hàng trực tuyến tăng đáng kể

• Khách hàng mua sản phẩm tại khu ngoại ô tăng mạnh…

Mọi khó khăn và cơ hội đều dễ dàng nhận thấy nếu bạn xây dựng thành công hệ thống bảng đánh giá KPI tương thích theo định kỳ tháng. Từ đó, việc tìm ra nguyên nhân khắc phục hay tăng cường nguồn lực tận dụng cơ hội nhanh chóng được triển khai.

5. Tìm ra sản phẩm kinh doanh chủ lực

Những con số doanh thu của từng dòng sản phẩm chưa chắc phản ánh đúng vị thế của sản phẩm đó, bởi lẽ, sản phẩm kinh doanh chủ lực còn phụ thuộc:

• Chi phí bán hàng chi ra

• Chi phí sản xuất sản phẩm

• Yêu cầu từ những đối tác, khả năng thanh toán nhanh hay chậm…

Vì vậy, doanh thu cao chưa chắc là sản phẩm chủ lực mà cần có cái nhìn tổng thể nhiều khía cạnh. Chính lý do này đã khiến KPI đánh giá tiềm năng phát triển sản phẩm trở nên quan trọng trong các tổ chức.

III. Quy trình xây dựng thang điểm đánh giá KPI

Lợi ích KPI mang lại đã được kiểm chứng trên toàn cầu, nhưng tại sao có doanh nghiệp phát triển mạnh sau khi áp dụng KPI, còn một số khác phát triển rất ít ? Lý do nằm ở bảng thang điểm KPI do chính doanh nghiệp xây dựng đã thực sự tương thích với mong muốn doanh nghiệp có được hay không.

Hiện nay, có nhiều tổ chức chuyên nghiệp đảm nhận dịch vụ xây dựng KPI cho các doanh nghiệp. Thay vì sẽ trả tiền cho dịch vụ này, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể tự mình xây dựng hệ thống KPI hiệu quả qua 5 bước sau:

1. Xây dựng mục tiêu tổ chức mong muốn đánh giá thông qua KPI

Để xây dựng KPI trước tiên bạn cần hiểu rõ mục đích bạn dùng KPI. Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dù là hàng hóa hay dịch vụ thì KPI cũng sẽ hướng đến 2 mục tiêu : tăng doanh thu và giảm chi phí.

Hãy liệt kê những yếu tố khả thi giúp doanh nghiệp tăng doanh thu hoặc giảm chi phí, đây là bước khởi đầu bắt nguồn cho “dòng chảy” xây dựng KPI tiếp theo nên cần sự cân nhắc kỹ lưỡng và chuẩn xác.

2. Những yếu tố tác động đến những mục tiêu

Bước 2 muốn đề cập đến những tiêu chí KPI nhỏ cho từng mục, để đơn giản, bạn hãy nghĩ đến những yếu tố có khả năng làm giảm chất lượng, giảm hiệu quả của mục tiêu mà bạn đang muốn đánh giá.

Đây là cách các công ty dịch vụ vẫn áp dụng để nhanh chóng liệt kê những yếu tố cần đánh giá KPI cho từng mục tiêu.

3. Xây dựng chỉ tiêu nội dung sẽ áp thang điểm KPI

KPI sẽ giúp việc định lượng các yếu tố giúp hoàn thành mục tiêu như mong muốn. Và điều này được thực hiện thông qua việc đánh giá thang điểm KPI tương thích.

Ở bước 3, doanh nghiệp sẽ xây dựng các thang điểm đánh giá cho từng yếu tố tương ứng, ví dụ với

• Mục tiêu : doanh thu hằng tháng

• Yếu tố : doanh thu từ khách hàng cá nhân

• Chỉ tiêu : số lượng đơn hàng cá nhân so với tháng trước

>>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng nhân sự

4. Thiết lập thang điểm KPI cho các chỉ tiêu

Thang điểm sẽ là những con số cụ thể giúp người quản trị thuận lợi tổng kết để đưa vào khung đánh giá.

Quy định thang điểm cũng là một trong những điểm mấu chốt để có được kết quả đánh giá KPI chuẩn xác, phục vụ hiệu quả cho nhu cầu của ban quản trị.

Tùy vào chỉ tiêu nội dung đánh giá KPI, thang điểm có thể quy định từ 1 đến 100, hoặc 1 – 5, thậm chỉ có cả thang điểm âm theo từng khoảng tỷ lệ hay giá trị chỉ tiêu đạt được. Chẳng hạn từ 1 – 10% thì cho 1 điểm, 11 – 20% thì 2 điểm…

5. Triển khai và kiểm tra hiệu quả

Một thang điểm đánh giá  KPI không bao giờ hoàn hảo trong lần đầu áp dụng, đó là lý do bạn phải dành cho doanh nghiệp mình thời gian để thử nghiệm, điều chỉnh và đánh giá lại trước khi áp dụng thực tế lâu dài.

Mặc dù các nước tiên tiến đều đã sử dụng KPI và thu được nhiều hiệu quả đáng khích lệ, nhưng việc áp dụng tại nước ta chưa đạt hiệu quả cao do nhiều doanh nghiệp chỉ thực hiện tự phát hoặc chưa đi sát yêu cầu thực tế. Chính vì vậy, các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng đã và đang hỗ trợ tích cực việc xây dựng KPI. Ở Việt Nam, TalentBold hiện là một trong những phần mềm quản trị được đánh giá cao nhất, chi tiết cách thức thiết lập và áp dụng KPI của phần mềm này sẽ được giới thiệu trong loạt bài tiếp theo.

 Chi tiết liên hệ:
TalentBold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội