Kỹ năng diễn đạt - kỹ năng mềm quan trọng trong công việc

Bạn có ý tưởng hay, bạn có thông tin tốt nhưng bạn lại không thể trình bày để người khách hiểu được cái hay, cái tốt đó, thì sự cố gắng của bạn sẽ khó được ghi nhận. Vì lý do này, quân sư TalentBold quyết định chia sẻ ngay bài viết về kỹ năng diễn đạt - kỹ năng mềm quan trọng trong công việc. Thực tế đã khẳng định, muốn chinh phục đỉnh thành công, chắc chắn không thể thiếu kỹ năng diễn đạt hiệu quả.

MỤC LỤC
1- Kỹ năng diễn đạt là gì
2- Tầm quan trọng của kỹ năng diễn đạt
     2.1. Kỹ năng diễn đạt trong giao tiếp
     2.2. Kỹ năng diễn đạt trong bài văn, bài báo cáo
     2.3. Kỹ năng diễn đạt trong thuyết trình
3- Cách cải thiện kỹ năng diễn đạt
     3.1. Chú trọng công tác chuẩn bị trước khi diễn đạt
     3.2. Tích lũy kinh nghiệm diễn đạt từ người khác
     3.3. Tìm cơ hội thực hành
     3.4. Cập nhật kiến thức liên tục
     3.5. Lồng ghép diễn đạt và lắng nghe trao đổi
     3.6. Tự tin, bình tĩnh khi diễn đạt

1- Kỹ năng diễn đạt là gì? 

Kỹ năng diễn đạt là khả năng truyền tải thông tin, chủ đề mà bạn muốn người khác nắm bắt. Hình thức diễn đạt có thể bằng cách nói, viết hoặc ngôn ngữ hình thể. Người có kỹ năng diễn đạt tốt luôn trình bày mọi thông tin một cách mạch lạc, có trọng tâm, dễ hiểu, dễ ghi nhớ. Người nhận thông tin nhờ vậy cũng nắm bắt vấn đề nhanh và chuẩn xác hơn rất nhiều.

Đây là một trong số những kỹ năng mềm quan trọng và đặc biệt quan trọng trong công việc. Dù bạn ở bất cứ cấp bậc nào thì kỹ năng diễn đạt vẫn luôn là trợ thủ đắc lực trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.

2- Tầm quan trọng của kỹ năng diễn đạt 

Kỹ năng diễn đạt mang lại giá trị hai chiều cho cả người diễn đạt và người tiếp nhận thông tin diễn đạt . Nếu bạn muốn nâng cao chất lượng cuộc sống của mình thì việc trau dồi kỹ năng diễn đạt không còn là “nên” hay “không nên” nữa mà chắc chắn cần phải rèn luyện. Bởi lẽ, kỹ năng này sở hữu tầm quan trọng cực kỳ lớn trong rất nhiều khía cạnh cuộc sống:


>>> Khái niệm kỹ năng giao tiếp và tầm quan trọng trong công việc

2.1. Kỹ năng diễn đạt trong giao tiếp 

Giao tiếp là nền tảng chinh phục thành công, hãy thử tưởng tượng xem, bạn ở cương vị quản lý nhưng lại không diễn đạt đầy đủ, trọn vẹn ý triển khai nhiệm vụ. Hậu quả sẽ thế nào? Nhân viên hiểu theo ý của họ, bạn thì cứ đinh ninh họ hiểu theo ý mà bạn muốn nói, “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược” dẫn đến một hệ lụy là kết quả công việc vừa không đi đến đâu, vừa hao tốn rất nhiều tiền của. Vì vậy, lợi ích đầu tiên của kỹ năng diễn đạt tốt chính là giúp mọi người hiểu rõ, hiểu chuẩn xác tâm tư, ý niệm của nhau, điều này rất quan trọng trong những công việc mang tính cốt lõi của doanh nghiệp.

2.2. Kỹ năng diễn đạt trong bài văn, bài báo cáo 

Đây là một cách diễn đạt thông qua ngôn ngữ viết. Khi đó, người diễn đạt sẽ không có mặt để lý giải từng chi tiết trình bày với người đọc, mà chỉ có câu chữ làm sứ giả thay mặt gửi những ý tưởng, thông điệp của người viết mà thôi.

Mà câu chữ diễn đạt còn được quan tâm nhiều hơn vì là giấy trắng mực đen, lời nói thì có thể thoáng qua nhưng câu chữ thì vẫn còn in trên giây, không cãi đi đâu được. Do đó, diễn đạt viết trong bài văn, bài báo cáo mà không chuẩn, hoặc thiếu logic, thiếu gắn kết thông tin lẫn nhau rất dễ bị nhận ra. Ngược lại, có kỹ năng diễn đạt viết tốt sẽ phản ánh mạnh mẽ năng lực tư duy của bạn với người đọc.

2.3. Kỹ năng diễn đạt trong thuyết trình 

Đối với thuyết trình thì ngôn ngữ nói và ngôn ngữ hình thể sẽ được phát huy tối đa. Mặc dù trước khi thuyết trình, bạn đã soạn hoặc in đầy đủ trình tự trình bày nhưng khi vào thực tế sẽ không bao giờ y chang bản kế hoạch đã thiết kế cả. Tình huống phát sinh phổ biến nhất chính là câu hỏi từ phía người nghe, bạn không thể biết hết những gì họ sẽ tiếp nhận trong quá trình bạn thuyết trình, những gì họ còn thắc mắc, nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động vận dụng kỹ năng diễn đạt để hồi đáp khi được hỏi.

Vì sao lại như vậy? Bởi vì thông tin cho buổi thuyết trình bạn đã tìm hiểu kỹ, nắm bắt trọn vẹn nội dung rồi. Vấn đề còn lại chính là sự liên kết thông tin, phân tích nội dung câu hỏi để đưa ra phản hồi hiệu quả, đây hoàn toàn là năng lực ẩn chứa trong kỹ năng diễn đạt mà quân sư đang chia sẻ.


>>> Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm bắt buộc cho bất kỳ vị trí nào

3- Cách cải thiện kỹ năng diễn đạt 

Kỹ năng diễn đạt không phải ai cũng có thiên phú mà đa phần giỏi là do rèn luyện mà nên. Để cải thiện kỹ năng diễn đạt khéo léo, quân sư TalentBold mang đến cho bạn một vài gợi ý rất hữu dụng:

3.1. Chú trọng công tác chuẩn bị trước khi diễn đạt 

Những nội dung diễn đạt quan trọng, dù diễn đạt trước đám đông hay thông qua hình thức viết , thông thường sẽ không bắt bạn phải trình bày ngay lập tức, mà luôn có thời gian để trau chuốt nội dung và cách trình bày. Có thời gian chuẩn bị là quá tốt, bạn nên chú trọng quá trình này và tiến hành theo trình tự sau:

• Liệt kê những ý chính muốn trình bày ra giấy

• Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hoặc theo trình tự logic

• Bổ sung các ý phụ, các ví dụ để diễn đạt rõ hơn nội dung ý chính

• Hoàn thiện nội dung trình bày thành văn bản, Power Point…

• Thử diễn đạt trọn vẹn và canh thời gian

• Điều chỉnh nội dung, điều chỉnh tốc độ trình bày

• Diễn đạt thử cho bạn bè, người thân đánh giá góp ý.

• Điều chỉnh một lần nữa, hoàn thiện nội dung diễn đạt và cả phương thức diễn đạt

3.2. Tích lũy kinh nghiệm diễn đạt từ người khác 

Khi cần diễn đạt thì bạn chắc chắn phải nói/viết rồi nhưng những lúc bình thường, bạn nên dành nhiều thời gian học cách diễn đạt của người giỏi. Muốn như vậy, bạn phải tập trung lắng nghe, tập trung đọc nhiều hơn khi người khác diễn đạt.


>>> Kỹ năng mềm là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

Một gợi ý nữa là những người hướng ngoại rất hoạt ngôn, họ là nơi bạn có thể học hỏi nhiều kinh nghiệm khi nói, cũng như sự nhạy bén nắm bắt câu chuyện từ họ. Không hẳn mọi thứ từ người khác đều hay, nhưng sẽ mang đến cho bạn một nguồn cung dữ liệu diễn đạt lớn, từ đó, tha hồ sàng lọc, lựa chọn phương cách diễn đạt phù hợp theo từng hoàn cảnh mà bạn tiếp cận.

3.3. Tìm cơ hội thực hành 

Đừng ngại khi mình diễn đạt dở, ai giỏi cũng từng trải qua giai đoạn giống như bạn vậy. Diễn đạt càng nhiều mới đúc kết được kinh nghiệm khi diễn đạt, lúc đó kỹ năng diễn đạt thông tin mới có bệ phóng phát triển được.

Quân sư TalentBold vẫn mong muốn khích lệ các bạn tìm kiếm cơ hội diễn đạt bằng ngôn ngữ nói nhiều hơn. Vì khi nói, não phải thật linh hoạt để ứng phó. Khi diễn đạt nói giỏi rồi, thì diễn đạt viết hay ngôn ngữ hình thể không còn gây khó khăn cho bạn nữa. Vì vậy, những hoạt động giao lưu tập thể, sinh hoạt ngoại khóa, trao đổi nói chuyện cùng đồng nghiệp… bạn hãy nhiệt tình tham gia nhé.

3.4. Cập nhật kiến thức liên tục 

Muốn diễn đạt hay trước hết phải diễn đạt chuẩn, muốn diễn đạt thuyết phục phải có ví dụ chứng minh, điều này khẳng định không có nền tảng kiến thức chuyên môn, xã hội thì không thể trở thành người diễn đạt giỏi được.

Không nhất thiết phải đăng ký khóa học để cập nhật kiến thức, ngày nay, mạng internet mang đến cả một bầu trời kiến thức đông tây kim cổ, mà còn miễn phí nữa chứ. Tận dụng công nghệ để nâng cao kho dữ liệu cho chính mình, khi gặp đối tượng nào bạn cũng có thể tung hứng câu chuyện, cũng có thể trao đổi thông tin, rất thú vị đúng không nào.


>>> Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

3.5. Lồng ghép diễn đạt và lắng nghe trao đổi 

Bạn diễn đạt cho người đối diện nhưng chỉ mình bạn thao thao bất tuyệt, sẽ khiến buổi thuyết trình hoặc cuộc nói chuyện cá nhân rất nhàm chán, bản thân bạn cũng cảm thấy mệt mỏi khi phải tự “solo”. Dành thời gian để lắng nghe người khác, tạo những khoảng dừng để người nghe trao đổi, để người đọc suy ngẫm thêm cũng chính là nghệ thuật trong diễn đạt. Chính bản thân bạn cũng có nhiều cái lợi từ sự lồng ghép này:

• Tạo khoảng thời gian cho bản thân nghỉ ngơi trong lúc lắng nghe

• Làm sinh động nội dung diễn đạt hoặc buổi diễn thuyết

• Phát hiện nhiều ý tưởng, góp ý hay từ mọi người

• Thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nghe khi trao quyền phát ngôn cho họ.

3.6. Tự tin, bình tĩnh khi diễn đạt 

Đôi khi bạn sẽ cảm thấy lo lắng, hồi hộp khi diễn đạt trước đám đông, đây là tâm lý chung, và chỉ có tiếp cận đám đông càng nhiều thì sẽ càng điều tiết cảm xúc hiệu quả. Bạn hãy thử hát trước đám đông (bắt đầu từ những lần hát karaoke cùng nhóm bạn thân), hỗ trợ công tác hậu cần khi tham gia hoạt động ngoại khóa, tiến đến điều phối cho hoạt động ngoại khóa… Dần dần đám đông sẽ không còn tạo áp lực cho bạn nữa.

Tâm lý đối diện đám đông rất quan trọng, vì dù bạn có thuộc lòng bài diễn thuyết mà khi đã run rồi thì câu chữ nó bay đi đâu mất tiêu. Vì vậy, ngoài việc tạo cơ hội cho bản thân tiếp cận và nói trước những nhóm nhỏ thì hãy luôn suy nghĩ tích cực rằng “Mọi người đều đang ủng hộ mình, bản thân mình đã chuẩn bị rất tốt cho ngày hôm nay”

Kỹ năng diễn đạt cần thiết trong mọi hoạt động cuộc sống của mỗi chúng ta. Đặc biệt trong môi trường làm việc, năng lực diễn đạt được minh chứng rõ ràng nhất với vai trò kỹ năng mềm quan trọng trong công việc. Những người thành công trong giao tiếp, trong sự nghiệp, kỹ năng diễn đạt của họ rất linh hoạt, thiên biến vạn hóa theo từng tình huống cụ thể. Vì lẽ đó, quân sư TalentBold luôn khích lệ mọi người phát huy kỹ năng này. Ngay cả quân sư cũng đang học hỏi diễn đạt mỗi ngày vì đây là một năng lực sẽ hỗ trợ ta suốt cả cuộc đời. 

-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet