Kỹ năng giải quyết vấn đề và quy trình giải quyết vấn đề chuẩn

Đã hiện hữu trong cuộc đời, chắc chắn mỗi ngày chúng ta đều có những vấn đề phải đối mặt. Giải quyết hiệu quả mọi vấn đề, không tỷ lệ thuận với số lượng thời gian, công sức bạn bỏ ra, chúng tỷ lệ thuận với kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn đang sở hữu. Bài viết kỹ năng giải quyết vấn đề và quy trình giải quyết vấn đề chuẩn mà quân sư TalentBold gửi đến bạn sau đây sẽ giúp bạn tối ưu năng lực tuyệt vời này.

MỤC LỤC

1- Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
2- Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề
3- Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả nhất
4- Cần rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề như thế nào

1- Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 

“Vấn đề” là cụm từ dùng để chỉ những sự việc xảy ra bất ngờ, nằm ngoài dự đoán của mỗi người, khiến bản thân người gặp vấn đề phải tổn hao thời gian, chi phí và công sức để khắc phục.

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là kỹ năng tổng hợp – một trong những kỹ năng mềm quan trọng – mang đến cho chúng ta năng lực nhận định, phân tích, đánh giá và xác định hướng giải quyết vấn đề hiệu quả, đảm bảo tổn hao nguồn lực ít nhất, nhưng kết quả mang đến lại cao nhất.

2- Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề 

Kỹ năng giải quyết vấn đề là sự kết hợp năng lực toàn diện, đòi hỏi sự phối hợp linh hoạt giữa nhiều yếu tố. Và đây chính là những yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất đến chất lượng kỹ năng giải quyết vấn đề:

2.1. Khả năng nhìn nhận vấn đề

Mỗi cá nhân sở hữu tính cách và nhân sinh quan khác nhau, điều này vô tình khiến năng lực nhìn nhận vấn đề của chúng ta bị bó hẹp trong một phạm vi nhất định. Điều này ảnh hưởng khá lớn đến việc nhìn nhận đúng bản chất vấn đề, bởi lẽ, mỗi vấn đề là sự giao thoa của nhiều nội dung, nếu ta chỉ nhìn theo góc cạnh của vài nội dung nhỏ mà đã vội kết luận bản chất của vấn đề thì rất dễ dẫn đến sự sai lệch trong nhận định.


>>> 6 kỹ năng giải quyết vấn đề mà ai cũng phải có

2.2. Năng lực phân tích vấn đề

Phân tích có thể bằng kinh nghiệm sống, bằng máy móc, bằng công nghệ phần mềm... Vấn đề thuộc về lĩnh vực nào sẽ có những công cụ phân tích dành cho lĩnh vực đó. Nếu chúng ta không biết, không sử dụng tốt công cụ phân tích mà lĩnh vực vấn đề phát sinh đang đặt ra thì chất lượng kết quả phân tích – cơ sở để tìm giải pháp phù hợp – sẽ thiếu độ chuẩn xác.

2.3. Kỹ năng ra quyết định

Một vấn đề nào đâu chỉ có một giải pháp. Giữa hàng tá giải pháp với những ưu nhược điểm riêng, lựa cái nào, bỏ cái nào là tốt nhất cho bạn và cho tổ chức? Không có giải pháp nào là tuyệt đối hoàn hảo, chỉ có giải pháp tốt nhất cho kỳ vọng cao nhất mà bạn đang mong đợi mà thôi.

2.4. Khả năng giao tiếp linh hoạt

Giải quyết vấn đề nhỏ thì cá nhân tự làm được, nhưng giải quyết vấn đề lớn, vấn đề của tổ chức thì bạn luôn cần sự đồng hành cùng nhiều cá nhân khác. Làm sao để thuyết phục tất cả đồng lòng triển khai giải quyết theo định hướng mà bạn đã vạch ra? Tất cả nằm ở năng lực giao tiếp linh hoạt, khéo léo.

2.5. Niềm tin trong tập thể

Nhận được góp ý, hỗ trợ từ người khác, bạn sẽ có cái nhìn khách quan, toàn diện, thậm chí gợi mở nhiều góc cạnh vấn đề mà bạn chưa từng nghĩ đến. Tuy nhiên, liệu những thông tin và sự trợ giúp đó có đáng tin cậy hay không? Là người “đầu tàu’ trong việc giải quyết, yếu tố niềm tin cũng là một rào cản mà bạn cần quan tâm.


>>> kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc

3- Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả nhất 

Để giải quyết một vấn đề hiệu quả, rất nhiều yếu tố, nhiều giai đoạn đan xen lẫn nhau, nếu không thiết lập được cho mình một quy trình khoa học, bạn có thể sẽ bị rối, phải quay tới quay lui giữa các bước. Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả dưới đây sẽ giúp bạn khắc phục triệt để tình trạng này:

3.1. “Đọc” vấn đề trước khi giải quyết

Khi đi thi, chúng ta đều đọc đề rồi mới tìm kiếm cách giải. Với vấn đề cuộc sống cũng vậy, đừng vừa nhìn thấy đã vội vã xử lý. Vì khi đó bạn chưa biết thực tế vấn đề mình đang gặp chính xác là gì, bắt nguồn từ đâu, liệu có tự biến mất không hay cần bạn phải “ra tay” giải quyết... Thời gian cho bước này không đòi hỏi quá nhiều nhưng sẽ có tác dụng tốt cho quá trình nhìn nhận vấn đề, cũng như điều tiết tâm lý của bạn.

3.2.  Thu thập thông tin liên quan

Mọi khía cạnh thông tin tác động hoặc hợp thành vấn đề, bạn đều cần thu thập đầy đủ. Bạn có thể tự tìm hiểu, thông qua bạn bè, đồng nghiệp, hoặc hỏi chính người đã “trao” vấn đề đó cho bạn. Nắm bắt càng nhiều chi tiết, con đường giải quyết càng dễ dàng được thiết lập.


>>> Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề

3.3. Chuyển giao vấn đề ngoài phạm vi quyền hạn

Năng lực, phạm vi, quyền hạn của chúng ta có giới hạn. Nếu vấn đề đó vượt quá yêu cầu nhiệm vụ và quyền hạn của bạn thì hãy bàn giao cho cấp trên xử lý. Đừng cố gắng thực hiện, đúng chưa chắc bạn đã được khen thưởng, nhưng sai thì sẽ bị khiển trách đấy. Hãy ở ngoài quan sát cách xử lý của cấp trên, chủ động ghi nhận để làm cẩm nang giải quyết vấn đề cho mình, đây mới là cách làm hiệu quả.

3.4.  Phân tích toàn diện vấn đề mình phải xử lý

Nếu đó là vấn đề của bạn, thuộc phạm vi quyền hạn của bạn thì chúng ta tiếp tục bước phân tích toàn diện trong quy trình. Sự phân tích toàn diện này bao gồm cả phân tích thành phần của vấn đề và phân tích yếu tố hỗ trợ giải quyết từng thành phần đó:

- Bản chất của vấn đề

- Hậu quả nặng nhất có thể xảy ra

- Các bên liên quan đến vấn đề (đối tác, khách hàng, phòng ban nội bộ...)

- Mức độ khẩn cấp của vấn đề

- Cần xin phê duyệt từ cấp trên nào

- Nhân lực đủ năng lực hỗ trợ bạn giải quyết

- Lịch trình các bước giải quyết (cần liên lạc ai trước, thời gian tối đa cho từng bước...)

- Hạn mức chi phí cho phép khi xử lý vấn đề, ai sẽ là người chi trả...

3.5. Lựa chọn giải pháp tốt nhất

Bước 3.4 sẽ áp dụng cho nhiều giải pháp tốt mà bạn và đồng đội tìm thấy được. Từ danh sách giải pháp đó, một lần nữa mức độ tốt xấu sẽ được cân nhắc. Qua đó, thống nhất giải pháp hiệu quả nhất, thiệt hại thấp nhất, quan trọng là đảm bảo lợi ích cho mục tiêu cao nhất mà bạn và tổ chức đang hướng đến ở hiện tại. Đó có thể là giữ mối làm ăn với đối tác lớn trong tương lai, rút ngắn thời gian giải quyết để kịp tiến độ ...

Đồng thời, những giải pháp không được chọn có thể điều chỉnh trở thành giải pháp dự phòng cho những nhược điểm, những dự đoán trở ngại mà giải pháp chính vẫn còn đang vướng mắc. Góp phần quan trọng cho công tác quản trị rủi ro khi giải quyết vấn đề.

3.6. Triển khai thực hiện giải pháp

Cần một người “đầu tàu” có khả năng phân tích và đưa ra chỉ thị khẩn cấp trong quá trình triển khai. Đó có thể là bạn – người có năng lực và trực tiếp đối mặt vấn đề, cũng có thể là cộng sự - người có quyền hạn, kinh nghiệm xử lý tình huống tương tự. Cần xác định rõ người đó là ai để toàn đội có thể an tâm triển khai theo chỉ thị của họ, không để xảy ra tình trạng “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”, mỗi người mỗi ý làm mất nhiều thời gian.

3.7.  Kiểm soát suốt quá trình thực hiện

Dù là tình huống khẩn cấp hay không thì suốt quá trình triển khai đều cần sự kiểm soát chặt chẽ. Vì giải pháp mà bạn lựa chọn, không chắc khi triển khai sẽ diễn ra đúng như “kịch bản” 100%. Sai lệch một chút có thể đi xa cả dặm đường, do đó, luôn phải theo sát, kịp thời phát hiện bất thường và đưa phương án dự phòng vào giải quyết khi cần thiết.

4- Cần rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề như thế nào 

Khi mới sinh ra, chúng ta là những tờ giấy trắng. Mọi kỹ năng đều nhờ cuộc sống trui rèn mà thành. Vì vậy, bạn đừng lo lắng khi bản thân ở hiện tại  chưa giỏi kỹ năng giải quyết vấn đề, chỉ cần bạn chú tâm rèn luyện, “quả ngọt” sẽ dần xuất hiện:

4.1. Trau dồi kiến thức đa dạng

Vấn đề bạn gặp trong một lĩnh vực không hẳn chỉ bao gồm những yếu tố trong lĩnh vực đó. Ví dụ mâu thuẫn trong gia đình đâu chỉ do mối quan hệ mẹ chồng nàng dâu, phân công việc nhà... mà có thể liên quan đến kinh tế, đến bất đồng ý kiến về cách dạy con... Trang bị cho bản thân càng nhiều kiến thức đa dạng, khả năng phân tích toàn diện gốc rễ vấn đề, cũng như năng lực lập luận khéo léo sẽ được cải thiện đáng kể.


>>> Kỹ năng giải quyết khiếu nại của khách hàng

4.2. Sẵn sàng đón nhận cơ hội giải quyết vấn đề

Không nhất thiết phải là vấn đề thực tế của bản thân, bạn hoàn toàn có thể đặt mình vào vị trí của người khác để rèn luyện tâm lý, sự suy luận khi phải gặp vấn đề giống như họ. Tìm ra giải pháp của riêng mình, so sánh giải pháp của người khác,  bạn sẽ biết được ưu điểm mình đang có, cũng như những nhược điểm mình cần khắc phục khi phân tích xử lý. Ghi nhận vào cẩm nang cho chính mình và cho cả con cháu sau này.

4.3. Tích lũy kinh nghiệm từ sự năng động

Môi trường phát triển kỹ năng mềm tốt nhất luôn là thực tế trải nghiệm. Càng ngại va chạm, cơ hội rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề càng ít. Đến khi buộc phải đối diện vấn đề lớn, dù đã có lý thuyết, dù đã có cẩm nang nhưng năng lực ứng phó thực tế lại không cao, khiến bạn mất một nhiều thời gian để ổn định quy trình xử lý. Tiếp cận cuộc sống, đón nhận và giải quyết vấn đề từ dễ đến khó sẽ mang đến cho bạn sự tự tin, bình tâm cao trước mọi thử thách.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng bậc nhất. Rèn luyện thành công kỹ năng này chính là nền tảng giúp bạn có một cuộc sống thuận lợi và phát triển. Cách rèn luyện thế nào là hiệu quả, quân sư TalentBold đã đề cập trong bài viết, kết hợp quy trình giải quyết vấn đề chuẩn, những vấn đề nan giải trong cuộc sống sẽ được hóa giải hiệu quả gấp bội.  

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet