maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
Quản lý tuyển dụng

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng

Hiện nay, các doanh nghiệp đều mong muốn tối đa hiệu quả làm việc của nhân viên. Do vậy, khối lượng công việc mỗi nhân viên đảm nhận,đặc biệt là dân văn phòng đều tăng lên. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời duy trì được sức khỏe cho chính mình, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là điều không thể thiếu. Hôm nay, TalentBold sẽ đóng vai trò sứ giả, chia sẻ những kinh nghiệm đúc kết về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng.

I. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian kém hiệu quả khiến bạn mất nhiều thời gian, sức lực mà hiệu quả công việc lại không cao, ảnh hưởng lớn đến cơ hội thăng tiến của bạn. Quan trọng là vậy nhưng chưa có một trường lớp hay khóa học nào đào tạo về lĩnh vực này, đa phần đều là trải nghiệm và tự đúc kết cho bản thân.

Nhằm giúp các nhân viên văn phòng hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình mà không phải trải qua nhiều kinh nghiệm “ đau thương”, chúng ta hãy cùng TalentBold theo dõi bài viết tâm huyết hôm nay nhé.

II. Hướng dẫn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng

Để xây dựng cho mình một tiến trình hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian, dưới đây là trình tự các bước cốt lõi mà mỗi nhân viên văn phòng cần chú trọng thực hiện:

1. Thiết lập kế hoạch

Đụng đến đâu làm đến đó là cách làm việc chắp vá, thiếu sự chủ động, dẫn đến tình trạng bạn lúc nào cũng phải loay hoay với nhiệm vụ được giao, việc gấp thì làm sau, việc không gấp lại làm trước.

Để loại bỏ hẳn tình trạng này, chúng ta cần xây dựng kế hoạch công việc cho chính mình. Đó có thể là kế hoạch theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng, tùy vào thực tế công việc văn phòng mà bạn đảm nhận.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-cho-dan-van-phong-1
>>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý

2. Xác định thứ tự ưu tiên

Cuối ngày hoặc cuối tuần, bạn hãy dành ít thời gian để tổng hợp lượng công việc tiếp theo, xác định mục tiêu cần hoàn thành và sắp xếp những việc gấp lên trước, việc không gấp ở sau.

Sau đó, hãy ghi trình tự thực hiện vào giấy, vào lịch nhắc nhở của điện thoại, hay lịch nhắc nhở trực tuyến theo khung thời gian phải hoàn thành.

3. Chia nhỏ nhiệm vụ

Những việc làm hấp dẫn

Merchandiser (Retail)

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng , Xuất nhập khẩu, Bán hàng (Khác)

Human Resource Manager

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

Phó Phòng Kinh Doanh (Đồng Phục)

Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Bán hàng (May mặc/Phụ kiện)

Trưởng Phòng Kinh Doanh (Đồng Phục)

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Bán hàng (May mặc/Phụ kiện)

Nhân Viên Phòng Thí Nghiệm (Hóa chất, Sinh hóa)

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Hóa chất/Sinh hóa, Sản Xuất

Hoàn thành cùng lúc tất cả các bước của một nhiệm vụ lớn là điều không khả thi, bởi lẽ đa phần các nhiệm vụ đều có tính trình tự và thời gian cần tuân thủ. Giả sử, nếu có thể hoàn thành cùng một lúc thì bạn cũng phải chạy tới chạy lui ở nhiều nơi, khiến hao tốn nhiều thời gian, trong khi có những bước không gấp, có thể kết hợp thực hiện cùng với một bước khác ở một nhiệm vụ khác (ví dụ : đưa sếp ký, thay vì đưa từng hồ sơ, có thể gộp 2 hoặc 3 hồ sơ cùng lúc)

Do vậy, bạn nên chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều bước nhiệm vụ nhỏ, ưu tiên kết hợp các bước nhỏ có thể thực hiện cùng nhau để tiết kiệm thời gian và công sức.            

4. Hạn chế gián đoạn kế hoạch

Với những nhân viên văn phòng với khối lượng công việc lớn, thường không có thời gian trống trong bản kế hoạch thiết lập, do vậy, một nhiệm vụ trễ tiến độ sẽ ảnh hưởng các nhiệm vụ khác trong bản kế hoạch lập ra.

Do vậy, tuyệt đối không để xuất hiện tình trạng gián đoạn. Trường hợp bất khả kháng, hãy linh động phương án xử lý để vẫn hoàn thành như thời gian đã đề ra, ví dụ:

  • Thay vì trực tiếp đi lấy giấy tờ, có thể nhờ đồng nghiệp lấy hộ

  • Chấp nhận làm thêm giờ hoặc đem hồ sơ về nhà để hoàn thành đúng tiến độ

  • Từ chối một cuộc hẹn hoặc cuộc họp đột xuất nếu chúng không thật sự quan trọng…



ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-cho-dan-van-phong-2
>>>> Có thể bạn quan tâm: Làm thế nào để thể hiện kỹ năng quản lý đối với nhà tuyển dụng?

5. Sắp xếp khu vực làm việc

Nguồn tài liệu, khu vực lưu trữ thông tin thuận lợi để bạn tìm kiếm cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn tiết kiệm hiệu quả thời gian hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Do đó, bàn làm việc, kho lưu hồ sơ, tập tin trên máy tính cần được sắp xếp theo thứ tự khoa học để bạn có thể vào truy cập ngay khi cần.

6. Đề xuất bổ sung nguồn lực hỗ trợ

Một thực trạng đối với công việc văn phòng đó là tính liên kết nhiều bước công việc với nhau. Do vậy, nhiều nhân viên văn phòng thường ôm trọn quá trình hoàn thành nhiệm vụ cho mình với suy nghĩ như vậy sẽ dễ quản lý, dễ kiểm soát hơn.

Nhưng thực tế, điều này ảnh hưởng lớn đến cách quản lý thời gian hiệu quả của bạn. Tình trạng quá tải, áp lực sẽ thường xuyên đến với bạn. Nếu bạn gồng mình làm thêm ngoài giờ, không sớm thì muộn, bạn cũng sẽ chán nản và rời bỏ vị trí đó mà thôi.

Thay vào đó, hãy trao đổi với người quản lý để được bổ sung thêm nguồn lực giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nguồn lực có thể là hệ thống làm việc trực tuyến, thêm người phụ trách những khâu đơn giản….

7. Chú trọng thời gian nghỉ ngơi

Một kế hoạch dàn trải nhẹ nhàng suốt 7 ngày trong tuần sẽ khiến cơ thể bạn không có cơ hội tái tạo năng lượng cho mình. Thay vào đó, một kế hoạch làm việc nhiệt huyết hơn trong 05 ngày và để lại 02 ngày cuối tuần để nghỉ ngơi sẽ được khuyến khích hơn. Duy trì năng lượng, cân bằng giữa công việc và cuộc sống là yếu tố then chốt mang lại hiệu quả cao cho sự nghiệp của bạn.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-cho-dan-van-phong-3
>>>> Bạn xem thêm: Kỹ năng quản lý cảm xúc trong công việc

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm xây dựng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng mà TalentBold tổng hợp từ nhiều vị trí văn phòng khác nhau. Hy vọng bài viết đã góp thêm nền tảng hiệu quả cho việc quản lý thời gian của bạn. Chúc mỗi ngày làm việc của bạn đều là một ngày vui vẻ ! 

 

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet


talentbold

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng