Kỹ năng tổ chức là gì? Tầm quan trọng kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ năng tổ chức là ‘thành viên” không thể trong nhóm kỹ năng mềm quan trọng mà mỗi nhân viên cần trang bị. Giỏi kỹ năng này đồng nghĩa bạn đang có trong tay một trợ thủ đắc lực cho con đường sự nghiệp. Muốn biết kỹ năng tổ chức là gì, làm sao sở hữu kỹ năng này nhanh và tốt nhất…, chúng ta đừng chần chờ gì nữa, khám phá bài chia sẻ của quân sư TalentBold ngay và luôn nào.

MỤC LỤC:
1- Kỹ năng tổ chức là gì?
2- Tại sao cần kỹ năng tổ chức?
3- Các khía cạnh hợp thành kỹ năng tổ chức
4- Ví dụ về kỹ năng tổ chức
5- Rèn luyện nâng cao kỹ năng tổ chức


Xem thêm >>>> Tìm việc làm hấp dẫn tại HRchannels.com

1- Kỹ năng tổ chức là gì? 

Cụm từ “tổ chức” ở đây đề cập đến quá trình quản lý và phối hợp các nguồn lực xử lý công việc như thời gian, trình tự, nguồn năng lượng, không gian làm việc, các mối quan hệ … của người lao động nhằm gặt hái thành quả cao nhất cho các nhiệm vụ được doanh nghiệp giao phó.

Những nguồn lực “tổ chức” mỗi nhân sự đều có nhưng tại sao hiệu quả công việc của mỗi người mỗi khác? Lý do nằm ở kỹ năng tổ chức của mỗi cá nhân, bởi lẽ, người có kỹ năng tổ chức tốt luôn biết cách phối hợp linh hoạt những nguồn lực sẵn có, giúp cho quá trình xử lý công việc nhanh hơn, tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực hơn, đồng thời còn giúp người lao động tích lũy thêm nhiều nguồn lực mới, nâng dần mức độ thuần thục của kỹ năng tổ chức.

2- Tại sao cần kỹ năng tổ chức? 

Dù đã có tuổi đời rất lâu nhưng kỹ năng tổ chức chưa bao giờ mất đi vị thế “top” đầu. Điều này có được là nhờ vào lợi ích lớn mà chỉ có kỹ năng tổ chức mới có thể mang lại:

2.1. Sắp xếp công việc có trình tự khoa học

Khối lượng công việc của mỗi nhân viên có thể phải tiến hành cùng một ngày nhưng sẽ không được giao trong cùng một thời điểm. Bạn sẽ phải tự ghi nhận, tự sắp xếp lịch trình công việc cho mình. Nếu không có kỹ năng tổ chức, khả năng phân bổ nhiệm vụ một cách có trình tự khoa học sẽ khó hoàn thành, dẫn đến ngày thì nhiều việc quá làm không kịp, ngày thì ít việc nhưng lòng không được thảnh thơi vì bản thân biết rằng nhiều việc vẫn còn dang dở.

2.2. Đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc

Một chuỗi công việc xuất hiện liên tục với những phát sinh bất ngờ không báo trước. Bạn không thể cứ giải quyết tuần tự theo kế hoạch đã định sẵn vì như vậy, việc không gấp thì giải quyết trước, việc gấp lại để sau gây trễ nải, thậm chí không kịp ngăn chặn rủi ro. 

Nỗi lo này sẽ được kỹ năng tổ chức tốt khắc phục hiệu quả vì thông qua kỹ năng này, nhân viên sẽ biết lập kế hoạch dự phòng, biết linh hoạt dời việc chưa gấp sang hôm sau để ưu tiên xử lý việc gấp. Không chỉ tiến độ hoàn thành mà rủi ro cũng được hạn chế tối đa.


Xem thêm >>>> Nhận biết người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

2.3. Nâng cao thương hiệu cá nhân

Thành quả công việc là sự kết hợp nhiệm vụ của nhiều nhân sự khác nhau. Một người không thể quản lý tốt đầu việc của họ, ảnh hưởng đến hiệu quả phần việc của họ là phải rồi, nhưng những bước nhiệm vụ kế tiếp của những đồng nghiệp khác cũng sẽ bị ảnh hưởng theo. 

Ngược lại, nếu có những cộng sự có kỹ năng tổ chức tốt, triển khai công việc hiệu quả thì những đồng nghiệp còn lại luôn an tâm và luôn cố gắng để được hợp tác cùng họ. Đây chính là lý do vì sao người giỏi kỹ năng tổ chức luôn có thương hiệu cá nhân mạnh.

3- Các khía cạnh hợp thành kỹ năng tổ chức 

Kỹ năng tổ chức hiện nay được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí, đây chính là những khía cạnh mà muốn giỏi kỹ năng tổ chức, mỗi cá nhân đều cần hoàn thiện:

3.1. Quản lý thời gian

Đặt ra yêu cầu về khả năng cân bằng, phân bổ thời gian hợp lý để trong 24 tiếng mỗi ngày, bạn có thể hoàn thành tốt mọi phần việc được giao, kèm theo cả thời gian chăm sóc gia đình và phát triển bản thân. Có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ tiết kiệm nhiều năng lượng, giúp bản thân bình tĩnh ứng phó trước nhiều tình huống cần giải quyết nhanh.

3.2. Giao tiếp có tổ chức

Giao tiếp trong kỹ năng tổ chức chú trọng đến việc chia sẻ và tiếp nhận thông tin tại nơi làm việc. Trở thành một người giao tiếp có tổ chức, bạn sẽ truyển tải thông tin, hướng dẫn thực hiện một cách chuẩn xác, kịp thời và hiệu quả cho các thành viên trong nhóm.

3.3. Đặt mục tiêu

Mỗi nhân viên có kỹ năng tổ chức tốt, tự bản thân họ sẽ đặt ra những mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp hằng ngày, hằng tuần tương thích với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Nhờ vậy, nỗ lực của họ giúp họ đạt thành quả tốt, thành quả tốt lại tiếp tục khích lệ họ nỗ lực cho mục tiêu tiếp theo. Cứ thể, thành tích của họ luôn được gặt hái thường xuyên.

3.4. Ủy quyền đúng người

Biết giới hạn của bản thân cũng là một yếu tố hợp thành kỹ năng tổ chức giỏi. Thực tế không ai có thể một mình “cân cả thế giới”, nều yêu cầu công việc vượt quá khả năng xử lý của bạn, bạn cần ủy thác một phần hoặc một nhóm việc cho đồng nghiệp đáng tin cậy. Hành động này vừa giúp bạn cải thiện năng suất làm việc, vừa chứng minh khả năng linh hoạt cao trong xử lý vấn đề.

3.5. Làm việc dưới áp lực

Môi trường làm việc nhịp độ nhanh, thời hạn nghiêm ngặt gần như là thực tế chắc chắn ở mọi doanh nghiệp hiện nay. Kỹ năng sắp xếp công việc có tổ chức sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình làm việc dưới áp lực cao, vì nhờ kỹ năng này, bạn sẽ không bị rối bởi hàng tá công việc theo kế hoạch, không bị mất bình tĩnh trước những sự cố bất ngờ, không bị mất tập trung vì bạn đã có sự sắp xếp ưu tiên trình tự xử lý.

3.6. Chủ động trong công việc

Người có kỹ năng tổ chức tốt sẽ không sao chép y chang lịch trình làm việc của người khác, không ngồi chờ Sếp bảo làm cái nào trước cái nào sau. Ở họ luôn có sự chủ động trong công việc theo cách quản lý và theo trực giác nhận định của bản thân, mức độ làm việc chuyên nghiệp rất cao, từ quản lý đến nhân viên đều muốn cộng tác cùng họ.

3.7. Tư duy phân tích nhạy bén

Kỹ năng tổ chức liên quan mật thiết đến việc linh hoạt sắp xếp, ứng phó mọi vấn đề. Nhưng trước khi sắp xếp, ứng phó được thì chúng ta phải nắm bắt, hiểu cặn kẽ và phân tích vấn đề đó – đây chính là điều mà tư duy phân tích sẽ mang đến cho bạn. Do đó, tư duy phân tích, hay nói cách khác là khả năng suy nghĩ, phân tích logic nhạy bén chính là một mặt quan trọng của kỹ năng tổ chức.


Xem thêm >>>> Kỹ năng mềm là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

3.8. Chú trọng tiểu tiết trong công việc

Người có kỹ năng tổ chức hiểu rằng bỏ qua tiểu tiết trong một nhiệm vụ ở hiện tại, có thể khiến phát sinh sai sót trong tương lai. Trong khi lịch trình làm việc của họ đã không hề “dễ thở” rồi nên nếu cứ phải sửa đi sửa lại một nhiệm vụ thì sẽ rất mất thời gian, ảnh hưởng đến những nhiệm vụ tiếp sau. Chính vì vậy, với họ, chú tâm hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt nhất ngay từ lần đầu tiên luôn là ưu tiên lựa chọn.

3.9. Ra quyết định

Kỹ năng tổ chức giúp chúng ta phát huy khả năng giao tiếp, tư duy phân tích logic và định hướng mục tiêu chuẩn xác, giúp bản thân tự tin đưa ra quyết định hiệu quả một cách chủ động. Khía cạnh này giúp nhân viên tiết kiệm nhiều thời gian trong xử lý công việc vì không phải hở chút là xin chỉ thị của Sếp, hỏi ý kiế đồng nghiệp hoặc cứ mãi phân vân kéo dài làm trễ tiến độ công việc.

3.10. Hoạch định chiến lược

Nguồn lực xử lý công việc của mỗi người đều có giới hạn, do đó, để không lãng phí, không dùng sai, không chủ quan thì chúng ta phải lập kế hoạch. Việc hoạch định kế hoạch trong kỹ năng tổ chức giúp nhân viên luôn cập nhật tốt khối lượng công việc và lên một lịch trình dự kiến hiệu quả với những nguồn lực dự phòng, cho phép bổ sung những việc đột xuất một cách nhanh chóng và chủ động.

4- 02 Ví dụ về kỹ năng tổ chức 

Để hiểu sâu hơn về kỹ năng tổ chức, chúng ta cùng tham khảo một số ví dụ sau:

4.1. Ví dụ kỹ năng tổ chức công việc cá nhân

Anh A là nhân viên lập trình của công ty phần mềm, trong tuần này, vợ anh sẽ phải đi công tác tỉnh, không thể đưa đón con đi học được. Để giải quyết tình huống đặc biệt này, anh A đã xin phép công ty được làm việc từ xa:

• Sáng anh chở con đến trường, sau đó về nhà hâm lại thức ăn vợ đã chuẩn bị sẵn.

• Trưa anh làm việc tại nhà, tập trung xử lý những phần mã code khó, thu thập dữ liệu cần thiết từ các đồng nghiệp thông qua hệ thống trao đổi nội bộ.

• Chiều anh cầm laptop ra quán café đối diện trường của con, vừa xử lý những phần việc đơn giản, vừa chờ đón con.

Với sự sắp xếp có tổ chức này, anh A vẫn đáp ứng yêu cầu công việc, không trễ tiến độ, không giảm chất lượng, và vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ đưa đón con thay vợ trong suốt tuần.

4.2. Ví dụ kỹ năng tổ chức cuộc họp

Cuộc họp bàn về đánh giá khen thưởng cuối quý của phòng xuất nhập khẩu dự kiến sẽ diễn ra vào ngày 20/04/2023. Nhiệm vụ sắp xếp, tổ chức họp được giao cho chị B - trợ lý trưởng phòng xuất nhập khẩu của công ty. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, chị B đã:

• Thống nhất cùng trưởng phòng lịch họp vào lúc 14h00 ngày 20/04/2023 (vì đầu giờ chiều thứ năm luôn là thời gian ít bị dí deadline nhất)

• Liên hệ phòng nhân sự đặt phòng họp, máy chiếu, nước uống…

• Liên hệ phòng nhân sự để tổng hợp các tiêu chí đánh giá khen thưởng theo quy định của doanh nghiệp

• Gửi email thông báo tổ chức họp trước ngày họp dự kiến 01 tuần, tức vào ngày 13/04/2023, kèm theo bản mẫu đánh giá cho tất cả nhân sự để mọi người tham khảo, nắm bắt nội dung trước

• Trước ngày họp 01 ngày, trợ lý gửi email nhắc nhở để mọi người sắp xếp lịch trình làm việc phù hợp

Nhờ vậy, khi tiến hành họp, mọi người đều hiểu rõ nội dung các tiêu chí nên quá trình bình xét, chốt mức khen thưởng diễn ra rất nhanh chóng, không ảnh hưởng thời gian làm việc.


Có thể bạn quan tâm >>>> Đàm phán là gì? Cách để đàm phán thành công

5- Rèn luyện nâng cao kỹ năng tổ chức 

Muốn phát triển kỹ năng tổ chức thì trước hết, bạn cần trau dồi những thói quen hữu ích sau:

5.1. Tổng hợp danh sách công việc

Lịch bàn, lịch máy tính, lịch điện thoại đều có sẵn. Ngay khi tiếp nhận một phần việc mới, bạn hãy nhanh chóng phân bổ lịch trình phù hợp cho các bước triển khai. Sau đó, ghi nhận lịch trình đó vào lịch làm việc hằng ngày. Như vậy, dù bước công việc tuần sau, tháng sau mới phải thực hiện thì bạn cũng không lo bị quên, bị sót.

5.2. Thiết lập kế hoạch dự phòng

Công việc đảm nhận có việc lặp đi lặp lại, có việc thay đổi, có việc đột xuất. Do đó, đừng tạo nên một kế hoạch quá sát rạt nhau. Tốt nhất, bạn cần có một khoảng thời gian nhỏ để dự phòng, nếu có việc gấp cần xử lý thì làm trước, đẩy việc chưa gấp ra sau, tổng thời gian làm việc trong ngày sẽ không bị lố

5.3. Mở rộng mối quan hệ công việc

Hỗ trợ nhau trong công việc là việc nên làm. Vì vậy, những khi phối hợp làm việc hoặc giao tiếp thường ngày, ngoài việc tạo mối quan hệ đồng nghiệp tốt, bạn còn cần đánh giá khả năng làm việc của đồng nghiệp. Có như vậy, khi cần hỗ trợ, bạn sẽ ủy quyền đúng người, không phải lo chất lượng hoàn thành công việc của họ.

Kỹ năng tổ chức là nền tảng giúp nhân viên nâng cao khả năng xử lý nhiều việc cùng một lúc trong tâm thế bình tĩnh, tự tin và chuyên nghiệp. Đây là điều mà mọi nhà tuyển dụng đều đánh giá cao, vì vậy, quân sư TalentBold đặc biệt khuyến khích tất cả người lao động cùng trau dồi, phát triển.

-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet