maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
Phát triển sự nghiệp

Làm sao để quản lý công việc hiệu quả?

Làm sao để quản lý công việc hiệu quả?

Cùng có 24 tiếng mỗi ngày như nhau, cùng cống hiến cho công việc 8 – 10 tiếng nhưng chất lượng công việc ở mỗi người lại không giống nhau, cho dù có làm cùng phòng ban, cùng vị trí chuyên môn. Nguyên nhân nằm ở cách quản lý công việc của mỗi nhân sự. Làm sao để quản lý công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đạt kết quả kỳ vọng? Câu trả lời quân sư TalentBold sẽ gửi đến bạn trong bài viết dưới đây.

MỤC LỤC 
1- Quản lý công việc là gì?
2- Tại sao phải quản lý công việc?
3- Nếu không biết quản lý công việc thì sẽ như nào?
4- Cách quản lý công việc hiệu quả


Tuyển dụng việc làm hấp dẫn

1- Quản lý công việc là gì? 

Quản lý công việc là cách thức sắp xếp, phân bổ công việc sao cho có trình tự, có sự ưu tiên, liên kết dữ liệu phù hợp, đảm bảo hoàn thành kịp tiến độ yêu cầu, đồng thời nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc được giao. Quản lý công việc hiệu quả là yêu cầu đặt ra cho mỗi cá nhân, mỗi đội nhóm và của toàn doanh nghiệp, đây là nhiệm vụ cần triển khai liên tục vì mỗi ngày chúng ta đều có hàng tá nhiệm vụ và cách yêu cầu chất lượng phải hoàn thành.

Nội dung quản lý công việc sẽ bao gồm nhiều khía cạnh hợp thành : tính chất công việc, trạng thái triển khai, mức độ ưu tiên, lịch trình, nguồn lực, mối liên hệ với các nhiệm vụ khác... Tất cả phải được xem xét trên từng nhiệm vụ để có định hướng điều phối mọi nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.

quản lý công việc là gì
>>>> Xem thêm: Cách quản lý công việc cá nhân hiệu quả

2- Tại sao phải quản lý công việc? 

Lý do chúng ta cần quản lý công việc nằm ở những lợi ích mà ta có được từ hành động này:

2.1. Bao quát toàn bộ nhiệm vụ công việc

Danh sách nhiệm vụ bạn phải làm ngày mai, có những nhiệm vụ đã được giao từ tuần trước, tháng trước. Nếu để tới hôm nay mới lên danh sách việc mai làm, ít nhiều sẽ quên mất vài nhiệm vụ. Nhờ có năng lực quản lý công việc mà tình huống này không xảy ra, việc trong ngày/tuần/ tháng/ năm, bạn đều có thể nắm bắt vì khi phát sinh là được ghi chú lại ngay.

2.2. Đảm bảo kịp tiến độ từng nhiệm vụ

Nhiệm vụ gấp có thể sẽ được giao sau nhiệm vụ thông thường, nếu bạn cứ theo tuần tự mà triển khai thì thôi rồi. Quản lý công việc sẽ giúp bạn nhận ra mình cần chuyển nhiệm vụ gấp lên trước, nhiệm vụ thông thường có thể dời qua hôm sau. Hoàn thành đúng tiến độ cả hai nhiệm vụ.

2.3. Nâng cao hiệu suất công việc nhờ sự phối hợp

Danh sách quản lý công việc sẽ giúp bạn lồng ghép các bước công việc ở nhiều nhiệm vụ một cách linh hoạt. Tiết kiệm thời gian hoàn thành, đồng thời có thể huy động sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cho những phần việc mang tính thủ tục.

2.4. Kiểm soát, phát hiện nhanh sự cố phát sinh

Lịch trình có sẵn, tiến độ đã thiết lập nhưng lại có sự thay đổi kế hoạch từ đối tác / khách hàng/ bộ phận liên quan. Ngay lập tức bạn có thể đánh giá sự thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến những phần việc nào của  chính bạn, có liên quan đến phần việc của ai tiếp theo, kịp thời điều chỉnh cho mình và báo với người tiếp nối nhiệm vụ của bạn. Cách làm việc chuyên nghiệp này tạo sự tin tưởng rất lớn.

tại sao phải quản lý công việc
>>>> Bạn xem thêm: Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý

3- Nếu không biết quản lý công việc thì sẽ như nào? 

Những việc làm hấp dẫn

Marketing Manager

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Nông nghiệp/Lâm nghiệp , Quản lý điều hành , Quảng cáo/Khuyến mãi/PR

QA Manager

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Sản Xuất , QA/QC, Điện/HVAC/MEP

Director_Giám đốc (HCM)

TP.HCM Tiếp thị/ Thương hiệu , Tư vấn

Business Development Assistant Manager

Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Bán hàng kỹ thuật, Ôtô / Xe Máy, Bán hàng (Khác)

Processing Manager

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Nông nghiệp/Lâm nghiệp , Quản lý điều hành , Sản Xuất

Một nhân sự làm việc một cách vô tư, tới đâu làm tới đó, không biết quản lý công việc thế nào thì hậu quả không chỉ có một:

3.1. Bị động trước những quá nhiều nhiệm vụ

Việc này chưa xong, việc khác đã đến, việc thông thường đang bù đầu, việc gấp ở đâu xuất hiện... Bạn sẽ cảm thấy bản thân đang bị tấn công từ khắp mọi hướng, không biết nên làm gì trước, làm gì sau.

3.2. Luôn trong tình trạng căng thẳng, áp lực

Nỗi lo lắng trễ tiến độ sẽ luôn hiện hữu trong tâm trí, rồi còn không biết có bỏ sót nhiệm vụ nào không. Muốn kiểm tra lại cũng không có danh sách quản lý công việc để kiểm tra, chỉ có thể dựa vào trí nhớ. Mà thường lúc căng thẳng, nguy cấp thì não bộ cũng không minh mẫn để gợi nhớ đầy đủ.

3.3. Chất lượng công việc giảm

Do không theo kịp tiến độ, nhất là những công việc gấp nên chất lượng phần việc giao cho bạn sẽ không đạt yêu cầu. Những sai sót, doanh nghiệp có thể hỗ trợ đôi lần nhưng nếu tần suất sai sót nhiều sẽ ảnh hưởng hiệu quả làm việc chung, nhiều khi Sếp cũng khó đỡ cho bạn được.

3.4. Thành tích kém, cơ hội thăng tiến thấp

Năng lực chuyên môn của bạn không thiếu, công sức bạn bỏ ra không ít, thậm chí nhiều hơn nhưng kết quả nhận được lại không cao bằng đồng nghiệp. Đồng nghĩa cơ hội thăng tiến sẽ khó đến tay bạn, vì một người ở vị trí quản lý ngoài chuyên môn còn cần đến khả năng quản lý toàn đội nhóm. Bạn không thể quản lý được công việc của chính mình làm sao có thể quản lý hiệu quả công việc của nhân viên cấp dưới.

4- Cách quản lý công việc hiệu quả 

Quản lý công việc hiệu quả mang đến thành tích làm việc cao, cũng là cơ sở cải thiện quyền lợi và chất lượng cuộc sống của mỗi nhân sự. Ai cũng muốn làm được điều này nhưng lại không biết nên bắt đầu từ đâu, nên điều chỉnh ở khía cạnh nào... Đừng lo lắng, quân sư TalentBold sẽ gửi đến bạn những giải pháp thiết thực nhất:

4.1. Lên danh sách các công việc cần làm

Đừng chỉ để mọi thứ trong đầu rồi nhớ để triển khai. Dung lượng não bộ cũng có giới hạn, mỗi ngày lại có rất nhiều việc từ gia đình, xã hội, bạn bè... đan xen vào công việc ở doanh nghiệp, bạn sẽ rất dễ bỏ sót nhiều nhiệm vụ. Sao bạn không liệt kê tất cả công việc mà mình cần làm ra giấy, kèm theo thời gian phải hoàn thành. Như vậy, mỗi ngày bạn đều biết được mình cần làm những việc gì, và danh sách này được bổ sung liên tục cho công việc ngày mai hoặc thậm chí tháng tới, năm sau. Bạn sẽ không lo bị bỏ sót nữa.

4.2. Thiết lập lịch trình triển khai cụ thể

Từ danh sách công việc cần làm trong ngày / tuần, bạn sẽ bắt đầu đánh giá mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Thông thường, cuối tuần sẽ là thời gian sắp xếp lịch trình cho kế hoạch tuần tiếp theo. Qua đó, bạn sẽ quản lý được tất cả những nhiệm vụ mình cần hoàn thành, sắp xếp việc gấp lên trước, việc chưa gấp để sau, liên hệ thu thập dữ liệu phục vụ công việc, xem thử trong lúc chờ nhiệm vụ này hoàn thành có thể tiến hành nhiệm vụ khác hay không...

4.3. Tính toán thời gian hoàn thành hợp lý

Thời gian trôi qua rất nhanh,nếu chỉ ghi nhiệm vụ cho đã mà không dự trù thời gian thực hiện thì cũng khó hoàn thành kịp. Vì vậy, bằng kinh nghiệm của bản thân hoặc từ đồng nghiệp, bạn hãy dự trù  thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ, cố gắng dư ra một chút nếu có thể. Như vậy, số lượng nhiệm vụ mà bạn muốn làm trong ngày sẽ khả thi hơn, đồng thời bạn cũng dễ kiểm soát tốc độ hoàn thành.

4.4. Khoảng trống lịch trình dự phòng

Sự cố phát sinh có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, vì vậy, lịch trình quản lý công việc cần có những khoảng thời gian trống để dự phòng ứng phó với tình huống này. Như vậy, bạn sẽ không lo bị trễ tiến độ. Thêm vào đó, nếu thời gian dự phòng không đủ để giải quyết, thì nhìn vào lịch trình công việc trong ngày, bạn cũng dễ dàng thấy được những phần việc mà mình có thể nhờ đồng nghiệp hỗ trợ như giữ liên lạc với phòng ban khác lấy tài liệu, nhận bưu kiện giúp, in ấn photo giấy tờ... Như vậy sẽ có thêm thời gian để giải quyết xong sự cố.

cách quản lý công việc hiệu quả
>>>> Có thể bạn quan tâm: Top những phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả

4.5. Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp

Hồ sơ lộn xộn, giấy tờ gấp/ không gấp để chung, chính bạn cũng cảm thấy rối mắt thì làm sao có thể xử lý kịp trong tình huống khẩn cấp. Vì vậy, sắp xếp không gian làm việc khoa học, gọn gàng, ngăn nắp cũng chính là hành động dự phòng cần thiết trong quản lý công việc. Không chỉ bạn thao tác làm việc thuận lợi, mà đồng nghiệp muốn hỗ trợ bạn cũng dễ dàng hơn.

4.6. Biết nói lời từ chối khi được giao nhiệm vụ

Doanh nghiệp luôn muốn khai thác đến giới hạn làm việc cao nhất của từng nhân sự, nên việc sẽ không bao giờ giảm đi mà chỉ tăng lên mà thôi. Thay vì Sếp giao bao nhiêu nhận bấy nhiêu, bạn vẫn có thể từ chối khéo léo bằng cách liệt kê lượng việc đang làm, việc gấp đang chờ giải quyết... Thà bạn từ chối đúng, Sếp không phiền lòng, chứ nhận mà làm không tốt thì năng lực của bạn sẽ bị đánh giá thấp, trong khi người khác họ biết từ chối, việc họ vừa phải lại có thành tích cao hơn bạn.

4.7. Nâng cao chuyên môn và mối quan hệ chuyên môn

Cải tiến quy trình làm việc là yếu tố giúp nâng cao chất lượng và tốc độ xử lý công việc. Muốn cải tiến tốt, bạn phải:

  • Bổ sung nhiều nghiệp vụ chuyên môn để biết sự vụ đó cần giải quyết thế nào

  • Mở rộng mối quan hệ chuyên môn để biết bạn có thể nhờ ai hỗ trợ, tư vấn khi cần thiết.

  • Phát triển mối quan hệ xã hội để ứng phó những vấn đề ngoài chuyên môn, chẳng hạn có số điện thoại của chú chạy Grab đầu đường khi cần giao hồ sơ gấp là gọi ngay, đặt vé máy bay gấp cho Sếp thuận lợi nhờ có bạn làm bên hãng bán vé...

4.8. Ứng dụng công nghệ quản lý công việc

Những phần mềm quản lý công việc chính là xu hướng mà các doanh nghiệp cần triển khai mạnh mẽ nếu muốn đẩy nhanh lộ trình thành công. Với phần mềm, nhân viên sẽ được cung cấp công cụ quản lý công việc khoa học, không phải mỗi người tự mày mò cách quản lý riêng nữa. Vừa tiết kiệm thời gian, tập trung cho công việc, vừa tạo không gian quản lý công việc đồng nhất, Sếp dễ kiểm soát và hỗ trợ, những lớp nhân sự sau cũng có nguồn tài liệu tham khảo đúng chuẩn, tiếp cận công việc nhanh hơn.

Mỗi nhân sự mỗi tính cách, mỗi sở trường nên việc làm sao để quản lý công việc hiệu quả sẽ không có một khuôn khổ nhất nhất tuân theo mà cần có sự linh hoạt điều chỉnh theo điều kiện thực tế. Với những chia sẻ cốt lõi theo những tiêu chí quản lý công việc mà quân sư TalentBold đề cập, mỗi nhân sự đã có những cơ sở chuẩn mực quan trọng để khách quan đánh giá và thiết lập kế hoạch làm việc hiệu quả dựa trên những cơ sở đó nhưng theo cách phù hợp của riêng mình.
 

Dịch vụ trợ lý tuyển dụng
------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam


talentbold

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng