Khi xu hướng linh hoạt không gian làm việc trở thành sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp và nhân viên thì nhu cầu họp trực tuyến cũng sẽ là hình thức họp cần được triển khai sớm. Nhằm giúp doanh nghiệp thuận lợi đón đầu xu hướng, quân sư TalentBold đã tổng hợp những kinh nghiệm làm thế nào để họp trực tuyến nhưng vẫn hiệu quả và chia sẻ trong bài viết dưới đây.
MỤC LỤC
1 - Họp trực tuyến là gì?
2 - Tại sao phải họp trực tuyến?
2.1. Tiết kiệm thời gian tập hợp thành viên
2.2. Giảm chi phí tổ chức các cuộc họp
2.3. Mở rộng phạm vi nhóm họp
2.4. Nâng cao nguồn lực cho các mục tiêu cốt lõi
3 - Các cách họp trực tuyến nhưng vẫn hiệu quả
1 - Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến – hay còn gọi là Họp online – là hình thức họp thông qua các thiết bị máy tính có kết nối internet và cài đặt các ứng dụng họp từ xa. Người họp trực tuyến có thể ở bất kỳ đâu trên thế giới, chỉ cần lên mạng và kết nối phần mềm họp cùng một thời điểm là có thể tiến hành họp bàn, thảo luận, trao đổi thông tin.
Những ứng dụng họp trực tuyến được sử dụng nhiều nhất hiện nay phải kể đến Google Meet, Zoom, Skype, Zalo, GotoMeeting, Lifesize… đều cài đặt miễn phí, cho phép các thành viên videocall, trò chuyện, họp bàn một cách trực quan với chất lượng truyền tín hiệu rất tốt.
2 - Tại sao phải họp trực tuyến?
Mỗi hình thức họp sẽ mang lại những lợi ích riêng, nhưng cũng có những mặt hạn chế riêng. Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hình thức họp trực tuyến trở nên thông dụng hơn vì những lợi ích mang đến cho doanh nghiệp và các thành viên tham gia cuộc họp luôn vượt trội:
2.1. Tiết kiệm thời gian tập hợp thành viên
Thay vì mọi thành viên tham gia họp phải hẹn nhau cùng một địa điểm, phải tất bật sắp xếp công việc để có mặt cùng một thời gian thì với hình thức họp trực tuyến, mọi người sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian vì linh hoạt không gian. Chỉ cần nơi đó có kết nối internet, đến giờ họp, mọi thành viên mở app kết nối nhóm họp từ xa là có thể triển khai họp bàn công việc. Không phải chạy về văn phòng như trước nữa, sau khi họp xong có thể tiếp tục công việc đang dang dở ngay, không lo lãng phí thời gian cho việc di chuyển.
2.2. Giảm chi phí tổ chức các cuộc họp
Cơ sở vật chất tham gia họp trực tuyến rất đa dạng, phổ biến hiện nay mọi người đều sử dụng smartphone, vừa gọn nhẹ, vừa tiện lợi. Không gian linh hoạt nên các khoản chi tổ chức họp theo cách truyền thống như tiền điện, tiền trà nước, tiền thuê không gian, thậm chí sau buổi họp còn đi ăn uống, giao lưu… đều không phải bận tâm khi họp trực tuyến. Nhờ vậy, chi phí tổ chức họp được giảm thiểu đáng kể.
2.3. Mở rộng phạm vi nhóm họp
Nếu trước đây muốn hợp tác cùng đối tác nước ngoài, doanh nghiệp phải chủ động cử phái đoàn bay sang nước họ để đàm phán. Thành công thì không nói, không thành công thì coi như chi phí, công sức, thời gian uổng phí. Với sự kết nối toàn cầu thông qua mạng internet, mọi cuộc họp trực tuyến có thể diễn ra giữa các thành viên cách nhau cả nửa vòng trái đất. Kỳ vọng hợp tác đa quốc gia, mở rộng thị phần quốc tế vô cùng thuận lợi.
2.4. Nâng cao nguồn lực cho các mục tiêu cốt lõi
Khoản chi phí tiết kiệm từ hình thức họp trực tuyến rất phong phú:
-
Phí thuê mặt bằng tổ chức cuộc họp
-
Phí điện nước, cơ sở vật chất phục vụ họp
-
Phí di chuyển đến địa điểm họp
-
Phí ăn ở cho đối tác đến địa phương tham gia họp…
Tất cả những khoản phí này gộp lại rất lớn, thay vì đều dành cho các cuộc họp thì giờ đây sẽ trở thành nguồn tài lực cho các mục tiêu phát triến cốt lõi mang tính chiến lược cho doanh nghiệp, chỉ đơn giản bằng việc thay đổi hình thức họp qua mạng trực tuyến.
3 - Các cách họp trực tuyến nhưng vẫn hiệu quả
Họp trực tuyến từ xa có cái lợi nhưng cũng có cái hại khi mà lực lượng họp không được tập trung vào cùng một không gian, không trực tiếp giao tiếp và thảo luận. Vì vậy, để tối ưu hiệu quả khi họp trực tuyến, các thành viên cần quán triệt các vấn đề sau trước khi tham gia họp:
3.1. Chọn không gian yên tĩnh
Mặc dù họp trực tuyến cho phép linh hoạt không gian nhưng không vì vậy mà bạn vào quán café nhạc xập xình, hay siêu thị ồn ào đông người. Mỗi cá nhân tham gia họp cần ý thức trách nhiệm với công việc và với tập thể, vì không gian ồn ào không chỉ tác động đến bạn mà cả những người cùng dự họp.
Tốt nhất trước khi họp trực tuyến, phía người phụ trách hoặc trưởng nhóm họp sẽ báo trước thời gian họp. Mọi thành viên phải có trách nhiệm sắp xếp cho mình một không gian yên tĩnh, độc lập vào thời điểm đó.
3.2. Chọn thời gian họp phù hợp
Khi họp trực tiếp để tiện cho việc di chuyển, thời gian họp thường diễn ra trong giờ làm việc, khiến công việc của các thành viên bị gián đoạn. Nhưng chuyển sang họp trực tuyến rồi, không phải di chuyển để tụ họp ở một nơi nữa nên thời gian có thể linh hoạt hơn để mọi người không bị phân tâm hay phải vội vàng sắp xếp công việc dang dở.
Thời gian quân sư thấy nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất là khoảng 10h – 12h sáng ngày nghỉ cuối tuần. Như vậy, sẽ không bị ảnh hưởng công việc trong tuần, việc nhà cũng có thể giải quyết vào buổi sáng trước 10h hoặc sau 12h. Thuận lợi cho mọi thành viên tham gia.
Trường hợp phải họp với đối tác nước ngoài thì tùy theo vị thế mà sẽ phải theo múi giờ của một trong các quốc gia tham gia họp. Lúc này, buộc lòng các nước còn lại phải chịu khó thức khuya hoặc dậy sớm để họp, nghỉ ngơi bù vào thời gian khác.
3.3. Chọn công cụ hỗ trợ
Công cụ họp trực tuyến hiệu quả nhất với cá nhân vẫn là smartphone (điện thoại thông minh), với đội nhóm nhiều người ở cùng một điểm họp từ xa thì có thể là laptop hoặc smart TV. Tất cả các thiết bị ngoại vi này đều cần chắc chắn đã hoàn thành kết nối internet, đã cài đặt ứng dụng phần mềm, đã vào thử nhóm họp để kiểm tra kết nối trước khi giờ họp chính thức bắt đầu.
Người phụ trách (thường sẽ là nhân viên hành chính văn phòng) sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn ứng dụng họp trực tuyến, hỗ trợ các thành viên cài đặt hoàn chỉnh, và gửi đường link nhóm họp cho các thành viên. Bên cạnh đó, những ứng dụng hỗ trợ trong lúc họp trực tuyến như:
-
Ghi chú trực tuyến cho từng cá nhân
-
Quay video màn hình để chiếu cho mọi người thấy hình ảnh, tài liệu khi họp
-
Nhắn tin bàn luận hoặc góp ý cho nội dung thảo luận
-
Tắt âm thanh, tắt hình ảnh cá nhân khi cần…
3.4. Cung cấp tài liệu tham khảo trước
Các nội dung liên quan cần thảo luận trong buổi họp trực tuyến nên được chuyển trước cho các thành viên thông qua các email hoặc link tài liệu trên nhóm chat zalo. Tùy theo thời gian riêng mà mỗi người sẽ chủ động tham khảo, ghi chú những thắc mắc cần hỏi, cũng như tìm ra những giải pháp sáng tạo cho vấn đề.
Một số tài liệu cần có sự giải thích, thành viên có thể suy nghĩ cách giải thích nhanh, gọn, dễ hiểu và quay clip lại trước nội dung tài liệu mà mình cần giải thích. Việc này sẽ giúp thông tin được truyền tải chuẩn xác, không lo bị mất nhiều thời gian do sự giải thích ấp úng, ngập ngừng khi đang trực tuyến. Các thành viên khác có thể đặt câu hỏi để hiểu cặn kẽ hơn, thời gian nắm bắt vấn đề được giảm đáng kể so với việc trình bày lần đầu ngay trong lúc họp.
3.5. Nhắc nhở sự tập trung
Họp trực tuyến tầm quan trọng cũng như họp tại văn phòng, chỉ khác tạo thuận lợi hơn cho mọi người về không gian triển khai họp. Đồng nghĩa sự tập trung và tinh thần đóng góp ý kiến tích cực rất cần được phát huy.
Người phụ trách cần nhắc nhở toàn bộ thành viên trước cuộc họp về tính chất quan trọng của buổi họp, yêu cầu sự tập trung cao, tránh bị xao nhãng bởi những việc cá nhân trong lúc họp. Thời gian họp không dài, thường chỉ khoảng 01 tiếng, càng tập trung, mục tiêu họp sẽ càng nhanh hoàn thành, thời gian còn lại tha hồ giải quyết việc riêng.
3.6. Cử thư ký ghi biên bản họp
Họp trực tuyến cũng sẽ có sự thảo luận giữa các thành viên, có những quyết định phương án… do đó, mỗi thành viên đều sẽ tự ghi chép thông tin liên quan đến phần việc của mình. Bên cạnh đó, cần cử một thành viên làm thư ký để ghi chép lại toàn bộ nội dung họp.
Sau khi cuộc họp kết thúc, văn bản này sẽ được trưởng nhóm họp ký phê duyệt và gửi trực tuyến đến các thành viên trong nhóm. Đảm bảo tất cả đều hiểu đúng và đầy đủ những nội dung họp. Tuyệt đối không nên bỏ biên bản họp khi họp trực tuyến.
3.7. Thống nhất lại sau buổi họp
Trước khi kết thúc buổi họp, trưởng nhóm họp sẽ liệt kê lại phần việc của mỗi người, nhưng đừng nêu chi tiết nội dung triển khai công việc. Hãy để từng thành viên nói lại những chi tiết triển khai công việc mà họ đã ghi nhận trong quá trình họp.
Đây như một cách kiểm tra xem những gì trao đổi suốt thời gian họp trực tuyến, mỗi thành viên có tập trung nắm bắt hay không. Nếu xuất hiện những thiếu sót trong ghi nhận nhiệm vụ, trưởng nhóm sẽ dễ dàng phát hiện và bổ sung ngay lập tức, thành viên thiếu sót đó cũng sẽ ý thức hơn trong những lần họp trực tuyến sau.
Họp trực tuyến ngày càng chứng tỏ ưu thế vượt trội, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Hiểu được thực trạng này, quân sư TalentBold đã nhanh chóng tổng hợp những phương cách làm thế nào để họp trực tuyến nhưng vẫn hiệu quả, cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp trong bối cảnh công nghệ hóa công tác quản trị đang phát triển không ngừng.
------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
