Làm việc nhóm có khó khăn không và giải quyết như nào?

Làm việc nhóm là xu hướng quản trị được mọi doanh nghiệp tìm hiểu và áp dụng tối đa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kỹ năng làm việc nhóm luôn được nhà tuyển dụng đề cập ngay từ khi tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh những lợi ích mang lại thì liệu làm việc nhóm có khó khăn không? Nếu có thì mỗi nhân sự cần giải quyết như nào là hiệu quả nhất? Quân sư TalentBold sẽ giải đáp trọn vẹn mọi thắc mắc mà bạn đọc đang quan tâm.

MỤC LỤC
1- Làm việc nhóm là gì?
2- Tầm quan trọng của việc làm việc nhóm
3- Những khó khăn khi làm việc nhóm
4- Cách giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm
5- Bí quyết rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm
 

1- Làm việc nhóm là gì? 

Làm việc nhóm (Teamwork) là hình thức làm việc tập hợp năng lực của nhiều người để hoàn thành mục tiêu chung. Những người trong nhóm có mối liên hệ lẫn nhau trong công việc, có thể cùng chuyên môn như khi làm việc trong cùng một phòng ban, hoặc mỗi người đảm nhận một khía cạnh chuyên môn riêng khi phối hợp trong một dự án.

Với yêu cầu cao về chất lượng nhiệm vụ như ngày nay, kỹ năng làm việc nhóm chắc chắn sẽ luôn được phát huy trong mọi tổ chức. Vì vậy, trang bị càng sớm, người lao động sẽ càng hòa nhập nhanh vào môi trường tổ chức, đáp ứng hiệu quả yêu cầu công việc.


>>>> Xem thêm: Vai trò quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

2- Tầm quan trọng của việc làm việc nhóm 

Không chỉ doanh nghiệp mà mỗi nhân sự tham gia làm việc nhóm đều tìm thấy những lợi ích vượt trội :

2.1. Nâng cao chất lượng công việc

Công việc được chia nhỏ theo từng mảng chuyên môn chi tiết và phân bổ cho nhiều nhân sự trong nhóm. Việc phân bổ dựa theo thế mạnh của từng người nhằm giúp họ phát huy tối đa năng lực. Nhờ vậy, chất lượng mỗi công việc nhỏ luôn sẽ được nâng cao chất lượng. Nhiều công việc nhỏ chất lượng cộng lại sẽ giúp công việc chính đạt chất lượng vượt trội.

2.2. Phát triển ý tưởng mới

Mỗi cá nhân dù sáng tạo đến mấy cũng có lúc bị “bí” ý tưởng hoặc bị quan niệm riêng bó hẹp khiến ý tưởng cứ phát triển một màu. Thông qua làm việc nhóm, mỗi thành viên sẽ đóng góp những ý tưởng theo góc nhìn của mỗi người nên màu sắc ý tưởng rất đa dạng, phong phú. Việc trao đổi, thảo luận và phân tích giúp người quản lý sàng lọc được những ý tưởng hay, mới lạ, có giá trị cải tiến cao cho từng mục tiêu.

2.3. Phát triển kỹ năng giao tiếp

Nhịp làm việc sôi nổi trong nhóm sẽ khích lệ mỗi thành viên lắng nghe, phân tích, phản biện tích cực ý kiến của đồng đội và bảo vệ ý kiến của mình, hướng đến mục tiêu khám phá định hướng giải quyết công việc tốt nhất. Lâu dần, sự nhút nhát, rụt rè sẽ được thay thế bằng kỹ năng giao tiếp linh hoạt. Mà bạn biết rồi đấy,  kỹ năng giao tiếp chính là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất trong cả cuộc sống và công việc.


>>>> Bạn xem thêm: Chiến lược xây dựng kỹ năng làm việc nhóm trong doanh nghiệp

2.4. Tránh tư duy chủ quan trong công việc

Mỗi nhân sự có sự từng trải riêng nên thế giới nhân sinh quan cũng có những khuôn khổ nhất định. Một nhiệm vụ muốn giải quyết hiệu quả cần nhìn theo lăng kính đa chiều, nếu chỉ dựa vào ý kiến của một người, tư duy chủ quan sẽ có tác động rất lớn, khó nhìn ra được những góc khuất có khả năng gây rủi ro khi triển khai công việc. Nhiều nhân sự cùng hợp sức trong nhóm, tình trạng này sẽ được khắc phục.

2.5. Thúc đẩy nhau cùng phát triển

Làm việc một mình sẽ không tránh khỏi những lúc mệt mỏi, lười biếng, hoặc bị xuống tinh thần. Có những đồng đội nhiệt huyết bên cạnh, tinh thần làm việc của bạn sẽ được khích lệ, hòa theo nhịp độ làm việc của cả nhóm. Có khó khăn cùng nhau vượt qua, có thách thức cùng nhau chinh phục.

3- Những khó khăn khi làm việc nhóm 

Lợi ích làm việc nhóm thì được chia sẻ rất nhiều nhưng những khó khăn thì lại ít ai nhắc đến. Trong khi đó chính khó khăn mới là yếu tố cần chú trọng để có một kế hoạch hoàn thiện năng lực làm việc nhóm tốt nhất

3.1. Thành viên hời hợt với công việc nhóm

Vì họ nghĩ rằng đã có những thành viên khác hoàn thành phần việc của nhóm. Thưởng phạt là thưởng phạt chung, họ có nỗ lực hơn thì những gì nhận được cũng chia đều cho cả những thành viên hời hợt nên thôi cứ làm vừa vừa.

3.2. Chưa tin tưởng năng lực của nhau

Một đội nhóm có thể là sự tập hợp của nhiều thành viên xa lạ, chưa từng biết đến năng lực của nhau nên việc đề nghị được hỗ trợ hoặc cung cấp sự hỗ trợ cho nhau sẽ bị hạn chế vì thiếu sự tin tưởng. Dẫn đến năng suất công việc vẫn chỉ dựa trên năng lực đã có mà không có bất cứ sự phát triển nào cho cả thành viên và đội nhóm.

3.3. Mâu thuẫn tính cách cá nhân

Mỗi thành viên mỗi tính cách riêng, sẽ có những tình huống hai hoặc nhiều nhân viên mâu thuẫn, bất đồng trong quá trình hợp tác công việc. Môi trường làm việc nhóm giữa các thành viên mâu thuẫn sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều vì tinh thần hợp tác bị giảm sút, tác động đến tinh thần cả đội nhóm.

3.4. Không chia sẻ thông tin

Dù là cùng một nhóm nhưng sẽ có những thành viên sở hữu những thông tin riêng liên quan đến công việc, ví dụ có người muốn xin rút khỏi dự án nhưng lại không thông báo sớm cho quản lý, hành chính biết tài liệu sẽ đến trễ nhưng không báo cho chuyên viên... Việc không chia sẻ khiến công tác quản trị trong nhóm gặp khó khăn, bị động, khiến quá trình triển khai phải tạm dừng để xử lý, làm trễ tiến độ.

3.5. Số lượng thành viên lớn, khó kiểm soát

Số lượng thành viên quá lớn, người quản lý nhóm sẽ khó theo sát mọi hoạt động từng người thực hiện. Những phát sinh ngoài kế hoạch không được phát hiện sớm dễ dẫn đến những thiệt hại về nguồn lực.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

3.6. Cạnh tranh thiếu lành mạnh

Thành viên nào cũng muốn mình là người xuất sắc nhất trong nhóm nhưng không phải ai cũng song hành mong muốn đó với thành tích của nhóm. Những trường hợp cạnh tranh thiếu lành mạnh như giành công, lấy ý tưởng, không hỗ trợ nhau ... chính là một trong nguyên nhân hàng đầu gây thất bại.

3.7. Làm việc độc lập trong môi trường làm việc nhóm

Nhiều thành viên trong nhóm nhận nhiệm vụ xong sẽ bắt đầu bật chế độ “làm việc độc lập cực độ”, không quan tâm đến ai, cũng không muốn ai quan tâm đến mình, chỉ chú tâm vào công việc. Tập trung làm việc là tốt nhưng cái gì quá cũng không hay. Cần có sự dung hòa với hình thức làm việc nhóm thông qua việc giao tiếp, tương tác cùng đồng nghiệp trong đội.

3.8. Quá tự tin hoặc quá tự ti

• Người quá tự tin luôn cho mình là đúng, không nghe góp ý của ai, kể cả từ quản lý

• Người quá tự ti lại luôn sợ làm sai nên không dám tự quyết trong nhiều tình huống cần xử lý gấp, dù hoàn toàn nằm trong phạm vi năng lực

Cả hai nhóm người này đều gây trở ngại cho quá trình làm việc nhóm.

4- Cách giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm 

Khó khăn là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên, “khó” không có nghĩa là “không thể” và đây là những giải pháp hiệu quả giúp chúng ta khắc phục:

4.1. Phân định quyền và trách nhiệm rõ ràng

Sự nhập nhằng về lợi ích và trách nhiệm chính là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ, ỷ lại, ganh đua thiếu lành mạnh trong môi trường làm việc nhóm. Người quản lý nhóm phải có trách nhiệm cân nhắc, đánh giá và phân định rõ thang điểm đánh giá hiệu quả công việc cho từng nhân sự. Việc khen chê sẽ dựa trên số lượng và chất lượng công việc do chính họ đạt được. Cách làm này vừa khắc phục sự ỷ lại, vừa khích lệ tinh thần những người làm việc tốt, họ không cảm thấy bản thân bị lợi dụng hoặc phải mệt mỏi khi cứ phải “gánh team”.

4.2. Phổ biến thông tin năng lực từng thành viên

Trước khi tiến hành họp thiết lập nhóm, mỗi thành viên đều sẽ có một bản lý lịch trích ngang, cung cấp thông tin cá nhân và thông tin năng lực. Những người tham gia trong nhóm sẽ được đọc những thông tin này, qua đó, hiểu nhiều hơn về những đồng đội mà mình gắn kết. Đây là cơ sở giúp nâng cao niềm tin của mỗi thành viên dành cho nhau, tạo thuận lợi cho quá trình trao đổi, chia sẻ công việc.

4.3. Định hướng tư tưởng cho toàn nhóm

Trước và sau khi phân chia nhiệm vụ, người quản lý nhóm phải luôn nhấn mạnh “tư tưởng xuyên suốt trong mọi hoạt động của nhóm chính là đồng lòng hướng đến mục tiêu chung. Mọi hành xử cá nhân có thể hoặc đã gây thiệt hại cho thành tích chung đều không được chấp nhận”, kèm theo đó là những ví dụ cụ thể những trường hợp trong quá khứ, cũng như hình thức xử phạt cụ thể trong dự án hiện tại. Đây chính là lời răn đe đanh thép dành cho những thành viên có tư tưởng tự cao tự đại, có cái tôi lớn, có ý định cạnh tranh thiếu lành mạnh... tự ý thức điều chỉnh lại bản thân.


>>>> Xem thêm: Top những phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả

4.4. Ứng dụng công nghệ vào quản lý

Quản lý nhóm thủ công đã không còn hiệu quả như xưa, thay vào đó, sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý làm việc nhóm chuyên nghiệp mới chính là xu hướng quản trị hiệu quả của thời đại. Dù số lượng nhân sự nhóm nhiều đến mấy, công việc phân chia tỉ mỉ ra sao, hệ thống luôn giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ tiến độ, kịp thời thông báo khi có nguy cơ trễ tiến độ.

5- Bí quyết rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm 

Bên cạnh những giải pháp khắc phục khó khăn trong môi trường làm việc nhóm thì việc rèn luyện phát triển kỹ năng làm việc nhóm trong chính từng thành viên cũng vô cùng quan trọng . Dưới đây là những bí quyết giúp chúng ta nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả:

5.1. Học cách lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực ở đây chính là việc ghi nhận và phản hồi thông tin một cách khoa học và có chọn lọc. Mọi thành viên cần tôn trọng ý kiến của nhau, giảm bớt cái tôi của chính mình để hòa vào cái tôi chung của tập thể, góp ý trên cơ sở cải thiện tốt hơn cho công việc chung. Việc lắng nghe tích cực còn giúp mọi người hiểu nhau hơn, phối hợp ăn ý hơn.

5.2. Có trách nhiệm với nhiệm vụ đã tiếp nhận

Những nhiệm vụ được giao cho bạn chưa chắc đã hoàn toàn phù hợp, do đó, việc phân tích đánh giá nhiệm vụ của chính mình rất quan trọng. Một khi đã nhận bạn phải luôn có ý thức trách nhiệm hoàn thành, nhưng nếu nhiệm vụ không phù hợp từ tâm lý đến năng lực đều không thoải mái khi triển khai. Bạn cần phản hồi nhanh đến quản lý để có sự điều chỉnh phù hợp nhất, đừng đợi đến khi sai sót rồi mới lên tiếng thì đã muộn.


>>>> Bạn xem thêm: Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?

5.3.  Chủ động giải quyết xung đột nội bộ

Bạn không đơn độc, trong nhóm bạn có Sếp, có những đồng nghiệp thân thiết bên cạnh. Vì vậy, khi xảy ra xung đột trong nhóm, nhất là liên quan đến chất lượng công việc, đừng né tránh mà hãy nhìn thẳng vấn đề, đánh giá khách quan sai đúng ở đâu và do ai. Để mâu thuẫn càng lâu, tinh thần càng ức chế. Nếu cần, bạn có thể nhờ Sếp can thiệp, vì đây cũng là trách nhiệm của một người Sếp quản lý nhóm.

5.4. Không ngại lời chê, miễn là chê theo hướng tích cực

Khi được trao cơ hội đóng góp ý kiến, bạn đừng e ngại mà cứ để người khác nói. Hãy tự tin chia sẻ ý kiến của chính mình, ngây ngô cũng được, chưa phù hợp cũng được, bị phản biện rồi gạt đi cũng được. Cái bạn cần chính là môi trường để vận động não bộ và phát ra ý tưởng, những chê trách tích cực sẽ là bài học kinh nghiệm tốt giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc nhóm cho chính mình.

Chuyên môn hóa giúp nâng cao chất lượng công việc đáng kể, kéo theo nhu cầu làm việc nhóm tăng cao. Như những phương pháp quản trị khác, làm việc nhóm cũng có những khó khăn riêng, tuy nhiên, những cách giải quyết hiệu quả cũng được quân sư TalentBold đính kèm trong bài viết, tối ưu lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp trong quá trình triển khai làm việc nhóm theo đặc thù tổ chức.


------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam