Lập kế hoạch cá nhân cần đảm bảo những yêu cầu gì

Có bao giờ bạn thắc mắc tại sao cùng có trong tay 24 giờ mỗi ngày nhưng có người làm được quá nhiều việc, trong khi người khác thì loay hoay, vất vả mà chỉ được vài việc thôi không? Câu trả lời nằm ở hiệu quả của việc lập kế hoạch cá nhân mà mỗi người thiết lập. Có lập kế hoạch là việc tốt, nhưng lập kế hoạch cá nhân cần đảm bảo những yêu cầu gì để thực sự mang lại hiệu suất cao nhất cho cuộc đời, sự nghiệp thì không mấy ai nắm rõ. Bài viết hôm nay, quân sư TalentBold sẽ tập trung chia sẻ nội dung này để bản kế hoạch của mỗi chúng ta trở nên trọn vẹn nhất.

MỤC LỤC
1- Lập kế hoạch cá nhân là gì
2- Tại sao cần phải lập kế hoạch cá nhân
3- Những yêu cầu cần đảm bảo khi lập kế hoạch cá nhân

1- Lập kế hoạch cá nhân là gì 

Lập kế hoạch cá nhân là việc mỗi người tự liệt kê tất cả những việc mà mình mong muốn hoàn thành, sau đó sắp xếp theo một lịch trình, mục tiêu, biện pháp phù hợp. Cùng với đó là việc tìm kiếm, tổng hợp các nguồn lực mà bản thân cần phải có để hoàn thành từng bước trong lịch trình đó.

Cùng một mục tiêu đạt đến, cùng một thời gian mong muốn hoàn thành nhưng mỗi cá nhân sở hữu kỹ năng, tố chất, nhận thức khác nhau nên chặng đường chinh phục sẽ không thể giống nhau. Đó là lý do mỗi bản kế hoạch đều mang dấu ấn cá nhân, có chăng chúng ta chỉ tham khảo con đường chinh phục thành công của người đi trước để hiểu được bản thân cần chú trọng bổ sung, trang bị nguồn lực gì mà thôi.

2- Tại sao cần phải lập kế hoạch cá nhân 

Mỗi ngày thời gian vẫn quay, dòng đời vẫn trôi, và có thể mục tiêu mà bạn mong muốn biết đâu trên dưới 10 năm nữa sẽ tự đến với bạn, vậy tại sao phải lập kế hoạch làm gì? Lý do không chỉ có một đâu:


>>> Kế hoạch là gì? Những điều cần biết trước khi lập kế hoạch

2.1. Định lượng những việc cần làm

Một năm chỉ có 365 ngày, mỗi ngày chỉ vỏn vẹn 24 tiếng, trong khi mục tiêu muốn chinh phục thì quá nhiều. Lập kế hoạch sẽ giúp bạn cân nhắc, lựa chọn mục tiêu nào cần thực hiện, mục tiêu nào cần tạm gác cho tương lai. Đảm bảo số lượng mục tiêu khả thi hoàn thành nhất.

2.2. Không lo bỏ sót mục tiêu

Khi lập kế hoạch cá nhân, ta sẽ liệt kê ra giấy hết những mục tiêu mà mình định hướng. Như vậy sẽ không lo bỏ sót mục tiêu quan trọng cần ưu tiên.

2.3. Đẩy nhanh tốc độ hoàn thành

Mỗi mục tiêu sẽ gồm nhiều giai đoạn thực hiện. Nhờ lập kế hoạch cá nhân, ta có thể sắp xếp lồng ghép thực hiện nhiều giai đoạn ở nhiều mục tiêu khác nhau, cùng triển khai trong một ngày, thậm chí là cùng lúc (ví dụ chạy bộ vừa tăng sức bền, vừa giảm cân), tiết kiệm lượng thời gian đáng kể.

2.4.  Kiểm soát tiến độ triển khai

Nếu chỉ sắp xếp mọi thứ trong đầu,hoặc để tự nhiên diễn ra thì để hoàn thành một mục tiêu có lẽ sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí, công sức, đôi khi nản quá bỏ luôn không thực hiện nữa. Nhưng có bản kế hoạch rõ ràng từ tiến độ thực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành từng tiến độ, bạn sẽ biết ngay mình đang chậm ở bước nào, vì sao lại chậm như vậy, từ đó kịp thời khắc phục, nhanh chóng quay lại lộ trình đã lên kế hoạch.

2.5. Giảm áp lực cho bản thân

Những số liệu phản ánh tiến trình phát triển từng ngày sẽ giúp bạn tự tin, an tâm về tốc độ chinh phục mà mình đang thực hiện. Khi đó, những khoản thời gian trống dự phòng có thể dùng để nghỉ ngơi, giảm áp lực, nạp lại năng lượng.

2.6. Chủ động xử lý tình huống phát sinh

Bản kế hoạch bao gồm kế hoạch cụ thể, kế hoạch chi tiết, và có cả kế hoạch dự phòng. Những tình huống phát sinh sẽ không khiến bạn mất nhiều thời gian xử lý.


>>> Hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân cho bản thân chuẩn

3- Những yêu cầu cần đảm bảo khi lập kế hoạch cá nhân 

Ngay từ khi còn đi học, chúng ta đã thực hành lập kế hoạch cho bản thân, như việc học thuộc, làm bài tập đầy đủ, nhưng những kế hoạch đó luôn đồng hành với kế hoạch mà thầy cô đưa ra. Đến khi lớn lên, tự mình phải lập kế hoạch cho chính cuộc đời mình, rất nhiều bạn trở nên hụt hẫng vì không theo kịp kỳ vọng, thả lỏng bản thân “thôi kệ, không làm được thì thôi”. Đã bỏ công sức lập kế hoạch mà lại không như mong đợi, rất đáng tiếc.

Nguyên nhân phần lớn đều do chúng ta lập kế hoạch chỉ mới đảm bảo yếu tố “cần” (điều ta mong đợi) chứ chưa đảm bảo yếu tố “đủ” (nền tảng giúp ta hoàn thành). Dưới đây là những yếu tố “đủ” mà mỗi cá nhân cần đảm bảo khi lập kế hoạch cá nhân:

3.1. Thời gian lập kế hoạch khả thi

Đời người đằng đẵng mấy chục năm, định hướng con đường trọn đời có thể giúp bạn định hướng xa hơn nhưng sẽ phát sinh nhiều bất cập:

- Những kế hoạch trong tương lai dài liệu có còn phù hợp thực tế khi đó? Nếu là “không” hoặc “không chắc” thì bạn đang tốn kha khá thời gian ở hiện tại một cách vô ích.

- Nhìn kế hoạch dài tít, tâm lý nản lòng, mệt mỏi ít nhiều sẽ xuất hiện, khiến bạn mất đi động lực phấn đấu.

Tốt nhất, lập kế hoạch cá nhân chi tiết chỉ nên trong phạm vi từ 01 – 02 năm là tối đa. Những mục tiêu xa hơn, bạn chỉ nên ghi ra mục tiêu để các năm tiếp theo thiết lập kế hoạch chinh phục, chứ không nên lập kế hoạch chi tiết, tránh lãng phí công sức và thời gian.


>>> Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch 

3.2. Mục tiêu phù hợp năng lực bản thân

Chúng ta luôn có rất nhiều mục tiêu tuyệt vời mà bản thân muốn chinh phục, nhưng năng lực mỗi người có giới hạn, không thể tham lam kỳ vọng gom tất cả “tinh hoa của nhân loại” lên một mình mình được. Mỗi người sở hữu thế mạnh khác nhau, “nhất nghệ tinh, nhất thân vinh”, thành công sẽ được chia đều cho tất cả nếu mỗi cá nhân biết tập trung phấn đấu cho những mục tiêu phù hợp nhất với bản thân.

Hãy viết ra giấy tất cả những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được, cả ngắn hạn và dài hạn. Đừng tự tin sắp xếp mọi thứ trong não bộ, vì chắc chắn sẽ có rất nhiều việc quan trọng mà bạn có thể bỏ sót. Nhìn vào danh sách đó, bạn sẽ biết mục tiêu nào quan trọng nhất cần thực hiện trong đời, mục tiêu nào có sẵn năng lực hoàn thành rồi, mục tiêu nào còn phải trang bị thêm kỹ năng... Sắp xếp theo lịch trình hợp lý, đồng thời hãy chấp nhận loại bỏ những mục tiêu mà bản thân không phù hợp, hoặc ít nhất là không phù hợp trong kế hoạch 01 hoặc 02 năm của bạn.

3.3. Phân tích khó khăn, thuận lợi theo từng mục tiêu

Mục tiêu luôn là thách thức để bản thân vượt lên chính mình, nên sẽ luôn đòi hỏi sự nỗ lực từ mỗi cá nhân. Nghiêm túc, khách quan phân tích chi tiết:

- Những khó khăn, thuận lợi khi chọn mục tiêu đó

- Những ưu điểm bạn đã có nền tảng, cần phát triển thêm đến mức độ nào (ví dụ : TOEIC từ 500 lên 750, chạy 01 km lên 03 km/ ngày...)

- Những nhược điểm, thiếu sót cần khắc phục. Có những cách nào khắc phục, cách nào khả thi nhất...

Đây cũng là cách giúp bạn kiểm chứng lại việc chọn mục tiêu của mình đã thật sự hiệu quả hay không. Đồng thời cho thấy những khó khăn mà bạn sẽ gặp trên con đường chinh phục, bạn có vượt qua được không? Tất cả cần đánh giá thật sự khách quan.

3.4. Kiểm soát kế hoạch, chia nhỏ mục tiêu thực hiện

Ngay lập tức hướng đến mức cao nhất của mục tiêu mà bạn đề ra có thể khiến bạn hụt hơi, hoặc nản lòng khi không hoàn thành đúng kế hoạch. Thay vào đó hãy chia nhỏ con đường chinh phục mục tiêu, kết hợp kiểm tra kế hoạch theo từng giai đoạn triển khai.

Đừng ngại điều chỉnh kế hoạch khi cảm thấy bản thân chưa đáp ứng được yêu cầu hoàn thành. Vì kế hoạch cá nhân là của chúng ta, mục tiêu chinh phục là của chúng ta, về đích có thể sớm hoặc muộn một chút, quan trọng là không bỏ cuộc. Nếu cứ khư khư theo kế hoạch cũ, không phù hợp thực tế (ví dụ bạn đang ôn TOEIC nhưng Sếp lại cử đi công tác tỉnh, gián đoạn việc ôn tập) thì việc không điều chỉnh kế hoạch để phải bỏ lỡ mục tiêu sẽ tệ hơn là điều chỉnh rồi chinh phục mục tiêu chậm một chút.


>>> Kỹ năng lập kế hoạch quan trọng như thế nào trong công việc?

3.5. Nên có kế hoạch dự phòng

Tương lai không ai nói trước được, trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ có những tình huống phát sinh khiến bạn không đáp ứng được yêu cầu về thời gian, kỹ năng hoặc tiêu chuẩn mục tiêu. Hãy lập kế hoạch dự phòng, đó chính là nền tảng mang đến cho bạn khả năng ứng phó nhanh nhất trước những biến động bất thường.

Trước hết, nên học hỏi kinh nghiệm từ quá trình chinh phục mục tiêu của người đi trước. Không chỉ học hỏi những gì giúp họ đạt được mục tiêu, mà còn tìm hiểu cả những khó khăn, trở ngại bất thường trong quá trình đó. Như vậy, những dự phòng bạn lên kế hoạch sẽ có tính khả thi cao, chứ không mơ hồ, tự phát. Một số tình huống điển hình như:

- Không thể học trực tiếp ở lớp, như vậy cần dự phòng thiết bị, tài liệu cho việc học trực tuyến từ xa.

- Tiêu chuẩn đạt được mục tiêu bị điều chỉnh cao hơn (điều kiện tốt nghiệp phải là TOEIC 550, trước chỉ có TOEIC 450), như vậy mục tiêu cần đặt cao hơn thực tế để phòng hờ

- Thường phải đi công tác đột xuất, hãy cho bản kế hoạch một số khoảng thời gian trống, không có việc gì thì bạn có thể nghỉ ngơi, còn nếu đi công tác hay bận việc khác, bạn có thể lấy thời gian đó bù vào…

Lập kế hoạch cá nhân cho cuộc đời mình chính là cách bạn chủ động định hướng nắm bắt cơ hội. Mặc dù thực tế sẽ không bao giờ hoàn toàn diễn ra như những gì chúng ta đã lên kế hoạch, điều này ít nhiều khiến ta thấy nản lòng, nhưng đó không phải do không nỗ lực, hay không gặp thời, mà phần lớn do ta đặt kế hoạch quá cao, quá vội. Để không phải lặp lại sai lầm đó, lập kế hoạch cá nhân cần đảm bảo những yêu cầu mà quân sư TalentBold đã tổng hợp trên đây sẽ luôn là cẩm nang cuộc đời hữu ích luôn đồng hành cùng bạn. Chúc bạn thành công ! 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam