Mẹo tránh sự xao lãng tại nơi làm việc

Sự xao lãng là một trong những nguyên nhân chính làm giảm năng suất làm việc, dẫn đến việc không hoàn thành công việc đúng hạn và gây ra sự căng thẳng. Đối với nhiều người, việc duy trì tập trung trong suốt ngày làm việc là thách thức lớn, đặc biệt trong môi trường có nhiều yếu tố gây xao lãng như thiết bị di động, mạng xã hội, và email. Bài viết này sẽ chia sẻ các mẹo hiệu quả giúp bạn tránh xao lãng tại nơi làm việc, tăng cường năng suất và chất lượng công việc.

1. Nguyên nhân gây xao lãng tại nơi làm việc

Mạng xã hội và điện thoại thông minh: Điện thoại thông minh và các ứng dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, và TikTok là các nguồn xao lãng lớn. Một lần kiểm tra thông báo có thể kéo dài và làm bạn mất tập trung vào công việc.

Email và thông báo: Liên tục nhận thông báo từ email, tin nhắn, hoặc các ứng dụng khác làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm hiệu suất.

Môi trường làm việc không yên tĩnh: Nếu bạn làm việc trong không gian chung hoặc có nhiều tiếng ồn, sự tập trung của bạn có thể bị ảnh hưởng đáng kể.

Thiếu tổ chức và quản lý công việc: Khi không có kế hoạch làm việc rõ ràng, bạn dễ bị lạc lối và phân tâm, không biết bắt đầu từ đâu hoặc phải làm gì tiếp theo.

2. Mẹo tránh sự xao lãng hiệu quả

2.1. Thiết lập không gian làm việc tối ưu

• Dọn dẹp và tổ chức bàn làm việc: Một bàn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp giúp bạn giảm các yếu tố gây xao lãng. Đặt mọi thứ ở vị trí dễ thấy và dễ lấy, chỉ để các vật dụng cần thiết để giữ sự tập trung vào công việc chính.

• Đầu tư vào tai nghe chống ồn: Nếu làm việc trong không gian chung hoặc nhiều tiếng ồn, sử dụng tai nghe chống ồn hoặc nghe nhạc không lời sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn.

• Ánh sáng tự nhiên: Tận dụng ánh sáng tự nhiên để tăng cường năng lượng và sự tỉnh táo trong công việc. Đảm bảo nơi làm việc có ánh sáng tốt, tránh ngồi trong không gian quá tối hoặc quá sáng gây căng mắt.

2.2. Quản lý thời gian hiệu quả

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Marketing Manager (Hospitality)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Du lịch/Khách sạn/ Hàng không , Quảng cáo/Khuyến mãi/PR, Tiếp thị/ Thương hiệu

  

  Director of Sales & Marketing (Hospitality)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Du lịch/Khách sạn/ Hàng không , Quản lý điều hành , Quảng cáo/Khuyến mãi/PR

  

  Marketing Executive (Hospitality)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Du lịch/Khách sạn/ Hàng không , Quảng cáo/Khuyến mãi/PR, Tiếp thị/ Thương hiệu

  

  Marketing Manager (Tourism)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Du lịch/Khách sạn/ Hàng không , Tiếp thị/ Thương hiệu

  

  Marketing Host (Hospitality)

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Du lịch/Khách sạn/ Hàng không , Quảng cáo/Khuyến mãi/PR, Tiếp thị/ Thương hiệu

  Áp dụng kỹ thuật Pomodoro: Phương pháp Pomodoro giúp duy trì sự tập trung bằng cách làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ, bạn nghỉ dài hơn (khoảng 15-30 phút). Phương pháp này giúp bạn tập trung cao độ và kiểm soát thời gian làm việc hiệu quả.

• Sử dụng công cụ lập lịch: Các ứng dụng như Trello, Asana hay Google Calendar giúp bạn lập kế hoạch làm việc, sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày giờ và kiểm soát thời gian. Xác định công việc cần làm mỗi ngày giúp bạn tránh mất tập trung vào những việc không quan trọng.

2.3. Hạn chế sử dụng mạng xã hội và thiết bị di động

• Đặt chế độ không làm phiền (Do Not Disturb): Cài đặt chế độ không làm phiền trên điện thoại trong giờ làm việc giúp tránh bị cuốn vào các thông báo từ mạng xã hội.

• Sử dụng ứng dụng chặn website gây xao lãng: Các ứng dụng như Freedom, StayFocusd cho phép bạn chặn tạm thời những trang mạng xã hội hoặc trang web thường xuyên gây xao lãng.

• Lên thời gian kiểm tra mạng xã hội: Thay vì mở điện thoại mỗi khi có thông báo, hãy đặt khoảng thời gian cố định trong ngày để kiểm tra các trang mạng xã hội hoặc tin nhắn. Điều này giúp bạn giảm bớt sự phân tâm.

2.4. Xác định và ưu tiên công việc

• Lập danh sách công việc: Tạo danh sách công việc cần hoàn thành trong ngày và đánh dấu công việc quan trọng nhất. Việc có một kế hoạch cụ thể giúp bạn không bị mất thời gian cho những công việc không cần thiết.

• Phương pháp Eisenhower Matrix: Eisenhower Matrix là công cụ hiệu quả giúp bạn quyết định công việc nào nên làm ngay, nên ủy thác, hoặc loại bỏ. Chia công việc thành 4 nhóm (quan trọng và gấp, quan trọng nhưng không gấp, không quan trọng nhưng gấp, không quan trọng và không gấp) giúp bạn ưu tiên tốt hơn.

2.5. Tạo các khoảng nghỉ hợp lý

• Nghỉ ngơi ngắn giữa giờ: Nghỉ ngơi ngắn từ 5-10 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc giúp bạn thư giãn đầu óc và duy trì sự tập trung trong thời gian dài.

• Lịch nghỉ hợp lý: Lên lịch nghỉ giải lao sau các buổi làm việc dài hoặc sau khi hoàn thành các nhiệm vụ lớn giúp bạn phục hồi năng lượng và tránh bị căng thẳng.

2.6. Tự quản lý thông báo và email

• Kiểm tra email vào các khoảng thời gian cố định: Thay vì kiểm tra email liên tục, bạn nên đặt thời gian cụ thể (ví dụ: 10 giờ sáng và 4 giờ chiều) để xử lý email. Điều này giúp bạn tránh bị gián đoạn bởi những thông báo email không khẩn cấp.

• Tắt thông báo không cần thiết: Chỉ để lại các thông báo từ các ứng dụng làm việc cần thiết và tắt tất cả thông báo không liên quan.

2.7. Thiết lập mục tiêu rõ ràng và khả thi

• Đặt mục tiêu SMART: Mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) giúp bạn có hướng đi rõ ràng và giữ động lực. Ví dụ: “Hoàn thành báo cáo vào cuối ngày” là một mục tiêu cụ thể và khả thi hơn so với “Làm báo cáo”.

• Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn giúp bạn giữ tập trung trong từng nhiệm vụ cụ thể, còn mục tiêu dài hạn giúp bạn giữ động lực và cam kết với công việc.

3. Lợi ích của việc giảm thiểu sự xao lãng

Gia tăng năng suất và chất lượng công việc: Khi loại bỏ được các yếu tố gây xao lãng, bạn sẽ nhận thấy hiệu suất làm việc tăng lên rõ rệt.

Cải thiện sức khỏe tinh thần và giảm stress: Làm việc trong môi trường ít xao lãng giúp bạn tránh được căng thẳng và áp lực không cần thiết.

Tăng cường khả năng tập trung và phát triển cá nhân: Khả năng tập trung là một kỹ năng có thể rèn luyện. Việc thường xuyên thực hành các mẹo trên sẽ giúp bạn cải thiện năng lực cá nhân và đạt được mục tiêu lâu dài trong công việc và cuộc sống.

Quản lý sự xao lãng tại nơi làm việc không chỉ là việc đặt điện thoại xuống hay ngồi yên ở bàn làm việc. Đó là quá trình rèn luyện khả năng tập trung và xây dựng thói quen làm việc có tổ chức. Bằng cách áp dụng các mẹo hiệu quả như thiết lập không gian làm việc, quản lý thời gian, và đặt mục tiêu cụ thể, bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện rõ rệt trong năng suất và chất lượng công việc của mình. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ và biến nó thành thói quen để duy trì môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả.

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet