Mô tả hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự là nền tảng mang đến sự chuẩn mực và hiệu quả cho toàn bộ nhiệm vụ nhân sự trong doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng này nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc hoàn thiện hệ thống quàn lý nhân sự cho riêng mình. Tiếp nối loạt bài cùng chủ đề, hôm nay, TalentBold sẽ giới thiệu đến bạn đọc nội dung mô tả hệ thống quản lý nhân sự khoa học, vừa đáp ứng yêu cầu thời đại, vừa tương thích đa ngành nghề.

I. Đôi nét về tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự là nền tảng tổng hợp mọi chức năng hỗ trợ thực hiện các công tác quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, phát triển và đãi ngộ nhân sự.

Thay vì triển khai công tác quản lý nhân sự theo cách thủ công, truyền thống, việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự khoa học theo những tiêu chuẩn thống nhất trong từng doanh nghiệp đã và đang mang đến một bộ máy nhân sự hiệu quả cao hơn rất nhiều. Thông qua hệ thống này, công tác quản lý nhân sự diễn ra nhanh, gọn, rõ ràng. Từ đó:

• Tuyển dụng nhanh và đúng người, bố trí đúng công việc

• Thúc đẩy, khích lệ nhân sự phát huy tối đa năng lực

• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong vấn đề giải quyết quyền và lợi ích của người lao động

• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường

• Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự, điển hình như không lo lãng phí phỏng vấn những hồ sơ không phù hợp

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Nhân viên bán hàng

  Hà nội Bán hàng kỹ thuật

  

  Chuyên viên quản lý dự án

  TP.HCM

  

  Kế toán tổng hợp

  TP.HCM

  

  Thực tập sinh Nhân sự

  TP.HCM

  

  Sales Engineer (Hand Tools)

  TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Bán hàng kỹ thuật, Bán hàng Vật liệu xây dựng, Điện/HVAC/MEP

  Tiết kiệm thời gian quản lý nhân sự vì hệ thống được lập trình thông minh, tự động cập nhật thông tin

• Tiết kiệm công sức quản lý nhân sự vì không cần tốn nhiều nhân lực theo dõi hệ thống

II. Mô tả cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự   

Hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng dựa trên các khía cạnh quản lý liên quan đến người lao động và mối quan hệ giữa người lao động với người/tổ chức sử dụng lao động.

Một hệ thống quản lý nhân sự chuẩn cần đảm bảo đầy đủ nội dung liên quan sau:

1. Hệ thống các phòng ban

Nhân sự được phân bổ về các phòng ban để đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, hệ thống quản lý nhân sự được khuyến khích triển khai theo hệ thống các phòng ban trong tổ chức. Trong đó, phòng nhân sự nắm vai trò cốt lõi trong hệ thống vì phòng ban này sẽ chịu trách nhiệm điều hành, triển khai và báo cáo hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự.

Danh sách nhân sự toàn doanh nghiệp sẽ được nhập vào hệ thống quản lý nhân sự (theo từng phòng ban) với đầy đủ thông tin liên quan về nhân thân, cùng với năng lực và các tố chất nổi bật khi ứng tuyển để làm hồ sơ lưu trữ.

2. Các hình thức quản lý thiết lập trong hệ thống

Hình thức quản lý nhân sự trong hệ thống là bao gồm những khía cạnh quản lý đối với một nhân viên trong doanh nghiệp. Phổ biến nhất là những hình thức quản lý sau:

• Quản lý hồ sơ nhân viên

• Quản lý nghỉ phép

• Quản lý chấm công

• Quản lý lương, thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN

• Quản lý tuyển dụng, đào tạo

• Quản lý cấp phát văn phòng phẩm…

Tất cả các mục quản lý này đều áp dụng cho từng nhân viên trong doanh nghiệp. Chỉ cần nhấp chọn phòng ban, chọn bộ phận, chọn nhân viên là những thông tin quản lý này sẽ được hệ thống quản lý nhân sự hiển thị đầy đủ.

3. Tùy chỉnh nội dung nền tảng theo yêu cầu

Sự liên kết thông tin được thiết lập thông qua lập trình chỉ có thể chỉnh sửa, thêm bớt theo sự ủy thác từ lãnh đạo cấp cao đến đội ngũ IT chuyên nghiệp.

Còn những thông tin nền tảng làm dữ liệu liên kết như:

• Bổ sung thông tin cá nhân của nhân viên

• Điều chỉnh công thức tính lương

• Thay đổi tiêu chuẩn đánh giá KPI…

>>> Tham khảo: Kỹ thuật tuyển dụng giá rẻ mang lại hiệu quả

sẽ được ủy quyền cho phòng nhân sự hoặc các phòng ban chuyên trách khác bổ sung, điều chỉnh theo sự phê duyệt của lãnh đạo.

Như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có thể cải tiến theo kịp yêu cầu thực tế, không phải bị động chờ đợi đội ngũ IT can thiệp, nhờ vậy hệ thống luôn đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.

4. Tiêu chí và cách thức đánh giá nhân sự

Các tiêu chí và cách thức đánh giá được :

• Ban lãnh đạo phê duyệt

• Phòng nhân sự thiết lập công thức và tiêu chuẩn phân loại đánh giá trong hệ thống

• Trưởng phòng ban chuyên môn sẽ đánh giá thang điểm theo hiệu suất làm việc thực tế, nhấp chọn công thức và trích xuất kết quả đánh giá cho từng nhân viên.

Hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ được ghi nhận liên tục theo thời gian vào hệ thống quản lý nhân sự. Đến kỳ đánh giá, trưởng phòng ban chuyên môn đã có sẵn nguồn dữ liệu cần thiết cho một kết quả đánh giá chuẩn xác và đồng bộ trong toàn doanh nghiệp, không phải lo thất lạc dữ liệu hoặc lúng túng trong công tác đánh giá như trước nữa.

5. Thiết lập báo cáo, dự báo tình hình nhân sự

Kết quả đánh giá của từng nhân viên sẽ được liên kết và lưu trữ vào hệ thống hồ sơ từng nhân viên. Tất cả trở thành nguồn dữ liệu quan trọng cho nhu cầu :

• Báo cáo kết quả hoạt động quản lý nhân sự hằng năm

• Trích xuất danh sách nhân sự giỏi phục vụ công tác đề bạt, thăng chức, tăng lương…

• Triển khai kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho lớp nhân sự kế thừa

• Đánh giá mức độ phù hợp của chất lượng nhân sự hiện tại cho những chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh tương lai.

• Lên kế hoạch bổ sung nhân sự mới …

Dựa trên mô tả hệ thống quản lý nhân sự trên đây, chúng ta có thể thấy toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự được thực hiện một cách đồng bộ, nhất quán thông qua hệ thống liên kết dữ liệu với sự kiểm soát chặt chẽ giữa nhiều phòng ban. Nhờ vậy, công tác quản lý nhân sự luôn đảm bảo tính minh bạch, công bằng giữa các phòng ban và giữa các nhân sự trong tổ chức. Bên cạnh đó là khả năng linh hoạt điều chỉnh các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá. Nhờ vậy, hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện về mặt dữ liệu, sở hữu tính khả thi áp dụng lâu dài chứ không mang tính tạm thời, tự phát như cách làm truyền thống nữa.

  Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam