Những khó khăn khi là trợ lý nhân sự

Trợ lý nhân sự là vị trí giữ vai trò bước đệm mang đến cơ hội thăng tiến lên trưởng phòng nhân sự. Đây được xem là sự giao thoa giữa cơ hội phát triển chuyên môn và phát triển kỹ năng quản lý. Quyền lợi và tương lai sáng lạng nhưng những khó khăn khi là trợ lý nhân sự cũng “không phải dạng vừa đâu”. Cụ thể ra sao, quân sư TalentBold sẽ đề cập tất cả trong bài viết này, đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp các ứng viên thiết lập kế hoạch chinh phục nghề nghiệp chuẩn xác.

MỤC LỤC

1- Mô tả công việc của trợ lý nhân sự
2- Những ai phù hợp làm trợ lý nhân sự
3- Những khó khăn khi là trợ lý nhân sự
4- Những kỹ năng cần có để làm trợ lý nhân sự giỏi

1- Mô tả công việc của trợ lý nhân sự 

Nội dung công việc dành cho trợ lý nhân sự sẽ phần nào giúp ta cảm nhận những thách thức, áp lực mà vị trí này phải đối mặt

1.1. Hỗ trợ giải quyết công việc hằng ngày

Nhiệm vụ chính của trợ lý nhân sự là hỗ trợ trưởng phòng nhân sự sắp xếp, kiểm soát, giải quyết mọi vấn đề nhân sự hằng ngày, gồm chấm công, quản lý hồ sơ, điều phối nhân sự, xử lý cuộc gọi, sắp xếp cuộc họp, đón tiếp khách hàng, tuyển dụng…

1.2. Xây dựng và quản lý dữ liệu ứng viên

Danh sách những ứng viên tiềm năng nhưng chưa trúng tuyển các kỳ trước, các nguồn cung ứng viên phù hợp từng vị trí, thông tin liên lạc ứng viên… tất cả đều cần được lưu trữ tạo thành kho dữ liệu dự phòng.

1.3. Bảo vệ quyền lợi nhân viên

Kể cả trong hay ngoài doanh nghiệp, khi có phát sinh vấn đề liên quan quyền lợi nhân viên, trợ lý nhân sự sẽ trực tiếp đến tận nơi giải quyết.


>>> Kỹ năng cần có của một Trợ lý nhân sự

1.4. Sắp xếp lịch công tác cho các Sếp

Lịch trình, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ chi ngân sách công tác… của Sếp phòng nhân sự và các phòng ban khác đều phải do trợ lý nhân sự đảm nhận.

1.5. Tham mưu công tác nhân sự

Trực tiếp khảo sát ý kiến nhân viên, tổng hợp, phân tích và đề xuất chiến lược phát triển nhân sự cho trưởng phòng nhân sự. Thiết lập báo cáo định kỳ liên quan mọi khía cạnh trong công tác nhân sự.

2- Những ai phù hợp làm trợ lý nhân sự 

Muốn biết những ai phù hợp làm trợ lý nhân sự, ta cứ dựa trên những yêu cầu tìm kiếm ứng viên mà nhà tuyển dụng đặt ra. Ứng viên đáp ứng càng tốt, mức độ phù hợp càng cao:

2.1. Trình độ học vấn

Những ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành quản trị nhân lực, quản trị hành chính nhân sự được xem là đối tượng phù hợp nhất. Tuy vậy, cơ hội vẫn mở rộng cho những ứng viên học chuyên ngành liên quan như quản trị kinh doanh, luật kinh tế, bảo hiểm, kinh tế lao động...

2.2. Trình độ ngoại ngữ, tin học

Dù là doanh nghiệp nội địa hay nước ngoài thì trợ lý nhân sự đều phải sử dụng thành thạo mọi ứng dụng tin học văn phòng, có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt (biết thêm ngoại ngữ khác sẽ càng có lợi thế). Ngoài ra, những phần mềm quản lý nhân sự ứng viên đều cần có kiến thức, có thể chưa thông thạo nhưng bạn phải có nền tảng để chứng minh khả năng tiếp thu cao.

2.3. Kiến thức chuyên môn

Am hiểu Bộ luật lao động và các quy định của Nhà nước liên quan đến lao động và người lao động chính là yêu cầu bắt buộc. Tranh chấp nhân sự không bao giờ biến mất, mà chỉ có ngày càng phức tạp hơn, không am hiểu về luật, bạn sẽ lúng túng trong giải quyết công việc, cách thức giải quyết lựa chọn cũng không mang lại hiệu quả cao.


>>> Mô tả công việc của vị trí Trợ lý nhân sự mảng tuyển dụng

2.4. Kinh nghiệm chuyên môn

Những ứng viên học khác chuyên ngành phù hợp nhất nên dùng kinh nghiệm để tăng sức thuyết phục nhà tuyển dụng. Cụ thể với vị trí trợ lý nhân sự, kinh nghiệm tối thiểu 02 – 03 năm (tùy theo quy mô doanh nghiệp tuyển dụng) trong ngành nhân sự, có thể là bộ phận tính lương, nghiên cứu phúc lợi, thủ tục bảo hiểm, giải quyết tranh chấp... Nếu làm việc tại cùng vị trí trợ lý nhân sự sẽ là một ưu thế lớn. Tiêu chuẩn này cho thấy, vị trí này không dành cho sinh viên ngành nhân sự mới ra trường, người mới làm việc liên quan đến nhân sự hoặc người chuyển từ ngành khác sang làm nhân sự.

2.5. Kỹ năng mềm quan trọng

Nhân sự là lĩnh vực đòi hỏi sự linh hoạt, ứng phó nhạy bén cao trong số các ngành nghề. Bởi lẽ, đối tượng làm việc là con người với những tính cách, năng lực khác nhau. Việc xử lý công việc nhân sự đôi khi không thể theo khuôn khổ như 1+1=2 được mà cần sự khéo léo, uyển chuyển cao. Vi vậy, ứng viên sở hữu tốt những kỹ năng mềm như giao tiếp, lắng nghe, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, phân tích, tự học... sẽ là nhân tố tiềm năng hứa hẹn thành công tại vị trí này

3- Những khó khăn khi là trợ lý nhân sự 

3.1. Làm dâu trăm họ

Việc lớn việc nhỏ đều đến tay trợ lý nhân sự, vì họ chính là đầu mối định hướng triển khai nhiệm vụ nhân sự chi tiết, và cũng là đầu mối phân tích công tác quản lý, tham mưu nhiệm vụ tầm vĩ mô. Nếu phòng nhân sự là “làm dâu trăm họ” trong doanh nghiệp thì trợ lý nhân sự là “làm dâu trăm họ” trong cả phòng nhân sự và doanh nghiệp.

3.2. Xử lý công việc kết hợp cả lý và tình

Như chúng ta đã biết làm nhân sự là làm việc với con người nên xử lý công việc mà chỉ khư khư theo quy định, theo điều luật mà không linh hoạt hỗ trợ thì nhân viên sẽ thấy cứng nhắc, Sếp không đánh giá cao. Kết quả cả vi mô lẫn vĩ mô đều không như ý. Do vậy, trong mọi hành động, trợ lý nhân sự phải dành thời gian phân tích, suy tính rất nhiều. Thậm chí phải chủ động liên hệ nhiều bên để tìm kiếm giải pháp xử lý linh hoạt nhất, không phải cho mình mà là cho nhân viên trong doanh nghiệp.

3.3. Cập nhật thay đổi nhanh nhất

Những thay đổi liên quan đến pháp luật, quy định Nhà nước, doanh nghiệp phải đáp ứng nhanh nếu không có thể bị phạt. Trợ lý nhân sự phải đảm nhận nhiệm vụ này. Làm cách nào không biết, bạn phải luôn nắm bắt thông tin quản lý nhân sự tổng thể và cả đặc thù ngành nghề hoạt động để phổ biến cho phòng nhân sự và truyền thông đến tất cả nhân viên nếu cần thiết.


>>> 12 câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự 

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp có những quy định quản lý nhân sự khác nhau theo đặc thù ngành nghề và chiến lược phát triển của tổ chức. Trợ lý nhân sự phải nghiên cứu gắn kết giữa quy định chung và quy định riêng, đảm bảo duy trì tính hiệu quả nội bộ nhưng vẫn không vi phạm quy định của các cơ quan quản lý bên ngoài.

3.4. Dung hòa lợi ích doanh nghiệp và nhân viên

Mâu thuẫn nhân sự đều bắt nguồn từ sự không thỏa mãn về quyền lợi. Mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên cũng dựa trên cơ sở này. Mỗi khi xảy ra tranh chấp, y như rằng ai cũng muốn tối đa quyền lợi về phía mình. Nghiêng hẳn một bên là điều không thể đối với một trợ lý nhân sự, mà dung hòa sao cho đôi bên đều hài lòng với mức độ quyền lợi mình nhận được là cả một nghệ thuật phân tích và thuyết phục.

3.5. Kiểm soát điều phối mọi hoạt động phòng nhân sự

Từ chấm công, thanh toán lương, chế độ bảo hiểm, thưởng phạt, đề bạt, sa thải, nghỉ hưu... đều có sự tham gia của trợ lý nhân sự. Trưởng phòng sẽ đưa ra mục tiêu, lộ trình, còn kiểm soát và điều phối thuộc trách nhiệm trợ lý nhân sự. Đơn cử như công tác tuyển dụng đầy áp lực. Tìm được nhân sự lấp đầy vị trí đã khó, làm sao để đảm bảo sự phù hợp và gắn kết lại càng khó hơn. Mọi tiến trình đều do trợ lý nhân sự chỉ đạo cách thức thực hiện. Người triển khai là nhân viên phòng tuyển dụng nhưng kết quả mà không như ý là quy về trách nhiệm chỉ đạo không tốt của người trợ lý.

3.6. Khích lệ tinh thần nhân sự

Bản thân trợ lý nhiều lúc cũng mệt, cũng mất phương hướng lắm nhưng là đại diện của doanh nghiệp nên họ không được để lộ sự xuống tinh thần. Đã vậy còn phải khích lệ, lan tỏa động lực cho người lao động lấy lại ý chí làm việc, nỗ lực vượt khó khăn cùng doanh nghiệp. Đôi khi sự cô đơn sẽ xuất hiện, nhưng lại khó giải tỏa cùng đồng nghiệp vì họ phải giữ thế trung lập trong cả hành xử và cung cấp thông tin, chính vì vậy chỉ có thể cố gắng tự động viên chính mình.

4- Những kỹ năng cần có để làm trợ lý nhân sự giỏi 

Kỹ năng để phù hợp ứng tuyển trợ lý nhân sự đã khó, kỹ năng để trở thành trợ lý nhân sự giỏi càng khó hơn. Một khi đã định hướng phát triển theo ngành nhân sự, mỗi ứng viên cần lên kế hoạch trau dồi càng sớm càng tốt những nhóm kỹ năng sau :

4.1. Kỹ năng giao tiếp linh hoạt

Giao tiếp tốt chưa đủ tầm để mang đến thành công cho trợ lý nhân sự mà phải là giao tiếp khéo léo, linh hoạt bằng cả văn bản, lời nói và ngôn ngữ hình thể. Bởi lẽ, người lao động là đa sắc từ tính cách đến sở trường thì cách giao tiếp, ứng phó với người lao động cũng phải phối hợp đa dạng.  

4.2. Lắng nghe tích cực, chắt lọc thông tin chuẩn xác

Nhất là khi xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn, ai cũng giành nói, ai cũng có cái lý đúng cho mình. Đề phân định thắng thua, trợ lý nhân sự phải tập trung lắng nghe, gợi mở để có thêm thông tin, từ đó chắt lọc những thông tin đắt giá nhất.


>>> Chức năng, nhiệm vụ, vai trò phòng nhân sự 

4.3. Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả

Việc mình đã nhiều, việc phòng ban cũng đến tay mình, nếu không quản lý thời gian, sắp xếp công việc tốt thì trợ lý nhân sự không thể nào lên kế hoạch làm việc hiệu quả cho chính mình và điều phối công việc cho từng cộng sự.

4.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt

Vấn đề đến tay trưởng phòng nhân sự là vấn đề lớn, còn vấn đề đến tay trợ lý nhân sự thì có cả lớn cả nhỏ. Muốn giải quyết tốt, kịp tiến độ thì phải phối hợp linh hoạt kinh nghiệm, kiến thức, dữ liệu, có khi còn phải âm thầm điều tra thêm bằng chứng nữa.

4.5. Kỹ năng phân tích và quyết đoán nhanh

Một ngày sẽ có hàng tá nhiệm vụ cần sự chỉ đạo từ trợ lý nhân sự, không thể từ từ phân tích, từ từ quyết định được vì rất nhiều nhiệm vụ mang tính dây chuyền, nhiệm vụ sau phải chờ nhiệm vụ trước hoàn thành mới triển khai được.

4.6. Khả năng tự học và chịu áp lực công việc

Kiến thức nhân sự là bao la, lại không trường tồn vĩnh cửu, trợ lý nhân sự luôn cần phải thức thời vì vậy phải luôn cầu tiến, không thể chờ trường mở lớp đào tạo rồi mới học, mà phải chủ động tự học để trang bị thông tin nhanh và chuẩn nhất. Áp lực công việc cao nhưng bù lại, càng áp lực thì tốc độ học hỏi càng nhanh, con đường thăng tiến càng được rút ngắn.

4.7. Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, kỷ luật cao

Một chi tiết sai có thể kéo theo sự phản ứng tiêu cực của cả một tập thể - ví dụ nhầm công thức tính lương – dù có khắc phục xong thì lòng tin với phòng nhân sự vẫn bị ảnh hưởng. Do đó, trợ lý nhân sự phải tự nghiêm khắc với chính bản thân mình thì mới có thể lan tỏa ý thức kỷ luật, làm việc cẩn thận, đầy trách nhiệm đến từng nhân sự dưới quyền.

Nghề nghiệp nào cũng có những thách thức riêng, vì vậy hãy xem những khó khăn khi là trợ lý nhân sự chính là cơ hội giúp bạn biết được bản thân mình đang ở đâu, cần trang bị thêm điều gì, cần tích lũy kinh nghiệm ra sao... Có những người vào làm việc rồi mới phát hiện khó khăn, họ chới với, lo lắng. Chúng ta may mắn biết trước những khó khăn của vị trí trợ lý nhân sự mà mình đang hướng đến, đây là một lợi thế rất lớn mà quân sư TalentBold gửi đến chúng ta. Hãy tận dụng và giành ưu thế tốt nhất cho chính mình.

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam