Những lỗi thường gặp khi viết bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là cơ sở quan trọng cho quá trình tuyển dụng đúng ứng viên, bố trí đúng vị trí, và cũng là tiêu chuẩn để đánh giá năng lực làm việc của nhân sự trong quá trình làm việc. Để xây dựng thành công bản mô tả công việc, ngoài tiêu chuẩn cần tuân thủ thì đội ngũ phụ trách còn cần lưu ý tránh mắc phải những lỗi thường gặp khi viết bản mô tả công việc mà quân sư TalentBold sắp chia sẻ sau đây.

MỤC LỤC
1- Mô tả công việc là gì?
2- Vai trò của mô tả công việc trong tuyển dụng
     2.1. Tiết kiệm nguồn lực tuyển dụng
     2.2. Tiết kiệm nguồn lực đào tạo
     2.3. Phân định rõ trách nhiệm và quyền lợi
     2.4. Đánh giá đúng năng lực từng nhân sự
     2.5. Cải thiện hình ảnh nhà tuyển dụng, giữ chân nhân tài hiệu quả
3- Những lỗi thường gặp khi viết mô tả công việc
4- Lưu ý khi viết mô tả công việc

1- Mô tả công việc là gì? 

Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng trong công tác tuyển dụng và quản lý hiệu suất làm việc của nhân sự. Thông qua bản mô tả công việc, những thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, cũng như những yêu cầu tố chất, kinh nghiệm, năng lực… đối với nhân sự đảm nhận vị trí công việc đều được đề cập cụ thể.

Phòng tuyển dụng sẽ căn cứ vào đây để tìm kiếm và tuyển chọn ứng viên phù hợp nhất

Phòng chuyên môn sẽ căn cứ vào đây để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên sau khi được tuyển dụng

Phòng đào tạo sẽ căn cứ vào đây để tổ chức các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ còn thiếu cho nhân sự …

Cho thấy, một bản mô tả công việc sẽ có phạm vi ứng dụng rộng rãi trong mọi khía cạnh quản lý nhân sự, do đó, tài liệu này luôn được chú trọng hoàn thiện trong tổ chức.  

2- Vai trò của mô tả công việc trong tuyển dụng 

Mỗi bản mô tả công việc chất lượng cao trong hệ thống tài liệu của doanh nghiệp sẽ đảm nhận rất nhiều vai trò:

2.1. Tiết kiệm nguồn lực tuyển dụng 

Như đã đề cập ở trên, bản mô tả công việc mang đến những tiêu chuẩn tuyển lựa ứng viên phù hợp cao nhất với đặc thù làm việc và yêu cầu công việc của doanh nghiệp. Căn cứ vào đó, người phụ trách tuyển dụng sẽ không phải loay hoay tìm kiếm lượng lớn ứng viên mà có thể sàng lọc ngay từ khâu soạn bản tin đăng tuyển, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và công sức.

2.2. Tiết kiệm nguồn lực đào tạo 

Nhờ tuyển đúng ứng viên sở hữu năng lực tương thích cao với doanh nghiệp mà công tác đào tạo hội nhập trở nên thuận lợi hơn. Doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí tổ chức các lớp đào tạo dài ngày, về phía ứng viên trúng tuyển cũng thuận lợi tiếp quản công việc chỉ trong thời gian ngắn.

2.3. Phân định rõ trách nhiệm và quyền lợi 

Một phòng ban chuyên môn sẽ có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận sẽ có nhiều vị trí chuyên sâu khác nhau. Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí chuyên sâu sẽ giúp người quản lý và nhân sự phụ trách biết rõ quyền hạn và trách nhiệm cần hoàn thành. Vai trò này rất quan trọng, vì nó giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng chồng chéo trách nhiệm, đổ lỗi cho nhau, gây mất đoàn kết nội bộ, đồng thời giúp mỗi nhân sự an tâm nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ.

2.4. Đánh giá đúng năng lực từng nhân sự 

Xây dựng nguồn ứng viên nội bộ chất lượng chính là một trong những thành quả có được từ vai trò này của bản mô tả công việc. Nhờ sự phân định rõ ràng và mức độ hoàn thành từng nhiệm vụ mà việc đánh giá năng lực nhân viên trở nên chuẩn xác hơn rất nhiều. Qua đó, những nhân tài ở mỗi chuyên môn được sàng lọc và đầu tư đào tạo nghiệp vụ cũng như năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu bổ sung nhân sự cho những vị trí quản lý trong tương lai.  

2.5. Cải thiện hình ảnh nhà tuyển dụng, giữ chân nhân tài hiệu quả  

Muốn thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả thì không thể lơ là quyền lợi lương thưởng, phúc lợi của từng nhân sự. Từ những đánh giá có được từ tiêu chuẩn quy định trong bản mô tả công việc, doanh nghiệp sẽ thuận lợi nghiên cứu quy định lương thưởng phù hợp theo năng lực nhân viên. Vừa giúp nhân viên an tâm nỗ lực làm việc, vừa nâng cao cam kết gắn bó của nhân tài cùng tổ chức.

3- Những lỗi thường gặp khi viết mô tả công việc 

Muốn xây dựng bản mô tả công việc chất lượng, ngoài việc nghiên cứu áp dụng cái đúng, doanh nghiệp còn phải lưu ý để tránh những lỗi sai thường gặp:

3.1. Chức danh chung chung, chồng chéo

Vị trí công việc sẽ phân loại chi tiết từ phòng ban đến bộ phận, có nơi còn là tổ, dây chuyền nữa. Vì vậy, những chức danh đề cập trong bản mô tả công việc một cách chung chung sẽ khiến nhân sự mơ hồ và chồng chéo trong việc định hướng quyền lợi và trách nhiệm công việc.

Ví dụ như phòng xuất nhập khẩu, bản mô tả công việc không nên để vị trí là “nhân viên chứng từ” mà cần cụ thể : nhân viên chứng từ hàng nhập, nhân viên chứng từ  hàng xuất, thậm chí là nhân viên chứng từ hàng nhập tuyến Châu Á, nhân viên chứng từ hàng xuất tuyến Châu Âu.

3.2. Mô tả công việc không có tính đặc thù

Cùng một vị trí công việc nhưng mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc thù hoạt động sẽ có những đặc thù yêu cầu công việc khác nhau. Bản mô tả công việc có thể tham khảo từ những doanh nghiệp đi trước nhưng tuyệt đối không nên y chang như họ, hoặc ghi chung chung theo những nội dung nhiệm vụ, mà cần có sự sát sao với thực tế trình tự, số lượng, chất lượng những nhiệm vụ cần làm.

Chẳng hạn nhiệm vụ báo cáo thể hiện “báo cáo định kỳ hằng tuần cho người quản lý” sẽ không hiệu quả bằng việc ghi rõ “hoàn tất báo cáo tuần vào chiều thứ sáu tuần đó cho người quản lý trực tiếp”. Như vậy sẽ không lo nhân viên hiểu lầm muốn báo cáo ngày nào cũng được, tránh những sai sót trong công việc.

3.3. Mô tả chi tiết quá dài dòng, dư thừa thông tin

Ngược lại với mô tả chung chung, lại có những bản mô tả quá chi tiết, đến mức dư thừa những thông tin không quan trọng, khiến bản mô tả công việc dài lê thê, nhân viên nhìn vào thấy choáng, nghĩ rằng việc chắc nhiều lắm sẽ khiến họ lo lắng. Mặt khác, việc nắm bắt nội dung chính cũng làm mất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ tiếp cận công việc của nhân viên, đôi khi còn khiến họ lo lắng vì không biết mình có nắm đúng ý chính hay chưa.

Đơn cử như việc thể hiện phần mềm triển khai công việc chuyên môn, chỉ cần ghi “sử dụng thống nhất phần mềm quản lý tuyển dụng TalentBold – Hiring”, kèm thêm những hạng mục chức năng phù hợp với vị trí công việc được bản mô tả đề cập đến.  Không nhất thiết phải ghi hết tất tần tật về thời gian công ty đầu tư phần mềm, chi phí đầu tư, tất tần tật mọi chức năng phần mềm cung cấp cho nhiều vị trí chuyên môn khác .

3.4. Thuật ngữ mô tả khó hiểu, hoặc không có ghi chú

Mỗi ngành nghề có những thuật ngữ chuyên môn riêng, nhưng bản mô tả công việc áp dụng cho cả nhân viên chưa có kinh nghiệm, vì vậy, mọi ngôn từ, câu chữ diễn tả nên hướng đến sự thông dụng nhất để ai đọc vào cũng có thể hiểu nhanh và hiểu đúng.

Trường hợp có những thuật ngữ đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp có thể ghi chú ý nghĩa chi tiết ở phụ lục của bản mô tả công việc. Như vậy sẽ không làm loãng nội dung chính mà nhân viên cần nắm bắt trong bản mô tả.

3.5. Tiêu chuẩn đánh giá quá cao siêu

Mức độ đánh giá hoàn thành công việc không nên quá xa rời thực tế, những kỳ vọng đó chỉ nên đưa vào chiến lược phấn đấu phát triển của doanh nghiệp. Bởi lẽ, tiêu chuẩn đánh giá quá cao, kỳ vọng lượng công việc hoàn thành ở mỗi người quá nhiều sẽ rất ít người đạt được, và như vậy đại đa số nhân viên còn lại sẽ cảm thấy áp lực, những hy vọng cải thiện thu nhập, cải thiện chức vụ khó lòng đạt được, rất có thể họ sẽ nghĩ đến chuyển việc sang nơi làm khác.

Do vậy, trong bản mô tả công việc, nên có nhiều mức độ hoàn thành chỉ tiêu phù hợp cho nhân viên chưa có kinh nghiệm và người đã có kinh nghiệm nhiều. Kèm theo đó là những quy định khen thưởng vượt chỉ tiêu được quy định rõ ràng để khích lệ sự nỗ lực làm việc.

3.6. Không đề cập lương thưởng, phúc lợi

Người lao động đi làm ngoài việc mong đợi một môi trường làm việc tốt, họ còn rất chú trọng đến các quyền lợi tài chính và phi tài chính. Việc doanh nghiệp không thể hiện nội dung này trong bản mô tả công việc có thể khiến người lao động cảm thấy bất an khi cân nhắc lựa chọn công việc.

Nếu thấy khó đưa lương thưởng, phúc lợi thành con số cụ thể trong bản mô tả công việc, doanh nghiệp có thể quy định tỷ lệ hoặc mức tối thiểu đề linh hoạt điều chỉnh theo thực tế cuộc sống. Chẳng hạn như

• Mức lương  cơ bản thấp nhất bằng 6 lần mức lương cơ sở ở thời điểm hiện tại (lương cơ sở năm 2022 là 1.490.000 đồng/tháng)

• Thưởng 1% trên tổng doanh thu vượt trội so với chỉ tiêu trong tháng

• Lương tăng ca bằng 150% đơn giá tiền lương làm việc thông thường

4- Lưu ý khi viết mô tả công việc 

Một vài lưu ý nhỏ sau đây sẽ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành xây dựng bản mô tả công việc chất lượng:

4.1. Tìm nguồn tham khảo và tham mưu

Những bản mô tả công việc hay những bản tin đăng tuyển cùng vị trí công việc tại những doanh nghiệp lớn sẽ là nguồn tham khảo giá trị cho quá trình tiến hành xây dựng bản mô tả công việc. Kết hợp cùng tham mưu từ các trưởng phòng chuyên môn tại tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng sàng lọc chuẩn xác những nội dung cần thể hiện trong bản mô tả của riêng mình.

4.2. Chú trọng cho yêu cầu tuyển dụng

Nội dung yêu cầu tuyển dụng thường không dài bằng phần nhiệm vụ nên nhiều doanh nghiệp không mấy chú tâm. Nhưng thực tế đây lại là nội dung có vai trò quan trọng khi tham gia vào quá trình tuyển dụng, vì qua đó, ứng viên có thể tự đánh giá mức độ phù hợp của bản thân, giúp doanh nghiệp sàng lọc lượng lớn hồ sơ, tiết kiệm khoảng thời gian và công sức rất lớn.

4.3. Xác định nhiệm vụ trọng tâm

Mỗi nhân sự sẽ đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ, có cả nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ. Doanh nghiệp nên thể hiện tỷ lệ % thời gian cần phân bổ cho nhiệm vụ chính để nhân viên thấy được tầm quan trọng của từng công việc, thuận lợi định hướng sắp xếp lịch trình làm việc phù hợp.

Một bản mô tả công việc cho một vị trí có thể được sử dụng đến 5 năm hay lâu hơn, những lỗi thường gặp khi viết bản mô tả công việc nếu không được nghiêm túc loại trừ ngay từ đầu thì hệ lụy sẽ kéo dài trong suốt thời gian đó. Doanh nghiệp tốn nhiều nguồn lực cho công tác quản lý tuyển dụng nhân sự hơn mà hiệu quả lại chẳng thấy cải thiện. Đội ngũ nhân lực phù hợp chính là tiền đề cho mọi thành công, đó cũng chính là lý do quân sư TalentBold gửi đến quý doanh nghiệp bài viết hôm nay.
 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam