Những sai lầm khi đào tạo nhân viên mới

Công tác đào tạo nội bộ luôn được chú trọng triển khai ngay từ khi nhân viên mới đến làm việc. Tuy nhiên, khác với những nhân viên cũ, nhân viên mới vẫn còn nhiều ẩn số, vì vậy, hiệu quả đào tạo thường không cao. Để khắc phục tình trạng này, quân sư TalentBold đã nghiên cứu và tổng hợp những sai lầm khi đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp cần lưu tâm khi thiết kế chương trình đào tạo.

MỤC LỤC
1- Đào tạo nhân viên là gì?
2- Tại sao cần phải đào tạo nhân viên mới?
3- Những sai lầm thường gặp khi đào tạo nhân viên
    3.1. Giao giáo trình cho nhân viên tự lĩnh hội
    3.2. Bố trí người hướng dẫn là nhân sự không chuyên về đào tạo
    3.3. Thiếu tôn trọng góp ý của nhân viên mới
    3.4. Không trao nhiều cơ hội thực hành
    3.5. Không có chính sách khen thưởng cho nhân viên mới
4- Những phương pháp đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

1- Đào tạo nhân viên là gì? 

Đào tạo nhân viên là quá trình cung cấp cho nhân sự trong doanh nghiệp những kiến thức, kỹ năng, quy trình làm việc... cụ thể theo cách thức hợp lý, khoa học và đồng bộ giữa tất cả các vị trí, các phòng ban. Thông qua quá trình đào tạo, mọi nhân viên đều hiểu, nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm tại vị trí mình đang đảm nhận, đồng thời biết cách phối hợp làm việc nhịp nhàng cùng đồng nghiệp ở nhiều phòng ban khác nhau, từ đó không ngừng nâng cao hiệu suất công việc.

2- Tại sao cần phải đào tạo nhân viên mới? 

Nhân sự mới là những người vừa trúng tuyển vào doanh nghiệp, họ có thể đã có kinh nghiệm ở cùng vị trí công việc tại một doanh nghiệp khác nhưng khi đến một nơi làm việc mới những quy định, cách thức vận hành, trình tự làm việc đều sẽ khác. Do đó, quá trình đào tạo nhân viên mới rất quan trọng:

2.1. Nắm bắt nhanh quy trình làm việc

Thông qua chương trình đào tạo nhân viên mới, những ứng viên vừa trúng tuyển sẽ nhanh chóng nắm bắt ngay những cách thức vận hành, triển khai công việc đặc thù mà toàn bộ doanh nghiệp đang áp dụng. Tình trạng bỡ ngỡ, phải tự mình khám phá để thích nghi sẽ không xảy ra, như vậy, vừa giúp nhân viên mới an tâm tiếp quản công việc, vừa giúp guồng máy hoạt động của tổ chức nhanh chóng trở về quỹ đạo hiệu quả.  

2.2. Giữ chân nhân tài lâu dài

Đào tạo cho nhân viên chính là hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn của chính họ. Sự đầu tư này luôn tạo ấn tượng mạnh về hình ảnh nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, có cơ cấu tổ chức đồng bộ rõ ràng, biết nghĩ cho nhân viên và biết cách để trao cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên. Đây cũng chính là một trong nhưng chất keo giữ chân nhân tài hiệu quả cho doanh nghiệp.

2.3. Nâng cao ý thức tự giác cho nhân viên

Mỗi nhân viên mới đều trải qua chương trình đào tạo nội bộ như nhau, vì vậy, khi tiếp cận công việc, họ sẽ ít phải nhờ đến sự hướng dẫn của nhân viên cũ. Nhờ vậy, nhân viên cũ có thể tập trung vào giải quyết công việc chính, còn nhân viên mới cũng tự tin trải nghiệm dần các quy trình công việc, chỉ khi có khúc mắc về nghiệp vụ chuyên môn  thì họ mới hỏi các đồng nghiệp xung quanh. Về phía doanh nghiệp cũng không cần bố trí nhân lực giám sát quản lý tần suất cao, tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian.

2.4. Đồng bộ cách thức triển khai công việc

Những nội dung đào tạo nội bộ cho nhân viên mới đều là những tiêu chuẩn đã mang lại thành công bao năm qua cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc đào tạo nhân viên mới theo quy chuẩn đó sẽ giúp lan tỏa những hiệu quả tích cực đến các thế hệ nhân viên tiếp theo. Khách hàng, đối tác luôn an tâm và hài lòng về những gì họ nhận được từ nhân sự của doanh nghiệp, bất kể là nhân viên cũ hay mới, thành công sẽ tiếp tục nối tiếp thành công.

3- Những sai lầm thường gặp khi đào tạo nhân viên 

Nhân viên cũ trải qua nhiều đợt đánh giá nội bộ nên những tố chất, kỹ năng và sở trường, doanh nghiệp nắm khá rõ, do đó, chương trình đạo tạo nội bộ áp dụng cho họ thường chuẩn xác, mang lại hiệu quả khá cao. Nhưng đối với nhân viên mới, có những sai lầm thường gặp mà doanh nghiệp hay mắc phải:

3.1. Giao giáo trình cho nhân viên tự lĩnh hội 

Giáo trình đào tạo cho nhân sự mới mang tính sơ khai, thủ tục, trình tự nên đa phần các doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí giảng dạy, tiết kiệm thời gian đào tạo, thường sẽ soạn những tài liệu, giấy tờ một cách chi tiết, dày cộp, sau đó giao cho nhân viên mới tự đọc và tìm hiểu. Khi có thắc mắc thì hỏi người hướng dẫn (thường là đồng nghiệp lâu năm cùng phòng ban) chứ không chủ động hướng dẫn và phổ biến chi tiết. Do vậy, mỗi nhân viên mới có thể hiểu nội dung theo nhiều cách khác nhau, không tập trung đúng trọng tâm, hoặc nắm mọi thông tin một cách chung chung như nhau.

3.2. Bố trí người hướng dẫn là nhân sự không chuyên về đào tạo 

Khi tuyển dụng ít người mới, doanh nghiệp thường chỉ bố trí một nhân sự hướng dẫn. Người này đa phần là đồng nghiệp cùng phòng ban, có nhiều kinh nghiệm làm việc, tuy nhiên, họ cũng có cả khối việc chuyên môn phải xử lý mỗi ngày nên sự nhiệt tình và chăm chút cho công tác đào tạo nhân viên mới sẽ không cao. Những câu trả lời ngắn gọn, hướng dẫn vị trí thông tin trên tài liệu để nhân viên đọc, hoặc thao tác công việc để nhân viên tự theo dõi ghi chép là tình trạng phổ biến. Nhân viên mới vì ngại làm phiền nên cũng tự cố gắng, tiếp thu được nhiêu hay nhiêu.

3.3. Thiếu tôn trọng góp ý của nhân viên mới 

Nhân viên mới có thể đóng góp ý kiến chưa đúng, chưa thật hoàn hảo, doanh nghiệp hoàn toàn được quyền bác bỏ nhưng cách thức bác bỏ thế nào, từ chối ra sao mới là điều quan trọng. Nhiều người đứng lớp đào tạo sẽ thẳng thừng chê bai “sai rồi, bạn khác nào”, “không đúng, có kinh nghiệm mà sao cho ý kiến như thế”. Khiến nhân viên cảm thấy hụt hẫng, mắc cỡ với những người xung quanh cũng chính là tạo ấn tượng xấu về bản thân người giảng dạy và môi trường làm việc “trịch thượng” trong tổ chức, rất khó giữ chân nhân tài.

3.4. Không trao nhiều cơ hội thực hành 

Tập trung vào lý thuyết chỉ hiệu quả với những kiến thức nền tảng, còn khi đã  tham gia vào quá trình làm việc cụ thể thì thực hành mới là yếu tố quyết định. Nhiều doanh nghiệp, dù nhân viên mới đã qua quá trình đào tạo nội bộ rồi nhưng vẫn không dám giao việc cho nhân viên mới, vì sợ họ làm sai. Cách làm này sẽ làm chậm tiến độ tiếp quản công việc của nhân viên mới. Cần trao cho họ nhiều cơ hội thực hành để họ biết bản thân tốt ở đâu, chưa tốt ở chỗ nào mà nhanh chóng chủ động hoàn thiện.

3.5. Không có chính sách khen thưởng cho nhân viên mới 

Những khích lệ ban đầu có giá trị rất lớn cho sự nỗ lực của nhân viên mới sau quá trình đào tạo. Một khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ sau quá trình đào tạo, nhỏ thì khen bằng lời nói, lớn thì khen bằng hiện vật hay một buổi liên hoan nhẹ trong phòng ban. Đừng ngó lơ thành quả của họ, một khi cảm nhận nỗ lực của bản thân không được trân trọng bởi những định kiến thiển cận về thâm niên, về chức vụ, về mối quan hệ... , nhân viên mới có thể vẫn cố gắng hoàn thành công việc nhưng để kiến tạo ra những cải tiến vượt trội thì không.

4- Những phương pháp đào tạo nhân viên hiệu quả nhất 

Để khắc phục những sai lầm trên, nhiều phương pháp đào tạo nhân viên hiệu quả cao đã được đưa vào áp dụng, khả thi nhất cả về hiệu quả lẫn chi phí là những phương pháp sau:

4.1. Đánh giá năng lực nhân viên mới trước khi đào tạo

Những nhân viên mới cần trải qua một bài trắc nghiệm đánh giá năng lực theo yêu cầu đặc thù dành cho vị trí công việc mà họ đảm trách. Thông qua đó, phòng đào tạo biết được nhân viên giỏi khía cạnh nào, thiếu kỹ năng nào để cung cấp nội dung đào tạo nội bộ phù hợp. Tiết kiệm tối đa thời gian đào tạo nhân viên mới, lại tập trung đúng nội dung cốt lõi cần bổ sung.

4.2. Chia nhóm đào tạo

Giống như việc học nhóm mà chúng ta thường áp dụng khi còn là sinh viên, doanh nghiệp sẽ phân chia những nhân viên có cùng nội dung hoặc chuyên môn đào tạo vào cùng một nhóm, cung cấp một nhân sự giàu kinh nghiệm phụ trách hướng dẫn và định hướng. Những nhân viên mới sẽ cùng học, cùng thảo luận và giải đáp thắc mắc cho nhau, những trường hợp chưa tìm ra câu trả lời hợp lý thống nhất, họ sẽ tìm đến người hướng dẫn vào cuối ngày làm việc hoặc cuối tuần. Như vậy, không lo tình trạng nhân viên hiểu sai, hiểu thiếu, cũng không lo ảnh hưởng tiến độ công việc chuyên môn của người hướng dẫn.

4.3. Đào tạo một kèm một

Áp dụng khi số lượng nhân viên mới chỉ từ 01 – 02 người, doanh nghiệp có thể bố trí người hướng dẫn là người mà nhân viên mới sẽ thay thế sau này, hoặc là một nhân sự có kinh nghiệm lâu năm. Quá trình đào tạo một kèm một này thường sẽ tập trung nhiều vào thao tác triển khai công việc thực tế, vì nhân viên cũ sắp phải rời đi rồi, nếu chỉ chăm chăm vào lý thuyết, sau này sẽ thiệt thòi cho nhân viên mới thay thế.

4.4.  Mở lớp đào tạo trực tiếp theo lịch học cụ thể

Áp dụng khi số lượng nhân viên mới đông, giáo trình đào tạo dài (thường ít nhất 01 - 02 tuần), nội dung đào tạo mang tính đặc thù cao và có tác động trực tiếp đến hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp. Điển hình là đào tạo đội ngũ kinh doanh tư vấn bất động sản. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tổ chức lớp đào tạo riêng với không gian và thời gian học cụ thể. Giảng viên sẽ là người của phòng đào tạo chuyên trách hoặc sẽ thuê giáo viên từ bên ngoài vào giảng dạy để đảm bảo chất lượng truyền đạt chuẩn nhất.

4.5. Ứng dụng công nghệ phần mềm đào tạo trực tuyến

Đây là hình thức đào tạo được áp dụng nhiều nhất hiện nay, với những ưu điểm lớn như:

Nội dung đào tạo chuẩn hóa, tùy chỉnh theo giáo trình từng doanh nghiệp

Thang điểm đánh giá công bằng, chi tiết

Linh hoạt thời gian học tập 24/7 thông qua mạng internet

Thoải mái hỏi đáp giảng viên thông qua chức năng trực tuyến

Triển khai đào tạo cho nhân viên mới ở nhiều địa phương, quốc gia khác nhau một cách đồng bộ

Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực đào tạo nhân viên mới

Đánh giá kết quả chuẩn xác theo nhiều tiêu chí

Sàng lọc, trích lọc thông tin kết quả đào tạo theo nhóm nhân viên hoặc theo từng nhân viên

Báo cáo so sánh hiệu quả trước và sau khi đào tạo nhanh chóng...

phần mềm đào tạo nhân viên có thể sử dụng cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ với những giáo trình đào tạo đan xen, triển khai liên tục giữa các phòng ban trong năm mà vẫn thuận lợi, dễ dàng cho công tác quản lý và đánh giá cải thiện.

Mỗi doanh nghiệp có những quy chuẩn triển khai công việc khác nhau, những danh mục nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí, mang đến nét dấu ấn riêng cho thương hiệu, và cũng giúp đồng bộ công tác quản lý điều hành. Đào tạo nhân viên mới là hoạt động tuyệt đối không thể thiếu và để tối ưu hiệu quả thì những sai lầm khi đào tạo nhân viên mới được chia sẻ trong bài viết của quân sư TalentBold, doanh nghiệp cũng tuyệt đối đừng bỏ qua. 
 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet