Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng

Tuyển dụng là bước đi đầu tiên, khởi nguồn cho mong muốn xây dựng một đội ngũ lao động chất lượng mà mọi doanh nghiệp luôn hướng đến. Quy trình tuyển dụng, phương thức tuyển dụng, doanh nghiệp nào cũng có thể nắm vững nhưng kết quả đôi khi lại không như mong đợi. Nguyên nhân đến từ những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng, cụ thể là những sai lầm gì, quân sư TalentBold sẽ đề cập ngay sau đây.

MỤC LỤC:
1- Lập kế hoạch tuyển dụng là gì?
2- Tại sao phải lập kế hoạch tuyển dụng?
3- Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng
4- Các bước lập kế hoạch tuyển dụng đúng chuẩn

 

1- Lập kế hoạch tuyển dụng là gì? 

Kế hoạch tuyển dụng là bản mô phỏng trình tự các bước tiến hành trong quy trình tuyển dụng. Mỗi bước được chi tiết hóa đầy đủ với những lịch trình cụ thể, đối tượng phụ trách, tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên (số lượng, chất lượng), thứ tự thực hiện, ngân sách chi tiêu, những dự kiến phát sinh và phương án dự phòng xử lý.

Lập kế hoạch tuyển dụng là nhiệm vụ chủ chốt dành cho phòng tuyển dụng, luôn được đồng hành tham mưu từ các trưởng phòng chuyên môn, đặc biệt là phòng nhân sự và phòng ban đang cần bổ sung nhân lực. Tiến trình lập kế hoạch càng chất lượng, hiệu quả tuyệt dụng càng hiệu quả, tiết kiệm tối đa nguồn lực tuyển dụng, cũng như hạn chế tình trạng tái tuyển dụng.


>>>> Xem thêm: Triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần chú ý điều gì?  

2- Tại sao phải lập kế hoạch tuyển dụng? 

So với việc cứ thuận theo tự nhiên mà tiến hành các bước tuyển dụng thì việc lập kế hoạch tuyển dụng trước khi triển khai mang đến lợi ích rất lớn cho tổ chức:

2.1. Kiểm soát tốt toàn bộ quy trình tuyển dụng

Nhìn vào bản kế hoạch tuyển dụng, người phụ trách có thể biết được những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị để ứng phó tốt nhất mọi tình huống có thể xảy ra. Đồng thời các bên liên quan biết được mức độ trách nhiệm mà mình phải hoàn thành, không còn nỗi lo về sự nhập nhằng, đổ lỗi cho nhau.

2.2.  Rút ngắn thời gian tuyển dụng

Mỗi bước triển khai tuyển dụng đều có lịch trình cụ thể. Lịch trình này đã được cân nhắc dựa trên kinh nghiệm tuyển dụng trước đó và những đánh giá thị trường nhân lực hiện tại nên mức độ khả thi rất cao. Bám sát theo lịch trình đó, tốc độ tuyển dụng được rút ngắn tối đa. Nếu có xảy ra sự trễ nải ở một bước nào đó, cũng dễ dàng nhận thấy và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tiến độ bổ sung nhân lực đúng kế hoạch.

2.3. Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Mỗi bước trong kế hoạch đều đã được nghiên cứu với lượng ngân sách phù hợp. Trình tự các bước tiến hành liên tiếp khoa học, không có bước dư thừa, không có chi tiêu lãng phí, kiểm soát ngân sách hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.


>>>> Bạn xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự cấp cao như thế nào?

2.4. Tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng

Kế hoạch tuyển dụng luôn đi kèm những tiêu chuẩn tìm kiếm nhân sự cụ thể, thông qua đó, bản tin tuyển dụng được thiết kế đầy đủ, khoa học. Ứng viên thuận lợi đánh giá mức độ phù hợp để ứng tuyển, nhà tuyển dụng cũng lựa chọn đúng nguồn cung ứng viên phù hợp. Hồ sơ chất lượng, công tác sàng lọc và tìm thấy ứng viên nhanh, đúng yêu cầu, thậm chí săn được ứng viên giỏi.

3- Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng 

Lợi ích đến từ lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, chúng ta đều đã biết nhưng làm sao để có được bản kế hoạch hiệu quả nhất thì không nhiều doanh nghiệp có được. Bởi lẽ, quá trình lập kế hoạch thường gặp phải những sai lầm sau:

3.1. Lấy dữ liệu cũ để lập kế hoạch

Dù vị trí đó doanh nghiệp bạn năm nào cũng tuyển nhưng tuyệt đối không thể lấy y chang kế hoạch tuyển dụng quá khứ để dùng cho hiện tại được. Khác biệt tuyển dụng ở mỗi thời điểm luôn có, điển hình là mô tả công việc thực tế, tình hình dư thừa nhân lực cùng chuyên ngành, khoản phí trả cho nguồn cung ứng viên ... cũng đủ khiến bản kế hoạch phải điều chỉnh để thích ứng điều kiện thực tế.

3.2. Chỉ chú ý đến kết quả mà quên đi quá trình

Việc đặt ra chỉ tiêu có được bao nhiêu hồ sơ ứng tuyển, thời gian hoàn thành tuyển dụng bao lâu, ngân sách tối đa được phép chi tiêu... hầu như không thiếu trong mọi bản kế hoạch. Nhưng tiến trình chi tiết để có được kết quả đó lại chẳng mấy khi được chú trọng, trong khi quá trình mới là yếu tố cốt lõi có được kết quả mong đợi.

3.3. Lựa chọn cùng lúc nhiều nguồn cung ứng viên

Để sàng lọc được lượng ứng viên có chất lượng tốt, phòng tuyển dụng thường phải thu thập số lượng hồ sơ lớn. Thông thường cứ 15 hồ sơ ứng tuyển thì chỉ có khoảng 05 hồ sơ vào phỏng vấn. Để phòng hờ, doanh nghiệp thường chọn rất nhiều nguồn cung ứng viên cùng lúc. Điều này rất lãng phí ngân sách.

3.4. Tiết kiệm nguồn lực quá mức

Muốn tuyển dụng cần có chi phí, thời gian và nhân lực. Yêu cầu tối ưu nguồn lực tuyển dụng là điều cần thực hiện,nhưng nhiều phòng tuyển dụng lại tối ưu quá mức, dẫn đến mất tính khả thi. Kế hoạch có thể phê duyệt nhưng thực tế triển khai thì cứ thiếu hụt chỗ này, không kịp chỗ kia, lại phải giải trình để được bổ sung. Cuối cùng, tưởng tiết kiệm lại thành ra tốn kém hơn cả bình thường.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Quá trình tuyển dụng nhân sự thường phát sinh loại chi phí nào?

3.5. Thiếu phương án dự phòng

Phòng tuyển dụng có thể nghĩ rằng nếu có vấn đề thì cũng nằm trong quy trình các bước, xử lý nhanh thôi nên không thiết lập phương án dự phòng. Suy nghĩ này quá chủ quan, vì thực tế, đã là sự cố thì gần như bước quy trình đó phải tái thiết lập lại. Việc nghiên cứu và liệt kê những tình huống phát sinh có thể làm một lần dùng lâu dài. Mỗi thời điểm chỉ cần lên phương án xử lý phù hợp theo danh sách liệt kê đó. Khi phát sinh chỉ việc triển khai áp dụng, đảm bảo tiến độ và cả chất lượng tuyển dụng.

3.5. Không có công cụ hỗ trợ

Mọi kế hoạch thiết lập thủ công đều mang tính chủ quan rất lớn, khiến kết quả kỳ vọng thì tuyệt vời nhưng kết quả thực tế thì chẳng cải thiện. Trong công tác tuyển dụng ngày nay, doanh nghiệp đã tiếp cận công nghệ để có những kế hoạch thật sự sát tình hình thực tế tại doanh nghiệp. Đầu tư phần mềm không tốn nhiều chi phí, giá trị sử dụng lâu dài, quan trọng là giá trị cải thiện hiệu quả tuyển dụng rất tốt.

4- Các bước lập kế hoạch tuyển dụng đúng chuẩn 

Để hạn chế tối đa những sai lầm, tiến trình lập kế hoạch tuyển dụng nên áp dụng theo các bước đúng chuẩn như sau:

4.1. Xác định mục tiêu tuyển dụng

Doanh nghiệp nào cũng muốn có nhân tài giỏi nhất nhưng điều kiện để thu hút và giữ chân nhân tài lại khác nhau. Do đó, phòng tuyển dụng sẽ cân nhắc điều chỉnh tiêu chuẩn tuyển dụng và thống nhất với các trưởng phòng chuyên môn dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên

• Tỷ lệ nhân viên chuyển việc, nghỉ hưu

• Chiến lược phát triển nhân sự theo từng phòng ban chuyên môn

• Số lượng vị trí cần bổ sung nhân lực các phòng chuyên môn gửi về

Mục tiêu tuyển dụng cần thực tế, vừa sức, tránh đặt mục tiêu quá cao để rồi phải kéo dài thời gian tuyển dụng.

4.2. Liệt kê danh sách các bước trong kế hoạch

Quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn gồm 09 bước: đăng tin, thu thập hồ sơ, sàng lọc, liên hệ ứng viên, lên kế hoạch phỏng vấn, phỏng vấn, tuyển dụng, thử việc và tuyển dụng chính thức. Ở mỗi bước, bản kế hoạch đều cần chi tiết hóa các nội dung sau:

• Không gian, phương tiện triển khai

• Số lượng hồ sơ ứng viên cần thu thập và xử lý

• Nhân lực doanh nghiệp phụ trách công việc

• Danh sách công việc cần triển khai

• Tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành

• Dự trù kinh phí, thời gian giải ngân

• Tình huống phát sinh, phương án dự phòng xử lý

4.3. Lịch trình gắn kết toàn bộ kế hoạch

Dựa trên những yêu cầu công việc đã được liệt kê chi tiết và chuẩn xác, phòng tuyển dụng sẽ liên hệ các bên liên quan để nắm được lịch trình làm việc của họ, cân nhắc lượng thời gian hợp lý triển khai và hoàn thành từng bước.

Kế hoạch tuyển dụng cần hoàn thành nhanh nhưng cũng không thể rút ngắn một cách phi lý. Doanh nghiệp nên quy định thời gian tối đa cho phép để người phụ trách triển khai có thể nắm rõ yêu cầu và linh hoạt đẩy nhanh tiến độ theo thực tế.


>>>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự cấp cao 

4.4. Sắp xếp trình tự công việc khoa học

Những nội dung trên được thiết lập có thể xem là bản nháp, diễn ra theo trình tự thời gian liên hoàn. Đến bước này, bạn hãy dành thời gian xem lại toàn bộ bản kế hoạch nháp đó, điều chỉnh sắp xếp lại trật tự công việc. Một trong những mục tiêu mà bước này hướng đến chính là việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ đan xen cùng lúc để tiết kiệm thời gian, rút ngắn hành trình, chứ không nhất thiết phải đợi thực hiện tuần tự. Ví dụ trong lúc liên hệ chờ ứng viên phản hồi, bạn có thể sắp xếp không gian phỏng vấn.

4.5. Phê duyệt kế hoạch

Khi đã hoàn thiện bản kế hoạch, phòng tuyển dụng sẽ trình quản lý phê duyệt. Khi tất cả đã được duyệt xong, bạn cần nhanh chóng liên hệ các phòng ban/ cá nhân nội bộ có liên quan đến kế hoạch tuyển dụng, truyền đạt kế hoạch và lưu trữ sự xác nhận của họ. Thông thường sẽ dùng hình thức gửi email, như vậy, các bên đều rõ về trách nhiệm của mình cũng như chủ động sắp xếp lịch trình phù hợp.

4.6. Kiểm soát quá trình triển khai kế hoạch

Khi thực hiện, sẽ có người chịu trách nhiệm chính cho kế hoạch. Người này sẽ liên tục kiểm soát tiến trình triển khai, nếu có những dấu hiệu trễ nải hoặc đi chệch hướng,họ sẽ nhanh chóng thông báo, tiến hành các phương án dự phòng, hoặc điều chỉnh theo thực tế bất thường.

4.7. Bài học kinh nghiệm

Kết thúc kế hoạch tuyển dụng, toàn phòng tuyển dụng cần họp lại, đúc kết những cái hay, cái dở trong quá trình triển khai, làm nền tảng cho việc hoàn thiện các kế hoạch tuyển dụng trong tương lai.

Không có kế hoạch nào là hoàn hảo vì thực tế luôn chứa đựng những biến số bất ngờ. Biết được những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ tránh được những vết xe đổ từ người đi trước, có cơ sở thiết lập một kế hoạch tốt nhất, bên cạnh đó là những dự phòng ứng phó linh hoạt với những tình huống có thể xuất hiện. Quân sư TalentBold tin chắc công tác tuyển dụng của tổ chức sẽ ngày càng hoàn thiện, chủ động vượt qua mọi thách thức thời đại trong tìm kiếm nhân tài.  


------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam