OKRs là gì? Hướng dẫn cách xây dựng OKRs hiệu quả

Nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển bền vững theo đúng mục tiêu đề ra, nhiều mô hình, học thuyết đã được nghiên cứu và ứng dụng vào thực tế. Trong số đó, OKRs đang là mô hình được nhiều doanh nghiệp đa dạng quy mô đánh giá cao về tính hiệu quả. Tuy nhiên, tại Việt Nam, mô hình này vẫn còn khá xa lạ với nhiều chủ doanh nghiệp. Bài viết sau đây, quân sư TalentBold sẽ gửi đến các bạn thông tin OKRs là gì? Đồng thời hướng dẫn cách xây dựng ORKs hiệu quả nhất.

1. OKRs là gì?

OKRs là cụm từ viết tắt của Objectives and Key Results – tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt. Áp dụng OKRs, doanh nghiệp hướng đến việc nghiên cứu, cân nhắc, tính toán để xác định những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hoàn thành các mục tiêu đặt ra (Objectives) theo đúng thời hạn, đúng chất lượng đã thống nhất và công khai trong toàn doanh nghiệp.

Nhiều bạn có một chút lăn tăn giữa KPI và OKR vì cả hai đều nhằm mục đích giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu. Tuy nhiên, KPI thực hiện ở mức độ chi tiết hơn khi đưa ra những tiêu chí và thang điểm đánh giá cụ thể. Còn OKRs bao quát ở phạm vi lớn hơn khi hướng đến các kết quả then chốt. Có thể nói, các tiêu chí (Keys) trong KPI sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các kết quả then chốt (Key Results) trong OKR, từ đó hiện thực hóa các mục tiêu đặt ra (Objectives). Cả hai có mối quan hệ tương hỗ.


>>>> Xem thêm: 05 mẫu OKR thường dùng nhất

2. Lợi ích khi thiết lập OKRs đa chiều

Theo các chuyên gia OKRs, việt thiết lập OKRs theo chiều dọc – nghĩa là lấy Kết quả then chốt của cấp trên làm Mục tiêu cho cấp dưới đó, cứ thể lan tỏa dần xuống các cấp thấp hơn. Mọi người quen gọi là OKRs xếp tầng. Nhìn thì đơn giản nhưng thực tế áp dụng lại tốn nhiều thời gian, nhiều công sức, mà tính linh hoạt và sự đổi mới trong kết quả đạt được lại không như mong đợi.

Chính vì vậy, xây dựng OKRs đa chiều - doanh nghiệp đưa ra OKRs của cấp cao nhất, từ đó, các cá nhân, phòng ban dựa trên định hướng kết quả then chốt đó để tạo ra OKRs cho mình, không nhất thiết phải nhất nhất chinh phục đúng OKRs của cấp trên, chỉ cần tương đồng kết quả then chốt mà OKRs cấp trên đã định hướng là được.

2.1. Lợi ích thiết lập OKRs từ trên xuống

Cấp dưới thấy được mục tiêu của lãnh đạo cấp trên và cả mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp. Từ đó, nhân viên hiểu rõ những gì mình có thể đóng góp để hoàn thành mục tiêu đó, khích lệ sự sáng tạo những cải tiến cũng như cam kết trong việc thiết lập kết quả then chốt cho chính mình.

2.2. Lợi ích thiết lập OKRs từ dưới lên

Nhân viên được tham gia đóng góp ý kiến, thảo luận, cải tiến để thiết lập OKRs cho từng nhân sự, cho từng phòng ban. Nhân viên vừa  phát huy sự chủ động, vừa nâng cao tinh thần trách nhiệm vì mục tiêu chung.

2.3. Lợi ích thiết lập OKRs theo đường chéo    

Tất cả nhân sự thuộc mọi cấp bậc được khuyến khích sáng tạo để tìm ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh. Không nhất thiết đó là vấn đề trực thuộc phòng ban của họ, chỉ cần có liên quan trong quá trình vận hành hoạt động, ai cũng có thể đóng góp ý kiến thiết lập OKRs. Điều này tạo nên sự giao lưu, đoàn kết, và mở ra nhiều giải pháp hiệu quả.

3. Hướng dẫn cách xây dựng OKRs hiệu quả

Nội dung tiếp theo, quân sư TalentBold sẽ chia sẻ từng bước cách xây dựng OKRs hiệu quả trong doanh nghiệp. Với những bước này, dù là doanh nghiệp lần đầu áp dụng OKRs vào tổ chức cũng có thể thuận lợi thiết lập và triển khai. Nào, chúng ta bắt đầu thôi

3.1. Tổng hợp các ý tưởng liên quan đến mục tiêu doanh nghiệp

Là mục tiêu cao nhất, bao quát nhất trong toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lấy ý tưởng mục tiêu doanh nghiệp từ mọi cấp bậc nhân sự, chứ không chỉ dừng lại ở ban lãnh đạo cấp cao. Hãy để họ đặt mình vào vị trí CEO và đưa ra ý tưởng, vì đôi khi, ý kiến của nhân viên cấp dưới lại gợi mở nhiều định hướng sáng tạo mà tổ chức đang tìm kiếm. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về ban lãnh đạo doanh nghiệp.

3.2. Cân nhắc, sàng lọc và quyết định mục tiêu doanh nghiệp

Từ những đóng góp ý tưởng của nhân sự toàn doanh nghiệp, ban lãnh đạo cần nhanh chóng xem xét, cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn về mục tiêu doanh nghiệp thật sự hữu ích cho tương lai của doanh nghiệp. Tối đa chọn 05, tối thiểu chọn 02 mục tiêu để công bố đến toàn nhân sự doanh nghiệp. Kèm theo đó là những lý giải hợp lý vì sao ban lãnh đạo lại quyết định lựa chọn những mục tiêu đó. Ở bước này, chỉ cần công bố mục tiêu (Objectives) , bộ OKRs đầy đủ của cấp cao nhất vẫn cần đợi để tham khảo OKRs đa chiều từ các nhân sự, các bộ phận trong doanh nghiệp.

3.3. Từng nhân sự tự soạn OKRs nháp theo vị trí công việc của mình

Dựa trên các mục tiêu (Objectives) cấp cao mà ban lãnh đạo vừa công bố, mỗi nhân sự sẽ tự suy nghĩ và soạn nháp bộ OKRs của chính mình, tương thích vị trí và nhiệm vụ công việc đang đảm nhận. Mỗi người tự làm riêng, tránh tham khảo lẫn nhau, để không bị suy nghĩ của người khác tác động.

Sau khi từng người hoàn tất, các phòng ban sẽ tự tổ chức họp lại, chia sẻ OKRs của từng thành viên trong phòng ban. Đây là lúc các thành viên cùng phòng ban (cùng tính chất công việc) tham khảo và thiết lập OKRs chéo cho mình. Trưởng phòng dựa trên OKRs nháp của thành viên để thiết lập OKRs nháp của trưởng phòng (đảm bảo sự hòa hợp mục tiêu chung của phòng ban với nhiệm vụ của trưởng phòng), sau đó chia sẻ OKRs nháp đó đến tất cả nhân viên phòng ban.

3.4. Liên kết chéo hoàn thiện OKRs nháp giữa các trưởng phòng

Từng cặp trưởng phòng sẽ họp riêng cùng nhau, trình bày OKRs của phòng ban mình với đối phương, đồng thời ghi nhận những OKRs của đối phương. Nếu hai phòng ban có mối liên hệ trong công việc, đây là cơ hội liên kết chéo để bổ sung, hoàn thiện thêm OKRs nháp của từng trưởng phòng.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Vai trò của OKR trong quản trị hiệu suất công việc

3.5. Lãnh đạo cấp cao nhất (Giám đốc) thiết lập và công bố OKRs chính thức

Giám đốc sẽ họp riêng từng trưởng phòng trước, sau đó họp chung để ghi nhận chia sẻ OKRs từng phòng ban. Từ các thông tin, dữ liệu đó, Giám đốc thiết lập Kết quả then chốt (Key Results) cho bộ OKRs của Giám đốc và bộ OKRs của các cấp cao nhất (ví dụ Phó Giám đốc) sao cho phù hợp OKRs của các trưởng phòng và nguồn lực tổng thể của doanh nghiệp. Sau đó công bố bộ OKRs cấp cao hoàn chỉnh đến các trưởng phòng ban.

3.6. Các trưởng phòng hoàn chỉnh OKRs chính thức

Đây là bước đầu tiên trong quá trình thiết lập OKRs từ trên xuống. Sau khi Giám đốc công bố OKRs cấp cao chính thức, từng trưởng phòng sẽ họp riêng cùng Giám đốc để đàm phán và điều chỉnh bản nháp OKRs trưởng phòng của mình.

Tiếp đến, các trưởng phòng sẽ họp chung cùng nhau để thảo luận, điều chỉnh OKRs theo liên kết chéo. Nâng cao sự thống nhất và mức độ hiệu quả của từng OKRs trưởng phòng.

Sau khi từng trưởng phòng đã tinh chỉnh bộ OKRs của mình gắn kết cùng bộ OKRs của Giám đốc và của những trưởng phòng khác, bộ OKRs chính thức của trưởng phòng hình thành. Lúc này, trưởng phòng sẽ thông báo bộ OKRs của mình đến các thành viên trong phòng ban.

3.7. Các nhân viên trong mỗi phòng ban hoàn chỉnh OKRs chính thức

Các thành viên phòng ban sẽ họp riêng cùng trưởng phòng, sau đó tham gia họp chung giữa các thành viên trong phòng ban để hoàn thiện bộ OKRs của riêng mình. Tương tự như bước 3.6 mà các trưởng phòng triển khai.

3.8. Kiểm tra liên kết chéo phạm vi toàn doanh nghiệp

Mỗi thành viên khi thực hiện nhiệm vụ luôn có sự gắn kết cùng thành viên của phòng ban khác. Để hạn chế tình trạng bỏ sót thành viên liên kết, mỗi thành viên sẽ được phát một mẫu danh sách liên kết chéo, trên đó có ghi rõ họ tên, phòng ban cụ thể của từng cá nhân đang phụ thuộc bạn hoặc bạn đang phụ thuộc họ trong công việc.

Dựa trên danh sách này, mỗi nhân sự biết rõ mình đã thảo luận, đã họp chung, đã đàm phán đủ với những đồng nghiệp trong danh sách liên kết chéo chưa. Nếu đã đủ thì bộ OKRs của bạn mới được xem là hoàn thiện.

3.9. Đánh giá chất lượng OKRs

Từ cấp cao nhất (Giám đốc) đến cấp thấp nhất (nhân viên, công nhân) đều cần kiểm tra tính hiệu quả của bộ OKRs mà mình đã hoàn thiện, vì thực tế không phải ai cũng viết OKRs giỏi. Việc kiểm tra đánh gía OKRs thường dựa trên cách thể hiện nội dung câu chữ, khả năng hỗ trợ và liên kết OKRs đa chiều. Thông thường bước này, doanh nghiệp sẽ ủy thác cho những đội ngũ OKRs chuyên nghiệp đảm nhận.

3.10. Công khai minh bạch tất cả OKRs toàn doanh nghiệp

Mục đích là đảm bảo tất cả nhân sự doanh nghiệp trong quá trình triển khai OKRs đều có thể đọc được bộ OKRs của các cấp lãnh đạo, của những đồng nghiệp liên kết chéo, hoặc của những đồng nghiệp khác. Tham khảo lẫn nhau, xác nhận cam kết trách nhiệm công việc trong mục tiêu chung đều thông qua đây cả.

Doanh nghiệp có thể in ra giấy, nếu tốn kém chi phí quá thì có thể thiết lập file trực tuyến, khi cần, nhân viên có thể đăng nhập để xem OKRs thuận lợi.

Thành công của phương pháp OKRs mang lại đã được minh chứng bằng thực tế khi nhiều tập đoàn lớn như Google, LinkedIn, Twitter, Uber… vẫn đang tiếp tục vận dụng OKRs vào tổ chức. Thông qua hướng dẫn cách xây dựng OKRs hiệu quả quân sư TalentBold đã đề cập cho thấy sự liên kết chặt chẽ đến từng thành viên một trong tổ chức, đảm bảo mục tiêu đặt ra hoàn toàn tương thích, kết quả then chốt hoàn toàn đủ năng lực chinh phục. OKRs như một sợi dây gắn kết chắc chắn cam kết phấn đấu hết mình, kỷ luật thực hiện cam kết hết mình vì mục tiêu cao nhất của toàn doanh nghiệp.   



------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet