Outsourcing là gì? Cách để doanh nghiệp outsourcing thành công

Bên cạnh đầu tư phát triển những nguồn lực nội bộ vận hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp còn lựa chọn outsourcing như một giải pháp hỗ trợ hiệu quả cho quá trình phát triển của tổ chức. Mời bạn cùng quân sư TalentBold tìm hiểu ngay nội dung này nhé, outsourcing là gì? Cách để doanh nghiệp outsourcing thành công bao gồm các yếu tố nào?

MỤC LỤC:
1- Outsourcing là gì?
2- Khi nào thì doanh nghiệp cần phải outsourcing
3- Ưu nhược điểm của dịch vụ outsourcing
       3.1. Ưu điểm của dịch vụ outsourcing
       3.2. Nhược điểm của dịch vụ outsourcing
4- Cách để doanh nghiệp outsourcing hiệu quả

 

1- Outsourcing là gì? 

Outsourcing – tạm dịch Thuê ngoài – là thuật ngữ chỉ hình thức chuyển một phần chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp cho các công ty gia công bên ngoài. Phần chức năng, nhiệm vụ chuyển giao này trước đây đều do nhân lực trong nội bộ doanh nghiệp đảm nhận nhưng giờ đây hoàn toàn có thể ủy thác cho các công ty dịch vụ thuê ngoài phụ trách, vừa tiết kiệm chi phí, vừa giải quyết hiệu quả tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực giỏi đột xuất hoặc theo giai đoạn.

Trải qua thời gian áp dụng và kiểm nghiệm, hiệu quả sử dụng outsourcing đã được khẳng định bằng chất lượng và độ chuyên nghiệp mà doanh nghiệp thuê nhận được từ các công ty cung cấp dịch vụ. Xu hướng outsourcing đã trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực triển khai công việc.


>>>> Xem thêm: Dịch vụ outsourcing là gì? Các loại hình outsourcing phổ biến hiện nay

2- Khi nào thì doanh nghiệp cần phải outsourcing       

Chủ động nguồn lực cho mọi hoạt động là kỳ vọng mà mọi doanh nghiệp luôn hướng tới. Tuy nhiên, trong rất nhiều trường hợp, doanh nghiệp không đủ nguồn lực kịp thời cho những yêu cầu cấp thiết trong quy trình vận hành, đây chính là lúc cần tìm đến giải pháp outsourcing:

2.1. Giảm chi phí quản lý vận hành sản xuất

Giả sử đơn hàng tăng đột biến, thay vì phải đầu tư máy móc để đáp ứng,doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê dịch vụ gia công bên ngoài đảm nhận những khâu không yêu cầu quá cao về chất lượng. Phần việc cốt lõi vẫn do đội ngũ nhân lực nội bộ doanh nghiệp đảm nhận. Như vậy, chi phí vận hành sản xuất tiết kiệm hơn rất nhiều, mà doanh nghiệp còn có thể chia sẻ rủi ro với đối tác outsourcing.

2.2. Hoàn thiện hệ thống vận hành của doanh nghiệp

Lợi thế của doanh nghiệp đi sau là biết được nhiều hệ thống vận hành doanh nghiệp mà các đàn anh, đàn chị trong ngành đang áp dụng hiệu quả. Tuy nhiên, bù lại, sẽ khó biết được đâu là hệ thống phù hợp với mình. Tự doanh nghiệp áp dụng từng hệ thống để lựa chọn thì vừa tốn thời gian, vừa tốn ngân sách không hề nhỏ. Hãy giao nhiệm vụ này cho đội ngũ outsourcing chuyên nghiên cứu, cập nhật những cải tiến mang tính xu hướng, tương thích từng ngành nghề. Họ sẽ hướng dẫn và triển khai ngay hệ thống phù hợp nhất, mang lại giá trị sử dụng lâu dài cho doanh nghiệp.

2.3. Cần tập trung cho định hướng chủ chốt

Có rất nhiều nhiệm vụ cần thực hiện trong các doanh nghiệp nhưng chỉ mang tính thủ tục, không mang lại giá trị phát triển trong tổ chức. Outsourcing sẽ phụ trách những công việc này, đội ngũ của doanh nghiệp có thể toàn tâm toàn ý tập trung cho những chiến lược, kế hoạch phát triển cốt lõi mang lại doanh thu cao.

2.4. Bổ sung nhân lực gấp

Đào tạo nhân lực giỏi cần thời gian, chi phí, doanh nghiệp có thể tự đầu tư nhưng tần suất sử dụng năng lực đó không nhiều, chưa kể đào tạo xong, nhân sự giỏi có thể sẽ nhảy sang nơi khác đầu quân. Tránh những hệ lụy này, các công ty dịch vụ thuê ngoài nhân lực luôn sở hữu nguồn ứng viên giỏi chuyên môn theo nhiều lĩnh vực. Doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng là có ngay những chuyên viên có chuyên môn cao, xong nhiệm vụ, họ quay về lại công ty outsourcing, doanh nghiệp không phát sinh chi phí quản lý nhân sự, cũng không sợ lãng phí tài nguyên đào tạo.


>>>> Bạn xem thêm: Thuê ngoài quy trình tuyển dụng, bước đột phá trong tuyển dụng

3- Ưu nhược điểm của dịch vụ outsourcing 

Nhu cầu càng cao, dịch vụ outsourcing càng đa dạng. Để biết được doanh nghiệp nên sử dụng outsourcing nào, cho mục đích nào là hiệu quả nhất, trước hết, chúng ta cùng điểm qua những ưu nhược điểm mà hình thức dịch vụ này mang lại nhé:

3.1. Ưu điểm của dịch vụ outsourcing 

3.1.1. Tiết kiệm chi phí cho tổ chức

Bạn sẽ thắc mắc, thuê ngoài phải trả thêm phí, sao lại bảo là tiết kiệm? Thế nhưng đây lại là lợi ích rõ nhất mà dịch vụ outsourcing cung cấp. Tiết kiệm từ tiền đầu tư cơ sở vật chất, tiền đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tiền quản lý hệ thống nhân sự cồng kềnh nhưng công suất sử dụng lại không liên tục... Chỉ bao nhiêu đây thôi, cũng đủ cho thấy việc thuê outsourcing đảm nhận một phần nhiệm vụ trong một số giai đoạn hoạt động, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm khoản ngân sách đáng kể.

3.1.2. Tinh giản bộ máy nhân sự

Muốn tối đa doanh thu, tối thiểu chi phí thì bộ máy nhân sự phải có hiệu suất làm việc cao. Tình trạng nhân lực đông, tần suất làm việc thấp nhưng lại không thể bỏ bớt vì khi cần rất khó tuyển dụng ngay được. Với dịch vụ outsourcing, những nhiệm vụ mang tính thủ tục, không giữ vai trò cốt lõi, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy thác. Chỉ giữ lại đội ngũ nhân sự đủ số lượng, đủ chất lượng, hiệu suất làm việc cao.

3.1.3. Tập trung giá trị cốt lõi

Không chỉ việc thường nhật, mà cả những việc trong từng dự án, doanh nghiệp vẫn có thể ủy thác một phần cho công ty outsourcing. Tốc độ từ kiểm soát dữ liệu, báo cáo thông tin, cập nhật số liệu... thông qua những hệ thống phần mềm chuyên dụng, công ty outsourcing có năng lực thực hiện nhanh và chuẩn hơn những doanh nghiệp thuộc các chuyên môn cốt lõi khác. Như vậy, doanh nghiệp vừa phát huy năng lực sở trường của mình, vừa an tâm các chi tiết hỗ trợ công việc đều triển khai đồng bộ hiệu quả.

3.1.4. Hạn chế công tác tuyển dụng

Tuyển dụng đúng người theo đúng vị trí công việc là một quá trình đòi hỏi tiêu hao nhiều nguồn lực. Nhất là những vị trí quản lý cao cấp, rất khó tìm thấy ứng viên phù hợp. Ngày nào vị trí còn để trống thì guồng máy vận hành của công ty vẫn phải gồng mình hoàn thành công việc thay.

Với kinh nghiệm và các mối quan hệ nhân sự sâu rộng, các công ty outsourcing chuyên về tuyển dụng nhân lực sẽ là nơi tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự chất lượng cao, số lượng lớn hiệu quả cho doanh nghiệp. Để an tâm về chất lượng, doanh nghiệp có thể bố trí phòng nhân sự tham gia công tác phỏng vấn và đánh giá, rất thuận tiện.

3.1.5. Nâng cao chất lượng công việc

Chưa kể sau khi tuyển dụng có thể tái tuyển dụng hoặc phải đào tạo thêm để nhân lực có thể tiếp quản công việc tốt. Thực tế, có những vị trí công việc mà năng lực nghiệp vụ cần ở mức cao, nhưng chỉ phục vụ cho một giai đoạn làm việc nhất định. Do đó, lựa chọn nguồn cung nhân lực từ các công ty dịch vụ thuê ngoài, sẽ rất có lợi:

• Có được nhân sự giỏi ngay lập tức

• Quản lý, chi trả lương và các phúc lợi thuộc về công ty outsourcing

• Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ sẽ do công ty outsourcing đảm nhận

• Khi hết giai đoạn cần nhân sự giỏi, doanh nghiệp không cần tốn thêm khoản phí nào cả...

3.1.6. Nâng tầm thương hiệu nhờ đối tác outsourcing

Những đối tác outsourcing uy tín, có thương hiệu trên thị trường thì những doanh nghiệp hợp tác cùng họ cũng được nâng cao vị thế. Đây cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đôi khi outsourcing chi phí thấp hơn nhưng doanh nghiệp không chọn cũng là vì lý do này.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật về Dịch vụ thuê ngoài nhân sự

3.2. Nhược điểm của dịch vụ outsourcing 

3.2.1. Tránh lựa nhầm đối tác outsourcing

Mảnh đất outsourcing quá màu mỡ nên rất nhiều công ty tham gia vào. Số lượng tăng nhưng chất lượng cần được kiểm chứng kỹ lưỡng, để lợi ích thuê ngoài mà doanh nghiệp kỳ vọng có thể hiện thực hóa thuận lợi. Như vậy, sẽ cần thời gian và cả sự đánh giá chất lượng nhà cung cấp trước khi sở hữu danh sách các đơn vị outsourcing mà doanh nghiệp hài lòng nhất.

3.2.2. Phải có outsourcing dự phòng

Không chỉ phía doanh nghiệp có quyền dừng sử dụng dịch vụ, mà phía công ty outsourcing cũng có quyền ngừng cung cấp dịch vụ. Lý do thì có rất nhiều nhưng giải pháp thì chỉ có một, đó là chia nhỏ rủi ro bằng cách ủy thác cho nhiều nhà cung cấp, phải luôn có danh sách outsourcing dự phòng với năng lực tương đương outsourcing đã chọn để kịp thời ứng phó.

3.2.3. Rủi ro bảo mật thông tin

Khi ủy thác cho outsourcing, để hoàn thành nhiệm vụ, họ cần thu thập nhiều thông tin liên quan đến công việc được ủy thác. Điều này khiến thông tin bảo mật của doanh nghiệp ít nhiều sẽ bị đối tác outsourcing nắm được. Yêu cầu bảo mật là điều bắt buộc trong hợp đồng, nhưng những tình huống hi hữu mà đôi bên không mong đợi vẫn có thể xảy ra.

Vì vậy, những nhiệm vụ quan trọng, doanh nghiệp rất ít khi ủy thác cho outsourcing, dù hiệu quả tự làm có thể thấp hơn nhưng tổ chức vẫn chấp nhận. Hoặc doanh nghiệp sẽ bố trí nhân sự nội bộ phối hợp cùng outsourcing, phụ trách những khâu cần tính bảo mật cao.

3.2.4. Hiệu quả không tuyệt đối

Mỗi công ty outsourcing cùng lúc sẽ nhận nhiều hợp đồng khác nhau, đồng nghĩa, khách hàng của họ không chỉ có doanh nghiệp của bạn. Do đó, mức độ toàn tâm toàn ý để hoàn thành sứ mệnh ở mức cao nhất sẽ không được đáp ứng. Công ty outsourcing chỉ có thể cam kết hoàn thành theo các điều khoản thỏa thuận mà thôi. Đây cũng là lý do, doanh nghiệp luôn phải song hành giữa đội ngũ nhân lực nội bộ hết lòng vì hoạt động của doanh nghiệp và đội ngũ outsourcing thuê ngoài.

3.2.5. Hạn chế quyền kiểm soát

Công ty outsourcing có những nghiệp vụ và hệ thống vận hành riêng, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần trao quyền kiểm soát cao cho họ để bản thân công ty outsourcing triển khai tốt nhất nhiệm vụ được ủy thác. Như vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế năng lực kiểm soát, can thiệp, dù không phải là hoàn toàn nhưng cũng có thể trên 50% năng lực kiểm soát sẽ được ủy thác theo hợp đồng outsourcing.

3.2.6. Phát sinh chi phí

Đây là yếu tố cần cân nhắc kỹ khi ký hợp đồng, vì những khoản phí ngoài mô tả trong hợp đồng sẽ được xem là phí bổ sung mà doanh nghiệp cần chi trả nếu đảm bảo tính hợp lý và sự đồng thuận của hai bên. Cần ràng buộc kỹ tiêu chí đánh giá tính hợp lý, có như vậy doanh nghiệp sẽ không lo mất thời gian và khoản chi phí vô lý.

4- Cách để doanh nghiệp outsourcing hiệu quả 

Mỗi dịch vụ đều có ưu nhược điểm, điều chúng ta cần hướng đến chính là làm thế nào để tận dụng tối đa ưu điểm, và hạn chế nhược điểm xuất hiện. Dưới đây là những cách mà quân sư TalentBold muốn chia sẻ đến quý doanh nghiệp:

4.1. Xác định mục tiêu doanh nghiệp muốn ủy thác

Tất cả mọi chuyên môn trong tổ chức đều có đội ngũ outsourcing sẵn sàng đáp ứng. Cùng một lúc, doanh nghiệp không thể và không nên ủy thác nhiều chuyên môn. Thứ nhất là chi ngân sách nhiều, thứ hai là khó kiểm soát chặt chẽ chất lượng. Tối đa 02 chuyên môn có thể ủy thác cùng lúc.

4.2. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp

Doanh nghiệp của bạn không cần trực tiếp trải nghiệm để phải nhận những bài học xương máu. Đánh giá thông qua các đối tác, doanh nghiệp cùng ngành sau khi họ sử dụng. Hoặc thông qua bảng xếp hạng công ty outsourcing theo từng chuyên môn. Ban đầu, chỉ nên ủy thác những hợp đồng nhỏ để tự mình kiểm chứng thêm một lần nữa. Khi đã hài lòng, bạn có thể thiết lập danh sách các đối tác outsourcing chất lượng, vừa để sử dụng, vừa để dự phòng khi cần.


>>>> Xem thêm: Cách nhận diện công ty cung cấp dịch vụ outsourcing uy tín

4.3. Nghiên cứu hợp đồng thật kỹ

Hợp đồng thông thường sẽ do bên công ty outsourcing soạn và gửi bản nháp cho doanh nghiệp khách hàng. Hãy để bộ phận pháp lý kiểm tra kỹ các điều khoản, nhất là những khoản mang giá trị chi trả tương lai, hoặc không có quy định cụ thể về mức phí. Đây là yếu tố quan trọng phòng hờ cho tình huống mà quân sư đã đề cập ở mục 3.2.6 ở trên.

4.4. Bố trí nhân lực nội bộ hỗ trợ

Trong những ủy thác quan trọng như tuyển dụng, hạch toán kế toán, xây dựng quy trình quản trị nhân sự... doanh nghiệp nên bố trí nhân lực nội bộ của mình phối hợp cùng đội ngũ outsourcing.

• Vừa để học hỏi kinh nghiệm, tự mình áp dụng sau khi hết hợp đồng với outsourcing

• Vừa đảm bảo chất lượng nhiệm vụ, bảo mật thông tin nội bộ

Outsourcing là xu hướng toàn cầu, trong tương lai sẽ được sử dụng rộng rãi hơn tại Việt Nam. Mỗi doanh nghiệp có những đặc trưng riêng, vì vậy cách để doanh nghiệp outsourcing thành công sẽ không có một chuẩn thống nhất. Thay vào đó, quân sư TalentBold đã chia sẻ nhiều cách áp dụng phù hợp cho nhiều mục đích khác nhau, doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ luôn tìm thấy giải pháp outsourcing hoàn hảo trong những cách này. Chúc bạn và doanh nghiệp thành công!


------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam