Cách quản lý thời gian hiệu quả của Gen Z

Gen Z tuy là thế hệ trẻ nhưng lại là thế hệ có tốc độ tiếp cận tri thức và kỹ năng nhanh vượt trội so với các thế hệ cha ông trước đây. Ưu điểm này có được là nhờ vào nền tảng công nghệ trực tuyến gắn liền với Gen Z ngay từ khi mới sinh ra. Vì vậy, có rất nhiều yếu tố sáng tạo trong kỹ năng của Gen Z mang lại giá trị cao cho cuộc sống, rất đáng học hỏi. Điển hình như cách quản lý thời gian hiệu quả của Gen Z mà quân sư TalentBold muốn chia sẻ hôm nay.

MỤC LỤC:
1- Quản lý thời gian là gì?
2- Cách quản lý thời gian có 102 của Gen Z
3- Quản lý thời gian mang lại những lợi ích gì?
4- Cách phát triển thói quen quản lý thời gian
5- Các ứng dụng quản lý thời gian hữu hiệu

>>> Xem thêm: Việc làm Sales

1- Quản lý thời gian là gì? 

Quản lý thời gian là việc lên kế hoạch thực hiện mọi công việc trong một khoảng thời gian nhất định, theo một lịch trình nhất định dưới sự kiểm soát chặt chẽ của bản thân. Mục đích nhằm đảm bảo hoàn thành được nhiều việc nhất, đúng tiến độ yêu cầu và đạt chất lượng cao nhất.

Mỗi người tùy theo số lượng và tính chất công việc, cũng như điều kiện năng lực, quỹ thời gian và các nguồn lực cá nhân mà sẽ có kế hoạch quản lý thời gian khác nhau nhưng trình tự, cách thức và kỹ thuật thiết lập kế hoạch có thể sẽ giống nhau.

2- Cách quản lý thời gian có 102 của Gen Z 

Gen Z yêu thích khám phá và vận dụng công nghệ phục vụ cho cuộc sống, cũng vì vậy, những cách quản lý thời gian của thế hệ này luôn mang xu hướng thời đại, thể hiện sự tiện ích cao:

2.1 Trong học tập

Việc học của Gen Z bao gồm học trên giảng đường, tự nghiên cứu tài liệu tại nhà, làm bài tập nhóm, học thêm để bổ sung chứng chỉ… Lịch trình khá dày đặc, vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, Gen Z đã áp dụng nhiều cách thức linh hoạt:

• Ưu tiên học trực tiếp trên giảng đường vì tại đây, sinh viên Gen Z sẽ gặp trực tiếp giảng viên và tìm câu trả lời cho những thắc mắc về bài học.

• Tải tài liệu online từ thư viện mạng hoặc thư viện của trường, tiết kiệm thời gian lên thư viện trực tiếp để mượn sách

• Học nhóm và làm bài tập nhóm kết hợp hình thức Offline và Online thông qua các ứng dụng họp trực tuyến như Google Meet. Tiết kiệm thời gian di chuyển và chờ đợi nhau.

• Lựa chọn các khóa học chứng chỉ bằng hình thức trực tuyến, hoặc học hai buổi sáng chiều vào cuối tuần để dành thời gian buổi tối trong tuần ôn và làm bài tập của giảng viên.

>>> Bạn có thể xem thêm: Nhận biết người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

2.2 Trong công việc

Những nhiệm vụ trong công việc có sự biến động, phát sinh nhiều nên Gen Z thường quản lý thời gian theo cách:

• Ghi chú mọi công việc ngay khi phát sinh vào thời điểm cần thực hiện, đảm bảo không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào dù là vài tháng sau mới cần triển khai.

• Cuối tuần hoặc cuối tháng sẽ lên kế hoạch quản lý thời gian công việc cho tuần hoặc tháng sau

• Luôn thiết lập phương án dự phòng và để một khoảng trống thời gian trong kế hoạch mỗi ngày để bù đắp thời gian bị lố ở một nhiệm vụ nào đó.

• Chủ động kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch cho ngày hôm sau vào cuối ngày…

2.3 Trong cuộc sống thường nhật

Việc nước, việc nhà đều cần chu toàn, và Gen Z luôn biết cách đan xen hai nhiệm vụ này:

• Tranh thủ giờ nghỉ trưa để đặt mua thức ăn trực tuyến giao tận nhà

• Xem camera trường mẫu giáo để quan sát con trẻ khi đi học

• Làm việc “Work From Home” vừa đảm bảo tiến độ công việc, vừa coi sóc nhà cửa, con nhỏ…

3- Quản lý thời gian mang lại những lợi ích gì? 

3.1. Nhanh hơn, hiệu quả hơn

Khi có một kế hoạch quản lý thời gian cụ thể, ngoài việc thực hiện tuần tự các công việc, chúng ta còn có thể chèn một số phần việc của nhiệm vụ này vào thời gian chờ của nhiệm vụ khác. Thời gian được tận dụng hiệu quả, tốc độ hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả công việc cao hơn.

>>> Bạn có thể quan tâm: Các bước quản lý thời gian hiệu quả cho Manager

3.2. Giảm mệt mỏi, căng thẳng

Nhìn vào một danh mục đầu việc dài, bản thân sẽ rất nản và mệt mỏi. Nhưng nếu sắp xếp công việc theo một lịch trình cụ thể, bạn sẽ ước lượng được khoảng thời gian hoàn thành mỗi đầu việc, biết mình nên bắt đầu khi nào và nỗ lực để kết thúc khi nào. Từ đó, có thêm động lực hoàn thành cả khối lượng việc lớn.

3.3. Tăng quỹ thời gian cho cá nhân

Giải quyết nhanh và hiệu quả những việc quan trọng, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian dành cho bản thân như nghỉ ngơi, tập thể dục, hoặc tham gia một khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Sức khỏe tinh thần, thể chất được cải thiện đáng kể.

3.4. Tránh lãng phí thời gian

Một khi có trong tay bản kế hoạch lịch trình thực hiện chi tiết, bản thân sẽ biết rằng chỉ cần lãng phí hay trễ nải ở một giai đoạn, toàn bộ kế hoạch sẽ bị ảnh hưởng. Từ ý thức này, những thói quen lãng phí thời gian như chơi game, lướt net, xem youtube… sẽ được giảm thiểu tối đa, giúp bản thân hoàn thành nhiều mục tiêu hữu ích.

3.5. Giảm căng thẳng cho não bộ

Nếu bạn cứ để não bộ phải ghi nhớ và sắp xếp lịch trình mọi thức trong đầu, não bộ sẽ rất mệt mỏi, hao tổn chất xám, dễ nhớ trước quên sau. Bằng cách thiết lập kế hoạch quản lý thời gian ra giấy hoặc trên các ứng dụng trực tuyến, não bộ sẽ được giải phóng khỏi một phần việc nặng nhọc.

3.6. Rèn luyện tính kỷ luật

Áp dụng quản lý thời gian một cách nghiêm túc và chủ động chính là một trong những cách rèn luyện tính kỷ luật hiệu quả nhất. Thông qua thói quen này, bản thân sẽ nghiêm túc tuân thủ và hướng đến những hành động mang lại giá trị tích cực cho cuộc sống.

4- Cách phát triển thói quen quản lý thời gian 

4.1. Xác định mục tiêu ưu tiên

Để duy trì thói quen quản lý thời gian thì trước hết bạn phải cho bản thân thấy được thành công mà thói quen này mang lại vì vậy, đừng quá tham công tiếc việc. Dù biết rằng mỗi ngày bạn sẽ có hàng tá công việc mà bản thân muốn hoàn thành nhưng chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày, nếu thực hiện tất cả sẽ không kịp thời gian, hiệu quả sẽ rất thấp.

Do đó, bạn hãy chọn cho mình mục tiêu quản lý thời gian ưu tiên bằng những việc cần làm và bắt buộc phải hoàn thành, còn những việc muốn làm thì có thể bổ sung khi còn thời gian hoặc chuyển sang một thời điểm khác.

>>> Quan tâm thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng

4.2. Dự tính thời gian hoàn thành mỗi đầu việc

Với mỗi phần việc cần thực hiện, bằng kinh nghiệm từ bản thân và mọi người xung quanh, bạn nên dự tính khoảng thời gian khả thi để hoàn thành. Nên cho dư dả thêm ít nhất 5 - 10 phút để dự trù những tình huống phát sinh, tránh ảnh hưởng đến tiến độ những công việc tiếp theo.

4.3. Lên kế hoạch dự phòng

Kế hoạch quản lý thời gian chỉ là dự tính, còn thực tế sẽ có những phát sinh cần điều chỉnh linh hoạt. Muốn ứng phó nhanh, khi thiết lập lịch trình, bạn nên có một số kế hoạch dự phòng rủi ro. Chẳng hạn như:

• Chuẩn bị file copy lưu trữ lên Cloud, phòng khi tài liệu in giấy bị mưa làm ướt hay bị thất lạc.

• Lưu sẵn điện thoại của nhiều nhà cung cấp có cùng nguồn hàng để bổ sung kịp thời nếu nhà cung cấp chính gặp trục trặc.

Càng dự phòng tốt, quá trình triển khai quản lý thời gian càng đảm bảo tiến độ và chất lượng hoàn thành. Bản thân càng thêm yêu thích và tự tin gắn kết với thói quen tích cực này.

4.4. Đánh giá thời điểm có năng lượng tốt nhất

Mỗi cá nhân sẽ có đồng hồ sinh học khác nhau, có người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người sau khi ăn tối, có người lại là lúc khuya trong không gian yên tĩnh. Bạn cần xem xét “khung giờ vàng” của bản thân là khi nào để sắp xếp việc khó, việc cần sự tập trung cao, hoặc nhiều việc dễ vào thời điểm đó. Như vậy sẽ tiết kiệm một lượng thời gian suy luận, cân nhắc, đảm bảo tiến độ hoàn thành nhiều đầu việc.

5- Các ứng dụng quản lý thời gian hữu hiệu 

5.1. Ứng dụng Color Note

Color Note là một ứng dụng hỗ trợ ghi chú lịch trình làm việc với nhiều tính năng hữu ích như

• Ghi âm, nhắc nhở, báo thức

• Chuyển ghi chú lên màn hình chính, mở máy là nhìn thấy ngay

• Ghi chú theo ngày trên lịch, hệ thống tự động nhắc nhở trước ngày được ấn định…

Các thức sử dụng đơn giản, màu sắc ghi chú bắt mắt, tính năng phù hợp nhiều mục đích sử dụng nên thích hợp cho cả học sinh, người đi làm và người lớn tuổi.

5.2. Ứng dụng Microsoft To-Do

Sử dụng Microsoft To – Do, bạn thỏa thích ghi chú từ công việc trong ngày đến những công việc kéo dài nhiều ngày. Ứng dụng cho phép theo dõi tiến độ, ghi chú hạn chót để hệ thống nhắc nhở bạn khi đến hạn.

Bạn có thể lựa chọn màu sắc cho từng danh sách chủ đề mà mình cần quản lý thời gian, tạo điểm nhấn theo mức độ quan trọng, cấp bách để bản thân dễ nhận biết. Microsoft To-Do thiết kế trực quan, dễ sử dụng, phù hợp mọi yêu cầu cá nhân.

5.3. Ứng dụng Tick Tick

Thiết kế Tick Tick đơn giản, dễ sử dụng, lại được cung cấp miễn phí. Người dùng sẽ được cung cấp nhiều tính năng như:

• Lên danh sách công việc

• Xóa đánh dấu công việc sau khi hoàn thành

• Chia sẻ danh sách nhiệm vụ của bản thân lên mạng xã hội…

Lịch trình của bạn sẽ được thể hiện đầy đủ với những ghi chú riêng cho từng phần việc, dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ.

5.4. Ứng dụng Trello

Nếu bạn tìm ứng dụng quản lý thời gian cho bản thân và cho đội nhóm của mình thì Trello sẽ là một gợi ý phù hợp. Ngoài việc sắp xếp lịch trình cho công việc cá nhân, bạn còn có thể theo dõi tiến độ phần việc của đồng đội để tiếp nối phần việc của mình, hoặc nhắc nhở họ nếu có dấu hiệu trễ tiến độ.

Thông qua ứng dụng này, từng cá nhân biết mình cần làm gì, trách nhiệm ra sao, nhiệm vụ hoàn thành vào thời điểm nào. Về phần người quản lý cũng nhờ những lưu trữ từ ứng dụng Trello mà biết được tiến độ hoàn thành công việc của từng thành viên, khen thưởng / phê bình / đánh giá KPI công bằng.

“Thời gian là vàng bạc” câu nói này luôn nhắc nhở chúng ta không được lãng phí thời gian một cách vô ích. Cách quản lý thời gian hiệu quả của Gen Z đã được áp dụng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, tính hiệu quả đã được khẳng định. Đây là những cách thức quản lý hiện đại, giúp tiết kiệm lượng lớn thời gian, chi phí, công sức, giá trị sử dụng cao nên quân sư TalentBold luôn khuyến khích mọi người cùng thực hiện.

 

-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Nguồn ảnh: internet