maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
Nghệ thuật quản lý

Quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

Quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

Nhân sự là tài sản vô giá của doanh nghiệp. Vì vậy những chính sách khích lệ, giữ chân nhân tài luôn được chú trọng, nhưng để làm tốt thì cần sự minh bạch, sát sao mới phát huy tác dụng mạnh mẽ. Muốn vậy, công tác quản lý thông tin nhân sự phải được thiết lập sớm và duy trì hoạt động ổn định liên tục. Quy mô nhân sự càng lớn, quản lý thông tin nhân sự càng khó khăn hơn. Nhưng 500 anh em đừng lo lắng, “khó” đâu có nghĩa là “không thể”, nhất là khi quân sư TalentBold đang kề vai sát cánh cùng anh em.

Tuyển dụng việc làm TalentBold

Vai trò của quản lý thông tin nhân sự 

Tầm quan trọng của nhiệm vụ quản lý thông tin nhân sự từ lâu đã được đề cao, nhất là trong thời đại cạnh tranh nhân lực hiện nay, những vai trò nòng cốt càng thể hiện rõ nét hơn trong việc:

  • Phản ánh toàn diện tiềm lực nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm cả số lượng và chất lượng nhân sự.

  • Hỗ trợ công tác xây dựng chiến lược phát triển nhân lực tương lai nhờ nguồn dữ liệu lưu trữ từ quá khứ đến hiện tại.

  • Phân bổ chính sách quản lý nhân lực thông qua việc gắn kết cùng các hệ thống khác như hệ thống kế toán tài chính, hệ thống sản xuất …

Vai trò của quản lý thông tin nhân sự
>>>> Xem thêm: Mẫu quản lý và lưu trữ dữ liệu ứng viên

Nội dung quản lý thông tin nhân sự quan trọng

Nội dung quản lý cần có sự linh hoạt tùy biến theo yêu cầu phát triển nhân lực của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chưa thực sự hài lòng về những tiêu chí quản lý mà mình đang áp dụng. Chính vì vậy, quân sư TalentBold tập hợp ngay đây những tiêu chí thiết thực nhất, cần kíp nhất và đặc biệt, mang lại hiệu quả quản lý thông tin nhân sự cao nhất cho mọi ngành nghề

cách quản lý thông tin nhân sự như thế nào?

Tổng hợp phương pháp quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

Nói về cách quản lý thông tin nhân sự nhanh và hiệu quả thì phương thức thủ công ngày trước đã không còn phù hợp, ngay cả với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Hiện tại, có hai cách quản lý được đánh giá cao, mỗi cách đều có những ưu nhược điểm riêng. Cụ thế thế nào, quân sư TalentBold chia sẻ luôn với anh em đây, để anh em thuận lợi cân nhắc lựa chọn cho doanh nghiệp mình, khỏi phải áp dụng rồi không phù hợp, lại chuyển cách khác, tốn tiền, tốn thời gian của anh em.

Phương pháp thứ nhất là quản lý thông tin nhân viên bằng file excel

File quản lý thông tin nhân sự bằng excel thường do doanh nghiệp tự thiết kế. Thứ tự, nội dung và cách phân bổ thông tin đều do nội bộ doanh nghiệp quyết định, thấy hợp mắt, hợp yêu cầu là triển nội dung thôi. Cấu trúc file excel ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, nhưng xét về tổng thể nội dung thì khá tương đồng vì luôn chứa những thông tin :  mã nhân viên, thông tin cá nhân, nơi làm việc, chức vụ, vị trí, trình độ học vấn, hồ sơ nhân sự, mức lương thưởng phụ cấp, thành tích, giải thưởng…

Ưu điểm

  • Quản lý bằng file excel là miễn phí, không tốn tiền các bạn à. Vì toàn nhân viên trong doanh nghiệp tự mày mò thiết kế, sản phẩm đó mặc nhiên thuộc về doanh nghiệp, không phải trả tiền tác quyền gì cả.

  • Thứ hai là khả năng nhập liệu dễ dàng, thay đổi, thêm bớt cột… cũng đơn giản.

  • Đối chiếu dữ liệu dễ dàng, khối lượng dữ liệu cũng lớn, xuất file hoặc trích lọc thuận lợi.

  • Excel cũng hỗ trợ biểu mẫu báo cáo đa dạng, cho thấy rõ tỷ lệ đánh giá nhân sự theo nhiều tiêu chí.

Khó khăn khi quản lý thông tin nhân sự thủ công
>>>> Có thể bạn quan tâmPhần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access

Nhược điểm

  • Mất nhiều thời gian để di chuyển giữa các sheet khi cần thu thập theo nhiều nhóm tiêu chí khác nhau

  • File excel không được bảo mật cao, nên dễ bị nhiễm virus làm mất dữ liệu, hoặc bị ai đó sửa thông tin, lấy cắp thông tin.

  • Excel hoạt động riêng lẻ, không tự động tích hợp dữ liệu từ các nguồn quản lý thông tin nhân sự khác như máy chấm công chẳng hạn.

  • Thao tác trên excel đều bằng cách thủ công, tự nhập tay nên sai sót là khó tránh, vì vậy khi đánh giá nhân sự cũng bị sai sót theo.

  • Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô nhân sự lên vài trăm đến hàng nghìn người thì thật sự rất khó quản lý thông tin nhân sự bằng excel.

Phương pháp thứ hai là sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự được lập trình từ các công ty phần mềm chuyên nghiệp. Trước khi thiết kế, bên công ty lập trình đã nghiên cứu rất kỹ đặc thù quản lý thông tin nhân sự, do vậy, ngoài việc sở hữu công nghệ quản trị dữ liệu hiện đại, phần mềm còn mang đến thiết kế, cấu hình và nhiều tính năng quản lý nhân sự được sắp xếp khoa học, liên kết dữ liệu thông minh, đảm bảo hoạt động quản lý thông tin nhân sự hiệu quả hơn cả những gì doanh nghiệp kỳ vọng.

Ưu điểm

  • Tiết kiệm chi phí quản lý thông tin nhân sự thông qua việc giảm chi tiêu về nhân lực vận hành phần mềm, liên kết tự động công việc chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ trên cùng một phần mềm.

  • Mọi thông tin về từng nhân sự đều có thể truy xuất trong vòng 1 nốt nhạc chỉ với vài thao tác trên công cụ tìm kiếm được tích hợp sẵn.

  • Hỗ trợ việc quản lý thời gian làm việc nhân sự hiệu quả nhờ khả năng gắn kết, cân đối thời gian giữa các nhân viên, giữa các ca, đảm bảo không trùng nhau.

  • Cho phép người quản lý theo dõi, truy xuất dữ liệu thông qua mạng trực tuyến, không phải vào văn phòng mất thời gian.

  • Hệ thống bảo mật cơ sở dữ liệu được tối ưu hóa bằng công nghệ SSL, tường lửa, cùng chính sách bảo mật nghiêm ngặt, chỉ những người được phép truy cập mới có thể vào hệ thống.

  • Phần mềm còn hỗ trợ trao đổi trực tuyến giữa các phòng ban, quản lý có liên quan trong công tác quản lý thông tin nhân sự. Điều này hỗ trợ rất nhiều về mặt thời gian và sự tiện lợi khi doanh nghiệp Work From Home.

Tối ưu khi quản lý thông tin nhân sự bằng phần mềm

Nhược điểm

  • Doanh nghiệp sẽ phải trả một mức phí để mua và duy trì gói phần mềm hằng năm. Phía công ty lập trình sẽ chịu trách nhiệm cập nhật tính năng liên tục cho doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống hoạt động tối ưu ở mọi thời điểm.

  • Nếu doanh nghiệp của bạn chưa muốn trả phí thì vẫn có những ohần mềm phiên bản miễn phí. Nhưng bù lại sẽ có một số nhược điểm:

    • Không đủ các chức năng mà doanh nghiệp mong muốn, tuy nhiên với quy mô vừa và nhỏ, không đòi hỏi nhiều tính năng, doanh nghiệp có thể khai thác hiệu quả phần mềm miễn phí này, khi nào mở rộng quy mô thì trả phí sau.

    • Tính năng bảo mật không được tối ưu vì không được các công ty lập trình bảo hành nên dữ liệu có thể bị mất hoặc bị đánh cắp.

Xu hướng quản lý thông tin nhân sự hiện nay chuộng phương pháp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hơn. Hầu hết các nước phương Tây đều đã áp dụng triệt để, tại Việt Nam, số lượng doanh nghiệp lựa chọn tăng cực nhanh. Không phải vì cách này mới, áp dụng xu hướng công nghệ mà quân sư TalentBold nói hay đâu. Thực tế, những nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự đều nằm ở mặt chi phí, trong khi ưu điểm lại bao trùm mọi khía cạnh khác. Trăm hay không bằng một nói, trăm nói không bằng một thử, anh em cứ lựa chọn phần mềm trong nước giá rẻ cũng được, đừng có mà tự hỏi “sao đến giờ mình mới áp dụng phương pháp này?” nhé !

Bạn nên tham khảo: Quản trị tuyển dụng là gì?
------------------------------------------------

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội


talentbold

Talentbold

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng