Quy trình Onboarding cho nhân viên mới

Tất cả mọi nhân viên mới khi vừa bước vào doanh nghiệp đều sẽ tham gia quy trình onboarding. Đây là một quy trình quan trọng nhưng nhiều tâm thư gửi đến quân sư TalentBold thể hiện sự trăn trở về những điều doanh nghiệp cần biết về quy trình onboarding cho nhân viên mới cụ thể là gì, cần chú trọng điều gì… Thực tế, doanh nghiệp chưa thật sự rõ mà chỉ thực hiện theo phong trào hoặc lặp lại những gì người trước đã làm. Hôm nay, bạn đã đến với TalentBold thì nỗi trăn trở này sẽ hoàn toàn được giải quyết,bí kíp nằm ngay trong bài viết dưới đây.

MỤC LỤC
1 - Tất tần tật khái niệm, mục tiêu và vai trò của Onboarding
2 - Trình tự triển khai quy trình Onboarding hiệu quả nhất hiện nay

1 - Tất tần tật khái niệm, mục tiêu và vai trò của Onboarding 

Hiểu đơn giản, Onboarding nghĩa là nhập môn, giống như khi ta chuẩn bị học một môn học mới đều sẽ có một bài mở đầu sơ lược về toàn bộ nội dung môn học. Onboarding cho nhân viên mới cũng vậy, đó là quy trình đào tạo giúp nhân viên mới tiếp xúc, làm quen, tiến đến hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp, thấu hiểu nghiệp vụ chuyên môn tương thích và tránh sự bỡ ngỡ khi tiếp cận công việc thực tế.

Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc càng nhanh càng tốt, vì khi đó, nhân viên tự tin, nhiệt huyết cống hiến, còn doanh nghiệp cũng an tâm về hiệu quả hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên mới tuyển. Nói chung, cả nhà đều vui, đều có lợi khi onboarding thực hiện hiệu quả.

Vai trò của onboarding cho nhân viên mới luôn được đề cao trong các chuyên đề thảo luận về nhân sự mà quân sư TalentBold được may mắn tham gia. Dù là thời ông bà xưa, hay thời đại công nghệ phát triển đến sao hỏa đi chăng nữa, thì quy trình onboarding luôn giúp doanh nghiệp :

Thứ nhất là tiết kiệm tiền, thông qua tiết kiệm chi phí hoạt động đào tạo

Onboarding hiệu quả giống như có người thầy dạy giỏi vậy. « Thầy dạy giỏi, trò học giỏi » nên nhân viên mới tiếp cận công việc đúng chuẩn, đúng yêu cầu, hiểu rõ chính xác những gì mình cần thực hiện. Vì vậy, thời gian làm quen công việc rất nhanh, tiết kiệm chi phí đào tạo và tái đào tạo.


>>> Nhân viên mới và bí quyết hòa nhập nhanh, thành công

Thứ hai là hiệu quả đối với nhân viên về mặt tâm lý

Dù cùng làm một vị trí công việc giống với nơi làm cũ, nhưng doanh nghiệp mới sẽ có lượng khách hàng khác, yêu cầu khác, đồng nghiệp không biết dễ gần không, Sếp có khó không, công việc có quá áp lực không… Đủ mọi nỗi lo tâm lý khiến nhân viên mới dễ bị stress. Onboarding sẽ giúp nhân viên loại bỏ những tiêu cực tâm lý, mang đến cảm giác thân thiện và an tâm khi làm việc.

Thứ ba là khắc phục tình trạng nhân viên sốc, chán, bỏ việc giữa chừng

Mọi sự khởi đầu đều sẽ có va vấp, sai sót, nhân viên rất cần sự hướng dẫn, cảm thông và hỗ trợ từ đội ngũ đào tạo onboarding. Chính quy trình này sẽ giúp nhân viên an tâm cống hiến, củng cố lòng tin và gắn bó lâu dài cùng tổ chức.

2 - Trình tự triển khai quy trình Onboarding hiệu quả nhất hiện nay 

Quy trình onboarding luôn có sự khác biệt, bởi lẽ, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể khác nhau với hàng loạt nét đặc trưng về ngành nghề, quy mô tuyển dụng, văn hóa, giá trị cốt lõi… Tuy nhiên sự khác nhau đều dựa trên những nền tảng thống nhất, ví như cùng một đoạn đường nhưng phương tiện di chuyển khác nhau bằng xe đạp, xe máy hoặc xe hơi. Và bài viết hôm nay, quân sư sẽ đề cập đến nền tảng thống nhất (ví như « đoạn đường » trong ví dụ) để mỗi doanh nghiệp sẽ dựa trên năng lực cụ thể của chính mình hình thành quy trình onboard (chọn loại phương tiện di chuyển) phù hợp nhất.


>>>> Xem thêm: Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

Đầu tiên, phòng nhân sự cần giới thiệu nhân viên mới với toàn phòng ban

Thông báo qua email hoặc nói trực tiếp cũng được. Công việc này nên thực hiện 01 ngày trước khi nhân viên mới đến nhận việc để nhân viên mới nhận  được sự chào đón tốt nhất vào ngày hôm sau. Điều này sẽ giúp người mới không cảm thấy lạc lõng, buồn tủi khi đến một môi trường làm việc mới.

Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ công việc

Có bạn đã chia sẻ với TalentBold về ngày đầu đến nhận việc, bàn đầy bụi, máy vi tính thiếu dây nối, bút viết không có… bạn ấy phải tự lấy khăn giấy lau bàn tạm, tự liên hệ mấy bạn khác để có giấy A4… Sau 03 ngày, có nơi khác thông báo bạn ấy trúng tuyển, không phải suy nghĩ nhiều, bạn quyết định ngưng thử việc và chuyển sang nơi mới luôn. Onboarding nơi mới rất tốt và bạn đã làm ở đó được 2 năm rồi.

Cung cấp quyền tìm kiếm thông tin cho nhân viên mới

Nhân viên mới cần được tôn trọng và cư xử như một thành viên của doanh nghiệp. Do đó, những tài liệu, phần mềm liên quan đến nghiệp vụ công việc, nhân viên mới nên được cấp quyền truy cập ở mức độ cơ bản. Như vậy, doanh nghiệp vẫn an tâm về những bí mật kinh doanh.

Trực tiếp giới thiệu với các nhân sự, phòng ban khác

Tốt nhất là trưởng phòng nên làm việc này. Mặc dù nhân viên phòng ban đã được biết về người mới nhưng người mới thì chưa biết hết mọi người. Vì vậy, trong giờ nghỉ trưa hoặc gần hết giờ làm việc ngày đầu tiên, trưởng phòng hay cho mọi người làm quen và biết tên, chức vụ của nhau. Nếu cần thiết, bạn nên giới thiệu người mới với những phòng ban liên quan để trao đổi công việc sau này thuận lợi hơn.


>>> Tham khảo: Tìm hiểu chi tiết HRM là gì?

Cung cấp thời gian đào tạo nhân viên mới

Nhiều doanh nghiệp thực hiện đào tạo theo lớp học hẳn hoi, thì thời gian onboarding được xác định cụ thể rồi. Nhưng một số nơi sẽ cung cấp tài liệu, hướng dẫn quy trình và để nhân viên mới tự khám phá, tự sắp xếp không gian, tài liệu, quy trình làm việc… theo ý mình. Với cách đào tạo này, người phụ trách cần chú ý dành thời gian trao đổi với nhân viên sau giờ làm việc hoặc cuối tuần để nhân viên mới có thể giải tỏa những vướng mắc.

Đánh giá hiệu quả onboarding

Sau nửa chặng đường thử việc, phòng nhân sự hoặc người phụ trách onboarding cần đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mới, xem liệu những gì trong quy trình onboarding có được ứng dụng hiệu quả không, cần điều chỉnh điều gì ở quy trình hay ở nhân viên không.

Lưu ý khi thực hiện quy trình onboarding, doanh nghiệp cần áp dụng linh hoạt, bởi lẽ, cái gì quá cũng không tốt:

- Khắt khe quá nhân viên sẽ dễ nản, sợ việc rồi bỏ luôn.

- Hời hợt quá nhân viên sẽ không xác định đúng những gì mình cần thực hiện

- Vô tâm quá sẽ khiến nhân viên lạc lõng trong tập thể, thiếu sự gắn kết với mọi người.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu mail chào mừng nhân viên mới

Onboarding là chiếc cầu nối quan trọng giữa nhân viên mới và doanh nghiệp tuyển dụng. Một quy trình onboarding chuẩn cho phép doanh nghiệp áp dụng lâu dài cho nhiều thế hệ nhân viên, bởi lẽ, toàn quy trình được xây dựng dựa trên văn hóa lâu dài, giá trị cốt lõi trường tồn tạo nên nét riêng cho thành công của tổ chức. Những điều doanh nghiệp cần biết về quy trình onboarding cho nhân viên mới đã được TalentBold chia sẻ đầy đủ trong bài viết trên. Đừng ngại ngần đặt câu hỏi cho quân sư nếu bạn muốn khai thác sâu hơn khía cạnh nào trong bài viết này, chúng tôi luôn ở đây vì các bạn !

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

 

•  

• nhân viên mới
• quy trình onboarding
• thư chào mừng nhân viên mới