Quản lý kho là công việc quan trọng trong mọi ngành kinh doanh sản xuất. Khi nhu cầu lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho càng lớn, càng đa dạng thì việc tìm hiểu và áp dụng quy trình quản lý kho hàng logistics chuẩn nhất luôn là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị. Hiểu được thách thức này, hôm nay quân sư TalentBold sẽ tiếp tục đồng hành cùng quý doanh nghiệp khám phá những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả, áp dụng khả thi và tiết kiệm trong mọi ngành hàng.
MỤC LỤC
1- Quản lý kho hàng logistics là gì?
2- Quy trình quản lý kho chuẩn
2.1. Nhập kho
2.2. Lưu kho
2.3. Lấy hàng
2.4. Đóng gói và xuất kho
2.5. Hoàn trả hàng
2.6. Kiểm kê hàng hóa
2.7. Báo cáo thống kê định kỳ
3- Quản lý kho cần lưu ý những gì?
1- Quản lý kho hàng logistics là gì?
Kho là nơi dùng để lưu trữ, bảo quản, cất giữ đa dạng nhiều loại hàng hóa và nguyên vật liệu sản xuất. Việc sử dụng kho lưu trữ giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn nguyên liệu sản xuất, cũng như an tâm về chất lượng thành phẩm trước khi đến tay người tiêu dùng.
Quản lý kho hàng (Warehouse Management) là hoạt động bảo quản, kiểm soát, cập nhật tình hình và tình trạng hàng hóa trong kho nhanh, chuẩn và chính xác. Trong logistics (hậu cần/ tiếp vận), công tác quản lý kho hàng logistics càng đặc biệt quan trọng hơn vì logistics coi đây không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là mắt xích quan trọng trong quá trình quản lý, phân phối sản phẩm của toàn chuỗi cung ứng.
Công tác quản trị kho hàng logistics càng hiệu quả, doanh nghiệp càng :
-
Tiết kiệm chi phí lưu thông trong các mắt xích liên quan đến kho vận
-
Kiểm soát chi phí nguyên liệu đầu vào hiệu quả
-
Đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và cung ứng
-
Giảm thiệt hại hư hỏng hàng hóa
-
Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho.
2- Quy trình quản lý kho chuẩn
Quy trình quản lý kho hàng Logistics cũng bao gồm 07 bước chuẩn hóa, được tiến hành tuần tự vừa tiết kiệm chi phí quản lý kho, vừa tối ưu không gian lưu trữ trong kho :
2.1. Nhập kho
Đây là bước đầu tiên trong toàn bộ quy trình quản lý kho chuẩn nhất. Một quy trình nhập kho đạt chuẩn cần đảm bảo nhận đúng mặt hàng, đúng số lượng, đúng thời điểm. Bởi lẽ, nếu không thực hiện đúng chuẩn sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy :
-
Mặt hàng nhập kho không đạt chuẩn sẽ chiếm không gian kho, sản phẩm sau này sẽ khó sàng lọc, dễ xảy ra sai sót khi đến tay khách hàng
-
Số lượng không đúng phía quản lý kho sẽ bị động vì không sắp xếp kịp không gian lưu trữ, xáo trộn kế hoạch lưu kho những dòng sản phẩm khác.
-
Thời điểm không đúng sẽ không có người phụ trách kiểm kê nhập kho, hoặc không có không gian trống phù hợp tính chất mặt hàng để đưa hàng vào kho.
2.2. Lưu kho
Sau khi hoàn tất giai đoạn kiểm đếm, kiểm tra chất lượng, nhân sự quản lý kho sẽ tiến hành bước lưu kho thông qua việc sắp xếp, bố trí hàng hóa khoa học, hợp lý và an toàn nhất. Việc lưu kho càng khoa học thì công tác tìm kiểm, kiểm kê sau này sẽ diễn ra rất thuận lợi. Bên cạnh đó, hàng hóa được bố trí không gian thích hợp sẽ giữ được độ bền và độ an toàn cao cho cả hàng hóa và nhân sự tác nghiệp trong kho. Bởi vậy, bước này mà triển khai không tốt, toàn bộ hệ thống kho sẽ rất dễ gặp sự cố trong công tác quản lý.
2.3. Lấy hàng
Khi có đơn hàng cần giao, nhân viên phụ trách sẽ đến kho lấy hàng. Nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu đơn hàng bao gồm nhiều mặt hàng ở nhiều vị trí khác nhau, mà mỗi ngày phải hoàn thành lên đến hàng trăm đơn hàng như vậy thì thời gian để tìm kiếm là một, thời gian thu thập đủ lượng hàng theo đơn là hai sẽ chiếm lượng thời gian đáng kể cho đội ngũ nhân sự bộ phận này. Ngược lại nếu làm tốt quy trình lấy hàng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 55% tổng chi phí vận hành kho, một khoản phí cực lớn.
2.4. Đóng gói và xuất kho
Sản phẩm sẽ được đóng gói theo đơn hàng để thuận tiện cho việc giao hàng. Tuy nhiên mỗi dòng sản phẩm sẽ có những tiêu chuẩn đóng gói riêng, ví dụ hàng dễ vỡ cần chèn lót kỹ, hàng thực phẩm cần bao bì đóng gói an toàn sức khỏe, hàng lỏng cần đặt đúng chiều để không lo bị chảy khi di chuyển... Nếu có sai sót gì, khách hàng có thể sẽ hoàn trả hàng, kèm theo là sự phàn nàn về dịch vụ, tệ hơn có thể mất khách hàng mà đội Sales rất khó khăn mới tìm được.
Quy trình đóng gói cần kết hợp quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng hàng, cân đối số lượng khớp từng ngày. Cung cấp dữ liệu tính toán bổ sung lượng hàng bù đắp với số lượng và thời điểm hợp lý nhất. Cân đối trùng khớp số liệu cũng là một thách thức cho những quy mô kho lớn, nhập và xuất kho tần suất cao liên tục mỗi ngày.
2.5. Hoàn trả hàng
Dù không mong đợi nhưng thực tế vẫn diễn ra, tình huống khách hàng không hài lòng và yêu cầu hoàn trả hàng về kho nhà sản xuất không còn lạ lẫm nữa. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định hoàn trả hàng khác nhau tùy theo mặt hàng, theo tình trạng mở tem niêm phong, theo mức độ sai lệch của hàng hóa... Không phải khách hàng muốn trả là doanh nghiệp sẽ nhận lại bất chấp, mà cần tuân thủ đúng quy định, không thiệt hại cho khách hàng và cũng không bất lợi cho doanh nghiệp.
Hàng hóa sau khi được trả về cũng sẽ có những quy định xử lý khác nhau, hoặc là nhập lại kho, sửa chữa, tiêu hủy hay vận chuyển trả về nhà sản xuất. Bộ phận tài vụ sẽ liên kết chặt chẽ với bên quản lý kho để khấu trừ đầy đủ doanh thu, lợi nhuận, thiệt hại tài chính từ những đơn hàng hoàn trả.
2.6. Kiểm kê hàng hóa
Mục đích của việc kiểm hàng là nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và chuẩn xác trong toàn bộ quy trình tiếp nhận và cung ứng. Công tác này cần được tiến hàng liên tục mỗi ngày hoặc hằng tuần, đừng vì bận rộn mà đợi cả năm mới tiến hành hoặc tới khi chênh lệch quá lớn mới lôi lạc hàng núi giấy tờ xuất nhập kho để tìm kiếm nguyên nhân thì phải tốn rất nhiều nhân lực và thời gian, thiệt hại khó khắc phục hoàn toàn, mà quy trình vận hành kho trong thời gian tiếp theo cũng bị ảnh hưởng chất lượng ít nhiều.
2.7. Báo cáo thống kê định kỳ
Mỗi tiêu chí nhiệm vụ sẽ có một loại báo cáo tương ứng, như sổ kho, báo cáo kho từng chi nhánh, báo cáo biến động xuất nhập kho, báo cáo kiểm hàng... Càng muốn theo sát chất lượng quản lý kho hàng logistics thì số lượng báo cáo càng phải nhiều để tương thích mọi tiêu chí, tần suất thực hiện báo cáo phải nhanh để kịp xử lý những biến động, dữ liệu thiết lập báo cáo phải chuẩn xác để đảm bảo giá trị mà kết quả báo cáo mang lại cho công tác quản lý kho.
3- Quản lý kho cần lưu ý những gì?
Nâng cao chất lượng quản lý kho hàng logistics cũng chính là nâng cao chất lượng vận hành toàn chuỗi cung ứng. Từ những bài học kinh nghiệm cũng như sự cải thiện từ công tác quản lý kho của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, dưới đây là những lưu ý quan trọng, mang đến những gợi mở giải pháp quản lý kho hiệu quả mà mà mỗi doanh nghiệp chắc chắn sẽ cần đến:
3.1. Thống nhất quy chuẩn làm việc với đối tác
Không gian kho có giới hạn, trong khi nhu cầu lưu ngày một lớn. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần thống nhất với phía đối tác cung cấp về các quy chuẩn đóng gói, bao gồm kích thước, khối lượng thùng hàng, số lượng sản phẩm tối đa mỗi thùng, nội dung thông tin hàng hóa cần thể hiện trên mặt thùng...
Thời gian giao hàng cũng cần thông báo trước ít nhất vài ngày để kho sắp xếp không gian, tránh tình trạng để đại, để tạm, không đúng chuẩn, hư hỏng hàng hóa doanh nghiệp phải chịu. Qu á trình nhận hàng, người giao phải có phiếu xuất kho của phía đối tác cung cấp, nhân viên kho doanh nghiệp sẽ tiến hành đối chiếu so với hợp đồng cung cấp, kiểm đếm số lượng, đánh giá chất lượng, niêm phong, chuyển hàng vào kho và ký xác nhận cho người bàn giao, giữ lại một liên phiếu xác nhận.
Trường hợp hàng không đạt yêu cầu như thỏa thuận sẽ phải tiến hành công tác xác minh, đối chiếu, chụp hình làm bằng chứng, cùng biên bản hoàn trả hàng và chuyển cho phòng pháp lý để tiến hành đòi bồi thường thiệt hại nếu phát sinh.
3.2. Sắp xếp không gian lưu trữ khoa học
Mỗi dòng sản phẩm nên bố trí một khu vực lưu trữ chung, vừa tiện việc kiểm tra, vừa tiện công tác lấy hàng, mà cũng an tâm về chất lượng môi trường bảo quản đồng nhất. Thông thường hàng nhẹ, giá trị thấp sẽ được bố trí xếp lên kệ trên cao, hàng nặng / dễ vỡ/ giá trị cao sẽ bố trí dưới thấp. Đánh số vị trí không gian lưu kho chi tiết theo khu, theo hàng, theo cột, theo thứ tự kệ từ dưới lên trên. Làm việc khoa học ngay từ đầu, chất lượng và hiệu suất lưu trữ sẽ vô cùng lớn.
3.3. Cải tiến cách thức lấy hàng
Để không phải mất thời gian cũng như chí phí quản lý kho trong khâu lấy hàng thì quy mô kho nhỏ, doanh nghiệp có thể lấy hàng theo đơn, nghĩa là phân chia mỗi nhân lực quản lý một lượng đơn hàng nhất định để họ tự thu gom hàng. Còn quy mô kho lớn, nhiều dòng sản phẩm thì nên lấy hàng theo cụm, nghĩa là bộ phận lấy hàng sẽ tổng hợp những mặt hàng giống nhau từ nhiều đơn hàng để lấy cùng lúc, sau đó về nơi tập kết và phân chia lại theo giỏ đơn hàng.
3.4. Ứng dụng công nghệ quản lý kho tiên tiến
Cải tiến quy trình, thống nhất quy chuẩn nhưng với mật độ làm việc dày đặc, sự chỉnh chu trong từng nghiệp vụ rất khó đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất. Đó là lý do rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Toàn bộ thông tin dữ liệu liên quan đến
-
Từng biến động lưu trữ bảo quản hàng hóa
-
Ký hiệu vị trí lưu kho từng dòng hàng, kèm theo yêu cầu đặc thù về nhiệt độ, độ ẩm, trọng lượng, giá trị...
-
Các văn bản xuất nhập kho, hoàn trả hàng... kèm theo bản scan lưu trữ biên bản ký nhận
-
Biểu mẫu báo cáo đa dạng theo tiêu chí tùy chọn, hoàn thành báo cáo ngày/ tuần/ tháng/năm chuẩn xác trong vòng vài phút…
đều được sắp xếp khoa học và lưu trữ đồng bộ trên phần mềm. Khi cần thông tin nội dung gì, chỉ vài thao tác trích xuất đơn giản là tất cả thông tin đã hiển thị, cực kỳ tiết kiệm thời gian, công sức, lại rất chuẩn xác. Người quản lý kho ngoài việc có thể chủ động theo sát quy trình quản lý kho hàng logistics 24/7, còn có thể phân quyền cho nhân viên truy cập dựa trên chức năng nhiệm vụ từng người, không lo lộ thông tin mật, mà hệ thống vẫn vận hành thông suốt.
Quản lý kho là công tác chắc chắn không thể thiếu, nhất là trong các ngành sản xuất kinh doanh hàng hóa, vì vậy, áp dụng quy trình quản lý kho hàng logistics chuẩn nhất là yếu tố tuyệt đối “cần” . Để tối ưu quy trình, duy trì lợi thế cạnh tranh tốt cho chuỗi cung ứng thì hãy tin tưởng lời khuyên của quân sư TalentBold, áp dụng yếu tố “đủ” từ một trong các phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Công tác quản lý kho sẽ không còn là gánh nặng hay sự lo lắng thiếu chu toàn trong tổ chức nữa.
------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
