Quy trình tuyển dụng có mấy bước? Thời gian như thế nào?

Yếu tố con người luôn là điều kiện tiên quyết cho mọi thành công của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quy trình tuyển dụng luôn được chú trọng đầu tư nghiêm túc và sở hữu những tiêu chuẩn khắt khe. Bằng kinh nghiệm thực tiễn lâu năm trong lĩnh vực tư vấn tuyển dụng nhân lực, TalentBold nhận thấy trước khi đủ năng lực để thiết lập một quy trình tuyển dụng riêng, mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ các bước quy trình tuyển dụng và xác định thời gian thực hiện.

I. Quy trình tuyển dụng có mấy bước

Quy trình tuyển dụng ngày nay đã không còn thực hiện thủ công như trước, xu hướng ứng dụng phần mềm tuyển dụng vào công tác chiêu mộ nhân tài đã và đang được áp dụng mạnh mẽ tại Việt Nam. Chất lượng tuyển dụng được nâng cao rõ rệt với đầy đủ các bước thực hiện, bao gồm :

1. Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ phòng ban chuyên môn

Các phòng ban chuyên môn sẽ đề xuất tuyển dụng bổ sung nhân lực theo yêu cầu công việc thực tế và gửi về phòng nhân sự. Từ đây, ban lãnh đạo sẽ xem xét và quyết định phê duyệt, điều chỉnh hoặc từ chối yêu cầu bổ sung nhân lực.

Nếu được phê duyệt, yêu cầu này sẽ gửi đến phòng tuyển dụng để lên kế hoạch triển khai quy trình tuyển dụng.

2. Lựa chọn các nguồn ứng viên phù hợp

Tùy vào vị trí, cấp bậc, trình độ chuyên môn, khu vực thiếu nhân sự… mà phòng tuyển dụng sẽ lựa chọn những nguồn cung cấp ứng viên phù hợp, đó có thể là:

• Trang tuyển dụng của riêng doanh nghiệp

• Trang tuyển dụng trực tuyến nổi tiếng như Vietnamworks, Careerbuilder, HRchannels, TalentBold…

• Các diễn đàn tuyển dụng chuyên ngành sở hữu lượng ứng viên chất lượng cao

• Những việc làm hấp dẫn

  

  GIÁM SÁT KỸ THUẬT

  Hà nội, Hoà bình, Phú Thọ Cơ khí/ Máy móc, Kỹ thuật ứng dụng , Nghiên cứu phát triển sản phẩm

  

  KỸ SƯ SẢN XUẤT (TIẾNG TRUNG)

  Hà nội, Bắc Giang, Bắc Ninh Nghệ thuật/Thiết kế , Sản Xuất , Ôtô / Xe Máy

  

  KOREAN SALES MANAGER (INDUSTRIAL MATERIAL)

  Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Bán hàng kỹ thuật, Người nước ngoài/Việt Kiều, Bán hàng (Khác)

  

  CHUYÊN VIÊN MUA HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU (TIẾNG NHẬT)

  Hà nội, Hải Dương, Hưng Yên Vận Chuyển/Giao Nhận, Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng , Xuất nhập khẩu

  

  CHUYÊN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU

  Hà nội, Hải Dương, Hưng Yên Vận Chuyển/Giao Nhận, Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng , Xuất nhập khẩu

  Các công ty headhunter chuyên nghiệp, chuyên tuyển dụng những vị trí lãnh đạo cấp cao hoặc những chuyên môn khó tìm ứng viên…

3. Soạn thảo và đăng tin tuyển dụng trên các nguồn ứng viên

Trực tiếp phòng tuyển dụng sẽ liên lạc với bộ phận chuyên môn để tìm hiểu kỹ hơn về yêu cầu tuyển dụng ứng viên. Dựa trên cơ sở đó, bản tin đăng tuyển sẽ được xây dựng, đăng tải hoặc gửi đến các nguồn tìm kiếm ứng viên phù hợp.


>>>> Xem thêm: Headhunter mách bạn cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả

4. Sàng lọc hồ sơ ứng viên gửi về

Từ những hồ sơ ứng viên gửi về, phòng tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm đọc thông tin, đánh giá và sàng lọc dựa trên những tiêu chí tuyển dụng đã thống nhất trong doanh nghiệp.

Số lượng hồ sơ mỗi kỳ tuyển dụng sẽ rất lớn, do vậy, phòng tuyển dụng phải đảm bảo hạn chế tối đa việc bỏ sót ứng viên giỏi hoặc lựa chọn nhầm hồ sơ ứng viên không phù hợp thông qua các công cụ và nghiệp vụ đánh giá hồ sơ chuyên nghiệp.

5. Liên lạc phỏng vấn những hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng

Những ứng viên phù hợp sẽ được phòng tuyển dụng liên lạc để thống nhất thời gian phỏng vấn. Phương thức liên lạc phổ biến nhất hiện nay là gửi email, gọi điện thoại hoặc kết hợp cả hai.

Lịch phỏng vấn đa phần sẽ do nhà tuyển dụng sắp xếp, hẹn nhiều ứng viên trong một hoặc hai ngày để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí phỏng vấn. Tuy nhiên, những trường hợp khó tìm ứng viên giỏi, nhà tuyển dụng có thể phải linh động theo thời gian của ứng viên, thậm chí trực tiếp tìm đến ứng viên để trao đổi.

6. Đánh giá kết quả phỏng vấn

Việc đánh giá kết quả phỏng vấn sẽ do người trực tiếp phỏng vấn thực hiện, đó có thể là trưởng phòng tuyển dụng, trưởng phòng ban chuyên môn hoặc tổng hợp kết quả đánh giá từ nhiều lãnh đạo trong doanh nghiệp.

Phòng tuyển dụng sẽ có trách nhiệm tổng hợp, phân tích và đưa ra danh sách ứng viên phù hợp nhất.

7. Thông báo trúng tuyển đến ứng viên

Sau khi được các bộ phận, phòng ban liên quan phê duyệt kết quả phỏng vấn, nhân sự phòng tuyển dụng sẽ gửi email hoặc gọi điện thoại thông báo kết quả trúng tuyển đến ứng viên. Đồng thời, thống nhất thời gian ứng viên sẽ đến tiếp quản công việc tại công ty.

8. Theo dõi và đánh giá năng lực ứng viên sau thời gian thử việc

Thời gian thử việc sẽ cho thấy khả năng đáp ứng nhiệm vụ thực tế của ứng viên trúng tuyển. Nhiệm vụ của phòng tuyển dụng là phải phối hợp cùng phòng ban chuyên môn nơi ứng viên làm việc để thu thập thông tin và kết quả kỳ thử việc.

9. Báo cáo kết quả tuyển dụng lên ban lãnh đạo.

Nếu ứng viên trúng tuyển hoàn toàn phù hợp yêu cầu tuyển dụng, quy trình tuyển dụng sẽ kết thúc thông qua bản báo cáo kết quả tuyển dụng.

Ngược lại, một báo cáo giải trình và đề xuất bắt đầu lại quy trình tuyển dụng mới sẽ được thực hiện, kèm theo đó là một phần trách nhiệm mà phòng tuyển dụng phải gánh vác.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Vì sao phần mềm tuyển dụng( ATS) lại giúp quy trình tuyển dụng tối ưu hơn?

II. Thời gian áp dụng các bước trong quy trình tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ yêu cầu đảm bảo về chất lượng ứng viên mà còn phải đảm bảo về tiến độ thời gian thực hiện phù hợp. Bởi lẽ, nếu thời gian hoàn tất quy trình tuyển dụng

• Quá nhanh sẽ không đảm bảo chất lượng ứng viên, thậm chí có thể buộc phải thực hiện lại quy trình tuyển dụng, rất tốn kém chi phí và thời gian.

• Quá lâu sẽ khiến hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng do thiếu hụt nhân lực, đồng thời nhà tuyển dụng còn có thể bị vụt mất ứng viên tài năng.

Dưới đây là khoảng thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng hợp lý được nhiều chuyên gia tuyển dụng chia sẻ :

• Bước 1 : tùy vào mức độ cấp thiết của vị trí cần tuyển dụng mà thời gian có thể dao động từ 01 – 02 tuần

• Bước 2 : thực hiện trong vòng 01 buổi đến 01 ngày là tối đa vì nguồn dữ liệu đã có sẵn trong phần mềm tuyển dụng

• Bước 3 : thông qua giao diện phần mềm tuyển dụng, các phòng ban có thể trực tiếp trao đổi và cung cấp dữ liệu cần thiết cho nhau, không cần gặp trực tiếp như trước. Nhờ vậy, bước 3 có thể hoàn tất trong vòng 01 – 02 ngày.

• Bước 4 : Với chức năng tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ trực tiếp theo trường dữ liệu lập trình sẵn, doanh nghiệp không cần bố trí nhân sự tiếp nhận hồ sơ. Khâu sàng lọc hồ sơ cũng cực kỳ đơn giản, chỉ cần nhấp chọn tiêu chí sàng lọc là phần mềm tự động trích xuất danh sách ứng viên phù hợp nhất. Thời gian hoàn thành bước 4 nhờ vậy chỉ tối đa 01 ngày là hoàn tất, thay vì trước đây kéo dài cả tuần.

• Bước 5 và bước 7 : mọi hoạt động trao đổi, liên lạc với ứng viên qua email, skype, zalo… đều có thể thực hiện trực tiếp từ phần mềm tuyển dụng - vừa nhanh, vừa bảo mật, vừa tăng tính chuyên nghiệp.

• Bước 6 và bước 8 : mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động tuyển dụng từ nơi cung cấp ứng viên, thông tin ứng viên, thang điểm phỏng vấn… đều lưu trữ đầy đủ trong hệ thống phần mềm tuyển dụng. Những công cụ đánh giá theo tỷ lệ, theo biểu đồ, theo đồ thị… tất cả đều được tích hợp đầy đủ với thao tác thực hiện vô cùng đơn giản nên việc đánh giá rút ngắn chỉ còn 01 ngày, nhờ vậy, ứng viên giỏi nhanh chóng được nhận biết, không lo bị doanh nghiệp khác giành lấy.

• Bước 9 : các biểu mẫu báo cáo mới nhất sẽ được đơn vị lập trình phần mềm tuyển dụng cập nhật thường xuyên. Trong 01 ngày người phụ trách có thể thiết lập hơn 10 báo cáo theo các tiêu chí khác nhau.

Từ những chia sẻ của TalentBold, quy trình tuyển dụng có mấy bước  đều đã được chia sẻ cặn kẽ. Tùy tình hình thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có sự linh hoạt áp dụng phần mềm tuyển dụng khác nhau nhưng chắc chắn một điều, chất lượng tuyển dụng luôn được cải thiện cao nhất.

 ------------------------------------------

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents

Hotline: 077 259 1080

Mail: sales@talentbold.com

Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

 -----------------------------------------------

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa