Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả?

Đặt câu hỏi là việc chúng ta phải làm thường xuyên mỗi ngày nhằm mục tiêu thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc giải quyết những vấn đề đang diễn ra. Việc đặt câu hỏi hiệu quả giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, chi phí mà hiệu quả lại tăng đáng kể. Vì vậy, trong bài viết này, TalentBold sẽ gửi đến bạn đọc cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả nhất.

I. Các loại câu hỏi thường đặt

Những câu hỏi mà chúng ta vẫn đặt ra mỗi ngày tựu chung được chia thành 4 nhóm

1. Nhóm câu hỏi trả lời Có/ Không

Đây là những câu hỏi chung mang tính phổ biến cao, thường áp dụng khi bạn tìm kiếm sự xác nhận một cách chắc chắn. Người trả lời chỉ có thể chọn 1 trong 2 phương án “Có” hoặc “Không”

Ví dụ : Ngoài trời có mưa không? – Không / Không, trời quang đãng.

2. Nhóm câu hỏi tìm kiếm thông tin duy nhất

Câu hỏi dạng này mong muốn tìm kiếm thông tin từ phía đối tượng trả lời, và thông tin đó là duy nhất, không có sự phân vân hay hoài nghi. Dạng câu hỏi này giúp người đặt câu hỏi xác định ngay nội dung mà mình đang tìm kiếm.

Ví dụ : Bạn từ đâu đến vậy? – Tôi đến từ Long An.

3. Nhóm câu hỏi cho phép người trả lời lựa chọn

Câu hỏi này đánh vào năng lực nhận định và lựa chọn của đối tượng. Người hỏi phải đưa ra các phương án phù hợp để người trả lời cảm thấy thoải mái, thuận lợi hồi đáp theo khả năng, sở thích của chính mình.

Ví dụ : Bạn nghĩ cuộc họp nên tiến hành vào thứ năm hay thứ sau? – Thống nhất thứ sáu nhé.

4. Nhóm câu hỏi dạng chất vấn

Nghĩa là bạn đã có thông tin sơ bộ (có thể đúng hoặc sai), và việc đặt câu hỏi chỉ muốn xác thực sự chính xác hoặc kiểm chứng độ trung thực của người được hỏi.

Ví dụ : Bản báo cáo tháng 3 bạn đã gửi trưởng phòng rồi, phải không? – Vâng, tôi gửi rồi

>>>> Xem thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

II. Kinh nghiệm rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

Với 4 nhóm câu hỏi đề cập trên đây, chúng ta sẽ dễ dàng tổng hợp những yếu tố thúc đẩy quá trình rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

1. Đặt mình vào vị trí người trả lời

Để nhận được một câu trả lời như ý từ đối phương, bạn cần cảm nhận cảm xúc và tâm trạng của người đó khi tiếp nhận câu hỏi từ bạn. Không ai thích bị ép buộc hoặc đón nhận câu hỏi với thái độ trịch thượng, ra lệnh, trừ khi bạn là sếp của người được hỏi.

Vì vậy, thông qua việc đặt mình vào vị trí của người trả lời, bạn sẽ biết cách điều chỉnh:

• Âm điệu khi đặt câu hỏi hoặc văn phong khi gửi câu hỏi bằng văn bản

• Thời gian, không gian phù hợp để đặt câu hỏi

• Mức độ phù hợp kiến thức của người trả lời với thông tin mà bạn muốn có…

Hiểu được tâm lý của người trả lời, việc tìm kiếm thông tin của bạn sẽ trở nên thuận lợi vô cùng.

2. Không ngại hỏi khi có vấn đề mới

Cách rèn luyện kỹ năng hiệu quả nhất vẫn là thực hành thường xuyên. Vì vậy, đừng ngại hỏi, đặc biệt là những vấn đề mới, những điều khiến bạn phân vân vì sự chuẩn xác đôi khi rất quan trọng, nếu không, bạn có thể làm sai và phải chịu phạt.

Tuy nhiên, siêng năng hỏi không có nghĩa là hỏi liên tục, hỏi bất chấp, hỏi cả những điều đã được hồi âm trước đó. Dễ thấy nhất là trong công việc,khi bạn cứ đặt lại câu hỏi mà Sếp hoặc đồng nghiệp đã trả lời trong những tình huống tương tự trước đó, bạn sẽ khiến họ cảm thấy phiền phức, thậm chí đánh giá thấp năng lực của bạn.

Do đó, bạn phải xác định mật độ câu hỏi, chỉ hỏi khi cần thiết, và khi đã có được thông tin cho những tình huống dễ lặp lại, bạn cần ghi nhớ hoặc ghi chép, lưu trữ để phục vụ cho tương lai.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn giúp gì được bạn?

3. Xác định đối tượng trả lời

Bạn muốn tìm thông tin, và thông tin đó phải thật sự chuẩn xác, thật sự tốt, còn những thông tin mơ hồ, sai lệch có khi còn khiến bạn vất vả hơn khi giải quyết các vấn đề.

Vì vậy, không phải ai cũng là người mà bạn có thể đặt câu hỏi, thậm chí, cùng một nội dung câu hỏi nhưng khác thời gian, khác đối tác là đã phải áp dụng với đối tượng trả lời khác rồi.

Do đó, sau khi đã thiết lập câu hỏi cần đặt, bạn cần xác định đối tượng phù hợp về kinh nghiệm, kiến thức, chức vụ, năng lực… để tìm kiếm câu trả lời hiệu quả từ họ.

4. Độ dài câu hỏi

Người trả lời cần nhanh chóng nắm bắt ý chính trong câu hỏi của bạn để đưa ra câu trả lời nhanh và tốt nhất,vì quỹ thời gian mỗi ngày của mỗi người đều có giới hạn và ai cũng có công việc phải xử lý của riêng mình.

Chính vì vậy, những câu hỏi đặt ra cần đi trực tiếp vào nội dung vấn đề, ngắn gọn nhưng phải đủ ý để câu trả lời không đi chệch hướng thông tin.

Ví dụ: 

• Hôm nay, chúng ta họp với phòng Marketing à? -> Đúng

• Hôm nay, chúng ta họp à ? -> Thiếu ý

• Hôm nay, buổi sáng mới gặp mấy bạn bên phòng Marketing xong, thấy họ chuẩn bị hồ sơ cho buổi họp, hỏi ra mới biết họp với phòng mình. Vậy lát mình qua họp với phòng Marketing à? -> Quá dài, thiếu trọng tâm

5. Thiếu tập trung khi tiếp nhận thông tin

Trong giờ học, giờ họp giao ban hoặc trong cuộc nói chuyện cá nhân, sự tập trung ghi nhận thông tin là điều cần thiết. Tránh cho bạn tình huống hỏi lại vấn đề đã được cung cấp thông tin trước đó, gây khó chịu cho người truyền đạt thông tin.

Một khi ứng xử đắc nhân tâm, mọi người sẽ không ngại ngần chia sẻ với bạn những kinh nghiệm, kiến thức mà họ đã đúc kết được. 


>>>> Bạn nên xem: 4 kỹ năng mềm nhà tuyển dụng khát khao ở ứng viên

Những yếu tố cần trau dồi để nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi, TalentBold đã đề cập trên đây. Việc áp dụng rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả cần sự linh hoạt ở từng cá nhân. Vì mỗi chúng ta có năng lực khác nhau, điều kiện sống và làm việc khác nhau, bạn có thể thiếu yếu tố này nhưng lại hoàn hảo ở yếu tố khác. Vì vậy, chỉ cần chú trọng trau dồi những yếu tố còn thiếu, kết hợp phát huy yếu tố thế mạnh, kỹ năng đặt câu hỏi nơi bạn sẽ không ngừng cải thiện. Chúc bạn thành công !

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet