Tại sao nói trao quyền cho nhân viên là kỹ năng cần thiết của nhà quản lý

Một người quản lý thành công không chỉ yêu cầu năng lực chuyên môn cao mà còn phải sở hữu kỹ năng quản lý giỏi. Trong số những kỹ năng quản lý, “trao quyền” luôn nằm trong top đầu, được tất cả các chuyên gia tuyển dụng lưu tâm khi tìm kiếm nhân sự cho vị trí quản lý. Tại sao nói trao quyền cho nhân viên là kỹ năng cần thiết của nhà quản lý? Câu trả lời sẽ có trong bài chia sẻ hôm nay của quân sư TalentBold.

MỤC LỤC

1- Trao quyền cho nhân viên là gì
2- Lợi ích khi trao quyền cho nhân viên
3- Những sai lầm thường gặp khi trao quyền cho nhân viên
4- Làm sao để trao quyền cho nhân viên hiệu quả

1- Trao quyền cho nhân viên là gì 

Trao quyền cho nhân viên chính là việc người quản lý phân chia quyền hạn và một phần nhiệm vụ công việc của mình cho nhân viên cấp dưới. Thông qua việc trao quyền, nhân viên được phép thay mặt người quản lý ra quyết định xử lý công việc trong phạm vi nhất định.

2- Lợi ích khi trao quyền cho nhân viên 

Áp dụng hình thức trao quyền, cả người quản lý và nhân viên đều sở hữu nhiều lợi ích thiết thực:

2.1. Giảm gánh nặng công việc cho người quản lý

Một nhà quản lý dù tài năng đến đâu cũng không thể một mình thực hiện tất cả mọi việc trong phòng ban hoặc đội nhóm vì số lượng nhiều, yêu cầu hiệu quả cao, mà thời gian và sức người có hạn. Muốn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc, người quản lý cần phải chia nhỏ việc và phân quyền để nhân viên san sẻ, giảm bớt gánh nặng, tập trung nghiên cứu những chiến lược, kế hoạch mang giá trị vĩ mô cốt lõi.

2.2. Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển

Thông qua mức độ được trao quyền,nhân viên được chủ động trong công việc, tự mình xử lý những vấn đề phát sinh trong thực tế. Nhờ vậy, nhân viên học hỏi nhiều điều từ kinh nghiệm đến kiến thức chuyên môn, có nhiều cơ hội chứng minh năng lực cá nhân.


>>> Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý

2.3. Khích lệ sáng tạo cải tiến

Từ những cách xử lý linh hoạt của nhân viên, người quản lý sẽ có nhiều gợi mở khả thi cho việc cải tiến quy trình vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong tổ chức, tạo nên những bước tiến mới mà không phải tốn nhiều chi phí thuê chuyên gia bên ngoài.

2.4. Xây dựng niềm tin của nhân viên với tổ chức

Trao quyền cũng chính là trao niềm tin của người quản lý (đại diện tổ chức) dành cho nhân viên. Góp phần thôi thúc niềm tự hào và tinh thần trách nhiệm từng nhân sự. Qua đó, nhân viên càng tin tưởng gắn kết và nỗ lực làm việc.

2.5. Phát hiện nhân tài, bồi dưỡng nguồn ứng viên quản lý

Quá trình trao quyền giúp người quản lý đánh giá năng lực của nhân viên theo chuyên môn cụ thể. Kết quả này sẽ giúp doanh nghiệp có được danh sách những ứng viên tiềm năng, đầu tư bồi dưỡng để xây dựng đội ngũ ứng viên nội bộ chất lượng cho các vị trí quản lý trong tương lai.


>>> 8 kỹ năng quản lý cơ bản của người lãnh đạo

3- Những sai lầm thường gặp khi trao quyền cho nhân viên 

Trao quyền mang lại giá trị cao cho công việc của người quản lý và của cả doanh nghiệp, nhưng không phải người quản lý nào cũng đủ năng lực để trao quyền hiệu quả. Điển hình dưới đây là những sai lầm thường gặp nhất khi trao quyền nhân viên:

3.1. Trao quyền không phù hợp so với năng lực nhân viên

Cùng một chuyên môn, cùng một bộ phận nhưng không phải nhân sự nào có năng lực như nhau. Có người nhạy bén, nhưng có người lại tiếp thu chậm hơn. Nhiều người quản lý chọn cách trao quyền đồng đều hoặc dồn hết cái khó vào cho nhân viên giỏi, cái đơn giản cho nhân viên còn lại. Kết quả đều không tốt vì chia đồng đều thì yêu cầu có thể quá sức nhân viên chưa giỏi, dẫn đến sai sót, thiệt hại cho tổ chức, còn chia không đồng đều thì:

- Nhân viên giỏi thì gánh trọng trách quá lớn, áp lực cao, trong khi quyền lợi không khác những nhân viên còn lại là mấy, lâu dần họ sẽ nghĩ bị quản lý chèn ép mà rời bỏ. Doanh nghiệp mất nhân tài.

- Nhân viên chưa giỏi thì cứ mãi theo những nhiệm vụ yêu cầu bình bình, chẳng có cơ hội để phát triển nâng cao năng lực. Một môi trường như vậy sẽ khiến họ hao mòn chuyên môn, với doanh nghiệp cũng không thu được hiệu suất tốt hơn.

3.2. Trao quyền không kết hợp hỗ trợ

Trao quyền để phát triển năng lực nhân viên nhưng bản thân nhân viên liệu đã đủ sức tự mình xử lý theo mức độ trao quyền hay chưa? Rất nhiều quản lý chỉ biết trao quyền nhưng không định hướng, không hỗ trợ, bỏ mặc nhân viên tự xoay xở. Nhân viên khó khăn trong xử lý công việc, hỏi thì bị mắng “đã trao quyền cho em rồi còn không tự xử lý được sao”, mà tự làm thì kinh nghiệm hiện có đôi khi chưa đủ phong phú để ứng phó hiệu quả nhất.

Hệ lụy chắc không cần phải dự đoán nữa, nhân viên bỏ đi vì họ cảm thấy sự trao quyền của quản lý đẩy họ vào tâm trạng không an toàn, áp lực và nhiều rủi ro. Chất lượng công việc giảm hoặc không thể tốt lên vì nhân viên chỉ có thể hoàn thành với những giải pháp tốt nhất mà họ có chứ không phải với những giải pháp hoàn hảo nhất mà doanh nghiệp làm được.


>>> Kỹ năng quản lý cảm xúc trong công việc

3.3. Quá tin tưởng khi trao quyền

Nhân viên dù thành tích tốt đến đâu thì khi trao quyền, người quản lý vẫn phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Một phần để kịp thời hỗ trợ khắc phục sự cố khi cần thiết, một phần để nhân viên không tự mãn rồi dẫn đến lười biếng, lơ là hoặc lạm quyền. Tuy nhiên, thực tế do công việc của người quản lý cũng rất áp lực, rất căng thẳng nên khi tin tưởng trao quyền họ sẽ rơi vào tâm thế đặt trọn niềm tin.

Lúc đó, người quản lý ít khi theo sát mà chỉ có thể kiểm tra công việc hoàn thành xong chưa, có đúng tiến độ hay không. Còn quá trình triển khai công việc, phối hợp với các bên liên quan, sử dụng nguồn lực... như thế nào để giải quyết thì lại không thể kiểm soát tốt, chỉ nhìn nhận thông qua báo cáo do nhân viên được trao quyền gửi lên. Đây là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhưng không bền vững cũng vì nhân viên cứ chạy theo chỉ tiêu mà không chú ý chất lượng.

3.4. Trao quyền nhưng vẫn theo sát từng chi tiết công việc

Quá tin tưởng là không tốt, nhưng quá cẩn trọng cũng không hay. Một khi đã trao quyền nghĩa là bạn trao cho nhân viên không gian riêng để họ xử lý công việc theo hướng cải tiến hiệu quả, để họ tự học bằng chính thực tế những khó khăn phát sinh. Nếu đã trao quyền mà từng bước công việc quản lý đều can thiệp và yêu cầu phải làm theo ý quản lý thì việc trao quyền chẳng còn ý nghĩa. Về phía nhân viên, họ vẫn cảm thấy gò bó và không dám tự quyết bất cứ vấn đề nào dù được tiếng là Sếp trao quyền. Về phía doanh nghiệp năng suất thì giảm, hiệu quả chẳng cải thiện, người quản lý vẫn bù đầu theo sát mọi việc, chẳng nghiên cứu được chiến lược vĩ mô nào cho sự phát triển cả.

4- Làm sao để trao quyền cho nhân viên hiệu quả 

Trao quyền mang đến lợi ích lớn nhưng phải là trao quyền hiệu quả, trao quyền đúng cách. Làm sao để đạt được những tiêu chuẩn trao quyền thành công này, thì đây là những kinh nghiệm quân sư TalentBold đã thay bạn tổng hợp:


>>> HR là gì? Các vị trí và công việc trong ngành HR 

4.1. Đồng hành hỗ trợ nhân viên

Cả người quản lý và nhân viên đều nhận được lợi ích từ việc trao quyền, bởi lẽ trao quyền hướng đến sự phát triển tốt đẹp cho cả đôi bên. Vì vậy, là một nhà quản lý, bạn không nên có tư tưởng trao quyền chỉ để bớt gánh nặng công việc cho mình, phải làm theo ý của mình. Thay vào đó hãy khích lệ nhân viên tự tin, chủ động giải quyết theo cách của họ, bạn sẽ luôn đồng hành để định hướng, điều chỉnh và hỗ trợ xử lý. Có được người Sếp như vậy nhân viên sẽ rất an tâm làm việc, không ngừng suy nghĩ những cải tiến khả thi, mang đến hiệu quả làm việc cao cho cả nhân viên, người quản lý và doanh nghiệp.

4.2. Phân rõ mức quyền hạn khi trao quyền

Để tránh nhân viên lạm quyền hoặc vượt rào gây nguy hại cho tổ chức, người quản lý cần phân định rõ mọi vấn đề liên quan đến trao quyền:

- Số lượng nhiệm vụ trao quyền

- Yêu cầu chất lượng hoàn thành

- Quyền hạn nhân viên được phép tự xử lý, các nguồn lực nhân viên được quyền yêu cầu

- Trách nhiệm bị xử phạt khi lạm quyền, khi tự ý giải quyết ngoài năng lực...

Việc quy định rõ giúp người quản lý an tâm hơn về trình tự triển khai công việc. Bản thân nhân viên cũng ý thức rõ việc trao quyền luôn là quyền hạn đi kèm trách nhiệm, có sự linh hoạt, sự thả lỏng nhưng cũng có những ràng buộc họ phải lưu tâm.

4.3. Đóng góp ý kiến mang tính xây dựng

Nhân viên rất cố gắng nhưng áp lực có thể khiến họ sai sót. Đừng vội trách nhân viên, trước hết cần hỗ trợ nguồn lực để khắc phục sai sót nhanh nhất, hạn chế thiệt hại cho nhân viên và tổ chức. Sau đó hãy phân tích đánh giá nguyên nhân, đặt mình vào vị trí của họ trước khi phán xét bất cứ điều gì.

Sự chân thành có tác dụng khích lệ hơn lời la mắng. Do đó, người quản lý nên phản hồi, góp ý mang tính xây dựng, giúp nhân viên nhận ra điều chưa hợp lý trong quy trình tự triển khai của mình. Lấy đó làm bài học kinh nghiệm để hoàn thiện tốt hơn cả năng lực và phương pháp làm việc. Có như vậy, mục tiêu phát triển nhân viên khi trao quyền mới thật sự đạt được.

4.4. Kiểm soát theo từng cấp độ

Trường hợp quy mô doanh nghiệp quá lớn, người quản lý khó lòng theo sát từng nhân sự thì việc trao quyền theo cấp quản lý, đưa việc kiểm soát chi tiết về những cấp bậc quản lý nhỏ hơn. Như vậy khi quy trách nhiệm sẽ không dồn hết cho quản lý cao nhất, đồng nghĩa mỗi cấp quản lý phải ý thức trách nhiệm kiểm soát cấp dưới của mình. Báo cáo của cấp dưới, quản lý trực tiếp sẽ phải theo sát kiểm tra trước khi báo cáo cấp trên, đảm bảo số liệu khớp thực tế, cung cấp dữ liệu phân tích chất lượng cho công tác định hướng chiến lược.

Bài viết quân sư TalentBold đã đề cập nhiều khía cạnh ưu nhược điểm, cũng như định hướng trao quyền hiệu quả. Chắc hẳn bạn đọc đã có câu trả lời trọn vẹn cho thắc mắc tại sao nói trao quyền cho nhân viên là kỹ năng cần thiết của nhà quản lý. Sự nghiệp phát triển luôn đồng hành cùng những vị trí quản lý, và kỹ năng trao quyền chính là tố chất không thể thiếu đối với một người quản lý giỏi. Chú tâm rèn luyện, thành công sẽ thuộc về bạn. 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam