Làm sao để có một quy trình tuyển dụng nhanh chóng và đạt hiệu quả cao? Quản lý dữ liệu ứng viên là một trong những yếu tố then chốt. Vậy quản lý dữ liệu ứng viên là gì? Nó đem lại hiệu quả gì cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp?
Dữ liệu ứng viên là gì? Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?
Dữ liệu ứng viên là toàn bộ những thông tin liên quan đến ứng viên thu được từ tài liệu, hồ sơ cũng như trong quá trình làm việc với ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
Quản lý dữ liệu ứng viên là toàn bộ hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và sử dụng dữ liệu ứng viên. Việc quản lý dữ liệu ứng viên có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp hoặc công cụ khác nhau tuy nhiên mục đích cuối cùng đều là để phục vụ cho việc tuyển dụng của doanh nghiệp. Quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian cũng như tăng hiệu suất tuyển dụng.
5 lý do tại sao cần quản lý dữ liệu ứng viên
Vậy lý do chính xác khiến doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu ứng viên là gì? Doanh nghiệp nhận được lợi ích gì khi làm như vậy?
1. Tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự tuyển dụng
Việc quản lý dữ liệu tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý đội ngũ tuyển dụng một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn, cũng như giúp đội ngũ tuyển dụng gia tăng hiệu suất làm việc.
1.1. Quản lý nhân sự tuyển dụng
Trưởng phòng, quản lý hoặc giám đốc bộ phận tuyển dụng cần luôn luôn giám sát được quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên. Như vậy, hiệu quả công việc mới có thể được đảm bảo ở mức độ cao nhất. Hơn nữa, đây cũng là một trong số các trách nhiệm của họ.
Tuy nhiên, liệu cách quản lý dữ liệu hiện nay có giúp cho người quản lý có thể theo dõi được nhân viên một cách hiệu quả nhất?
Khi quản lý nhận được kết quả báo cáo, liệu đó có phải là thông tin chính xác? Tại sao lại có số liệu như vậy? Nhân viên tuyển dụng đã sử dụng cách nào để cho ra được số liệu như vậy? Trong quá trình làm báo cáo, nhân viên tuyển dụng liệu có thực hiện đúng nguyên tắc hay không? Có sai sót nào hay không? Hay trong quá trình tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng có thực hiện đúng quy trình? Có rà soát CV ứng viên một cách cẩn thận? v.v...
Khi nhà quản lý không thể trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng, những câu hỏi như vậy luôn luôn được đặt ra. Nhưng với việc quản lý dữ liệu ứng viên, nhà quản lý sẽ có thể dựa vào đó để góp mặt vào từng giai đoạn. Việc quản lý, giám sát công việc của nhân viên tuyển dụng cũng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
1.2. Tăng hiệu suất làm việc của nhân sự tuyển dụng
Mỗi tháng, đặc biệt là trong mỗi đợt tuyển dụng lớn của doanh nghiệp, nhân sự tuyển dụng sẽ phải thực hiện xử lý dữ liệu ứng viên từ hàng nghìn hồ sơ ứng viên đổ về từ nhiều nguồn khác nhau. Chỉ riêng việc đọc từng CV và nhập dữ liệu cũng đã tiêu tốn rất nhiều thời gian, chưa kể đến việc sàng lọc kỹ hay phỏng vấn từng người. Nếu việc quản lý dữ liệu không được thực hiện, dữ liệu ứng viên có thể bị sai lệch hoặc thất lạc.
Hơn nữa, nếu nhà tuyển dụng sử dụng các công cụ hiện đại trong việc quản lý dữ liệu ứng viên, thông tin có thể được tự động cập nhật. Một số công cụ quản lý tuyển dụng có chức năng tự động tạo nguồn dữ liệu ứng viên từ các trang web tuyển dụng, tự động cập nhật các thông tin trong quá trình làm việc với ứng viên. Từ đây có thể giúp đội ngũ tuyển dụng tiết kiệm khá nhiều thời gian.
Dữ liệu được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu ứng viên khi cần thiết trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, các công cụ quản lý dữ liệu ứng viên cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và làm việc trên một tệp dữ liệu. Do đó thông tin được cập nhật xuyên suốt, các thành viên đội ngũ tuyển dụng có thể cập nhật đầy đủ thông tin một cách kịp thời, tránh việc quá tải thông tin.
2. Định hướng tuyển dụng
Từ những dữ liệu ứng viên có sẵn, nhà tuyển dụng có thể đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi như: “Nên đăng tin tuyển dụng ở đâu để thu hút nhiều ứng viên?”, “Nên xác định các tiêu chí yêu cầu công việc như thế nào để lựa chọn được nhiều ứng viên phù hợp nhất?”, “Nên lựa chọn ứng viên từ nguồn nào?”, v.v...
Đây là những câu hỏi giúp nhà tuyển dụng có thể xác định được định hướng tiếp theo trong quá trình tuyển dụng cũng như giúp tối ưu hóa quá trình tuyển dụng trong tương lai. Việc phân tích các dữ liệu có sẵn sẽ giúp cho việc ra chiến lược tuyển dụng gần với thực tế hơn và chính xác hơn.
3. Nâng cao chất lượng và số lượng ứng viên
Việc quản lý dữ liệu ứng viên tại sao lại giúp nâng cao chất lượng và số lượng ứng viên? Một trong các vấn đề mà rất nhiều nhà tuyển dụng hiện đang gặp phải là không đánh giá ứng viên đúng với năng lực, không đánh giá ứng viên theo các thang điểm và các tiêu chí tuyển chọn – mà chủ yếu dựa vào cảm tính và ấn tượng chủ quan. Trong khi đánh giá ứng viên theo cách này có thể khiến nhà tuyển dụng đưa ra những lựa chọn sai lầm – lựa chọn ứng viên đem lại ấn tượng ban đầu tốt nhưng không thật sự có chất lượng và bỏ qua ứng viên tốt nhưng chưa biết cách gây ấn tượng. Một phần lý do cho việc này là nhà tuyển dụng không lưu trữ dữ liệu ứng viên để làm cơ sở cho việc đánh giá và tuyển chọn.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể dựa trên những dữ liệu ứng viên thu thập được để đưa ra hình mẫu ứng viên lý tưởng mà nhà tuyển dụng mong muốn. Việc sàng lọc và tuyển chọn ứng viên sẽ được thực hiện một cách tập trung hơn dựa theo hình mẫu này.
Nhà tuyển dụng có để lỡ gì trong quá trình tuyển dụng? Họ để lỡ những ứng viên không được lựa chọn cho lần tuyển dụng này nhưng có thể phù hợp cho các đợt tuyển dụng sau. Nếu nhà tuyển dụng lưu trữ dữ liệu về những ứng viên này, đây sẽ là nguồn nhân tài mà họ có thể khai thác trong tương lai. Họ sẽ bớt được nhiều thời gian và công sức tìm kiếm và sàng lọc.
4. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp
Thương hiệu tuyển dụng cũng là một trong những yếu tố quyết định thành công của quá trình tuyển dụng nhân sự. Sở hữu một thương hiệu tuyển dụng tích cực sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn.
Về phía bản thân bạn, bạn có muốn làm việc cho một doanh nghiệp minh bạch trong quá trình tuyển dụng? Bạn có ấn tượng tốt với một doanh nghiệp dành thời gian phản hồi lại hồ sơ ứng tuyển của bạn dù bạn có được chọn hay không? Bạn có muốn làm việc cho một doanh nghiệp vẫn tiếp tục quan tâm đến bạn dù đã qua đợt tuyển dụng? v.v...
Nhưng làm thế nào để việc quản lý dữ liệu ứng viên lại có thể giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp? Quản lý dữ liệu ứng viên một cách khoa học có thể giúp đội ngũ tuyển dụng tiết kiệm thời gian sàng lọc, thu thập dữ liệu ứng viên. Từ đó, họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc chăm sóc ứng viên, đem lại cho ứng viên những trải nghiệm tuyển dụng tuyệt vời. Hơn nữa, dữ liệu về toàn bộ ứng viên được lưu trữ trên hệ thống, tránh bỏ sót, tránh sai lệch thông tin.
5. Giảm thiểu chi phí cho việc quản lý dữ liệu không hiệu quả
Nếu quản lý dữ liệu ứng viên không hiệu quả, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc mất mát một phần doanh thu hàng năm do dữ liệu bị trùng lặp, dữ liệu không đầy đủ cũng như dữ liệu không được cập nhật. Hơn nữa, khi dữ liệu được xử lý kém, doanh nghiệp nên cân nhắc đến một sự thật: chi phí phòng ngừa < chi phí khắc phục < chi phí thất bại.
Ngoài ra, việc kiểm tra và kiểm soát dữ liệu ứng viên là vô cùng quan trong. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những sửa đổi cần thiết đối với chính sách quản lý dữ liệu.
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
